Passerelle EasySystème®

De AGX
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La passerelle EasySystème® vous permet :

  • d'exporter les fiches identité vers EasySystème® de Codes Rousseau
  • de récupérer les résultats de code directement sur HarMobil'
  • d'exporter les RDVs des élèves vers EasySystème®

Activer votre passerelle

Pour activer la passerelle, voici la marche à suivre :

  1. Connectez-vous depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant)
  2. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Ma Config" à gauche
  3. Sous la rubrique Modules & Passerelles, cliquez sur "+ Gérer..."
  4. Un tableau avec le nom de votre bureau est maintenant affiché, cochez la petite case avec la télécommande et la lettre R
Bouton activation passerelle EasySytème.png

Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, l'activation est instantanée !

Remarque : les modules et passerelles s'activent par bureau. Si vous avez besoin de la passerelle EasySystème® sur un autre bureau, activez-la également sur celui-ci.

Régler votre passerelle

Les réglages que nous allons effectuer sont des réglages par bureau. Ils prendront effet seulement pour le bureau sur lequel vous êtes connecté 😊

Info pratique : Un compte EasySystème ne peut être relié qu'à un seul abonnement HarMobil'. Ainsi, si vous disposez de plusieurs logiciels HarMobil', cela nécessitera un compte EasySystème distinct pour chacun.

Important : Si vous utilisiez déjà EasySystème avant la mise en place de la passerelle, il est nécessaire que les informations de vos moniteurs et de vos élèves soient strictement identiques entre HarMobil' et EasySystème. Dans le cas contraire, des "doublons" seront créés lors de la synchronisation.

Pour les moniteurs, harmonisez le nom, prénom(s) et le numéro d'autorisation d'enseigner.

Si vous avez un moniteur "simulateur", renseignez le numéro d'enseigner suivant afin que ses RDVs soient bien transmis à EasySystème® : A0000000000

Pour les élèves, faites correspondre : le nom, le prénom et la date de naissance.

Lier Harmobil' et EasySystème®

Tout d'abord, il est nécessaire d'indiquer vos identifiants EasySystème® à HarMobil'

1. Positionnez-vous sur les réglages des séances de code Icône code.png
2. À la ligne 4-1-1 Logiciels Code, cliquez sur "Gérer"
3. Cliquez sur l'onglet EasySystème®
4. Renseignez votre identifiant et mot de passe EasySystème®
5. Si vous avez l'application de suivi pratique ou de suivi des rendez-vous sur EasySystème®, cochez la case "Envoi des rendez-vous ?"
6. Si vous souhaitez synchroniser les RDVs antérieurs sur le planning EasySystème®, cochez la case "Y compris les rendez-vous antérieurs ?"
7. Si besoin, cochez la case "Import de résultats de code ?"
8. Cliquez ensuite sur le bouton vert "Configurer votre compte 'EasySystème®' pour ce bureau"

Transférer mes informations vers EasySystème®

3 étapes sont nécessaires pour paramétrer le transfert des informations HarMobil' vers EasySystème®, voici comment procéder :

Etape 1 : Paramétrage du logiciel EasySystème®

  • Dirigez-vous vers les réglages d'HarMobil'
  • Positionnez-vous sur les réglages des séances de code (septième onglet)
  • À la ligne 4-1-1 Logiciels Code, cliquez sur "Gérer"
  • Cliquez sur l'onglet EasySystème®
  • Dans "Informations à paramétrer", cocher obligatoirement les cases "Bureaux" et "Permis". Si vous avez l'application de suivi pratique ou de suivi des rendez-vous sur EasySystème®, cochez "Prestations personnalisées"
  • Cochez également la case "Permis B supplémentaires" si vous gérez les filières AAC et CS sous forme de "Permis" dans EasySystème®
  • Cliquez sur "Paramétrer votre logiciel EasySystème®"

Il est maintenant nécessaire d'indiquer à EasySystème® de se synchroniser avec HarMobil' :

  • Connectez-vous sur EasySystème®
  • Cliquez sur la clé à molette en haut à droite
  • Sélectionnez "Auto-école" et cliquez sur "Modifier"
  • Dans "Logiciel de gestion", au niveau d'AGX, cochez la case "Activer la synchronisation" et validez tout en bas de la page
  • Cliquez à nouveau sur la clé à molette en haut à droite
  • Sélectionnez "Synchronisation AGX"
  • Renseignez les liens entre les bureaux, les permis et les tâches (prestations)


Etape 2 : Initialisation du logiciel EasySystème®

  • Sur HarMobil', à la ligne 4-1-1 Logiciels Code, cliquez sur "Gérer"
  • Cliquez sur l'onglet EasySystème®
  • Dans les réglages des séances de code, allez à l'étape 2
  • Dans "Informations à initialiser", cochez la case Moniteurs et Elèves sans Rendez-vous si besoin
  • Cliquez ensuite sur le bouton bleu "Initialiser le logiciel EasySystème®"
Important : A cette étape, nous vous conseillons de bien vérifier que tous vos Moniteurs sur EasySystème® disposent d'une "pastille verte" à côté d'eux, ce qui signifie qu'ils ont bien été reliés avec HarMobil', et que la synchronisation se fera correctement.


