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(→‎Le tarif supplémentaire n'est pas au bon prix, comment faire ?)
(→‎Activer l'envoi des leçons)
 
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| style="text-align:center;" | <strong> Bienvenue sur la Foire aux Réponses d'HarMobil' </strong>
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Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !
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Cette réforme comprend 2 obligations :
  
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* Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
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* Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"
  
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Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊
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==Le livret d'apprentissage dématérialisé==
  
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<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" >
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Grâce au module [[Suivi Mobil'|Suivi Mobil']], vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur [http://www.harmobil.fr harmobil.fr] et sur [[Appli. HarMobil'|l'Appli HarMobil']] (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)
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<div>
 
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===Boite auto : comment mettre en place cette nouvelle formation ?===
 
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</div>
 
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La mise en place de cette nouvelle formation sur HarMobil' se fait en 4 étapes : 
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Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur [[Sarool|Appli Sarool]] 👍
  
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<u>'''1. Ajout du permis'''</u>
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Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, '''[[Suivi Mobil'|cliquez ici]]''' !
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Si ce n’est pas déjà le cas, notons que votre établissement propose maintenant le permis « B78 »
 
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*Rendez-vous dans les '''Réglages''' puis dans les '''Réglages généraux''' (1er onglet).
 
−
*A la '''''ligne 1-4-1 Permis''''', cliquez sur '''"Gérer"'''
 
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*Les permis enseignés chez vous sont ceux qui ont une étoile devant : au besoin, cliquez sur le bouton de modification du permis B78 et cochez la petite case en début de ligne.
 
−
*Choisissez si besoin une couleur associée au permis : les noms et prénoms des élèves s'afficheront dans cette couleur afin de mieux les différencier au planning.
 
  
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<u>'''2. Créer la prestation-type sur le planning</u> '''''(OPTIONNEL)''
+
== L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique" ==
  
−
Il est nécessaire de créer une prestation-type dans deux cas :
+
Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁
  
−
* Si vous utilisez l’option de réservation en ligne sur l’appli Sarool des élèves
+
Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève et d'envoyer manuellement les éventuelles leçons déjà effectuées.
−
* Si vous souhaitez différencier encore plus la boite manuelle de la boite auto sur le planning (couleur différente)
 
  
−
Toutes les informations nécessaires pour la mise en place de la prestation sont sur [http://Prestations_Personnalis%C3%A9es#Cr.C3.A9er_une_prestation_personnalis.C3.A9e la notice à ce sujet] 😉 
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Par la suite, toutes les leçons du jour des élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊
  
 
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir</span>''' : Pour la boite automatique, il est important de sélectionner '''« Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto »''' dans le Contrat et de cocher la case '''"Form.Init ?"'''. 😊
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.
 +
Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.
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''La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : <u>21 mars 2024</u>'' 😊  
 
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<u>'''3. Créer les tarifs et les formules '''</u>
+
===Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique===
  
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Vous pouvez maintenant créer vos lignes tarifaires dans les prestations correspondantes (leçon de conduite si vous n’avez pas choisi de créer une prestation séparée).
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====Activer l'envoi des leçons====
  
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Voici [https://wiki.agx.fr/index.php?title=Tarifs_et_Formules#Cr.C3.A9er_un_tarif la notice pour ajouter vos nouveaux tarifs et vos nouvelles formules.]  
+
Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] et de sélectionner l'onglet [[Fichier:Logo fiche élève.png|25px]].
  
−
Pour vos nouvelles formules B78, il est possible de modifier la '''"Prestation prioritaire"'''.  
+
À la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)''', cliquez sur '''"Gérer"''' pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.  
  
−
Ainsi, si votre élève courant est en boite auto, sur le planning, cette prestation sera présélectionnée pour vous 😉
+
Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez '''"OUI"''' à la ligne '''7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données'''.
  
