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(→‎Gérer une Fiche Compte)
(→‎Activer l'envoi des leçons)
 
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Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !
  
−
Lorsqu'une Fiche Elève est créée sur HarMobil', la Fiche Compte associée est automatiquement créée.
+
Cette réforme comprend 2 obligations :
  
−
Cette Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc...
+
* Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
 +
* Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"
  
−
Pour y accéder, cliquer sur le bouton [[Fichier:MasterF2.png|25px]]
+
Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊
  
−
==Présentation de la Fiche Compte==  
+
==Le livret d'apprentissage dématérialisé==  
  
−
'''La fiche compte se décompose en 3 tableaux :'''
+
Grâce au module [[Suivi Mobil'|Suivi Mobil']], vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur [http://www.harmobil.fr harmobil.fr] et sur [[Appli. HarMobil'|l'Appli HarMobil']] (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)
−
* Débits : ce que l'élève a acheté
 
−
* Règlements : ce que l'élève a payé
 
−
* Prestations : ce que l'élève a effectué ou va effectuer
 
  
 +
Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur [[Sarool|Appli Sarool]] 👍
  
−
[[Fichier:Présentation F2.png|1250px]]
+
Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, '''[[Suivi Mobil'|cliquez ici]]''' !
  
−
==Gérer une Fiche Compte==
+
== L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique" ==
  
−
===Rechercher une Fiche Compte===
+
Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁
  
−
Pour rechercher la Fiche Compte d'un élève, cliquez sur [[Fichier:Bouton loupe.png|25px]] (en haut à droite) et tapez le nom ou le prénom de l'élève en question.
+
Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève et d'envoyer manuellement les éventuelles leçons déjà effectuées.
  
−
===Gérer les débits===
+
Par la suite, toutes les leçons du jour des élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊
  
−
====Ajouter un débit====
+
{| class="wikitable"
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|-
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.
 +
Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.
  
−
Sur le Tableau des débits, cliquez sur le bouton [[Fichier:Plusvert.png]]
+
''La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : <u>21 mars 2024</u>'' 😊
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−
La fenêtre "Ajout d'une prestation à l'élève" s'ouvre :
+
===Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique===
  
−
* Date : Laissez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une nouvelle date
+
====Activer l'envoi des leçons====
−
* Qté : Saisissez la quantité de prestations et validez
 
−
* Libellé : Double-cliquez pour afficher la liste des prestations.
 
−
* TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant.
 
−
* Tarif / Montant : Le tarif correspond au prix unitaire, le montant au total en fonction de la quantité.     
 
  
−
Lorsque votre ligne débit est complétée, validez par le bouton "Ajouter".
+
Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] et de sélectionner l'onglet [[Fichier:Logo fiche élève.png|25px]].
  
−
En créant les débits de l'élève, le total des débits ainsi que le solde se mettent directement à jour.
+
À la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)''', cliquez sur '''"Gérer"''' pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.  
  
−
''Remarque : pour annuler la création en cours, cliquer la croix.''
+
Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez '''"OUI"''' à la ligne '''7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données'''.
  
−
====Débiter une formule====
+
Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.
  
−
Pour sélectionner la formule choisie par l'élève, <u>cliquez sur "Formule : Choisir" au-dessus du tableau des Débits.</u>
+
Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊
  
−
Cela va renseigner dans les débits, les prestations et fournitures comprises dans la formule.
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.  
 +
|}
  
−
Vous pouvez ensuite ajuster le contrat en ajoutant/modifiant ou supprimant un débit, ces modifications seront prises en compte lorsque vous allez éditer le contrat.
+
Pour les <u>leçons pratiques</u>, les informations envoyées sont les suivantes :
  
−
La date de débit de vos formules est réglable.
+
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
 +
* La date  
 +
* La durée
 +
* L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
 +
* Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
 +
* Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)
  
−
Vous avez 3 choix :
+
Pour les <u>leçons théoriques</u>, les informations transmises sont :  
  
−
*La date de l’inscription de l’élève,
+
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
−
*La date de son évaluation
+
* La date  
−
*La date du jour à laquelle vous affectez la formule aux débits.
+
* La durée
 +
* La catégorie de permis
 +
* le numéro de département
  
−
Visiblement, il semble que ce soit réglé sur la date du jour alors que la date d’évaluation semble mieux correspondre à votre situation.
+
<u>Précisions</u> : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".  
  
