Trésorerie

De AGX
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La trésorerie permet de visualiser, insérer, modifier et supprimer les recettes et les dépenses (optionnel) de l'auto-école. Vous pouvez également éditer des documents comptables.

Créer un règlement

Saisie manuelle

Pour créer un règlement, vous avez deux options :

1. Dans votre module Trésorerie, cliquez sur le bouton de création en haut à droite pour créer un règlement à votre élève en mémoire (l'élève courant).

La fenêtre des règlements s'ouvre, vous pouvez suivre la même procédure que sur la Fiche Compte pour créer un règlement.

2. Depuis la Fiche Compte directement, cliquez sur Bouton 'Ajouter'.png en haut à droite du tableau des règlements (celui de droite).

Pour en savoir plus, cliquez ici

Règlement sans fiche élève

Vous pouvez saisir une recette sans créer de fiche élève, utile lors de recettes spéciales, par exemple un remboursement d’assurance, un trop perçu de TVA…

Pour cela, il ne faut avoir aucun élève en mémoire avant de cliquer sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png pour créer un règlement.

  1. Si vous avez un élève en mémoire, cliquez simplement sur la croix dans l'encadré à gauche où apparaît son nom et prénom
  2. Puis cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png pour créer un règlement, tout en bas de la fenêtre de recherche, cliquez sur "Client Externe"
  3. Ensuite, saisissez le règlement

Saisir une dépense

Pour profiter de cette fonctionnalité, il est nécessaire d'avoir le "module de Trésorerie : Dépenses et TVA", activable depuis Ma Config

Saisie manuelle

Cliquez sur le bouton Dépenses en haut à gauche depuis le module Trésorerie.

Cliquez une fois sur le bouton Bouton 'Ajouter' Blanc.png, puis :

  1. Saisissez le nom du Fournisseur, la date et un commentaire si besoin
  2. Sélectionnez le libellé de la dépense dans la liste déroulante "Dépense"
  3. Renseignez les informations nécessaires puis validez en cliquant sur "Créer"

Échéancier prévisionnel

Un échéancier prévisionnel vous permet de saisir en une seule opération vos dépenses prévisibles et régulières (locations de véhicules, remboursements d’emprunts, abonnements mensuels, etc.).

Il suffit de cliquer sur le bouton "Échéancier" dans Dépenses, et de renseigner les caractéristiques de la dépense, le nombre d’échéances et la périodicité en mois.

Cliquez sur le bouton "Créer" pour valider l’opération.

Modifier une écriture

  1. Cliquez sur Img bouton 'modifier'.png en haut à droite. Ce même bouton apparaît devant chaque ligne de Trésorerie
  2. Cliquez ensuite sur le bouton de modification devant la ligne que vous souhaitez modifier
  3. Modifiez ensuite votre écriture puis validez

Conseil : Il est fortement recommandé de noter en commentaire ou sur le mémo la raison de cette modification. Sachez que cela est parfaitement légal sur HarMobil', solution qui respecte les règles de la conformité. Cette modification sera bien tracée et visible pour les services de l'administration fiscale.

Effacer une écriture

Si une de vos écritures est fausse, sélectionnez l'écriture à effacer et cliquez une fois sur Corbeille.png en haut à droite.

HarMobil' vous demande alors la confirmation de votre suppression.

Si l'écriture est une recette, elle est automatiquement effacée dans la Fiche Compte de l'élève et le solde réajusté.

Conseil : Comme pour la modification, il est fortement recommandé de noter en commentaire ou sur le mémo la raison de cette suppression. Cette action est parfaitement légale sur HarMobil', solution qui respecte les règles de la conformité. Cette suppression sera bien tracée et visible pour les services de l'administration fiscale.

Le récapitulatif de vos opérations du jour

Voir le Récap

  1. Cliquez sur le bouton "Récap" dans les onglets de gauche du module Trésorerie. Vous y trouverez le récapitulatif de toutes vos opérations de la journée.
  2. En cliquant sur "+ Tous les détails...", vous pouvez voir vos règlements répartis dans trois tableaux en fonction de vos modes de paiement.

