Brouillon
La trésorerie permet de visualiser, insérer, modifier et supprimer les recettes et dépenses de l'auto-école. Vous avez également la possibilité d'éditer un certain nombre de documents nécessaires à la comptabilité de l'auto-école.
Créer un règlement
Saisie manuelle
Cliquez sur le bouton de création en haut à droite pour créer un règlement à votre élève en mémoire (l'élève courant)
La fenêtre des règlements s'ouvre, vous pouvez suivre la même procédure que sur la Fiche Compte pour créer un règlement.
Règlement sans fiche élève
Vous pouvez saisir une recette sans créer de fiche élève, utile lors de recettes spéciales comme par exemple un remboursement d’assurance, un trop perçu de TVA…
Pour cela, il ne faut avoir aucun élève en mémoire avant de cliquer sur le '+' pour créer un règlement.
- Si vous avez un élève en mémoire, cliquez simplement sur la croix dans l'encadré à gauche où apparaît son nom et prénom.
- Puis cliquez sur le '+' pour créer un règlement, tout en bas de la fenêtre de recherche, cliquez sur "Client Externe".
- Ensuite saisissez le règlement de manière habituelle.
Saisir une dépense
Saisie manuelle
Cliquez sur le bouton Dépenses en haut à gauche depuis le module Trésorerie.
Cliquez une fois sur le bouton '+', puis :
- Saisissez le nom du Fournisseur.
- Sélectionnez l'objet dans la liste des "Dépense". Validez le montant qui s'affiche par défaut ou inscrivez le nouveau montant. Validez le taux de TVA ou sélectionnez celui qui convient.
- Sélectionnez le mode de paiement.
Échéancier prévisionnel
Un échéancier prévisionnel vous permet de saisir en une seule opération vos dépenses prévisibles et régulières (locations de véhicules, remboursements d’emprunts, abonnements mensuels, etc.).
Il suffit de cliquer sur le bouton "Échéancier" en dépenses, et de renseigner les caractéristiques de la dépense, le nombre d’échéances et la périodicité en mois. Cliquez sur le bouton "Créer" pour valider l’opération.
Modifier une écriture
- Cliquez sur le bouton de modification en haut à droite. Ce même bouton apparaît devant chaque ligne de Trésorerie
- Cliquez ensuite sur le bouton de modification devant la ligne que vous souhaitez modifier
- Modifiez ensuite votre écriture puis Validez.
Effacer une écriture
Sélectionnez l'écriture à effacer et cliquez une fois sur la corbeille en haut à droite.
Harmobil' vous demande alors la confirmation de votre suppression.
L'écriture dans la fiche compte est automatiquement effacée et le solde de l'élève réajusté.
Le récapitulatif de vos opérations du jour
Le bouton 'Récap' vous permet de voir la somme de tous les règlements qui ont été effectués dans la journée. Ces règlements sont partagés en différentes lignes qui correspondent à vos modes de paiement.
Voir le Récap
- Cliquez sur le bouton 'Récap' dans les onglets de gauche du module Trésorerie. Vous y trouverez le récapitulatif de toutes vos opérations de la journée.
- En cliquant sur "+ Tous les détails...", vous pouvez voir vos règlements répartis dans des tableaux en fonction de vos modes de paiement.
Changer la répartition des modes de paiement
- Cliquez sur la ligne "Réglage des modes de paiement" en haut des tableaux.
- En cliquant sur "Modifier" à la fin de la ligne du mode paiement, vous avez le choix entre deux icônes (récap ou banque).
Ces dernières vont vous permettre de choisir la répartition de vos modes de paiement dans les deux tableaux.
L'icône "Récap" est pour ce qui rentre en espèces ou en chèque et l'icône "Banque" pour ce qui va directement à la banque.
Transférer les écritures comptables
Cet onglet est disponible qu'avec le module "Transfert Compta".
Dans le module Trésorerie, vous avez la possibilité de transférez les données de vos recettes, vos dépenses et de vos factures en écriture comptable.
Cliquez sur le bouton 'Transférer' dans les onglets de gauche pour faire apparaître une fenêtre 'Transfert Compta'.