−
Pour cela :
+
Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.
−
* Sur la page d'accueil, cliquez sur '''"Prix"''' puis '''"Formules"'''
+
 
−
* Pour les formules concernées, rendez-vous dans la partie '''"Modalité de tarification"'''
+
Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊
−
* A la ligne '''"Prest. prioritaire"''', sélectionnez la boite auto
 
  
 
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| '''<span style="color: #EA5B0C">Précisions importantes</span> :'''  
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.
−
*Veillez à ce que les tarifs soient associés aux '''bons permis et uniquement à ceux-ci'''
 
−
*Si la ligne de tarif pour les leçons de conduite BA se trouve dans la prestation « leçon de conduite » classique, veillez à bien modifier la ligne du contrat en '''"Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto"'''
 
−
*Pensez à créer de nouvelles lignes de tarif pour, par exemple, l’accompagnement à l’examen BA (dans la même prestation que la manuelle), les rendez-vous préalables et pédagogiques BA, etc, etc
 
 
|}
 
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−
<u>'''4. Utilisation'''</u>
+
Pour les <u>leçons pratiques</u>, les informations envoyées sont les suivantes :
  
−
Ensuite, il suffit de bien veiller à :
+
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
−
*Mettre le bon permis et la bonne formule à l'inscription
+
* La date
−
*Et utiliser la bonne prestation sur le planning (si vous avez différencié le B du B78) 
+
* La durée
 +
* L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
 +
* Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
 +
* Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)
  
−
Tout le reste est automatique ! 😊
+
Pour les <u>leçons théoriques</u>, les informations transmises sont :
−
</div></div>
 
  
 +
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
 +
* La date
 +
* La durée
 +
* La catégorie de permis
 +
* le numéro de département
  
−
<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed">
+
<u>Précisions</u> : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".
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<div>
 
  
−
===Le tarif supplémentaire n'est pas au bon prix, comment faire ?===
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</div>
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<div class="mw-collapsible-content">
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.
 +
|}
  
−
Quand une prestation supplémentaire est au mauvais tarif, c'est que les paramètres indiquent à HarMobil' de faire cela.
+
====Vérifier les informations des moniteurs·rices====
  
−
Il est donc nécessaire de faire les vérifications suivantes.
+
Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :
  
−
'''1. <u>Vérification depuis la Fiche Compte de votre élève'''</u>
+
* Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''' et cliquez sur '''"Gérer"'''
−
 
+
* À gauche, cliquez sur le bouton '''""Livret" Num."'''
−
* Dans le tableau en haut à gauche, positionnez le curseur de votre souris sur les textes de vos débits (ex : leçon de conduite)
+
* Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
−
* Une info-bulle apparaîtra, vous précisant à quelle prestation ils sont rattachés
+
* Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton '''""Livret" Num."'''
−
* Si la prestation indiquée n'est pas celle que vous placez sur le planning, c'est que le débit est mal rattaché
+
* Pour les "moniteurs" simulateurs, indiquez le numéro d'autorisation d'enseigner '''A0000000000'''
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
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|-
−
|''' <span style="color: #EA5B0C">Exemple</span>''' : Si le débit ''"leçon de conduite"'' est rattaché à la prestation ''"Aucune (fourniture et divers)"'', c'est que le débit est mal rattaché.
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage '''7-1-1  "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''.   
 +
|}
 +
 
 +
====Vérifier le réglage de vos prestations====
 +
 
 +
L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.
 +
 
 +
Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).
 +
 
 +
Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !
  
−
Par contre, si le débit ''"leçon de conduite"'' est rattaché à la prestation ''"Leçon de conduite"'', ça veut dire que ça correspond bien à la prestation que vous sélectionnez sur le planning. 😊
+
Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous''', cliquez sur '''"Gérer"'''
−
|}
 
−
* Vous pourrez ensuite les modifier dans vos tarifs
 
  
−
'''2. <u>Vérification depuis les tarifs'''</u>
+
Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo [[Fichier:Contrat type rattaché spécifiquement.png|28px|Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle"]], et regardez la bulle qui s'affiche.
  
−
* Depuis la page d'accueil, rendez-vous dans Prix puis Tarifs à gauche
+
Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|28px]] au bout de la ligne et modifiez la rubrique '''"Contrat"''' à l'aide du tableau ci-dessous.
−
* Tout en haut de la page, la date de début de la grille tarifaire actuelle est affichée. Si besoin, placez-vous sur une autre grille tarifaire
 
−
* Pour la ligne tarifaire en question, vérifiez : le prix, la prestation, le permis indiqué
 
−
* Si besoin, modifiez ces informations en cliquant sur [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|25px]]
 
  
 
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{| class="wikitable"
 
