Réforme du "Livret Numérique" : Différence entre versions

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(→‎Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique)
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Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !
  
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Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme du "Livret" Numérique ? Alors cet article est pour vous !
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Cette réforme comprend 2 obligations :
  
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En 2023, il est prévu que les auto-écoles envoient le détail des leçons effectuées par leurs élèves à la plateforme Permis.gouv.fr (Rdv Permis), c’est le « livret » numérique 😊
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* Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
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* Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"
  
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HarMobil' inclut donc une passerelle vers ce "livret" numérique afin d'envoyer les informations en quelques clics seulement !  
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Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊
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==Le livret d'apprentissage dématérialisé==
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Grâce au module [[Suivi Mobil'|Suivi Mobil']], vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur [http://www.harmobil.fr harmobil.fr] et sur [[Appli. HarMobil'|l'Appli HarMobil']] (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)
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Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur [[Sarool|Appli Sarool]] 👍
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Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, '''[[Suivi Mobil'|cliquez ici]]''' !
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== L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique" ==
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Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁
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Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève.
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Toutes les leçons passées de l'ensemble de ces élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.
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Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.
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''La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : <u>28 mars 2024</u>'' 😊
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===Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique===
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====Activer l'envoi des leçons====
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Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] et de sélectionner l'onglet [[Fichier:Logo fiche élève.png|25px]].
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À la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)''', cliquez sur '''"Gérer"''' pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.
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Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez '''"OUI"''' à la ligne '''7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données'''.
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Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.
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Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.
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Pour les <u>leçons pratiques</u>, les informations envoyées sont les suivantes :
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* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
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* La date
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* La durée
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* L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
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* Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
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* Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)
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Pour les <u>leçons théoriques</u>, les informations transmises sont :
  
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Les informations demandées sont :
 