−
Je vous guide pour modifier ce paramètre pour les prochains élèves :
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.
 +
|}
  
−
*Rendez-vous dans vos Réglages et sélectionnez l’onglet Compte (symbole €)
+
====Vérifier les informations des moniteurs·rices====
−
*Descendez jusqu’à la ligne 6-1-1 Formules : Date débits
 
−
*Dans l’encart de la ligne, sélectionnez « Date d’évaluation » dans le menu déroulant.
 
−
*Validez avec la coche verte
 
−
C’est terminé : tous vos nouveaux ajouts de formules se feront à la date de l’évaluation de l’élève 👍
 
  
−
Maintenant, pour votre élève à qui vous avez déjà ajouté une formule, voici comment modifier la date des débits :
+
Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :  
  
−
*Depuis sa Fiche Compte Cliquez sur le bouton de modification qui se trouve en haut à droite du tableau des débits
+
* Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''' et cliquez sur '''"Gérer"''' 
−
*Cliquez sur le bouton de modification apparu en bout de la ligne à modifier
+
* À gauche, cliquez sur le bouton '''""Livret" Num."'''
−
*Cliquez sur la date et modifiez-la, puis cliquez sur Valider
+
* Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
−
*Répétez l'opération pour toutes les lignes de votre forfait supplémentaire dont vous voulez modifier la date
+
* Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton '''""Livret" Num."'''
 +
* Pour les "moniteurs" simulateurs, indiquez le numéro d'autorisation d'enseigner '''A0000000000'''
  
−
====Modifier un débit====
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage '''7-1-1  "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''.   
 +
|}
  
−
Cliquez sur l'icône de modification [[Fichier:IconeModification.png]] au dessus du [[Fichier:Plusvert.png]] des Débits
+
====Vérifier le réglage de vos prestations====
  
−
Cela fait apparaitre l'icône de modification devant chaque ligne de la formule permettant de modifier ensuite la ligne (date, quantité, montant, prestations, etc...).
+
L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.  
  
−
[[Fichier:ModifierDébit.png]]
+
Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).
  
−
Le solde se recalcule automatiquement après chaque modification.
+
Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !
  
−
====Supprimer un débit====
+
Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous''', cliquez sur '''"Gérer"'''
  
−
Assurez-vous qu'il est vraiment judicieux de supprimer cette ligne ou si c'est mieux de rajouter une ligne débit négative. Particulièrement si le contrat a déjà été édité, ou si sur cette ligne débit figure déjà un N° de facture.  
+
Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo [[Fichier:Contrat type rattaché spécifiquement.png|28px|Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle"]], et regardez la bulle qui s'affiche.
  
−
Une fois la décision prise voici comment faire :  
+
Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|28px]] au bout de la ligne et modifiez la rubrique '''"Contrat"''' à l'aide du tableau ci-dessous.
  
