Lettres : Différence entre versions

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(Le fonctionnement d'une lettre)
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Il est possible de stocker dans HarMobil' vos modèles d'attestations, de lettres-type ou d'autres documents que vous souhaitez partager.
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Il est possible de stocker dans HarMobil' vos modèles d'attestations, de lettres-type ou d'autres documents que vous utilisez régulièrement.  
Ainsi, vous pouvez rapidement éditer une lettre avec les informations nécessaires, ce qui va faciliter votre quotidien ! 
 
D'autant plus que vous avez des documents "types" disponibles dans votre solution HarMobil', vous n'avez plus qu'à les modifier pour qu'ils vous correspondent.  
 
  
Ces documents sont donc modifiables depuis la '''page d'accueil du logiciel, en cliquant sur Lettres à droite.'''
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Ainsi, vous pouvez rapidement éditer une lettre avec les informations nécessaires, ce qui va faciliter votre quotidien ! 😉
  
*'''L'Onglet Élèves :''' contient les attestations AM, B78... ainsi que les modèles de relance. C'est dans cet onglet que sont rangés tous les documents éditables depuis la Fiche Élève et la Fiche Compte.
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D'autant plus que vous avez des documents "types" disponibles dans HarMobil' ; vous n'avez plus qu'à finir de les personnaliser pour qu'ils vous correspondent à 100%.
*'''L'Onglet Examens :''' contient les convocations aux examens qui sont éditables depuis le module Examens uniquement.
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*'''L'Onglet Contrats :''' contient les versos de contrat qui seront pris automatiquement par HarMobil' au moment d'éditer le contrat perso.
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Ces documents sont modifiables depuis la '''page d'accueil du logiciel, en cliquant sur Lettres à droite.'''
*'''L'Onglet Organisme :''' contient des modèles de lettres à destination des organismes et des entreprises depuis le module organisme.
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*'''L'Onglet Stage :''' contient des lettres qui sont éditables seulement depuis le module des Stages.
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*'''L'Onglet Élèves :''' Cet onglet regroupe tous les documents éditables depuis la fiche Elève et la fiche Compte : attestations AM, B78... ainsi que les modèles de relance.
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*'''L'Onglet Examens :''' Ce sont les documents éditables depuis le module Examens, comme les convocations par exemple
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*'''L'Onglet Contrats :''' Il contient les versos de contrat qui sont automatiquement intégrés par HarMobil' au moment d'éditer le contrat "perso".
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*'''L'Onglet Organisme :''' Editables depuis le fichier Organisme, ces documents sont des modèles à destination des tiers : organismes, entreprises ...
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*'''L'Onglet Stage :''' Cet onglet contient les lettres éditables seulement depuis le module des Stages : conventions...
  
 
==Le fonctionnement d'une lettre==
 
==Le fonctionnement d'une lettre==
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Afin de pouvoir '''personnaliser les lettres''' avec les informations de chaque élève, nous avons créé un système de "mots-clés". Ils sont accessibles depuis le menu des mots-clés et permettent au logiciel d'aller chercher automatiquement l'information que vous souhaitez avoir dans la lettre.  
 
Afin de pouvoir '''personnaliser les lettres''' avec les informations de chaque élève, nous avons créé un système de "mots-clés". Ils sont accessibles depuis le menu des mots-clés et permettent au logiciel d'aller chercher automatiquement l'information que vous souhaitez avoir dans la lettre.  
  
Par exemple, vous pouvez automatiquement remplir le nom de l'élève sur vos lettres grâce au mot-clé "{EleveNom}.  
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Par exemple, vous pouvez automatiquement remplir le nom de l'élève sur vos lettres grâce au mot-clé "{EleveNom}".  
  
 
Le menu regroupe les mots-clés par catégorie :
 
Le menu regroupe les mots-clés par catégorie :
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Pour la trouver :  
 
Pour la trouver :  
  
#Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Lettres" à droite
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#Depuis la page d'accueil, cliquez sur '''"Lettres"''' à droite
#Dans les lettres élèves, sélectionnez la lettre "Lettre riche en mots-clés"
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#Dans les lettres élèves, sélectionnez la lettre '''"Lettre riche en mots-clés"'''
#Relevez les mots-clés correspondant aux informations dont vous aurez besoin pour rédiger vos lettres
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#Relevez les mots-clés correspondant aux informations dont vous avez besoin pour rédiger vos lettres
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==Utiliser une lettre==
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Il est possible d'utiliser une lettre à différents endroits dans HarMobil :
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* la Fiche Élève
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* la Fiche Compte
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* les Examens… 
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Quel que soit le module, le fonctionnement est le même :
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* Pour télécharger ou imprimer une lettre, cliquez sur le bouton '''"Éditer"''' à gauche et sélectionnez '''"Lettres"'''
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* Pour l'envoyer par mail, cliquez sur le bouton '''"Courriels"''' à gauche et sélectionnez '''"Lettres"'''
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==Créer une lettre==
 
==Créer une lettre==
  
#Depuis l'onglet dans lequel vous souhaitez rajouter une lettre, cliquez sur le '''+''' en haut à droite.
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#Depuis l'onglet des Lettres dans lequel vous souhaitez en rajouter une, cliquez sur [[Fichier:Bouton 'Ajouter' Blanc.png|23px]] en haut à droite.
#Dans la liste des lettres apparaît la lettre '''Nouvelle Lettre''', cliquez dessus pour la modifier.
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#Dans la liste des lettres apparaît la lettre '''"Nouvelle Lettre"''', cliquez dessus pour la modifier.
 
#Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous trouverez (de haut en bas) :
 
#Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous trouverez (de haut en bas) :
##Le bouton '''Enregistrer''' pour sauvegarder votre document
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::*Le bouton '''Enregistrer''' pour sauvegarder votre document
##Le champ '''Nom''' pour changer le nom de la lettre/attestation
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::*Le champ '''Nom''' pour changer le nom de la lettre/attestation
##Le choix d'imprimer ou pas l'entête de l'auto-école (Adresse, Téléphone, Agrément) et de l'élève au début du document.
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::*Le choix d'imprimer ou pas l'entête de l'auto-école (Adresse, Téléphone, Agrément) et de l'élève au début du document.
##Deux barres d'outils, pour '''mettre en page votre lettre'''. Avec, notamment, les <u>menus déroulants pour choisir vos mots-clé</u>.
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::*Deux barres d'outils, pour '''mettre en page votre lettre'''. Avec, notamment, les <u>menus déroulants pour choisir vos mots-clé</u>.
##Et pour finir la '''zone de texte'''.
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::*Et pour finir la '''zone de texte'''.
  
 
==Modifier une lettre==
 
==Modifier une lettre==
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==Supprimer une lettre==
 
==Supprimer une lettre==
 
Pour supprimer une lettre, depuis l'onglet désiré :
 
Pour supprimer une lettre, depuis l'onglet désiré :
#Cliquez sur la corbeille dans la barre bleue en haut à droite de l'écran.
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#Cliquez sur la [[Fichier:Corbeille.png|20px]] dans la barre bleue en haut à droite de l'écran.
#Des petites corbeilles couleur magenta apparaissent devant toutes les lettres/attestations, cliquez sur celle qui correspond au document que vous souhaitez supprimer.
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#L'icône [[Fichier:Corbeille rose.png|25px]] apparait devant toutes les lettres/attestations, cliquez sur la corbeille au niveau de la lettre que vous souhaitez supprimer.
  
 
==Importer des documents et des lettres==
 
==Importer des documents et des lettres==
Vous avez la possibilité de rajouter dans HarMobil' des documents en DOCX plus élaborés (logo, couleur, images, tableaux) ou des lettres déjà créées.
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Vous avez la possibilité de rajouter dans HarMobil' des documents en DOCX plus élaborés ou des lettres déjà créées 😊
  
 
===Ajouter un document en DOCX===
 
===Ajouter un document en DOCX===
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==Partager des fichiers PDF==
 
==Partager des fichiers PDF==
  
Vous avez la possibilité de rajouter des documents PDF dans HarMobil' : plaquette commerciale, règlement intérieur...
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Vous avez la possibilité de rajouter des documents PDF dans HarMobil', une plaquette commerciale par exemple.  
  
 
Pour faire cela, toujours depuis le listing des Lettres :
 
Pour faire cela, toujours depuis le listing des Lettres :
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#Finalisez en cliquant sur le bouton bleu '''Importer'''
 
#Finalisez en cliquant sur le bouton bleu '''Importer'''
  
''Remarque : Les mots-clé ne sont pas actifs dans les documents PDF. ''
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Version actuelle datée du 25 mars 2024 à 08:42

Il est possible de stocker dans HarMobil' vos modèles d'attestations, de lettres-type ou d'autres documents que vous utilisez régulièrement.

Ainsi, vous pouvez rapidement éditer une lettre avec les informations nécessaires, ce qui va faciliter votre quotidien ! 😉

D'autant plus que vous avez des documents "types" disponibles dans HarMobil' ; vous n'avez plus qu'à finir de les personnaliser pour qu'ils vous correspondent à 100%.

Ces documents sont modifiables depuis la page d'accueil du logiciel, en cliquant sur Lettres à droite.

  • L'Onglet Élèves : Cet onglet regroupe tous les documents éditables depuis la fiche Elève et la fiche Compte : attestations AM, B78... ainsi que les modèles de relance.
  • L'Onglet Examens : Ce sont les documents éditables depuis le module Examens, comme les convocations par exemple
  • L'Onglet Contrats : Il contient les versos de contrat qui sont automatiquement intégrés par HarMobil' au moment d'éditer le contrat "perso".
  • L'Onglet Organisme : Editables depuis le fichier Organisme, ces documents sont des modèles à destination des tiers : organismes, entreprises ...
  • L'Onglet Stage : Cet onglet contient les lettres éditables seulement depuis le module des Stages : conventions...