 
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
 
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
 
* La date  
 
* La date  
 
* La durée
 
* La durée
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* Le type de leçon (simulateur ou route)
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* La catégorie de permis
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* Le type de voiture (boite automatique ou manuelle)
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* le numéro de département
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<u>Précisions</u> : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.
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|}
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====Vérifier les informations des moniteurs·rices====
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Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :
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* Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''' et cliquez sur '''"Gérer"''' 
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* À gauche, cliquez sur le bouton '''""Livret" Num."'''
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* Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
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* Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton '''""Livret" Num."'''
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage '''7-1-1  "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''.   
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====Vérifier le réglage de vos prestations====
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L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.
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Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).
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Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !
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Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous''', cliquez sur '''"Gérer"'''
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Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo [[Fichier:Contrat type rattaché spécifiquement.png|28px|Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle"]], et regardez la bulle qui s'affiche.
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Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|28px]] au bout de la ligne et modifiez la rubrique '''"Contrat"''' à l'aide du tableau ci-dessous.
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{| class="wikitable"
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! Catégories Contrat-type !! ''Exemples de prestation''
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons THÉORIQUES'''</div>
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| Évaluation préalable || ''Évaluation''
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| Théorie : Rdv pédagogique (AAC) || ''RDVP Théorique''
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| Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) || ''Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)''
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| Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) || ''Stage Code / Examen blanc''
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| Théorie : Forfait de formation théorique (''Consultez les réglages spécifiques au Code en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici] '')|| ''Cours de code''
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| Théorie : Séance de vérification || ''Séance de vérification''
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons PRATIQUES'''</div>
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| Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) || ''RDV Préalable''
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| Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) || ''RDVP Pratique''
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| Pratique : Leçon de conduite individuelle || ''Leçon de conduite''
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| Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto || ''Leçon Boîte Auto''
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| Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique  || ''Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective''
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| Pratique : Leçon sur piste (''Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_aux_Permis_Moto cliquant ici]'') || ''Leçon de plateau (limitée à 6 élèves'')
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| Pratique : Simulateur (sans enseignant) ''<u>Bientôt dispo</u> : Consultez les réglages spécifiques au Simulateur (Pratique) en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Simulateur_.28Pratique.29 cliquant ici] ''|| ''Leçon sur simulateur (autonomie)''
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| Pratique : Simulateur (avec enseignant) ''<u>Bientôt dispo</u>  : Consultez les réglages spécifiques au Simulateur (Pratique) en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Simulateur_.28Pratique.29 cliquant ici]''|| ''Leçon sur simulateur avec enseignant''
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| Pratique : Forfait de formation pratique || ''Stage de conduite''
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|}
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Certaines prestations ne sont pas attendues par la plateforme Livret Numérique : la formation B96, les cours de perfectionnement, la passerelle 125, la formation AM, la formation post-permis et l'action de sécurité routière.
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Il n'est donc pas nécessaire de prendre sous contrat Livret Numérique les élèves concernés par ces prestations  😉
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|}
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<!--
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''AUTRE...'''</div>
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| Passerelle B78 vers B || Transmission à venir
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| Passerelle A2 vers A || Transmission à venir
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|
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''NON TRANSMIS...'''</div>
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|-
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|Formation B96 || Non prise en compte
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| Cours de Perfectionnement || Non pris en compte
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|-
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| Passerelle 125 || Non prise en compte
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|-
 +
| Formation AM || Non prise en compte
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|-
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| Formation post-permis || Non prise en compte
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|-
 +
| Action de sécurité routière || Non prise en compte
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-->
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<!--
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===Réglages spécifiques aux leçons Simulateur===
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Deux réglages sont possibles pour les leçons de Simulateur :
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1. Vous utilisez une '''prestation personnalisée''' pour les leçons Simulateur.
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Cela signifie que, sur votre planning, vous avez une couleur de case différente pour ces leçons.
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Dans ce cas, le nom de cette prestation doit contenir le mot '''"SIMUL"'''.
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Si ce n'est pas le cas, vous pouvez le modifier dans les réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous'''
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2. Vous utilisez une '''"colonne Moniteur"''' qui s'appelle "Simulateur".
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Dans ce cas, dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''', renseignez '''"A000000000"''' comme numéro d'autorisation d'enseigner de ce moniteur Simulateur.
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-->
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===Réglages spécifiques au Code===
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Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :
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1. Utiliser le module '''Séances de Code'''. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en [[Cours de Code|cliquant ici]] 😉
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2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus ''(Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)''
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3. Utiliser un Type d'activité '''"Code"''' sur votre planning ''(pas d'élève lié)''.  Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne '''1-5-3 Types d'activités''' puis cliquez sur '''"Gérer"'''. Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant '''"Type"'''.
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===Réglages spécifiques aux Permis Moto===
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Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :
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====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning</span></u>====
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Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :
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Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊
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Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :
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* '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous''' : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en '''"H.C ?"''' ''(hors-circulation)''
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====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation</span></u>====
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Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.
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Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en '''commentaire''' des RDVs.
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Vous avez 2 possibilités :
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1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique '''"Commentaire Rdvs"''', indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.
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Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.
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2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez '''"Modifier comment."'''. Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.
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Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, <u>'''[[Prestations moto : séparer le Plateau et la Circulation|en cliquant ici]]'''</u>.   
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===Réglages spécifiques au Simulateur (Pratique)===
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
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| '''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Ce « livret » numérique ne remplace pas le livret d’apprentissage obligatoire, qui peut toujours être « papier » ou dématérialisé comme sur Sarool 😉
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Important :''' La plateforme "Livret" Numérique ne permet <u>pas encore</u> la prise en compte des leçons pratique Simulateur dans le calcul automatique des ETP.
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Il est prévu qu'elle le gère en même temps que la mise en place du référentiel des Simulateurs "homologués DSR".
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'''Ces leçons ne sont donc pas envoyées via la passerelle actuellement.'''
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Bonne nouvelle ! Votre passerelle est automatique : dès que la plateforme gèrera ces leçons, votre passerelle HarMobil' sera mise à jour, et elles seront bien toutes envoyées rétroactivement pour votre calcul des ETP sur les mois d'avril-mai 2024.
 