Etape 3 : Synchronisation avec EasySystème®

(Utile seulement pour l'envoi des rendez-vous)

Une fois que les 2 premières étapes sont effectuées et que tous vos moniteurs ont une pastille verte, programmez la première synchronisation avec EasySystème® en cliquant sur le bouton "Programmer la première synchronisation EasySytème® cette nuit".

Une fois cette synchronisation effectuée, les rendez-vous seront automatiquement synchronisés chaque nuit pour être à jour le lendemain 😊

Bien sûr, en cas d'erreur, il est tout à fait possible d'annuler la programmation de la première synchronisation en cliquant sur "Annuler la première synchronisation EasySystème® prévue cette nuit"

Bon à savoir : Aujourd'hui, lors de la synchronisation, seuls les élèves actifs, inscrits depuis moins d'1 an, non reçus au code et dont la date de naissance et le courriel sont bien remplis sur leur fiche sont envoyés vers EasySystème®

Il est donc possible d'effectuer une liste de statistiques pour envoyer manuellement les élèves que vous souhaitez 😊

Par exemple, si vous souhaitez la liste des élèves actifs reçus au code :

  • Rendez-vous sur la page d'accueil, cliquez sur "Stats" puis "Élèves"
  • Comme critères, sélectionnez Actifs et Peu importe en date d'inscription
  • Cliquez ensuite sur "+plus de critères..." et à la ligne "Date reçu Code" indiquez "Non Vide"
  • Cochez la case "Date reçu Cdte" et sélectionnez "Vide"
  • Cliquez sur "Trouver"

Si besoin, envoyez leurs infos manuellement depuis leurs Fiches Élèves en cliquant sur "Passerelle" puis "Easy".


Utiliser votre passerelle

Voici quelques astuces pour transférer manuellement vos élèves, rendez-vous et résultats de vos séances de code d'HarMobil' vers EasySystème®.
Il est également important d'indiquer à EasySystème® tout changement de moniteur, de bureau ou de permis afin que la passerelle fonctionne à merveille 😊

Exporter les fiches élèves

Pour transférer les fiches élèves et leurs rendez-vous sur EasySystème®, suivez ces quelques étapes :

1. Positionnez-vous sur la Fiche Élève d'un de vos élèves
2. Cliquez sur le bouton Passerelles puis Easy® à gauche et le tour est joué !
À savoir : Pour vérifier si les informations d'un élève ont bien été transférées sur EasySystème®, il suffit de regarder la couleur de sa pastille directement sur le site d'EasySystème®.

Si la pastille est verte, c'est que les informations ont été envoyées. Si elle est grise, c'est qu'il est nécessaire de les envoyer manuellement comme expliqué ci-dessus 😉

Mettre à jour les rendez-vous

Les rendez-vous se mettent à jour automatiquement toutes les nuits 😊

Cependant, si vous souhaitez mettre à jour les rendez-vous de la journée suite à une annulation, c'est tout à fait possible !

1. Rendez-vous sur la page d'accueil
2. Cliquez sur le bouton Passerelles à gauche puis Easy®

Les rendez-vous sont transmis à votre espace EasySystème® qui, dans un second temps, va les synchroniser avec vos tablettes EasySystème®.

Importer les séances de code

Pour transférer les résultats des séances de code sur HarMobil', veuillez suivre cette procédure :

1. Positionnez-vous sur l'onglet des séances de code
2. Cliquez sur le bouton Easy® à gauche

Signaler un changement de configuration

Si vous avez un changement de moniteur, de permis ou de bureau, il est important de le notifier à EasySystème®.
Pour ce faire, rendez-vous dans les réglages d'HarMobil':

  1. Positionnez-vous sur les réglages des séances de code (septième onglet)
  2. À la ligne 4-1-1 Logiciels Code, cliquez sur "Gérer"
  3. Cliquez sur l'onglet EasySystème®
  4. Sélectionnez l'information à envoyer
  5. Cliquez ensuite sur le bouton bleu "Initialisation de votre logiciel EasySystème®".