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|''' <span style="color: #EA5B0C">À savoir</span>''' : Dans la grille tarifaire, tous les tarifs doivent être à l'heure et à l'unité ! Les "packs" de leçons correspondent aux '''formules''' et non aux tarifs 😉
+
! Catégories Contrat-type  !! ''Exemples de prestation''
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons THÉORIQUES'''</div>
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| Évaluation préalable || ''Évaluation''
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| Théorie : Rdv pédagogique (AAC) || ''RDVP Théorique''
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| Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) || ''Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)''
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| Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) || ''Stage Code / Examen blanc''
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| Théorie : Forfait de formation théorique (''Consultez les réglages spécifiques au Code en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=Réforme_du_"Livret_Numérique"#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici] '')|| ''Cours de code''
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| Théorie : Séance de vérification || ''Séance de vérification''
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons PRATIQUES'''</div>
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| Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) || ''RDV Préalable''
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| Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) || ''RDVP Pratique''
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| Pratique : Leçon de conduite individuelle || ''Leçon de conduite''
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|-
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| Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto || ''Leçon Boîte Auto''
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| Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique  || ''Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective''
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| Pratique : Leçon sur piste (''Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en [http://R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_aux_Permis_Moto cliquant ici]'') || ''Leçon de plateau (limitée à 6 élèves'')
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|-
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| Pratique : Simulateur (sans enseignant) || ''Leçon sur simulateur (autonomie)''
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 +
| Pratique : Simulateur (avec enseignant) || ''Leçon sur simulateur avec enseignant''
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|-
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| Pratique : Forfait de formation pratique || ''Stage de conduite''
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|-
 +
|}
 +
<!--
 +
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''AUTRE...'''</div>
 +
|-
 +
| Passerelle B78 vers B || Transmission à venir
 +
|-
 +
| Passerelle A2 vers A || Transmission à venir
 +
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 +
|
 +
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''NON TRANSMIS...'''</div>
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 +
|Formation B96 || Non prise en compte
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| Cours de Perfectionnement || Non pris en compte
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 +
| Passerelle 125 || Non prise en compte
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| Formation AM || Non prise en compte
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| Formation post-permis || Non prise en compte
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| Action de sécurité routière || Non prise en compte
 
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-->
 +
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===Réglages spécifiques aux leçons Simulateur===
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Deux réglages sont possibles pour les leçons de Simulateur :
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1. Vous utilisez une '''prestation personnalisée''' pour les leçons Simulateur.
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Cela signifie que, sur votre planning, vous avez une couleur de case différente pour ces leçons.
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Dans ce cas, le nom de cette prestation doit contenir le mot '''"SIMUL"'''.
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Si ce n'est pas le cas, vous pouvez le modifier dans les réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous'''
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2. Vous utilisez une '''"colonne Moniteur"''' qui s'appelle "Simulateur".
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Dans ce cas, dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''', renseignez '''"A000000000"''' comme numéro d'autorisation d'enseigner de ce moniteur Simulateur.
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===Réglages spécifiques au Code===
 +
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Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :
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1. Utiliser le module '''Séances de Code'''. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en [[Cours de Code|cliquant ici]] 😉
  
−
'''3. <u>Mettre à jour le débit dans les formules concernées'''</u>
+
2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus ''(Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)''  
  
−
''À faire seulement si vous avez modifié les informations d'une ligne tarifaire.''
+
3. Utiliser un Type d'activité '''"Code"''' sur votre planning ''(pas d'élève lié)''.  Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne '''1-5-3 Types d'activités''' puis cliquez sur '''"Gérer"'''. Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant '''"Type"'''.
  
−
* Rendez-vous dans Formules, en haut à gauche de vos tarifs
+
===Réglages spécifiques aux Permis Moto===
−
* Modifiez le débit correspondant en sélectionnant un autre débit au hasard
 
−
* Puis re-sélectionnez le bon débit pour le mettre à jour
 
  
−
Rendez-vous ensuite sur la <u>Fiche compte de l'élève</u> pour faire de même dans son tableau des débits 😊
+
Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :
  
−
{| class="wikitable"
+
====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning</span></u>====
−
|-
+
 
−
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :</span>'''  
+
Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :
 +
 
 +
Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊
 +
 
 +
Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :
 +
 
 +
* '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous''' : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en '''"H.C ?"''' ''(hors-circulation)''
 +
 
 +
====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation</span></u>====
 +
 
 +
Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.
 +
 
 +
Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en '''commentaire''' des RDVs.
 +
 
 +
Vous avez 2 possibilités :
  
−
Le tarif des heures supplémentaires dépend des <u>modalités de tarification</u> de la formule de l'élève.
+
1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique '''"Commentaire Rdvs"''', indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.  
  
−
Vous pouvez trouver cette information à deux endroits :
+
Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.
  
