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Bienvenue sur la Foire aux Réponses d'HarMobil'

Boite auto : comment mettre en place cette nouvelle formation ?

La mise en place de cette nouvelle formation sur HarMobil' se fait en 4 étapes :

1. Ajout du permis

Si ce n’est pas déjà le cas, notons que votre établissement propose maintenant le permis « B78 »

• Rendez-vous dans les Réglages puis les réglages généraux (1er onglet).
• A la ligne 1-4-1 Permis, cliquez sur Gérer
• Les permis enseignés chez vous sont ceux qui ont une étoile devant : au besoin, cliquez sur le bouton de modification du permis B78 et cochez la petite case en début de ligne.
• Choisissez si besoin une couleur associée au permis : c’est cette couleur dans laquelle s’afficheront les noms et prénoms des élèves pour ce permis et qui permettra de les différencier au planning.

2. Créer la prestation-type sur le planning (OPTIONNEL)

Il est nécessaire de créer une prestation-type dans deux cas :

• Si vous utilisez l’option de réservation en ligne sur l’appli Sarool des élèves
• Si vous souhaitez différencier encore plus la boite manuelle de la boite auto sur le planning (couleur différente)

Voici la notice pour le faire 😉 

Note : Pour la boite automatique, il est important de sélectionner « Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto » dans le Contrat et de cocher la case « Form.Init ? ». PRATIQUE : Vous pouvez aussi pour vos nouvelles formules modifier la « Prestation prioritaire » (dans la partie « Modalité de tarification ») en sélectionnant la leçon boite auto. Ainsi, si votre élève courant est en boite auto, sur le planning, cette prestation sera présélectionnée pour vous 😉

3. Créer les tarifs et les formules

Ainsi, vous pouvez créer vos lignes tarifaires dans les prestations correspondantes (leçon de conduite si vous n’avez pas choisi de créer une prestation séparée) .

Voici la notice pour l’ajout des tarifs et formules. 

Précisions importantes :

• Veillez à ce que les tarifs soient associés aux bons permis et uniquement à ceux-ci.
• Si la ligne de tarif pour les leçons de conduite BA se trouve dans la prestation « leçon de conduite » classique, veillez à bien modifier la ligne du contrat en « Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto »
• Il vous faudra aussi sans doute créer de nouvelles lignes de tarif pour, par exemple, l’accompagnement à l’examen BA (dans la même prestation que la manuelle)

4. Utilisation

Ensuite, il suffit de bien veiller à :

• Mettre le bon permis et la bonne formule à l'inscription
• Et utiliser la bonne prestation sur le planning (si vous avez différencié le B du B78) 

Tout le reste est automatique ! 😊

ANTS : Transférer un élève venant d'une autre Auto-école

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Le tarif supplémentaire ne se met au bon prix, comment faire ?

Quand les leçons supplémentaires d'un élève s'insèrent à 0 euro ou au mauvais tarif, c'est que les paramètres de cette fiche indiquent à HarMobil' de faire cela.

Il est donc nécessaire de vérifier vos réglages en 3 étapes.

Tout d'abord, vérifiez dans ses débits, qu'il n'y ait pas d'autres prestations rattachées à des leçons de conduite :

1. Vérification depuis la fiche compte

• Sur la Fiche compte de votre élève, positionnez le curseur de votre souris sur les textes de vos débits
• Une info-bulle apparaîtra, vous précisant à quelle prestation ils sont rattachés
• Vous allez en trouver certains qui sont rattachés à des leçons de conduite, alors qu'ils ne devraient pas
• Vous pourrez ensuite les modifier dans vos tarifs

2. Depuis les tarifs

• Depuis la page d'accueil, rendez-vous dans Prix puis Tarifs à gauche
• Vérifiez si le tarif en question est bien positionné dans la bonne prestation que vous posez sur le planning
• Modifiez-le en changeant sa prestation associée si besoin

3. Mettre à jour le débit

Une fois que le tarif est correctement paramétré à sa prestation :

• Rendez-vous dans Formules, en haut à gauche de vos tarifs
• Modifiez le débit correspondant en sélectionnant un autre débit au hasard
• Puis re-sélectionnez le bon débit pour le mettre à jour

Rendez-vous ensuite sur la Fiche compte de l'élève pour faire de même 😊

Ajouter plusieurs élèves sur une même facture pour un organisme

Créer une facture concernant plusieurs élèves, pour un même organisme, se fait en 2 étapes :

1. Créer la facture à votre organisme

• Depuis votre page d'accueil, rendez-vous dans ProForma puis Factures dans le menu bleu
• Cliquez sur le [+] en haut à droite
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, laissez "Elève" sur AUCUN et sélectionnez l'organisme concerné
• Cliquez sur "Créer"
• Ajoutez les prestations que vous souhaitez facturer, MAIS n'éditez pas encore la facture : notez son numéro.

2. Ajouter des élèves à cette facture

• Rendez-vous sur la fiche compte d'un élève que vous souhaitez ajouter à la facture
• Cliquez sur Outils puis Facturer
• En bas à gauche de la fenêtre qui vous est proposée, cliquez sur Ajouter à une facture existante
• Cochez la case facture n° et sélectionner dans le menu déroulant la facture à laquelle vous souhaitez ajouter cet élève, puis cliquez sur Facturer
• Répétez ensuite cette manipulation avec vos autres élèves à facturer, depuis leur Fiche Compte

Vous savez maintenant comment faire une facture à plusieurs élèves, pour un même organisme 😊

Quand, pourquoi et comment effectuer une clôture

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Comment faire une saisie simplifiée des Fiches Comptes ?

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