Le fonctionnement d'une lettre

Afin de pouvoir personnaliser les lettres avec les informations de chaque élève, nous avons créé un système de "mots-clés". Ils sont accessibles depuis le menu des mots-clés et permettent au logiciel d'aller chercher automatiquement l'information que vous souhaitez avoir dans la lettre.

Par exemple, vous pouvez automatiquement remplir le nom de l'élève sur vos lettres grâce au mot-clé "{EleveNom}".

Le menu regroupe les mots-clés par catégorie :

  • Mots-clés éclair.png: infos générales et de votre bureau
  • Mots-clés fiche élève.png: infos de la fiche identité
  • Mots-clés fiche compte.png: infos de la fiche compte
  • Mots-clés examen.png: infos des examens
  • Mots-clés organisme.png: infos des organismes

Pour vous aider à trouver le mot-clé à sélectionner dans le menu, nous avons mis à votre disposition une lettre d'aide. Pour la trouver :

  1. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Lettres" à droite
  2. Dans les lettres élèves, sélectionnez la lettre "Lettre riche en mots-clés"
  3. Relevez les mots-clés correspondant aux informations dont vous avez besoin pour rédiger vos lettres

Utiliser une lettre

Il est possible d'utiliser une lettre à différents endroits dans HarMobil :

  • la Fiche Élève
  • la Fiche Compte
  • les Examens…

Quel que soit le module, le fonctionnement est le même :

  • Pour télécharger ou imprimer une lettre, cliquez sur le bouton "Éditer" à gauche et sélectionnez "Lettres"
  • Pour l'envoyer par mail, cliquez sur le bouton "Courriels" à gauche et sélectionnez "Lettres"
Remarque : Les Lettres sont également accessibles depuis les Statistiques de chacun de ces modules, afin d'être envoyée aux élèves présents dans les résultats de vos listes ;)

Créer une lettre

  1. Depuis l'onglet des Lettres dans lequel vous souhaitez en rajouter une, cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png en haut à droite.
  2. Dans la liste des lettres apparaît la lettre "Nouvelle Lettre", cliquez dessus pour la modifier.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous trouverez (de haut en bas) :
  • Le bouton Enregistrer pour sauvegarder votre document
  • Le champ Nom pour changer le nom de la lettre/attestation
  • Le choix d'imprimer ou pas l'entête de l'auto-école (Adresse, Téléphone, Agrément) et de l'élève au début du document.
  • Deux barres d'outils, pour mettre en page votre lettre. Avec, notamment, les menus déroulants pour choisir vos mots-clé.
  • Et pour finir la zone de texte.

Modifier une lettre

Pour modifier une lettre, depuis l'onglet désiré :

  1. Cliquez sur le bouton Img bouton 'modifier'.png à la fin de la ligne
  2. Modifiez votre lettre
  3. Enregistrez les modifications que vous venez d'effectuer

Supprimer une lettre

Pour supprimer une lettre, depuis l'onglet désiré :

  1. Cliquez sur la Corbeille.png dans la barre bleue en haut à droite de l'écran.
  2. L'icône Corbeille rose.png apparait devant toutes les lettres/attestations, cliquez sur la corbeille au niveau de la lettre que vous souhaitez supprimer.

Importer des documents et des lettres

Vous avez la possibilité de rajouter dans HarMobil' des documents en DOCX plus élaborés ou des lettres déjà créées 😊

Ajouter un document en DOCX

  1. Depuis le listing des Lettres, allez tout en bas
  2. Cliquez sur Docs. à remplir
  3. Cliquez ensuite sur Importer un document
  4. Cliquez sur Choisir un fichier
  5. Finalisez en cliquant sur le bouton bleu Importer

Ajouter une lettre déjà créée

  1. Depuis le listing des Lettres, allez tout en bas
  2. Cliquez sur Importer un nouveau texte
  3. Cliquez sur Choisir un fichier
  4. Choisissez "Import avec mise en forme" pour garder la mise en forme de votre document
  5. Finalisez en cliquant sur le bouton bleu Importer

Partager des fichiers PDF

Vous avez la possibilité de rajouter des documents PDF dans HarMobil', une plaquette commerciale par exemple.

Pour faire cela, toujours depuis le listing des Lettres :

  1. Allez tout en bas et cliquez sur PDF partagés
  2. Cliquez ensuite sur Partager un nouveau document
  3. Cliquez sur Choisir un fichier
  4. Finalisez en cliquant sur le bouton bleu Importer
Remarque : Les mots-clé ne sont pas actifs dans les documents PDF.