−
* Dans les formules en cliquant sur '''"Prix"''' puis '''"Formules"'''
+
2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez '''"Modifier comment."'''. Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".
−
* Dans la Fiche Compte de l'élève en cliquant sur '''"Infos"''' à gauche puis '''"Tarification"'''
 
  
−
Les différents choix sont :  
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.
  
−
*'''Figer à la date d’inscription''' : les élèves conservent les mêmes tarifs de leur date d'inscription jusqu'à obtention de leur permis.
+
Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, <u>'''[[Prestations moto : séparer le Plateau et la Circulation|en cliquant ici]]'''</u>.    
−
*'''Maintenir jusqu'à l’échéance''' : les élèves conservent les tarifs en place à leur date d'inscription, jusqu'à l'échéance de la formule. L'échéance est définie dans la partie Echéancier des paiements un peu plus haut (Nbre jours éch. formule). Au-delà, c'est le tarif en vigueur qui s'applique.
 
−
*'''Suivre le Tarif en Vigueur''' : les élèves suivent les tarifs du moment, peu importe la formation et l'échéance de la formule. Exemple : Si vos prix changent 7 jours après l'inscription de l'élève, les prochains rendez-vous seront aux nouveaux tarifs.
 
 
|}
 
|}
  
−
</div></div>
+
===Envoi et suivi des leçons pratiques===
  
 +
====Suivi du contrat de formation====
  
−
<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" >
+
Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton '''"Livret N."''' en haut à droite ''(dispo. depuis la version 11.03)'' permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊
−
<div>
 
  
−
===Ajouter plusieurs élèves sur une même facture pour un organisme===
+
Voici le détail des différents états :
−
</div>
 
−
<div class="mw-collapsible-content">
 
  
−
Vous avez besoin de créer une facture avec plusieurs élèves pour le même organisme ?
+
[[Fichier:Bouton gris Livret N..png|50px]] L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).
  
−
C'est tout à fait possible ! Voici les 2 étapes pour la faire :
+
[[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).
  
−
<u>'''1. Créer la facture à votre organisme '''</u>
+
[[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|50px]] Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.
  
−
* Depuis votre page d'accueil, rendez-vous dans '''"ProForma"''' puis '''"Factures"''' dans le menu de gauche
+
[[Fichier:Bouton Rose Livret N..png|50px]] Votre compte est déconnecté de la passerelle.
−
* Cliquez sur le '''"+"''' en haut à droite
+
Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉
−
* Dans la fenêtre qui s'ouvre, laissez "Élève" sur '''AUCUN''' et sélectionnez l'organisme concerné
 
−
* Cliquez sur '''"Créer"'''
 
−
* Ajoutez les prestations que vous souhaitez facturer, MAIS '''n'éditez pas encore''' la facture : notez son numéro
 
  
−
<u>'''2. Ajouter des élèves à cette facture'''</u>
+
====Prendre l'élève "sous contrat"====
  
−
* Rendez-vous sur la [[Fiche Compte]] d'un élève que vous souhaitez ajouter à la facture
+
Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa [[Fiche Élève]].
−
* Cliquez sur '''"Outils"''' puis '''"Facturer"''' à gauche
 
−
* En bas à gauche de la fenêtre qui vous est proposée, cliquez sur ''"Ajouter à une facture existante"''
 
−
* Cochez la case '''"facture n°"''', sélectionnez dans le menu déroulant la facture à laquelle vous souhaitez ajouter cet élève, puis cliquez sur '''"Facturer"'''
 
−
* Répétez ensuite cette manipulation avec vos autres élèves à facturer, depuis leur Fiche Compte
 
  
−
Et voilà ! Vous savez maintenant comment faire une facture à plusieurs élèves, pour un même organisme 😊
+
Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur [[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] ''Vous pouvez aussi cliquer sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''''
−
</div></div>
 
  
 +
Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.
  
−
<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" >
+
[[Fichier:Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png|400px]]
−
<div>
 
  
−
===Quand, pourquoi et comment effectuer une clôture===
+
Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton '''"Déclarer"'''.
−
</div>
 
−
<div class="mw-collapsible-content">
 
  
−
<u>'''Voici tout ce qu'il y a à savoir concernant la fonction Clôture : '''</u>
+
''Pour modifier le département par défaut, cliquez sur '''"Gérer"''' dans les réglages Élèves, à la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''''.
  
−
Cette dernière permet de répondre à la conformité de votre logiciel HarMobil’.
+
====Envoyer manuellement les leçons passées====
  
−
En effet, la loi de "finances" de 2016 rend '''obligatoire''' une clôture une fois par an à la '''date de fin d’exercice comptable'''.
+
Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton '''"Envoi leçons"''' pour que toutes les leçons passées soient transmises.
  
