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Une Fiche Compte est automatiquement créée lors de la création d'une fiche élève.

La Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc...

Pour y accéder, cliquer sur le bouton

Présentation de la Fiche Compte

La fiche compte se décompose en 3 tableaux :

• Débits : ce que l'élève a acheté
• Règlements : ce que l'élève a payé
• Tableau des prestations : ce que l'élève a effectué

Gérer une Fiche Compte

Gérer les débits

Débiter une formule

La date de débit de vos formules est réglable.

Vous avez 3 choix :

• La date de l’inscription de l’élève,
• La date de son évaluation
• La date du jour à laquelle vous affectez la formule aux débits.

Visiblement, il semble que ce soit réglé sur la date du jour alors que la date d’évaluation semble mieux correspondre à votre situation.

Je vous guide pour modifier ce paramètre pour les prochains élèves :

• Rendez-vous dans vos Réglages et sélectionnez l’onglet Compte (symbole €)
• Descendez jusqu’à la ligne 6-1-1 Formules : Date débits
• Dans l’encart de la ligne, sélectionnez « Date d’évaluation » dans le menu déroulant.
• Validez avec la coche verte

C’est terminé : tous vos nouveaux ajouts de formules se feront à la date de l’évaluation de l’élève 👍

Supprimer un débit

Assurez-vous qu'il est vraiment judicieux de supprimer cette ligne ou si c'est mieux de rajouter une ligne débit négative. Particulièrement si le contrat a déjà été édité, ou si sur cette ligne débit figure déjà un N° de facture.

Une fois la décision prise voici comment faire :

• Rendez-vous sur sa Fiche Compte
• Sélectionnez la ligne de débit à supprimer
• Cliquez sur la corbeille en haut à droite sur le bandeau bleu
• Validez en cliquant sur Oui

Éditer le contrat-type de l'élève

Sur la Fiche Compte, cliquez sur Contrat-Type à gauche

• En haut à droite, cliquez sur le + vert
• Cochez la case adéquate dans la partie Prestations (en haut) et remplissez à votre convenance
• Validez avec le bouton Enregistrer

Visualiser les prestations

les différents onglets

Les éditions de la Fiche Compte

À partir de la fiche compte, il est possible d'imprimer plusieurs documents grâce au bouton "Éditer" :

• Le relevé de l'élève
• Ses rendez-vous
• Le reçu d'un règlement
• Le relevé personnalisé
• etc...

Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.

Voir ce que l'élève à consommé

Le "Solde Réel" correspond au solde d'aujourd'hui. Il ne tient pas compte de toutes les prestations et règlements à venir.

La différence entre le "Solde" et "Solde Réel" c'est :

- Solde : c'est le solde global en tenant compte de TOUT sans distinction de date. - Solde Réel : Uniquement de ce qui a été fait jusqu'à aujourd'hui.

Détails du calcul du réel :

• Dû Réel : le montant total de ce qui a été consommé par l'élève à ce jour ; sans compter les prestations futures
• Réglé Réel : ce que l'élève a réglé à ce jour ; sans compter les règlements à venir
• Solde Réel : le solde de l'élève à ce jour = Le Réglé réel moins le Dû réel

Astuce pour plus de précision :

Vous pouvez afficher le tableau des détails en cliquant sur le " i ", juste à côté de Dû sur la fiche d'un élève.

Les raccourcis de la Fiche Compte

Suppression rapide des débits

Pour supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :

1. Cliquez sur Outils à gauche
2. Cliquez sur RAZ Débits
3. Confirmez en cliquant sur Valider

Tarification de la Fiche Compte

Il est possible de consulter la grille tarifaire de l'élève sur lequel vous êtes. Cette grille permet de comprendre combien de crédits sont alloués aux Leçons de conduite, Examens, RDVPs etc... Et aussi de montrer quel sera le tarif appliqué lorsque l'élève sera hors-forfait.

1. Cliquez sur Outils à gauche
2. Cliquez sur Tarification

Bonus : Vous souhaitez être accompagné pour utiliser efficacement et rapidement vos Fiches Comptes ? Demandez à votre conseiller AGX de vous inscrire à la prochaine Perfect Class ! Une formation entièrement gratuite pour vous permettre de maîtriser totalement vos Fiches Comptes ;)