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La Fiche Élève permet de saisir vos inscriptions, de consulter et modifier les informations générales de vos élèves, et d'envoyer des dossiers vers l'ANTS.
Gérer une Fiche Élève
Créer une Fiche Élève
- Rendez-vous sur le module Fiche Élève
- Cliquez sur le bouton
pour créer une nouvelle fiche et saisir son nom et prénom(s).
Renseigner une Fiche Élève
Saisissez les différentes informations (date de naissance etc.), puis cliquez sur 
Renommer une fiche
Pour modifier le nom ou le(s) prénom(s) de l'élève :
- Cliquez sur Outils à gauche
- Cliquez sur Renommer
- Réalisez la modification puis validez
Désactiver une fiche
Il est possible de masquer un élève de la Recherche afin d'afficher uniquement les élèves en cours de formation.
Il suffit de cliquez sur Actif pour masquer par défaut l'élève dans la Recherche.
Archiver une fiche
Vous pouvez archiver un élève de votre logiciel. Cela équivaut à une suppression et sert à alléger le logiciel.
- Cliquez sur Outils à gauche
- Cliquez sur Archiver
- Validez le message apparaissant à l'écran
Conseil : Assurez-vous d'avoir le dossier "papier" de l'élève avant d'archiver
Éditer une fiche
Vous pouvez éditer la Fiche Élève et la Fiche Compte d'un élève en une manipulation, pour cela :
- Cliquez sur Editer à gauche
- Cliquez sur Fiche Complète
Vous pouvez ensuite choisir d'enregistrer le document sur votre ordinateur ou de l'imprimer
Rechercher un élève
Par son nom ou prénom
Par le bouton "Dénicher"
Le bouton Dénicher est similaire au bouton de Recherche Élève, il permet de retrouver l'identité de l'élève à partir de :
- son numéro de téléphone,
- son adresse mail,
- son NEPH ou N° de dossier ANTS
Remarque : Pour rechercher les élèves inactifs, il suffit de cocher la case "Voir les élèves inactifs" lors de la recherche
Utiliser le Mémo
La partie droite de la Fiche Élève contient différentes zones d'annotation.
Onglet de base
L'onglet de base du mémo se nomme justement Mémo. C'est une zone de texte libre.
Correspondances
L'onglet Corresp. récapitule les échanges avec l'élève. On y retrouve la date, l'heure et le type de document :
- Editions : Les documents imprimés
- Courriels : Les documents envoyés par l'onglet Courriel (il est possible en renseignant le champ 2nd Courriel', d'envoyer une copie du mail sur l'adresse des parents par exemple)
- SMS : Les SMS envoyés en mode manuel (depuis Fiche Identité ou Fiche Compte) ou en mode automatique (Planning ou Examens)
Sarool
L'onglet Sarool récapitule les opérations réalisées par l'élève sur SAROOL. (Réservation/Annulation de RDV ou paiement en ligne)
Mémo "Espace Elève Sarool"
Le mémo en bas à gauche de la fiche est commun avec le compte SAROOL de l'élève. Les annotations saisies ici sont visibles par l'élève.
L'aide pour son paramétrage est disponible sur l'article SAROOL.
Editer des documents
Personnaliser la Fiche Élève
Ajouter des couleurs par Permis
Ajouter une rubrique personnalisée
Vous avez la possibilité de rajouter des rubriques à renseigner sur toutes vos Fiches Élèves. Pour cela, depuis le module en question, cliquez en haut à droite sur l'engrenage des réglages.
Cliquez ensuite sur le mot "Gérer" du paramètre 1-2-1 "Rubriques personnalisées" Vous pouvez ensuite :
- Ajouter une rubrique par le bouton de création
- Supprimer une rubrique par la corbeille
- Modifier une rubrique par le bouton de modification
Faire une demande ANTS
Une passerelle entre Harmobil' et l'ANTS permet d'envoyer le dossier sur l'ANTS sans avoir à ressaisir les informations de l'élève.
Pour plus d'information sur le paramétrage et l'utilisation de la passerelle AGX-ANTS : Cliquez ici HarMobil' - ANTS
Les raccourcis de la Fiche Élève
SMS
Le bouton SMS ouvre une fenêtre pour envoyer un SMS à l'élève directement depuis Harmobil'.
Lorsqu'un numéro de téléphone portable est renseigné, vous pouvez choisir d'activer ou désactiver l'envoi d'SMS à ce numéro. Pour cela, il suffit de cliquez sur l'icone juste à droite du numéro de téléphone.