−
*Rendez-vous sur sa Fiche Compte
+
{| class="wikitable"
−
*Sélectionnez la ligne de débit à supprimer
+
|-
−
*Cliquez sur la corbeille en haut à droite sur le bandeau bleu
+
! Catégories Contrat-type  !! ''Exemples de prestation''
−
*Validez en cliquant sur Oui
+
|-
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons THÉORIQUES'''</div>
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| Évaluation préalable || ''Évaluation''
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|-
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| Théorie : Rdv pédagogique (AAC) || ''RDVP Théorique''
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| Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) || ''Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)''
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| Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) || ''Stage Code / Examen blanc''
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|-
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| Théorie : Forfait de formation théorique (''Consultez les réglages spécifiques au Code en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=Réforme_du_"Livret_Numérique"#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici] '')|| ''Cours de code''
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|-
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| Théorie : Séance de vérification || ''Séance de vérification''
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|
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons PRATIQUES'''</div>
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| Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) || ''RDV Préalable''
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|-
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| Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) || ''RDVP Pratique''
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| Pratique : Leçon de conduite individuelle || ''Leçon de conduite''
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| Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto || ''Leçon Boîte Auto''
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|-
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| Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique  || ''Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective''
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|- 
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| Pratique : Leçon sur piste (''Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en [http://R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_aux_Permis_Moto cliquant ici]'') || ''Leçon de plateau (limitée à 6 élèves'')
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|-
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| Pratique : Simulateur (sans enseignant) || ''Leçon sur simulateur (autonomie)''
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| Pratique : Simulateur (avec enseignant) || ''Leçon sur simulateur avec enseignant''
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|-
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| Pratique : Forfait de formation pratique || ''Stage de conduite''
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|-
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|}
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<!--
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''AUTRE...'''</div>
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|-
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| Passerelle B78 vers B || Transmission à venir
 +
|-
 +
| Passerelle A2 vers A || Transmission à venir
 +
|-
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|
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''NON TRANSMIS...'''</div>
 +
|-
 +
|Formation B96 || Non prise en compte
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|-
 +
| Cours de Perfectionnement || Non pris en compte
 +
|-
 +
| Passerelle 125 || Non prise en compte
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|-
 +
| Formation AM || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Formation post-permis || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Action de sécurité routière || Non prise en compte
 +
|}
 +
-->
 +
<!--
 +
===Réglages spécifiques aux leçons Simulateur===
  
−
Le total des débits ainsi que le solde de votre élève se réajustent automatiquement.
+
Deux réglages sont possibles pour les leçons de Simulateur :
  
−
===Gérer les règlements===
+
1. Vous utilisez une '''prestation personnalisée''' pour les leçons Simulateur.
  
−
====Créer un règlement====
+
Cela signifie que, sur votre planning, vous avez une couleur de case différente pour ces leçons.
  
−
Pour créer un règlement, cliquez sur le [[Fichier:Plusvert.png]] en haut à droite du tableau des règlements.
+
Dans ce cas, le nom de cette prestation doit contenir le mot '''"SIMUL"'''.  
  
−
La fenêtre des règlements de l'élève s'ouvre.
+
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez le modifier dans les réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous'''
  
−
Les premières cases permettent de rentrer les informations importantes du règlement.  
+
2. Vous utilisez une '''"colonne Moniteur"''' qui s'appelle "Simulateur".  
  
−
Le tableau bleu (en haut) permet de saisir les règlements.
+
Dans ce cas, dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''', renseignez '''"A000000000"''' comme numéro d'autorisation d'enseigner de ce moniteur Simulateur.
  
−
[[Fichier:PopupR.png|600px]]
+
-->
  
−
En cliquant sur "Affectation semi-automatique et automatique", vous pouvez faire apparaître un autre tableau qui récapitule les débits qui n'ont pas été pointés.
+
===Réglages spécifiques au Code===
  
−
L'affectation semi-automatique vous permet de sélectionner les débits que vous souhaitez et de rentrer une certaine somme pour ce règlement. Par exemple : Votre élève ne vous règle que 200€ de leçons de conduite sur les 500€ qu'il vous doit, vous rentrez donc 200€ dans la case de ce débit.
+
Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :
  
−
L'affectation automatique sélectionne automatiquement les débits en fonction de leurs dates de création. 
+
1. Utiliser le module '''Séances de Code'''. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en [[Cours de Code|cliquant ici]] 😉
  
−
[[Fichier:AffectSemiAuto.png]]
+
2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus ''(Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)''
  
−
Les champs à renseigner sont :
+
3. Utiliser un Type d'activité '''"Code"''' sur votre planning ''(pas d'élève lié)''.  Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne '''1-5-3 Types d'activités''' puis cliquez sur '''"Gérer"'''. Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant '''"Type"'''.
  