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==Activer votre passerelle==
+
===Envoyer les leçons===
  
−
Pour activer cette passerelle, il vous suffit de vous rendre sur le bouton [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] et de sélectionner l'onglet [[Fichier:Bouton examens.png|25px]].
+
====Suivi du contrat de formation de tous vos élèves actifs====
  
−
À la ligne '''5-2-2 Permis.Gouv : Participer à l'expérimentation Livret Numérique''', cliquez sur le "NON" pour qu'il se transforme en case. Cochez la case et validez.
+
Pour avoir une vue d'ensemble de vos élèves à déclarer, à corriger ou en attente, consultez le '''Récap' de la Passerelle''' ! ''
  
−
Et voilà ! Votre passerelle avec le "Livret" Numérique est maintenant activée 😊
+
Pour cela, sur la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur le raccourci bleu '''"Livret Num."''' à droite, ou sur le bouton '''"Passerelles"''' à gauche puis '''"Livret Num."'''.
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 +
Sur la page qui s'affiche, trois onglets sont présents :
 +
* À déclarer : ces élèves sont prêts à être envoyés. Cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton raccourci Livret Num. bleu.png|30px]] pour déclarer l'élève individuellement ''(voir procédure '''Prendre l'élève "sous contrat"''' ci-dessous)''
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.  
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Astuce :''' Trop pratique ! Vous pouvez sélectionner plusieurs élèves grâce aux cases à cocher devant de leur nom, et tous les "prendre sous contrat" en même temps ! Vérifiez bien sûr avant le département par défaut, cochez "Passerelle" si nécessaire, puis cliquez sur '''Déclarer''' 😉.    
 
|}
 
|}
 +
* À corriger : ces élèves disposent d'un nombre d'heures d'évaluation non conforme avec ce qui est attendu par la plateforme "Livret" numérique (Ex : "~20/25" d'indiqué au lieu de "20")
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* En attente : ces élèves ne peuvent pas encore être envoyés car des infos sont manquantes sur sa fiche (Ex : NEPH...)
 +
 +
====Suivi du contrat de formation d'un élève====
 +
 +
Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton '''"Livret N."''' en haut à droite permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊
 +
 +
Voici le détail des différents états :
 +
 +
[[Fichier:Bouton gris Livret N..png|50px]] L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).
 +
 +
[[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).
  
−
==Utiliser la passerelle==
+
[[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|50px]] Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.
  
−
Pour que la passerelle fonctionne correctement, il est nécessaire de renseigner tous les numéros d'autorisation d'enseigner de vos moniteurs.
+
[[Fichier:Bouton Rose Livret N..png|50px]] Votre compte est déconnecté de la passerelle.
 +
Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉
  
−
Pour cela :
+
====Prendre l'élève "sous contrat"====
−
* Dans les réglages généraux [[Fichier:Logo maison.png|25px]], à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''', cliquez sur '''"Gérer"'''
 
−
* Cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|25px]] à la fin de la ligne de chaque moniteur pour modifier son numéro d'autorisation d'enseigner
 
  
−
Il est également important que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa [[Fiche Élève]] afin que l'envoi des données se fasse.  
+
Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa [[Fiche Élève]].
  
−
Une fois toutes ses informations renseignées, dans la Fiche Élève, cliquez sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''  
+
Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur [[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]]. ''Vous pouvez aussi cliquer sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''''
  
−
Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous mandat "Livret" Numérique.  
+
Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.  
  
