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Version du 11 août 2022 à 08:37

Une Fiche Compte est automatiquement créée lors de la création d'une fiche élève.

La Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc...

Pour y accéder, cliquer sur le bouton

Présentation de la Fiche Compte

La fiche compte se décompose en 3 tableaux :

• Débits : ce que l'élève a acheté
• Règlements : ce que l'élève a payé
• Tableau des prestations : ce que l'élève a effectué

Rechercher une Fiche Compte

Gérer une Fiche Compte

Gérer les débits

Inscrire un débit

Débiter une formule

La date de débit de vos formules est réglable.

Vous avez 3 choix :

• La date de l’inscription de l’élève,
• La date de son évaluation
• La date du jour à laquelle vous affectez la formule aux débits.

Visiblement, il semble que ce soit réglé sur la date du jour alors que la date d’évaluation semble mieux correspondre à votre situation.

Je vous guide pour modifier ce paramètre pour les prochains élèves :

• Rendez-vous dans vos Réglages et sélectionnez l’onglet Compte (symbole €)
• Descendez jusqu’à la ligne 6-1-1 Formules : Date débits
• Dans l’encart de la ligne, sélectionnez « Date d’évaluation » dans le menu déroulant.
• Validez avec la coche verte

C’est terminé : tous vos nouveaux ajouts de formules se feront à la date de l’évaluation de l’élève 👍

Maintenant, pour votre élève à qui vous avez déjà ajouté une formule, voici comment modifier la date des débits :

• Depuis sa Fiche Compte Cliquez sur le bouton de modification qui se trouve en haut à droite du tableau des débits
• Cliquez sur le bouton de modification apparu en bout de la ligne à modifier
• Cliquez sur la date et modifiez-la, puis cliquez sur Valider
• Répétez l'opération pour toutes les lignes de votre forfait supplémentaire dont vous voulez modifier la date

Modifier un débit

Supprimer un débit

Assurez-vous qu'il est vraiment judicieux de supprimer cette ligne ou si c'est mieux de rajouter une ligne débit négative. Particulièrement si le contrat a déjà été édité, ou si sur cette ligne débit figure déjà un N° de facture.

Une fois la décision prise voici comment faire :

• Rendez-vous sur sa Fiche Compte
• Sélectionnez la ligne de débit à supprimer
• Cliquez sur la corbeille en haut à droite sur le bandeau bleu
• Validez en cliquant sur Oui

Gérer les règlements

Inscrire un règlement

Modifier un règlement

Supprimer un règlement

Effectuer un remboursement

Faire un avoir

Éditer le contrat-type de l'élève

Sur la Fiche Compte, cliquez sur Contrat-Type à gauche

• En haut à droite, cliquez sur le + vert
• Cochez la case adéquate dans la partie Prestations (en haut) et remplissez à votre convenance
• Validez avec le bouton Enregistrer

Visualiser les prestations

les différents onglets

Suivi des prestations de l'élève

Les éditions de la Fiche Compte

À partir de la fiche compte, il est possible d'imprimer plusieurs documents grâce au bouton "Éditer" :

• Le relevé de l'élève
• Ses rendez-vous
• Le reçu d'un règlement
• Le relevé personnalisé
• etc...

Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.

Voir ce que l'élève à consommé

Le "Solde Réel" correspond au solde d'aujourd'hui. Il ne tient pas compte de toutes les prestations et règlements à venir.

La différence entre le "Solde" et "Solde Réel" c'est :

- Solde : c'est le solde global en tenant compte de TOUT sans distinction de date. - Solde Réel : Uniquement de ce qui a été fait jusqu'à aujourd'hui.

Détails du calcul du réel :

• Dû Réel : le montant total de ce qui a été consommé par l'élève à ce jour ; sans compter les prestations futures
• Réglé Réel : ce que l'élève a réglé à ce jour ; sans compter les règlements à venir
• Solde Réel : le solde de l'élève à ce jour = Le Réglé réel moins le Dû réel

Astuce pour plus de précision :

Vous pouvez afficher le tableau des détails en cliquant sur le " i ", juste à côté de Dû sur la fiche d'un élève.

Facturer un élève

Modifier le planning d'un élève

Les raccourcis de la Fiche Compte

Suppression rapide des débits

Pour supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :

1. Cliquez sur Outils à gauche
2. Cliquez sur RAZ Débits
3. Confirmez en cliquant sur Valider

Tarification de la Fiche Compte

Il est possible de consulter la grille tarifaire de l'élève sur lequel vous êtes. Cette grille permet de comprendre combien de crédits sont alloués aux Leçons de conduite, Examens, RDVPs etc... Et aussi de montrer quel sera le tarif appliqué lorsque l'élève sera hors-forfait.

1. Cliquez sur Outils à gauche
2. Cliquez sur Tarification