−
<u>Date :</u> Conservez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une autre date.
+
===Réglages spécifiques aux Permis Moto===
  
−
<u>Saisie règlement :</u> Cliquez sur la cellule pour afficher la liste des prestations.
+
Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :  
  
−
Sélectionner dans la liste qui s'affiche la prestation en question, puis renseignez le reste du tableau.
+
====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning</span></u>====
  
−
<u>Qté :</u> Saisissez la quantité correspondant au volume de prestations réglées.
+
Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :
  
−
<u>Montant :</u> Inscrivez le montant du règlement.
+
Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊
  
−
<u>TVA :</u> Sélectionnez le taux de TVA correspondant puis valider.
+
Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :  
  
−
====Modifier/Supprimer un règlement====
+
* '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous''' : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en '''"H.C ?"''' ''(hors-circulation)''
  
−
Pour modifier ou supprimer un règlement, double-cliquez sur la date du règlement concerné afin de vous rendre sur ce règlement en module Trésorerie. Effectuez ensuite le changement.
+
====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation</span></u>====
  
−
====Renseigner un règlement impayé====
+
Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.
  
−
Voici la démarche à suivre pour indiquer un chèque impayé sur la fiche compte d'un élève :
+
Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en '''commentaire''' des RDVs.
  
−
*Dans les règlements 
+
Vous avez 2 possibilités :
  
−
Tout d'abord, nous allons indiquer que le chèque est impayé en commentaire.
+
1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique '''"Commentaire Rdvs"''', indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.  
−
#Sur la fiche compte, dans les règlements (tableau de droite), double-cliquez sur le règlement en question.
 
−
#Cliquez ensuite sur le bouton de modification en haut à droite. Cela fait apparaître le même bouton à la ligne du règlement.
 
−
#Cliquez sur ce dernier et ajoutez le mot "impayé" dans la case "Comm." puis validez.  
 
  
−
*Dans le tableau des débits
+
Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.
  
−
Maintenant, nous allons ajouter cet impayé dans la fiche compte de votre élève pour indiquer qu’il doit à nouveau cette somme. 
+
2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez '''"Modifier comment."'''. Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".
−
Rajoutez un débit (tableau de gauche) grâce au petit plus vert.  
 
−
#Dans "Date", mettez la date de retour du règlement impayé.
 
−
#Dans "Libellé", mettez "Règlement impayé".
 
−
#Dans "Montant", renseignez le montant correspondant puis validez.
 
  
−
Et voilà, le règlement impayé apparaît maintenant dans la fiche compte de votre élève 🙂
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.
  
−
===Effectuer un remboursement===
+
Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, <u>'''[[Prestations moto : séparer le Plateau et la Circulation|en cliquant ici]]'''</u>.   
 +
|}
  
−
Pour faire un remboursement sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre :
+
===Envoi et suivi des leçons pratiques===
−
# Placez votre souris sur le bouton '''Ajouter''' en haut à gauche de la page
 
−
# Cliquez sur le bouton '''Remboursement'''
 
  
−
La fenêtre suivante s'affiche :
+
====Suivi du contrat de formation====
  
−
[[Fichier:Remboursement.png|Effectuer un remboursement]]
+
Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton '''"Livret N."''' en haut à droite ''(dispo. depuis la version 11.03)'' permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊
  
 +
Voici le détail des différents états :
  
−
Vous pouvez alors :
+
[[Fichier:Bouton gris Livret N..png|50px]] L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).
−
* Choisir la date
 
−
* Définir un intitulé
 
−
* Choisir le mode de paiement
 
−
* Définir le taux de TVA à appliquer
 
−
* Définir le montant à rembourser
 
  
−
====Faire un avoir====
+
[[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).
  
−
Pour faire un avoir sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre:
+
[[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|50px]] Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.
−
# Placez votre souris sur le bouton '''Ajouter''' en haut à gauche de la page
 
−
# Cliquez sur le bouton '''Avoir'''
 
  
−
La fenêtre suivante s'affiche :
+
[[Fichier:Bouton Rose Livret N..png|50px]] Votre compte est déconnecté de la passerelle.
 +
Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉
  
−
[[Fichier:Avoir.png|Faire un avoir]]
+
====Prendre l'élève "sous contrat"====
  
 +
Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa [[Fiche Élève]].
  
−
Vous pouvez alors :
+
Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur [[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] ''Vous pouvez aussi cliquer sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''''
−
* Choisir la date
 
−
* Définir un intitulé
 
−
* Définir le taux de TVA à appliquer
 
−
* Définir le montant à rembourser
 
  
−
===Éditer le contrat-type de l'élève===
+
Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.
  