−
Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton "Envoi leçons" pour que toutes les leçons passées soient transmises.
+
[[Fichier:Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png|400px]]
 +
 
 +
Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton '''"Déclarer"'''.
 +
 
 +
''Pour modifier le département par défaut, cliquez sur '''"Gérer"''' dans les réglages Élèves, à la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''''.
 +
 
 +
====Envoyer automatiquement les leçons passées====
 +
 
 +
Pour tous les élèves déjà "sous contrat", les '''informations des leçons passées''' (ainsi que celles <u>déjà envoyées qui auraient été modifiées</u>) vont automatiquement être transmises chaque nuit, c'est tout ! 😊
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est important de '''rester connecté''' au site de RDV Permis afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées '''automatiquement''' pour les élèves que vous avez pris sous mandat 😉
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est important de '''rester connecté''' à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons passées soient envoyées '''automatiquement''' 😉
 
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==Corriger une erreur d'envoi==
+
===Suivre les leçons envoyées===
 +
 
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====Depuis le planning (Leçons théoriques et pratiques)====
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Trop chouette ! Il est possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉
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 +
Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche en dessous de la corbeille rose.
 +
 
 +
Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche à côté de la date.
 +
 
 +
Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche également à côté de la date.
 +
 
 +
====Depuis les réglages "Livret" Numérique (Leçons théoriques)====
 +
 
 +
Pour y accéder, cliquez sur le "I" présent en haut de chaque fenêtre "Livret" Numérique (Récap contrats, Fiche élève,...)
 +
 
 +
''(vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur "Gérer" à la ligne "7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)" des réglages Elèves)''
 +
 
 +
Cliquez ensuite sur "Consulter les leçons théoriques" : toutes les leçons théoriques envoyées sont alors affichées, en fonction de la date précisée dans le sélecteur, que vous pouvez bien évidemment modifier.
 +
 
 +
En cas de besoin, vous pouvez <u>supprimer</u> une leçon en cliquant sur la corbeille en bout de ligne.
 +
 
 +
Et pour <u>modifier</u> une leçon déjà envoyée, allez directement effectuer vos modifications dans votre planning, vos séances de code, etc. puis revenez sur la page "I", et cliquez sur "Envoyer les leçons (Théoriques et Pratiques)".
 +
 
 +
====Depuis la fiche élève (Leçons pratiques)====
 +
 
 +
En cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons pratiques déjà transmises à la plateforme Livret Numérique.
  
−
Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.  
+
Si une leçon est "en erreur", et n'a donc pas été envoyée, la raison va y être précisée.
  
−
Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''.
+
Il vous suffit d'aller modifier cette leçon dans le planning ou dans les réglages, puis venir la renvoyer dans cette fenêtre, et le tour est joué 😊
  
−
Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton effacer.  
+
Si vous souhaitez <u>modifier</u> une leçon déjà envoyée, il ne vous reste là aussi qu'à aller la modifier dans HarMobil', puis de venir ici la renvoyer.
  
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Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton "Envoi leçons" pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉
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Et en cas de nécessité, vous pouvez aussi <u>supprimer</u> une leçon en cliquant sur le bouton "Effacer" en bout de ligne.

Version du 28 mars 2024 à 11:36

Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !

Cette réforme comprend 2 obligations :

  • Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
  • Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"

Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊

Le livret d'apprentissage dématérialisé

Grâce au module Suivi Mobil', vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur harmobil.fr et sur l'Appli HarMobil' (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)

Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur Appli Sarool 👍

Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, cliquez ici !

L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique"

Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁

Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève.

Toutes les leçons passées de l'ensemble de ces élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊

À savoir : Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.

Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.

La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : 28 mars 2024 😊

Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique

Activer l'envoi des leçons

Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton Roue crantée.png et de sélectionner l'onglet Logo fiche élève.png.

À la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), cliquez sur "Gérer" pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.

Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez "OUI" à la ligne 7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.

Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊

À savoir : Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.

Pour les leçons pratiques, les informations envoyées sont les suivantes :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
  • Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
  • Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)

Pour les leçons théoriques, les informations transmises sont :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • La catégorie de permis
  • le numéro de département

Précisions : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".

