Module de Gestion de Devis et Factures

De AGX
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L'ajout de ce module vous permet de gérer :

  • un fichier "Organismes"
  • d'éditer des devis pour les prospects, élèves...
  • et factures personnalisés pour les élèves, entreprises, etc.

Activer votre module

Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' ! 😊

  1. Depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant), connectez-vous à votre logiciel
  2. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Ma Config" à gauche
  3. Sous la rubrique Modules & Passerelles, cliquez sur "+ Gérer..."

De là, vous pouvez activer ou désactiver les options du logiciel. Pour cela, cliquez simplement sur la case devant l'icône Devis facture.png afin qu'elle passe en bleu.

Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, l'activation est instantanée !

Remarque : Le module s'active par bureau. Si nécessaire, répéter cette manipulation sur vos autres bureaux.

Gérer les devis

Créer un devis

Vous pouvez facilement créer un devis pour un élève ou un prospect. Bien sûr, il est possible d'ajouter un organisme si besoin 😉

Il existe deux manières de créer un devis :

1. Depuis la Fiche Élève ou la Fiche Prospect.

  • A gauche, cliquez sur "Outils" puis "Créer Devis"

2. Depuis la page d'accueil, dans l'onglet "Devis Fact.".

  • Sélectionnez "Devis"
  • Cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png en haut à droite

Dans les deux cas, renseignez les infos nécessaires pour la création du devis.

Remarque : si l'élève est à la carte, pas besoin d'indiquer une formule ! Vous pourrez ajouter les prestations souhaitées dans le devis directement 😉

Cliquez ensuite sur "Compléter" ou "Créer" si vous n’avez rien à ajouter.

Compléter un devis

Maintenant qui le devis est créé, vous pouvez ajouter des prestations, des commentaires, ou encore le permis souhaité...

  • Pour ajouter des prestations, cliquez sur Bouton 'Ajouter'.png en haut du tableau.

Remplissez toutes les informations nécessaires puis validez.

  • Pour ajouter un commentaire, il vous suffit de remplir l'une des cases en bas de la page.

Il est possible de créer des commentaires type pour remplir automatiquement ces cases :

  1. Cliquez sur Roue crantée.png, puis sur l'onglet Bouton fiche compte.png
  2. A la ligne 9-3-1 Devis : Commentaires, cliquez sur "Gérer"
  3. Ajouter un commentaire type grâce au bouton Bouton 'Ajouter' Blanc.png
  4. Pour qu'il s'ajoute automatiquement au devis, cochez la case "Favori 1" ou "Favori 2"
  • Pour mettre une note de bas de page à tous vos devis :
  1. Dans le même onglet, à la ligne 9-1-1 Devis : Message pied de page, cliquez sur Img bouton 'modifier'.png
  2. Notez le message dans l'encart qui s'affiche et validez

Ce message va maintenant apparaître sur tous vos devis 😉

Editer/Envoyer un devis

Rien de plus simple que d'éditer ou d'envoyer un devis depuis HarMobil' !

Une fois que vous êtes sur le devis en question, cliquer sur le bouton "Editer" à gauche ou "Courriel" si vous souhaitez le transmettre par courriel.

Rechercher un devis

Vous pouvez rechercher un devis à deux endroits différents :

Depuis la Fiche Compte de l'élève :

  • Cliquez sur "Raccourcis" à gauche, puis "Devis"
  • Grâce à la loupe en haut à droite, vous pouvez chercher vos devis par mois

Depuis la page d'accueil d'HarMobil' :

  • Cliquez sur "Devis Fact." et sélectionnez "Devis".

Débiter un devis

Lorsque le devis est accepté, vous pouvez directement le débiter sur la Fiche Compte de l'élève, en cliquant sur "Outils" à gauche puis "Debiter" 😊

Il ne vous reste qu'à valider le message de confirmation qui s'affiche !

Gérer les factures

Préambule important :

1. Pour le suivi précis de vos factures, il est recommandé qu'il ait une concordance entre vos factures et les débits des élèves.