Changer la répartition des modes de paiement

  1. Cliquez sur la ligne "Réglage des modes de paiement" en haut des tableaux.
  2. En cliquant sur "Modifier" à la fin de la ligne du mode paiement, vous avez le choix entre deux icônes (récap ou banque).

Ces dernières vont vous permettre de choisir la répartition de vos modes de paiement dans les trois tableaux.

L'icône "Récap" est pour les paiements en espèces et l'icône "Banque" pour ce qui va directement à la banque.

Les éditions en Trésorerie

A partir de la trésorerie, il est possible d'imprimer plusieurs documents :

La note du règlement de l'élève

Sur la page des "Recettes", sélectionnez le règlement dont vous souhaitez la note et cliquez sur le bouton Note à gauche de votre écran.

La remise en banque

Vous pouvez éditer votre remise en banque en cliquant sur "Stats" (à gauche) puis "Remise".

La liste de trésorerie réalisée préalablement

Dans votre module "Trésorerie", cliquez sur le bouton "Stats". Vous allez être redirigé vers la page "Statistiques Recettes".

  1. Remplissez les critères de recherche. Pour faire une recherche plus précise, cliquez sur "+ plus de critères...".
  2. Cliquez sur "Trouver".
  3. Les différentes opérations vont apparaître, si vous souhaitez plus de détails, cliquez sur "+ Tous les détails".

Pour éditer cette liste, cliquez sur le bouton "Editer" qui se trouve à gauche de votre écran.

Vous pouvez également créer une remise pour cette même liste en cliquant sur le bouton "Remise".

Calculer votre TVA

Pour profiter de cette fonctionnalité, il est nécessaire d'avoir le "module de Trésorerie : Dépenses et TVA", activable depuis Ma Config

Dans le module "Trésorerie", le raccourci vers le module "Calcul TVA" se trouve à gauche, en cliquant sur le bouton "TVA".

Il est donc tout à fait possible de calculer votre TVA à payer sur HarMobil' à condition que vos dépenses et vos recettes soient préalablement remplies. 😊

Transférer les écritures comptables

Pour profiter de cette fonctionnalité, il est nécessaire d'avoir le module "Transfert Compta".

Dans le module Trésorerie, vous avez la possibilité de transférer vos recettes, vos dépenses et vos factures en écritures comptables.

Cliquez sur le bouton 'Transférer' dans les onglets de gauche pour faire apparaître une fenêtre "Transfert Compta".

  1. Cochez les cases qui vous intéressent et sélectionnez la période dont vous avez besoin ainsi que le bureau concerné. Vous avez la possibilité de sélectionner "Tous les bureaux".
  2. Cliquez sur "Transférer". Cela va générer un fichier CSV que vous pourrez importer dans votre logiciel comptable ou transmettre à votre comptable.

Il est possible de changer le format de ce fichier dans vos réglages :

  1. Cliquez sur le bouton Roue crantée.png en haut à droite de votre écran
  2. Sélectionnez l'onglet "Trésorerie", le cinquième en partant de gauche
  3. A la ligne 4-1-1 Transfert Compta, cliquez sur "Gérer"
  4. Dans le tableau de vos préférences, sélectionnez le "type compta" ainsi que le "type de fichier" désiré
  5. Appuyer sur le bouton Valider

Effectuer une clôture

Votre logiciel étant conforme à la loi de "finances" de 2018 vous pouvez réaliser votre clôture sur votre solution HarMobil'.

La clôture de votre Trésorerie est à faire dans le mois qui suit la fin de l'exercice comptable. Elle permet de figer les règlements, les factures et les dépenses d'une certaine période.

Dans votre module Trésorerie, le bouton "Clôture" se trouve en bas, à gauche. En cliquant dessus, vous trouverez tout ce qui est nécessaire pour clôturer votre exercice comptable 😊