= inactif
= actif
Notification
Le bouton Notification permet d'ouvrir une fenêtre pour faire passer un message à l'élève sous forme de notification par le biais de son application SAROOL.
L'élève doit installer et se connecter à l'application SAROOL au préalable
Sarool
Le bouton Sarool permet dans un premier temps d'envoyer le lien d'activation à l'élève. Puis de gérer son accès :
- Le bouton Activer : permet de valider l'adresse mail de l'élève une fois le lien envoyé.
- Le bouton Débloquer : permet comme son nom l'indique de débloquer le compte suite à plusieurs tentatives de connexion avec mots de passe erronés
- Le bouton Supprimer : permet de supprimer totalement l'accès de l'élève.
C'est utile si l'élève est venu faire une première formation dans votre auto-école et souhaite faire une deuxième formation. Pour éviter qu'il se connecte à son ancien compte par erreur, vous supprimez l'ancien compte Sarool et n'activez que le nouveau.
Docs.
C'est un espace de stockage que possède chaque élève dans lequel vous pouvez stocker des fichiers PDF ou image.
L'aide pour son paramétrage est disponible sur l'article SAROOL.
Dispos
Permet de renseigner les créneaux horaires où l'élève est disponible.
Cela est ensuite utilisé dans le Planning pour trouver d'un clin d'oeil les élèves susceptibles d'être disponibles sur un créneau choisi.
Apte Examens
Sur la fiche Élèves sont présents deux boutons dans la partie Apte Examens qui permettent, une fois activé, de recenser par des listes tous les élèves susceptibles de se présenter à un examen théorique ou pratique.
Réglages
| Type | Numéro | Nom | Description |
|---|---|---|---|
| 1-1-1 | Modèles de lettres personnalisés | Permet de gérer la totalité de vos lettres sur votre solution | |
| 1-2-1 | Rubriques personnalisées | Permet de gérer les rubriques personnalisées affichées sur la fiche identité de vos élèves | |
| 1-3-1 | Pièces à fournir | Permet de gérer les noms des pièces à fournir sur la fiche identité de vos élèves | |
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2-1-1 | Afficher les Elèves | Permet de définir à quels élèves de quels bureaux aura accès l'utilisateur en sélection |
| 3-1-1 | Nbre jours RDVP après Date RDV préalable | Permet, lorsque vous remplissez le RDV préalable sur la fiche identité de votre élève, de définir après combien de jours les RDV pédagogiques seront calculés | |
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4-1-1 | A.N.T.S. | Permet de gérer vos réglages avec la passerelle ANTS |
| 4-2-1 | Cerfa02 : Type | Permet de définir de quelle manière le document Cerfa02 sera édité depuis HarMobil' | |
| 4-2-2 | Cerfa02 : Tampon du bureau | Permet de choisir si vous souhaitez inclure le tampon de votre bureau sur le document Cerfa02 (lié à 3-1-1 des réglages généraux) | |
| 4-3-1 | Cerfa06 : Type | Permet de définir de quelle manière le document Cerfa06 sera édité depuis HarMobil' | |
| 4-3-2 | Cerfa06 : Date | Permet de définir la date qui sera inscrite sur le document Cerfa06 | |
| 4-4-1 | Cerfa Médical : Type | Permet de définir la couleur d'édition du document Cerfa Médical | |
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4-5-1 | Cerfas : Département / Pays étranger | Lorsque le département ou le pays indiqué sur les documents Cerfa sont étrangers, permet de définir si le logiciel doit inscrire « 099 » ou laisser vide |
| 5-1-1 | Couleur par défaut | Permet de définir la couleur par défaut attribuée aux élèves lors de leur inscription : permis ou bureau | |
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5-2-1 | Confirmer l'envoi de la clé Sarool par mail ? | Faire apparaître ou non un message de confirmation lors de l'envoi de la clé Sarool à l'élève |
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6-1-1 | Activer les SMS automatiquement | Permet d'activer par défaut ou non l'icône SMS située à coté du numéro de téléphone de l'élève |
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7-2-1 | Mounki : Clé d'Api | Écrire ou copier / coller la clé API fournie par Mounki pour paramétrer la passerelle |
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|
7-2-2 | Mounki : Dernière capture | Permet d'envoyer tous les élèves inscrits après cette date sur Mounki lorsque la clé API est rentrée |