À savoir : Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.

Vérifier les informations des moniteurs·rices

Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :

  • Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne 1-3-1 Moniteurs et cliquez sur "Gérer"
  • À gauche, cliquez sur le bouton ""Livret" Num."
  • Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
  • Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton ""Livret" Num."
À savoir : Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Vérifier le réglage de vos prestations

L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.

Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).

Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !

Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous, cliquez sur "Gérer"

Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle", et regardez la bulle qui s'affiche.

Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton Img bouton 'modifier'.png au bout de la ligne et modifiez la rubrique "Contrat" à l'aide du tableau ci-dessous.

Catégories Contrat-type Exemples de prestation
Envoyées comme leçons THÉORIQUES
Évaluation préalable Évaluation
Théorie : Rdv pédagogique (AAC) RDVP Théorique
Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)
Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) Stage Code / Examen blanc
Théorie : Forfait de formation théorique (Consultez les réglages spécifiques au Code en cliquant ici ) Cours de code
Théorie : Séance de vérification Séance de vérification
Envoyées comme leçons PRATIQUES
Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) RDV Préalable
Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) RDVP Pratique
Pratique : Leçon de conduite individuelle Leçon de conduite
Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto Leçon Boîte Auto
Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective
Pratique : Leçon sur piste (Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en cliquant ici) Leçon de plateau (limitée à 6 élèves)
Pratique : Simulateur (sans enseignant) Bientôt dispo : Consultez les réglages spécifiques au Simulateur (Pratique) en cliquant ici Leçon sur simulateur (autonomie)
Pratique : Simulateur (avec enseignant) Bientôt dispo  : Consultez les réglages spécifiques au Simulateur (Pratique) en cliquant ici Leçon sur simulateur avec enseignant
Pratique : Forfait de formation pratique Stage de conduite
À savoir : Certaines prestations ne sont pas attendues par la plateforme Livret Numérique : la formation B96, les cours de perfectionnement, la passerelle 125, la formation AM, la formation post-permis et l'action de sécurité routière.

Il n'est donc pas nécessaire de prendre sous contrat Livret Numérique les élèves concernés par ces prestations 😉

Réglages spécifiques au Code

Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :

1. Utiliser le module Séances de Code. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en cliquant ici 😉

2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus (Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)

3. Utiliser un Type d'activité "Code" sur votre planning (pas d'élève lié). Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne 1-5-3 Types d'activités puis cliquez sur "Gérer". Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant "Type".

Réglages spécifiques aux Permis Moto

Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :

Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning

Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :

Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊

Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :

  • 1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en "H.C ?" (hors-circulation)

Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation

Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.

Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en commentaire des RDVs.

Vous avez 2 possibilités :

1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique "Commentaire Rdvs", indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.

Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.

2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez "Modifier comment.". Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".

À savoir : Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.

Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, en cliquant ici.

Réglages spécifiques au Simulateur (Pratique)

Important : La plateforme "Livret" Numérique ne permet pas encore la prise en compte des leçons pratique Simulateur dans le calcul automatique des ETP.

Il est prévu qu'elle le gère en même temps que la mise en place du référentiel des Simulateurs "homologués DSR".

Ces leçons ne sont donc pas envoyées via la passerelle actuellement.

Bonne nouvelle ! Votre passerelle est automatique : dès que la plateforme gèrera ces leçons, votre passerelle HarMobil' sera mise à jour, et elles seront bien toutes envoyées rétroactivement pour votre calcul des ETP sur les mois d'avril-mai 2024.

Envoyer les leçons

Suivi du contrat de formation de tous vos élèves actifs

Pour avoir une vue d'ensemble de vos élèves à déclarer, à corriger ou en attente, consultez le Récap' de la Passerelle !

Pour cela, sur la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur le raccourci bleu "Livret Num." à droite, ou sur le bouton "Passerelles" à gauche puis "Livret Num.".