−
Pour imprimer le contrat-type rien de plus simple !
+
[[Fichier:Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png|400px]]
  
−
*Sur la Fiche Compte, cliquez sur Contrat-Type à gauche
+
Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton '''"Déclarer"'''.
−
*En haut à droite, cliquez sur le + vert
 
−
*Cochez la case adéquate dans la partie Prestations (en haut) et remplissez à votre convenance
 
−
*Validez avec le bouton Enregistrer
 
  
−
Si vous souhaitez plus d'informations ou faire des réglages sur votre contrat-type, cliquez '''[[Contrat-Type|ici]]''' !
+
''Pour modifier le département par défaut, cliquez sur '''"Gérer"''' dans les réglages Élèves, à la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''''.
  
−
==Visualiser les prestations==
+
====Envoyer manuellement les leçons passées====
  
−
Afin de faciliter la lecture des informations dans le tableau des prestations, le logiciel affiche trois couleurs :
+
Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton '''"Envoi leçons"''' pour que toutes les leçons passées soient transmises.
  
−
-      En noir : les prestations déjà effectuées
+
====Envoyer automatiquement les leçons du jour====
  
−
-      <span style="color:#0000FF">En bleu  :  les prestations du jour</span>
+
Pour les élèves déjà "sous contrat", les '''informations des leçons de la journée''' (et les éventuelles leçons précédentes qui ont été <u>modifiées</u>) vont automatiquement s'envoyer chaque nuit.
  
−
-      <span style="color:#CF0A1D>En rouge : les prestations à venir</span>
+
En cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons déjà transmises à la plateforme Livret Numérique. Seules les leçons pratiques apparaissent à cet endroit, car les leçons théoriques ne sont pas liées à un élève.
  
−
====L'onglet "Global"====
+
Trop chouette ! Il est également possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉
  
−
Si vous rentrez vos séances de code sur HarMobil, elles vont apparaître dans les Fiches Comptes des élèves au niveau de l'onglet "global".
+
Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche en dessous de la corbeille rose.
  
−
====L'onglet "Leçons de conduite"====
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Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche à côté de la date.
  
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Permet de visualiser la chronologie des leçons de conduite prises ou prévues sur le carnet de rendez-vous, l'horaire du RDV, le prix (s’il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte, le moniteur ainsi que les commentaires et suivi pédagogique.
+
Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche également à côté de la date.
  
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====Les autres onglets====
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{| class="wikitable"
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- Examens
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est important de '''rester connecté''' à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées '''automatiquement''' 😉
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- RDV préalable
 
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- RDV pédagogique
 
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- Absence non excusée
 
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Permet de visualiser la chronologie des examens, le type des épreuves passées, le tarif appliqué, le résultat (Ajourné, Prévu, Reçu, Absent, Absent Excusé), le numéro de facture de la prestation, l'heure de l'examen et les commentaires.
 
−
 
 
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Les résultats indiqués dans la colonne "Rés." (comme "Résultats"), celle-ci reste vide lorsque le résultat n'est pas encore indiqué.
 
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===Suivi des prestations de l'élève===
 
−
 
 
−
Pour ajouter ou modifier un commentaire sur un rendez-vous, cliquez simplement dans la colonne "Comment."  
 
−
 
 
−
Expliquer crédit d'heure : lien entre les débits et les prestations (formation initiale)
 
−
 
 
−
''Astuce : pour accéder rapidement à un rendez-vous, double-cliquez sur ce dernier. Vous serez directement renvoyé vers le planning ;)''
 
−
 
 
−
==Les éditions de la Fiche Compte==
 
−
 
 
−
À partir de la fiche compte, il est possible d'imprimer plusieurs documents grâce au bouton '''"Éditer"''' :
 
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*Le relevé de l'élève
 
−
*Ses rendez-vous
 
−
*Le reçu d'un règlement
 
−
*Le relevé personnalisé
 
−
* etc...
 
−
 
 
−
Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.
 
−
 
 
−
===Éditer une note===
 
−
 
 
−
Après avoir saisi un règlement, cliquez sur "Note" pour l'imprimer.
 