De façon à ne pas facturer deux fois, ou oublier de facturer un article. En faisant cela, le N° de facture s'inscrit automatiquement dans la colonne "Fact.", ce qui vous donne une super lisibilité 😉

2. Assurez-vous de ne pas confondre votre besoin entre éditer une note ou une facture.

Seules les notes sont obligatoires et elles sont beaucoup plus simples à gérer !

Consultez éventuellement votre expert-comptable pour bien définir votre besoin et ne pas facturer inutilement.

Créer une facture

Les factures se créent donc depuis la Fiche Compte de votre élève :

  • Cliquez sur "Outils" puis "Facturer". Il est également possible de cliquer sur "Ajouter" puis "Facture"
  • Dans la page qui s'ouvre, vérifiez les informations et modifiez-les si besoin
  • Choisissez les éléments que vous souhaitez facturer en cochant les lignes
  • Si vous souhaitez facturer le solde ou le Dû réel, cochez les cases correspondantes

Cas particulier : Si vous n'avez pas besoin que la facture tienne compte des débits

Par exemple : une facture globale pour un organisme

Depuis le module Facture :

  • Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Devis Fact." et sélectionnez "Factures"
  • Cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png et ajoutez l'élève, l'organisme, la formule en fonction de vos besoins
  • Cliquer sur "Compléter" ou "Créer" (une fois la facture créée et éditée, il ne sera plus possible de la modifier)
  • Remplissez les prestations grâce au bouton Bouton 'Ajouter'.png

Compléter une facture

Il est possible d'ajouter des commentaires et des rubriques personnalisées à vos factures.

Pour ajouter une rubrique personnalisée qui apparaît en haut de la page : À savoir : Les noms de toutes les rubriques apparaissent automatiquement sur toutes les factures, complétées ou non.

  • Cliquez sur Roue crantée.png et sélectionnez l'onglet Bouton fiche compte.png
  • A la ligne 8-3-2 Factures : Rubriques personnalisées, cliquez sur "Gérer"
  • Cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png
  • Saisissez le nom de la rubrique et choisissez le type avant de valider

Une fois sur votre facture non éditée, cliquez sur "+ plus d'infos..." dans le cadre des informations pour compléter la rubrique !

Pour ajouter un commentaire en bas de la page :

  • Dans les mêmes réglages (Bouton fiche compte.png), à la ligne 8-3-1 Factures : Commentaires, cliquez sur "Gérer"
  • Cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png
  • Saisissez le nom du commentaire dans la case de gauche (il n'apparaîtra pas à l'impression)
  • Saisissez le commentaire dans la case du milieu et faites la mise en forme que vous convient
  • En cochant la case "Favori 1" ou "Favori 2", le commentaire sélectionné sera inséré automatiquement sur chaque facture. Bien sûr, vous avez la possibilité de le supprimer avant édition.
  • Si vous ne cochez aucune case, le commentaire pourra être inséré manuellement
  • Validez avec Img bouton valider transfert compta.png

Ajouter la mention "Acquittée" ou "Acompte" :

  • Si une partie de la facture a déjà été payée : notez la partie payée dans "Acompte".
  • Pour faire apparaitre la mention "Acquittée" sur une facture déjà réglée, cochez la case "mention "Acquittée".

Editer/Envoyer une facture

Pour éditer ou envoyer une facture, rendez-vous sur cette dernière et cliquez sur le bouton "Editer" à gauche ou "Courriel", en fonction de vos besoins.

À savoir : une fois éditée, une facture n'est plus modifiable afin de respecter la loi de conformité. Il est conseillé de bien relire les factures avant de les éditer pour éviter les annulations de facture.