Sur la page qui s'affiche, trois onglets sont présents :

  • À déclarer : ces élèves sont prêts à être envoyés. Cliquez sur le bouton Bouton raccourci Livret Num. bleu.png pour déclarer l'élève individuellement (voir procédure Prendre l'élève "sous contrat" ci-dessous)
Astuce : Trop pratique ! Vous pouvez sélectionner plusieurs élèves grâce aux cases à cocher devant de leur nom, et tous les "prendre sous contrat" en même temps ! Vérifiez bien sûr avant le département par défaut, cochez "Passerelle" si nécessaire, puis cliquez sur Déclarer 😉.
  • À corriger : ces élèves disposent d'un nombre d'heures d'évaluation non conforme avec ce qui est attendu par la plateforme "Livret" numérique (Ex : "~20/25" d'indiqué au lieu de "20")
  • En attente : ces élèves ne peuvent pas encore être envoyés car des infos sont manquantes sur sa fiche (Ex : NEPH...)

Suivi du contrat de formation d'un élève

Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton "Livret N." en haut à droite permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊

Voici le détail des différents états :

Bouton gris Livret N..png L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).

Bouton orange Livret N..png Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).

Bouton bleu Livret N..png Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.

Bouton Rose Livret N..png Votre compte est déconnecté de la passerelle. Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉

Prendre l'élève "sous contrat"

Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa Fiche Élève.

Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur Bouton orange Livret N..png. Vous pouvez aussi cliquer sur "Passerelles" puis "Livret Num."

Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.

Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png

Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton "Déclarer".

Pour modifier le département par défaut, cliquez sur "Gérer" dans les réglages Élèves, à la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Envoyer automatiquement les leçons passées

Pour tous les élèves déjà "sous contrat", les informations des leçons passées (ainsi que celles déjà envoyées qui auraient été modifiées) vont automatiquement être transmises chaque nuit, c'est tout ! 😊

À savoir : Il est important de rester connecté à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons passées soient envoyées automatiquement 😉

Suivre les leçons envoyées

Depuis le planning (Leçons théoriques et pratiques)

Trop chouette ! Il est possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉

Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche en dessous de la corbeille rose.

Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo Logo leçon transmise.png s'affiche à côté de la date.

Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche également à côté de la date.

Depuis les réglages "Livret" Numérique (Leçons théoriques)

Pour y accéder, cliquez sur le "I" présent en haut de chaque fenêtre "Livret" Numérique (Récap contrats, Fiche élève,...)

(vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur "Gérer" à la ligne "7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)" des réglages Elèves)

Cliquez ensuite sur "Consulter les leçons théoriques" : toutes les leçons théoriques envoyées sont alors affichées, en fonction de la date précisée dans le sélecteur, que vous pouvez bien évidemment modifier.

En cas de besoin, vous pouvez supprimer une leçon en cliquant sur la corbeille en bout de ligne.

Et pour modifier une leçon déjà envoyée, allez directement effectuer vos modifications dans votre planning, vos séances de code, etc. puis revenez sur la page "I", et cliquez sur "Envoyer les leçons (Théoriques et Pratiques)".

Depuis la fiche élève (Leçons pratiques)

En cliquant sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons pratiques déjà transmises à la plateforme Livret Numérique.

Si une leçon est "en erreur", et n'a donc pas été envoyée, la raison va y être précisée.

Il vous suffit d'aller modifier cette leçon dans le planning ou dans les réglages, puis venir la renvoyer dans cette fenêtre, et le tour est joué 😊

Si vous souhaitez modifier une leçon déjà envoyée, il ne vous reste là aussi qu'à aller la modifier dans HarMobil', puis de venir ici la renvoyer.

Et en cas de nécessité, vous pouvez aussi supprimer une leçon en cliquant sur le bouton "Effacer" en bout de ligne.

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