−
 
 
−
Pour rééditer une note, ou pour éditer une note concernant des règlements antérieurs ou ultérieurs à la date du jour, cliquez sur l'objet du règlement choisi, puis cliquez sur "Note".
 
−
 
 
−
==Voir ce que l'élève à consommé==
 
−
 
 
−
Le "Solde Réel" correspond au solde d'aujourd'hui. Il ne tient pas compte de toutes les prestations et règlements à venir.
 
−
 
 
−
La différence entre le "Solde" et "Solde Réel" c'est :
 
−
 
 
−
- Solde : c'est le solde global en tenant compte de TOUT sans distinction de date.
 
−
- Solde Réel : Uniquement de ce qui a été fait jusqu'à aujourd'hui.
 
  
−
Détails du calcul du réel :
+
===Corriger une erreur d'envoi===
  
−
*Dû Réel : le montant total de ce qui a été consommé par l'élève à ce jour ; sans compter les prestations futures
+
Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.
−
*Réglé Réel : ce que l'élève a réglé à ce jour ; sans compter les règlements à venir
 
−
*Solde Réel : le solde de l'élève à ce jour = Le Réglé réel moins le Dû réel
 
  
−
Astuce pour plus de précision :
+
Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève.
  
−
Vous pouvez afficher le tableau des détails en cliquant sur le " i ", juste à côté de Dû sur la fiche d'un élève.
+
Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton '''"Effacer"'''.  
  
−
==Facturer un élève==
+
Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton '''"Envoi leçons"''' pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉
−
 
 
−
Pour facturer un élève :
 
−
#Cliquez sur Ajouter en haut à gauche
 
−
#Puis cliquez sur '''Facture'''
 
−
 
 
−
La fenêtre suivante s'affiche :
 
−
 
 
−
[[Fichier:PopupFactureF2.png]]
 
−
 
 
−
Vous pouvez :
 
−
* Choisir un organisme si l'élève dépend d'un organisme
 
−
* Facturer le Dû Réel ou le Solde Global de la fiche
 
−
* Choisir dans le détail quelle prestation présente sur la Fiche Compte vous souhaitez facturer.
 
−
 
 
−
''Rappel : une facture n'est plus modifiable une fois éditée. Si vous souhaitez modifier une facture déjà éditée, il vous faudra l'Annuler puis refacturer par cette méthode''
 
−
 
 
−
==Les raccourcis de la Fiche Compte==
 
−
 
 
−
===Suppression rapide des débits===
 
−
 
 
−
Pour supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :
 
−
 
 
−
#Cliquez sur Outils à gauche
 
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#Cliquez sur '''RAZ Débits'''
 
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#Confirmez en cliquant sur Valider
 
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===Tarification de la Fiche Compte===
 
−
 
 
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Il est possible de consulter la grille tarifaire de l'élève sur lequel vous êtes.
 
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Cette grille permet de comprendre combien de crédits sont alloués aux Leçons de conduite, Examens, RDVPs etc... Et aussi de montrer quel sera le tarif appliqué lorsque l'élève sera hors-forfait.
 
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#Cliquez sur Outils à gauche
 
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#Cliquez sur Tarification
 
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{| class="wikitable"
 
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Version actuelle datée du 21 mars 2024 à 16:56

Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !

Cette réforme comprend 2 obligations :

  • Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
  • Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"

Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊

Le livret d'apprentissage dématérialisé

Grâce au module Suivi Mobil', vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur harmobil.fr et sur l'Appli HarMobil' (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)

Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur Appli Sarool 👍

Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, cliquez ici !

L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique"

Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁

Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève et d'envoyer manuellement les éventuelles leçons déjà effectuées.

Par la suite, toutes les leçons du jour des élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊

À savoir : Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.

Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.

La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : 21 mars 2024 😊

Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique

Activer l'envoi des leçons

Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton Roue crantée.png et de sélectionner l'onglet Logo fiche élève.png.

À la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), cliquez sur "Gérer" pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.

Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez "OUI" à la ligne 7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.

Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊

À savoir : Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.