- Cochez les cases qui vous intéressent et sélectionnez la période dont vous avez besoin ainsi que le bureau concerné. Vous avez la possibilité de sélectionner "Tous les bureaux".
- Cliquez sur "Transférer". Ça va générer un fichier CSV.
Il est possible de changer le format de ce fichier dans vos réglages.
- Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de votre écran.
- Sélectionnez l'onglet "Trésorerie", le cinquième en partant de gauche.
- A la ligne 4-1-1 Transfert Compta, cliquez sur "Gérer".
- Dans le tableau de vos préférences, sélectionnez le 'type compta' ainsi que le 'type de fichier' désiré.
- Appuyer sur le bouton
Les éditions en Trésorerie
A partir de la trésorerie, il est possible d'imprimer plusieurs documents :
Le reçu du règlement de l'élève
Sur la page des 'Recettes', sélectionnez le règlement dont vous souhaitez le reçu et cliquez sur le bouton "Note" à gauche de votre écran.
La liste de trésorerie réalisée préalablement
Dans votre module "Trésorerie", cliquez sur le bouton "Stats". Vous allez être redirigé vers la page 'Statistiques Recettes'.
- Remplissez les critères de recherche. Pour faire une recherche plus précise, cliquez sur "+ plus de critères...".
- Cliquez sur "Trouver".
- Les différents opérations vont apparaître, si vous souhaitez plus de détails, cliquez sur "+ Tous les détails".
Pour éditer cette liste, cliquez sur le bouton "Editer" qui se trouve à gauche de votre écran.
Vous pouvez également créer une remise de chèque pour cette même liste en cliquant sur le bouton "Remise" juste en dessous du bouton "Editer".
Réglages
| Type | Numéro | Nom | Description |
|---|---|---|---|
| 1-1-1 | Journaux | Permet de gérer les libellés des journaux | |
| 1-1-2 | Comptes | Permet d'ajouter ou de supprimer des comptes | |
| 1-2-1 | Modes de paiement | Permet d'ajouter ou de supprimer des moyens de paiement | |
| 1-3-1 | Taux de TVA | Permet d'ajouter ou de supprimer des taux de TVA | |
| 1-4-1 | Dépenses | Permet de gérer la liste de vos dépenses | |
| 1-5-1 | Fournisseurs | Permet de gérer la liste de vos fournisseurs | |
 |
2-1-1 | Afficher les recettes | Permet d'afficher ou de masquer les recettes des autres bureaux |
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2-1-2 | Colonnes à afficher dans les Recettes | Permet de sélectionner les colonnes affichées dans vos recettes |
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2-1-3 | Afficher les Dépenses | Permet d'afficher ou de masquer les dépenses des autres bureaux |
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2-1-4 | Colonnes à afficher dans les Dépenses | Permet de sélectionner les colonnes à afficher dans vos dépenses |
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2-2-1 | Vue par défaut | Permet de choisir la vue affichée par défaut dans l'onglet Trésorerie |
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2-3-1 | Regrouper les règlements | Permet d'activer ou de désactiver le regroupement des règlements comprenant plusieurs articles |
| 2-4-1 | Création règlement par défaut sur le | Permet de définir le bureau par défaut sur lequel le règlement sera créé | |
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3-1-1 | Récap. : montant init. | Permet d'initialiser le montant en caisse |
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|
3-1-2 | Récap. : date init. | Permet d'initialiser la date du montant en caisse |
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3-2-1 | Banque : montant init. | Permet d'initialiser le montant en banque |
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|
3-2-2 | Banque : date init. | Permet d'initialiser la date du montant en banque |
| 4-1-1 | Transfert Compta | Paramétrages du module Transfert Compta (export vers des logiciels de comptabilité) | |
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5-1-1 | Ma Banque : Etablissement | Permet de renseigner le nom de l'établissement bancaire pour le bordereau de remise de chèques |
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5-1-2 | Ma Banque : Guichet | Permet de renseigner le numéro de guichet de votre banque pour le bordereau de remise de chèques |
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5-1-3 | Ma Banque : N° de Compte | Permet de renseigner le numéro de votre compte bancaire pour le bordereau de remise de chèques |
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5-1-4 | Ma Banque : Clé RIB | Permet de renseigner votre clé RIB pour le bordereau de remise de chèques |