−
Elle permet de verrouiller les recettes, dépenses et factures de la période spécifiée. Il n'est alors plus possible d’ajouter ni de modifier une écriture sur cette période. Pour toute rectification, cela se fera soit sur la période non clôturée, soit par une écriture de régularisation en comptabilité.
+
====Envoyer automatiquement les leçons du jour====
  
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Votre solution répond ainsi aux 4 exigences de la conformité législative : Sécurité, Inaltérabilité, Conservation et Archivage des données.
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Pour les élèves déjà "sous contrat", les '''informations des leçons de la journée''' (et les éventuelles leçons précédentes qui ont été <u>modifiées</u>) vont automatiquement s'envoyer chaque nuit.  
  
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Une attestation de conformité de votre logiciel HarMobil’ est d’ailleurs disponible. Vous pouvez la télécharger en passant par la Page d’Accueil puis en cliquant sur Outils > Attestation ou dans le module Trésorerie en cliquant sur '''"Clôtures"'''
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En cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons déjà transmises à la plateforme Livret Numérique. Seules les leçons pratiques apparaissent à cet endroit, car les leçons théoriques ne sont pas liées à un élève.
  
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<u>'''Comment effectuer une clôture ?''' </u>
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Trop chouette ! Il est également possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉
  
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*Rendez-vous sur le module '''[[Trésorerie]]'''
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Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche en dessous de la corbeille rose.
−
*Cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton CLôturer bleu.png|105px]] qui se trouve en bas, à gauche.
 
−
*Indiquez la date de fin de la période que vous souhaitez clôturer puis cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton Clôturer.png|95px]]
 
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*Si besoin, cliquez ensuite sur [[Fichier:Bouton Archiver.png|110px]] pour exporter les fichiers de clôture.
 
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</div></div>
 
  
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Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche à côté de la date.
  
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<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" >
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Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche également à côté de la date.
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<div>
 
  
−
===Comment faire une saisie simplifiée des Fiches Comptes ?===
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{| class="wikitable"
−
</div>
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|-
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<div class="mw-collapsible-content">
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est important de '''rester connecté''' à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées '''automatiquement''' 😉
−
 
+
|}
−
Vous venez d'arriver sur HarMobil' et vous avez besoin de ressaisir les informations des élèves en cours de formation ?
 
  
−
Dans ce cas, utilisez la saisie simplifiée ! Elle vous permet de gagner du temps et de l’énergie en ne ressaisissant dans HarMobil’ que ce que l’élève n’a '''pas encore consommé''' 😉
+
===Corriger une erreur d'envoi===
  
−
Bien sûr, pour les élèves qui viennent tout juste de s'inscrire chez vous, il est plutôt conseillé de ressaisir leur formule, les RDVS ainsi que leur premier règlement s'il y en a un.  
+
Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.  
  
−
<u>'''Pour ressaisir simplement, voici la méthode : '''</u>
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Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève.
  
−
* Depuis la fiche compte vierge de l’élève, cliquez sur le [[Fichier:Bouton 'Ajouter'.png|20px]] du tableau des débits
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Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton '''"Effacer"'''.
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* Ajoutez la première ligne, par exemple les leçons de conduite que l’élève n’a pas encore payées ou consommé en prenant soin de respecter la quantité de leçons disponibles
 
−
* Ajoutez ainsi toutes les prestations de sorte que le solde corresponde bien à ce que '''l’élève vous doit aujourd’hui'''
 
  
−
Ainsi, le solde est juste et les leçons passeront bien en inclus dans le tableau des prestations en dessous lorsqu’elles seront mises au planning 😉
+
Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton '''"Envoi leçons"''' pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉
−
</div></div>
 

Version actuelle datée du 21 mars 2024 à 16:56

Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !

Cette réforme comprend 2 obligations :

  • Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
  • Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"

Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊

Le livret d'apprentissage dématérialisé

Grâce au module Suivi Mobil', vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur harmobil.fr et sur l'Appli HarMobil' (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)

Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur Appli Sarool 👍

Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, cliquez ici !

L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique"

Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁

Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève et d'envoyer manuellement les éventuelles leçons déjà effectuées.

Par la suite, toutes les leçons du jour des élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊

À savoir : Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.

Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.