Rechercher une facture

HarMobil’ vous propose trois moyens de recherche pour vos factures :

1. À partir de la Fiche Compte de l'élève :
  • Dans le tableau des débits, à la colonne "Fact.", cliquez sur le numéro de facture. Vous êtes directement redirigée sur la bonne facture 😊
2. Avec la date de la facture :
  • Depuis le module Factures, cliquez sur Bouton loupe.png
  • Sélectionnez le mois et l’année puis validez avec Img bouton valider transfert compta.png
3. Avec le numéro de la facture :
  • Rendez-vous sur la page d’accueil
  • A gauche, cliquez sur "Proforma" ou "Devis Fact." puis sélectionnez "Factures"
  • Cliquez sur "Rechercher"
  • Saisissez le numéro de la facture et cliquez de nouveau sur "Rechercher"

Annuler une facture

À savoir : Pour une question de conformité, annuler une facture ne permet pas de récupérer son numéro. Ce dernier est généré automatiquement et correspond seulement à une facture.

Comptablement, il est recommandé de faire un avoir plutôt que d'annuler une facture.

Si toutefois vous décidez de l'annuler car il s'agit d'une erreur de manipulation, il est nécessaire de conserver une trace avant pour pouvoir justifier l'annulation.

Pour cela, vous pouvez par exemple :

  • Noter le numéro de la facture, aller sur la Fiche Élève et renseigner le numéro et la raison de l’annulation dans le mémo en haut à droite
  • Éditer votre facture, l'imprimer et indiquer la raison de l'annulation
  • Ou toute autre méthode vue avec votre conseiller comptable

Maintenant, voici comment annuler une facture :

  • Sur la Fiche Compte de l’élève, cliquez sur le numéro de facture dans le tableau des débits.
  • Sur la facture en question, cliquez sur "Outils" puis "Annuler"

Une facture annulée est facilement repérable car elle est barrée 😉

Gérer les organismes

Pour accéder à la gestion des organismes dans HarMobil', il y a deux chemins :

  • Depuis votre page d'accueil, via le bouton "Devis Fact." puis "Organismes"
  • Depuis une Fiche Élève en cliquant sur "Fichier" puis "Organismes"
Bonus : Pour avoir la feuille d'émargement préremplie avec les infos du planning, allez sur la Fiche Compte de l'élève.

Cliquez sur "Editer" ou "Courriel", sélectionnez "Présence RDV", ajoutez la période puis validez.

Ajouter un organisme

Vous souhaitez ajouter un nouvel organisme ?

Cliquez simplement sur le [+] en haut à droite pour ajouter le nouvel organisme.

Renseignez les informations nécessaires ainsi que celles du référant de la structure si possible puis cliquez sur "Enregistrer" 😊

Utiliser un organisme

Vous pouvez utiliser un organisme à plusieurs endroits.

  • Depuis la Fiche Élève pour associer un organisme directement à un élève. Il vous suffit de remplir la rubrique "Organisme".

L'élève apparaîtra également dans la fiche de l'organisme en question.

  • Depuis la page d'accueil, en cliquant sur "Devis Fact." ou "Proforma". Il est tout à fait possible de créer une facture et un devis pour l'organisme.

Vous trouverez toutes les factures de l'organisme sur sa fiche.

À savoir : Pour indiquer qu'un élève est financé par le CPF, cliquez sur le logo CPF sur sa Fiche Élève.

Vous souhaitez en savoir plus sur la prise en charge par tiers-payant ? Je vous invite à lire notre article à ce sujet ! 😊

Gérer les prospects

Un client potentiel souhaite un devis ?

Il vous suffit de le créer comme prospect ! En plus, ils ne sont pas décomptés de votre nombre d'inscriptions, pratique n'est-ce pas ? 😉

Pour accéder au module Prospect depuis la page d'accueil, cliquez sur "Devis Fact." ou "Proforma" et sélectionnez "Prospect".

Vous pouvez également y accéder depuis la Fiche Élève en cliquant sur "Fichier" puis "Prospects" !

Un prospect peut tout à fait être transformé en élève afin de vous éviter la ressaisie :

  • Sur le module Prospect, recherchez le prospect en question grâce à Bouton de navigation 4.png.
  • Cliquez ensuite sur "Outils" puis "Transférer"