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Bienvenue sur la Foire aux Réponses d'HarMobil'

Boite auto : comment mettre en place cette nouvelle formation ?

La mise en place de cette nouvelle formation sur HarMobil' se fait en 4 étapes :

1. Ajout du permis

Si ce n’est pas déjà le cas, notons que votre établissement propose maintenant le permis « B78 »

• Rendez-vous dans les Réglages puis les réglages généraux (1er onglet).
• A la ligne 1-4-1 Permis, cliquez sur Gérer
• Les permis enseignés chez vous sont ceux qui ont une étoile devant : au besoin, cliquez sur le bouton de modification du permis B78 et cochez la petite case en début de ligne.
• Choisissez si besoin une couleur associée au permis : c’est cette couleur dans laquelle s’afficheront les noms et prénoms des élèves pour ce permis et qui permettra de les différencier au planning.

2. Créer la prestation-type sur le planning (OPTIONNEL)

Il est nécessaire de créer une prestation-type dans deux cas :

• Si vous utilisez l’option de réservation en ligne sur l’appli Sarool des élèves
• Si vous souhaitez différencier encore plus la boite manuelle de la boite auto sur le planning (couleur différente)

Voici la notice pour le faire 😉 

Note : Pour la boite automatique, il est important de sélectionner « Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto » dans le Contrat et de cocher la case « Form.Init ? ». PRATIQUE : Vous pouvez aussi pour vos nouvelles formules modifier la « Prestation prioritaire » (dans la partie « Modalité de tarification ») en sélectionnant la leçon boite auto. Ainsi, si votre élève courant est en boite auto, sur le planning, cette prestation sera présélectionnée pour vous 😉

3. Créer les tarifs et les formules

Ainsi, vous pouvez créer vos lignes tarifaires dans les prestations correspondantes (leçon de conduite si vous n’avez pas choisi de créer une prestation séparée) .

Voici la notice pour l’ajout des tarifs et formules. 

Précisions importantes :

• Veillez à ce que les tarifs soient associés aux bons permis et uniquement à ceux-ci.
• Si la ligne de tarif pour les leçons de conduite BA se trouve dans la prestation « leçon de conduite » classique, veillez à bien modifier la ligne du contrat en « Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto »
• Il vous faudra aussi sans doute créer de nouvelles lignes de tarif pour, par exemple, l’accompagnement à l’examen BA (dans la même prestation que la manuelle)

4. Utilisation

Ensuite, il suffit de bien veiller à :

• Mettre le bon permis et la bonne formule à l'inscription
• Et utiliser la bonne prestation sur le planning (si vous avez différencié le B du B78) 

Tout le reste est automatique ! 😊

Le tarif supplémentaire ne se met au bon prix, comment faire ?

Quand les leçons supplémentaires d'un élève s'insèrent à 0 euro ou au mauvais tarif, c'est que les paramètres de cette fiche indiquent à HarMobil' de faire cela.

Il est donc nécessaire de vérifier vos réglages en 3 étapes.

Tout d'abord, vérifiez dans ses débits, qu'il n'y ait pas d'autres prestations rattachées à des leçons de conduite :

1. Vérification depuis la fiche compte

• Sur la Fiche compte de votre élève, positionnez le curseur de votre souris sur les textes de vos débits
• Une info-bulle apparaîtra, vous précisant à quelle prestation ils sont rattachés
• Vous allez en trouver certains qui sont rattachés à des leçons de conduite, alors qu'ils ne devraient pas
• Vous pourrez ensuite les modifier dans vos tarifs

2. Depuis les tarifs

• Depuis la page d'accueil, rendez-vous dans Prix puis Tarifs à gauche
• Vérifiez si le tarif en question est bien positionné dans la bonne prestation que vous posez sur le planning
• Modifiez-le en changeant sa prestation associée si besoin

3. Mettre à jour le débit

Une fois que le tarif est correctement paramétré à sa prestation :

• Rendez-vous dans Formules, en haut à gauche de vos tarifs
• Modifiez le débit correspondant en sélectionnant un autre débit au hasard
• Puis re-sélectionnez le bon débit pour le mettre à jour

Rendez-vous ensuite sur la Fiche compte de l'élève pour faire de même 😊

Ajouter plusieurs élèves sur une même facture pour un organisme

Créer une facture concernant plusieurs élèves, pour un même organisme, se fait en 2 étapes :

1. Créer la facture à votre organisme

• Depuis votre page d'accueil, rendez-vous dans ProForma puis Factures dans le menu bleu
• Cliquez sur le [+] en haut à droite
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, laissez "Elève" sur AUCUN et sélectionnez l'organisme concerné
• Cliquez sur "Créer"
• Ajoutez les prestations que vous souhaitez facturer, MAIS n'éditez pas encore la facture : notez son numéro.

2. Ajouter des élèves à cette facture

• Rendez-vous sur la fiche compte d'un élève que vous souhaitez ajouter à la facture
• Cliquez sur Outils puis Facturer
• En bas à gauche de la fenêtre qui vous est proposée, cliquez sur Ajouter à une facture existante
• Cochez la case facture n° et sélectionner dans le menu déroulant la facture à laquelle vous souhaitez ajouter cet élève, puis cliquez sur Facturer
• Répétez ensuite cette manipulation avec vos autres élèves à facturer, depuis leur Fiche Compte

Vous savez maintenant comment faire une facture à plusieurs élèves, pour un même organisme 😊

Quand, pourquoi et comment effectuer une clôture

PARTIE QUAND, PARTIE POURQUOI ET PARTIE COMMENT ?

Nous allons vous donner toutes les explications concernant la fonction Clôture.

Cette fonction permet de répondre à la conformité de votre logiciel HarMobil’.

En effet, la loi de "finances" de 2016 rend obligatoire une clôture une fois par an à la date de fin d’exercice comptable.

Elle verrouille les recettes, dépenses et factures de la période spécifiée. Il n'est alors plus possible d’ajouter ni de modifier une écriture sur cette période. Pour toute rectification, cela se fera soit sur la période non clôturée, soit par une écriture de régularisation en comptabilité.

Votre solution répond ainsi aux 4 exigences de la conformité législative : Sécurité, Inaltérabilité, Conservation et Archivage des données.

Une attestation de conformité de votre logiciel HarMobil’ est d’ailleurs disponible. Vous pouvez la télécharger en passant par la Page d’Accueil puis en cliquant sur Outils > Attestation ou dans le module Trésorerie en cliquant sur "Clôtures"

Comment faire une saisie simplifiée des Fiches Comptes ?

PARLER DES 3 DIFFERENTS TYPES D'ELEVES ?

Pour ressaisir dans HarMobil’ les informations des élèves en cours de formation, nous vous conseillons la « saisie simplifiée ».

Il s’agit surtout de vous faire gagner du temps et de l’énergie en ne ressaisissant dans HarMobil’ que ce que l’élève n’a pas encore consommé. Bien sûr, si vous préférez ressaisir l’entièreté de la formation passée de l’élève et ses règlements, c’est possible.

Pour ressaisir simplement, voici la méthode :

• Depuis la fiche compte vierge de l’élève, cliquez sur le + vert du tableau des débits.
• Ajoutez la première ligne, par exemple les leçons de conduite que l’élève n’a pas encore payées ou consommé en prenant soin de respecter la quantité de leçons disponibles.
• Ajoutez ainsi toutes les prestations de sorte que le solde corresponde bien à ce que l’élève vous doit aujourd’hui.

Le solde est juste et les leçons passeront bien en inclus dans le tableau des prestations en dessous lorsqu’elles seront mises au planning 😉