La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : 21 mars 2024 😊

Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique

Activer l'envoi des leçons

Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton Roue crantée.png et de sélectionner l'onglet Logo fiche élève.png.

À la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), cliquez sur "Gérer" pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.

Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez "OUI" à la ligne 7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.

Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊

À savoir : Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.

Pour les leçons pratiques, les informations envoyées sont les suivantes :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
  • Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
  • Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)

Pour les leçons théoriques, les informations transmises sont :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • La catégorie de permis
  • le numéro de département

Précisions : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".

À savoir : Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.

Vérifier les informations des moniteurs·rices

Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :

  • Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne 1-3-1 Moniteurs et cliquez sur "Gérer"
  • À gauche, cliquez sur le bouton ""Livret" Num."
  • Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
  • Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton ""Livret" Num."
  • Pour les "moniteurs" simulateurs, indiquez le numéro d'autorisation d'enseigner A0000000000
À savoir : Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Vérifier le réglage de vos prestations

L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.

Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).

Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !

Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous, cliquez sur "Gérer"

Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle", et regardez la bulle qui s'affiche.

Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton Img bouton 'modifier'.png au bout de la ligne et modifiez la rubrique "Contrat" à l'aide du tableau ci-dessous.

Catégories Contrat-type Exemples de prestation
Envoyées comme leçons THÉORIQUES
Évaluation préalable Évaluation
Théorie : Rdv pédagogique (AAC) RDVP Théorique
Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)
Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) Stage Code / Examen blanc
Théorie : Forfait de formation théorique (Consultez les réglages spécifiques au Code en "Livret_Numérique"#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici ) Cours de code
Théorie : Séance de vérification Séance de vérification
Envoyées comme leçons PRATIQUES
Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) RDV Préalable
Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) RDVP Pratique
Pratique : Leçon de conduite individuelle Leçon de conduite
Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto Leçon Boîte Auto
Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective
Pratique : Leçon sur piste (Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en cliquant ici) Leçon de plateau (limitée à 6 élèves)
Pratique : Simulateur (sans enseignant) Leçon sur simulateur (autonomie)
Pratique : Simulateur (avec enseignant) Leçon sur simulateur avec enseignant
Pratique : Forfait de formation pratique Stage de conduite

Réglages spécifiques au Code

Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :

1. Utiliser le module Séances de Code. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en cliquant ici 😉

2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus (Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)

3. Utiliser un Type d'activité "Code" sur votre planning (pas d'élève lié). Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne 1-5-3 Types d'activités puis cliquez sur "Gérer". Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant "Type".

Réglages spécifiques aux Permis Moto

Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :

Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning

Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :

Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊

Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :

  • 1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en "H.C ?" (hors-circulation)

Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation

Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.

Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en commentaire des RDVs.

Vous avez 2 possibilités :

1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique "Commentaire Rdvs", indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.

Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.

2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez "Modifier comment.". Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".

À savoir : Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.

Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, en cliquant ici.

Envoi et suivi des leçons pratiques

Suivi du contrat de formation

Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton "Livret N." en haut à droite (dispo. depuis la version 11.03) permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊

Voici le détail des différents états :

Bouton gris Livret N..png L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).

Bouton orange Livret N..png Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).

Bouton bleu Livret N..png Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.

Bouton Rose Livret N..png Votre compte est déconnecté de la passerelle. Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉

Prendre l'élève "sous contrat"

Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa Fiche Élève.

Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur Bouton orange Livret N..png Vous pouvez aussi cliquer sur "Passerelles" puis "Livret Num."

Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.

Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png

Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton "Déclarer".

Pour modifier le département par défaut, cliquez sur "Gérer" dans les réglages Élèves, à la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Envoyer manuellement les leçons passées

Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton "Envoi leçons" pour que toutes les leçons passées soient transmises.

Envoyer automatiquement les leçons du jour

Pour les élèves déjà "sous contrat", les informations des leçons de la journée (et les éventuelles leçons précédentes qui ont été modifiées) vont automatiquement s'envoyer chaque nuit.

En cliquant sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons déjà transmises à la plateforme Livret Numérique. Seules les leçons pratiques apparaissent à cet endroit, car les leçons théoriques ne sont pas liées à un élève.

Trop chouette ! Il est également possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉

Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche en dessous de la corbeille rose.

Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo Logo leçon transmise.png s'affiche à côté de la date.

Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche également à côté de la date.

À savoir : Il est important de rester connecté à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées automatiquement 😉

Corriger une erreur d'envoi

Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.

Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève.

Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton "Effacer".

Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton "Envoi leçons" pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉

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