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Une Fiche Compte est automatiquement créée lors de la création d'une fiche élève.

La Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc...

Pour y accéder, cliquer sur le bouton

Présentation de la Fiche Compte

La fiche compte se décompose en 3 tableaux :

• Débits : ce que l'élève a acheté
• Règlements : ce que l'élève a payé
• Prestations : ce que l'élève a effectué ou va effectuer

Gérer une Fiche Compte

Gérer les débits

Ajouter un débit

Sur le Tableau des débits, puis cliquez sur le bouton

La fenêtre "Ajout d'une prestation à l'élève" s'ouvre :

• Date : Laissez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une nouvelle date
• Qté : Saisissez la quantité de prestations et validez
• Libellé : Double-cliquez pour afficher la liste des prestations.
• TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant.
• Tarif / Montant : Le tarif correspond au prix unitaire, le montant au total en fonction de la quantité.

Lorsque votre ligne débit est complétée, validez par le bouton "Ajouter".

En créant les débits de l'élève, le total des débits ainsi que le solde se mettent directement à jour.

Remarque : pour annuler la création en cours, cliquer la croix.

Débiter une formule

Pour sélectionner la formule choisie par l'élève, cliquez sur "Formule : Choisir" au-dessus du tableau des Débits.

Cela va renseigner dans les débits, les prestations et fournitures comprises dans la formule.

Vous pouvez ensuite ajuster le contrat en ajoutant/modifiant ou supprimant un débit, ces modifications seront prises en compte lorsque vous allez éditer le contrat.

La date de débit de vos formules est réglable.

Vous avez 3 choix :

• La date de l’inscription de l’élève,
• La date de son évaluation
• La date du jour à laquelle vous affectez la formule aux débits.

Visiblement, il semble que ce soit réglé sur la date du jour alors que la date d’évaluation semble mieux correspondre à votre situation.

Je vous guide pour modifier ce paramètre pour les prochains élèves :

• Rendez-vous dans vos Réglages et sélectionnez l’onglet Compte (symbole €)
• Descendez jusqu’à la ligne 6-1-1 Formules : Date débits
• Dans l’encart de la ligne, sélectionnez « Date d’évaluation » dans le menu déroulant.
• Validez avec la coche verte

C’est terminé : tous vos nouveaux ajouts de formules se feront à la date de l’évaluation de l’élève 👍

Maintenant, pour votre élève à qui vous avez déjà ajouté une formule, voici comment modifier la date des débits :

• Depuis sa Fiche Compte Cliquez sur le bouton de modification qui se trouve en haut à droite du tableau des débits
• Cliquez sur le bouton de modification apparu en bout de la ligne à modifier
• Cliquez sur la date et modifiez-la, puis cliquez sur Valider
• Répétez l'opération pour toutes les lignes de votre forfait supplémentaire dont vous voulez modifier la date

Modifier un débit

Cliquez sur l'icône de modification au dessus du des Débits

Cela fait apparaitre l'icône de modification devant chaque ligne de la formule permettant de modifier ensuite la ligne (date, quantité, montant, prestations, etc...).

Le solde se recalcule automatiquement après chaque modification.

Supprimer un débit

Assurez-vous qu'il est vraiment judicieux de supprimer cette ligne ou si c'est mieux de rajouter une ligne débit négative. Particulièrement si le contrat a déjà été édité, ou si sur cette ligne débit figure déjà un N° de facture.

Une fois la décision prise voici comment faire :

• Rendez-vous sur sa Fiche Compte
• Sélectionnez la ligne de débit à supprimer
• Cliquez sur la corbeille en haut à droite sur le bandeau bleu
• Validez en cliquant sur Oui

Le total des débits ainsi que le solde de votre élève se réajustent automatiquement.

Gérer les règlements

Créer un règlement

Pour créer un règlement, cliquez sur le en haut à droite du tableau des règlements.

La fenêtre des règlements de l'élève s'ouvre.

Les premières cases permettent de rentrer les informations importantes du règlement.

Le tableau bleu (en haut) permet de saisir les règlements.

En cliquant sur "Affectation semi-automatique et automatique", vous pouvez faire apparaître un autre tableau qui récapitule les débits qui n'ont pas été pointés.

L'affectation semi-automatique vous permet de sélectionner les débits que vous souhaitez et de rentrer une certaine somme pour ce règlement. Par exemple : Votre élève ne vous règle que 200€ de leçons de conduite sur les 500€ qu'il vous doit, vous rentrez donc 200€ dans la case de ce débit.

L'affectation automatique sélectionne automatiquement les débits en fonction de leurs dates de création.

Les champs à renseigner sont :

Date : Conservez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une autre date.

Saisie règlement : Cliquez sur la cellule pour afficher la liste des prestations.

Sélectionner dans la liste qui s'affiche la prestation en question, puis renseignez le reste du tableau.

Qté : Saisissez la quantité correspondant au volume de prestations réglées.

Montant : Inscrivez le montant du règlement.

TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant puis valider.

Modifier/Supprimer un règlement

Pour modifier ou supprimer un règlement, double-cliquez sur la date du règlement concerné afin de vous rendre sur ce règlement en module Trésorerie. Effectuez ensuite le changement.

Renseigner un règlement impayé

Voici la démarche à suivre pour indiquer un chèque impayé sur la fiche compte d'un élève :

• Dans les règlements 

Tout d'abord, nous allons indiquer que le chèque est impayé en commentaire.