Pour les leçons pratiques, les informations envoyées sont les suivantes :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
  • Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
  • Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)

Pour les leçons théoriques, les informations transmises sont :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • La catégorie de permis
  • le numéro de département

Précisions : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".

À savoir : Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.

Vérifier les informations des moniteurs·rices

Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :

  • Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne 1-3-1 Moniteurs et cliquez sur "Gérer"
  • À gauche, cliquez sur le bouton ""Livret" Num."
  • Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
  • Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton ""Livret" Num."
  • Pour les "moniteurs" simulateurs, indiquez le numéro d'autorisation d'enseigner A0000000000
À savoir : Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Vérifier le réglage de vos prestations

L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.

Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).

Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !

Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous, cliquez sur "Gérer"

Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle", et regardez la bulle qui s'affiche.

Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton Img bouton 'modifier'.png au bout de la ligne et modifiez la rubrique "Contrat" à l'aide du tableau ci-dessous.

Catégories Contrat-type Exemples de prestation
Envoyées comme leçons THÉORIQUES
Évaluation préalable Évaluation
Théorie : Rdv pédagogique (AAC) RDVP Théorique
Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)
Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) Stage Code / Examen blanc
Théorie : Forfait de formation théorique (Consultez les réglages spécifiques au Code en "Livret_Numérique"#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici ) Cours de code
Théorie : Séance de vérification Séance de vérification
Envoyées comme leçons PRATIQUES
Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) RDV Préalable
Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) RDVP Pratique
Pratique : Leçon de conduite individuelle Leçon de conduite
Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto Leçon Boîte Auto
Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective
Pratique : Leçon sur piste (Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en cliquant ici) Leçon de plateau (limitée à 6 élèves)
Pratique : Simulateur (sans enseignant) Leçon sur simulateur (autonomie)
Pratique : Simulateur (avec enseignant) Leçon sur simulateur avec enseignant
Pratique : Forfait de formation pratique Stage de conduite

Réglages spécifiques au Code

Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :

1. Utiliser le module Séances de Code. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en cliquant ici 😉

2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus (Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)

3. Utiliser un Type d'activité "Code" sur votre planning (pas d'élève lié). Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne 1-5-3 Types d'activités puis cliquez sur "Gérer". Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant "Type".

Réglages spécifiques aux Permis Moto

Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :

Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning

Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :

Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊

Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :

  • 1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en "H.C ?" (hors-circulation)

Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation

Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.

Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en commentaire des RDVs.

Vous avez 2 possibilités :

1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique "Commentaire Rdvs", indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.

Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.

2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez "Modifier comment.". Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".

À savoir : Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.

Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, en cliquant ici.

Envoi et suivi des leçons pratiques

Suivi du contrat de formation

Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton "Livret N." en haut à droite (dispo. depuis la version 11.03) permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊

Voici le détail des différents états :

Bouton gris Livret N..png L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).

Bouton orange Livret N..png Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).

Bouton bleu Livret N..png Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.

Bouton Rose Livret N..png Votre compte est déconnecté de la passerelle. Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉

Prendre l'élève "sous contrat"

Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa Fiche Élève.

Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur Bouton orange Livret N..png Vous pouvez aussi cliquer sur "Passerelles" puis "Livret Num."

Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.

Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png

Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton "Déclarer".

Pour modifier le département par défaut, cliquez sur "Gérer" dans les réglages Élèves, à la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Envoyer manuellement les leçons passées

Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton "Envoi leçons" pour que toutes les leçons passées soient transmises.

Envoyer automatiquement les leçons du jour

Pour les élèves déjà "sous contrat", les informations des leçons de la journée (et les éventuelles leçons précédentes qui ont été modifiées) vont automatiquement s'envoyer chaque nuit.

En cliquant sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons déjà transmises à la plateforme Livret Numérique. Seules les leçons pratiques apparaissent à cet endroit, car les leçons théoriques ne sont pas liées à un élève.

Trop chouette ! Il est également possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉

Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche en dessous de la corbeille rose.

Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo Logo leçon transmise.png s'affiche à côté de la date.

Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche également à côté de la date.

À savoir : Il est important de rester connecté à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées automatiquement 😉

Corriger une erreur d'envoi

Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.

Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève.

Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton "Effacer".

Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton "Envoi leçons" pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉

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