1. Sur la fiche compte, dans les règlements (tableau de droite), double-cliquez sur le règlement en question.
2. Cliquez ensuite sur le bouton de modification en haut à droite. Cela fait apparaître le même bouton à la ligne du règlement.
3. Cliquez sur ce dernier et ajoutez le mot "impayé" dans la case "Comm." puis validez.

• Dans le tableau des débits

Maintenant, nous allons ajouter cet impayé dans la fiche compte de votre élève pour indiquer qu’il doit à nouveau cette somme.  Rajoutez un débit (tableau de gauche) grâce au petit plus vert.

1. Dans "Date", mettez la date de retour du règlement impayé.
2. Dans "Libellé", mettez "Règlement impayé".
3. Dans "Montant", renseignez le montant correspondant puis validez.

Et voilà, le règlement impayé apparaît maintenant dans la fiche compte de votre élève 🙂

Effectuer un remboursement

Pour faire un remboursement sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre :

1. Placez votre souris sur le bouton Ajouter en haut à gauche de la page
2. Cliquez sur le bouton Remboursement

La fenêtre suivante s'affiche :

Vous pouvez alors :

• Choisir la date
• Définir un intitulé
• Choisir le mode de paiement
• Définir le taux de TVA à appliquer
• Définir le montant à rembourser

Faire un avoir

Pour faire un avoir sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre:

1. Placez votre souris sur le bouton Ajouter en haut à gauche de la page
2. Cliquez sur le bouton Avoir

La fenêtre suivante s'affiche :

Vous pouvez alors :

• Choisir la date
• Définir un intitulé
• Définir le taux de TVA à appliquer
• Définir le montant à rembourser

Éditer le contrat-type de l'élève

Pour imprimer le contrat-type rien de plus simple !

• Sur la Fiche Compte, cliquez sur Contrat-Type à gauche
• En haut à droite, cliquez sur le + vert
• Cochez la case adéquate dans la partie Prestations (en haut) et remplissez à votre convenance
• Validez avec le bouton Enregistrer

Si vous souhaitez plus d'informations ou faire des réglages sur votre contrat-type, cliquez ici !

Visualiser les prestations

Afin de faciliter la lecture des informations dans le tableau des prestations, le logiciel affiche trois couleurs :

- En noir : les prestations déjà effectuées

- En bleu  : les prestations du jour

- En rouge : les prestations à venir

Leçons de conduite

Permet de visualiser la chronologie des leçons de conduite prises ou prévues sur le carnet de rendez-vous, l'horaire du RDV, le prix (s’il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte, le moniteur ainsi que les commentaires et suivi pédagogique.

Séance de code

Permet de visualiser la chronologie des leçons prises, l'horaire du RDV, le nombre de fautes, le prix (si il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte et la série effectuée.

Examen ETG - Conduite

Permet de visualiser la chronologie des examens, le type des épreuves passées, le tarif appliqué, le résultat (Ajourné, Prévu, Reçu, Absent, Absent Excusé), le numéro de facture de la prestation, l'heure de l'examen et les commentaires.

Les résultats indiqués dans la colonne "Rés." (comme "Résultats"), celle-ci reste vide lorsque le résultat n'est pas encore indiqué.

Suivi des prestations de l'élève

Expliquer crédit d'heure : lien entre les débits et les prestations (formation initiale)

Les éditions de la Fiche Compte

À partir de la fiche compte, il est possible d'imprimer plusieurs documents grâce au bouton "Éditer" :

• Le relevé de l'élève
• Ses rendez-vous
• Le reçu d'un règlement
• Le relevé personnalisé
• etc...

Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.

Éditer une note

Après avoir saisi un règlement, cliquez sur "Note" pour l'imprimer.

Pour rééditer une note, ou pour éditer une note concernant des règlements antérieurs ou ultérieurs à la date du jour, cliquez sur l'objet du règlement choisi, puis cliquez sur "Note".

Voir ce que l'élève à consommé

Le "Solde Réel" correspond au solde d'aujourd'hui. Il ne tient pas compte de toutes les prestations et règlements à venir.

La différence entre le "Solde" et "Solde Réel" c'est :

- Solde : c'est le solde global en tenant compte de TOUT sans distinction de date. - Solde Réel : Uniquement de ce qui a été fait jusqu'à aujourd'hui.

Détails du calcul du réel :

• Dû Réel : le montant total de ce qui a été consommé par l'élève à ce jour ; sans compter les prestations futures
• Réglé Réel : ce que l'élève a réglé à ce jour ; sans compter les règlements à venir
• Solde Réel : le solde de l'élève à ce jour = Le Réglé réel moins le Dû réel

Astuce pour plus de précision :

Vous pouvez afficher le tableau des détails en cliquant sur le " i ", juste à côté de Dû sur la fiche d'un élève.

Les raccourcis de la Fiche Compte

Suppression rapide des débits

Pour supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :

1. Cliquez sur Outils à gauche
2. Cliquez sur RAZ Débits
3. Confirmez en cliquant sur Valider

Tarification de la Fiche Compte

Il est possible de consulter la grille tarifaire de l'élève sur lequel vous êtes. Cette grille permet de comprendre combien de crédits sont alloués aux Leçons de conduite, Examens, RDVPs etc... Et aussi de montrer quel sera le tarif appliqué lorsque l'élève sera hors-forfait.

1. Cliquez sur Outils à gauche
2. Cliquez sur Tarification

Bonus : Vous souhaitez être accompagné pour utiliser efficacement et rapidement vos Fiches Comptes ? Demandez à votre conseiller AGX de vous inscrire à la prochaine Perfect Class ! Une formation entièrement gratuite pour vous permettre de maîtriser totalement vos Fiches Comptes ;)