Préparation Passerelle HarMobil' - Multi-bureaux

Pour permettre la réunion des données de vos différents bureaux, il est nécessaire d’uniformiser leurs informations.

Voici les 10 points à suivre pour préparer sereinement votre passage sur HarMobil '.

Préconisations et conseils

• HarMobil’ est optimisé pour le navigateur internet Google Chrome. Nous vous recommandons de l’installer par avance: il est disponible librement sur internet.
• Rappel: le temps de synchronisation des données entre HarMobil’ et Harmonie est directement lié au débit internet de vos appareils. Nous vous conseillons donc une connexion filaire ADSL au bureau pour avoir une synchronisation rapide.

Étape 1 - Sauvegarde

Très important! Avant toute manipulation: faire une sauvegarde d’Harmonie sur clé USB.

Étape 2 - Moniteurs

"Réglages" > "1. Votre Auto-Ecole" > "Moniteurs"

• Pour les moniteurs affectés à un seul bureau (plannings séparés entre les 2 bureaux): chaque nom de moniteur doit être unique.

Si deux moniteurs d'un bureau à l'autre sont nommés de manière identique, les renommer d'une façon différente pour conserver 2 colonnes distinctes sur le planning ;

• Pour les moniteurs communs à plusieurs bureaux (plannings partagés): le moniteur doit alors avoir le même nom sur les bureaux communs (même orthographe, ponctuation et MAJ/min).

Le renommer si besoin ;

• L’ordre des moniteurs n’est pas important, mais nous vous conseillons juste de faire remonter les moniteurs actifs en haut de la liste via l’outil de permutation:

"Boite à outils" > "3. Permuter Moniteurs" ;

• Ne laisser aucune ligne vide entre 2 moniteurs. Les réorganiser si besoin via l’outil de permutation:

"Boite à outils" > "3. Permuter Moniteurs".

Étape 3 - Horaires

"Réglages" > "1. Votre Auto-Ecole" > "Horaires"

• Tous les bureaux doivent avoir les mêmes horaires étant donné que le planning sera commun: les lignes horaires doivent être identiques de la première à la dernière ;
• Tous les horaires doivent être au format "11h00" ou "11 h 00" ;
• S’il y a des « --- » sur la ligne de l’heure de repas, il faut la renommer au format horaire (ex: "13h00") ;
• Les heures doivent être composées de 2 chiffres (ex : "07h00" et non "7h00") ;
• Chaque ligne du planning doit avoir précisément une durée de 1h et commencer sur une heure pile (ex: "09h00" suivi de "10h00", etc.). Si ce n'est pas le cas, avec par exemple des lignes symbolisant des demi-heures ou bien 45 minutes, merci de contacter un conseiller AGX via le bouton AGX Bonjour de la page d’accueil.

Étape 4 - Permis

"Réglages" > "1. Votre Auto-Ecole" > "Permis demandés"

La liste des permis doit être identique sur tous les bureaux. Respectez la même orthographe, ponctuation, espaces et casse (MAJ / min). Ajoutez les éventuels permis manquants et uniformisez les couleurs associées.

Étape 5 - Bureaux

"Réglages" > "6. Ordinateur" > "Réseau"

• La liste des bureaux doit être identique et dans le même ordre sur tous les bureaux (même orthographe, ponctuation, espaces et MAJ / min) ;
• Dans chaque bureau, reporter le numéro de bureau correspondant sur la ligne 9 "N° Bureau Partage" dans "Réglages" > "6. Ordinateur" > "Réseau".

Étape 6 - Rendez-vous types

"Réglages" > "3. Planning" > "RDV Types"

La liste des rendez-vous types doit être identique sur tous les bureaux (même orthographe, ponctuation, espaces et MAJ / min). Les renommer si besoin via l’utilitaire : "Réglages" > "Boite à outils" > "3. Ren. Rdv Type".

Attention à ne pas les renommer directement dans la liste.

Ajouter le cas échéant les rendez-vous types manquants des autres bureaux et uniformiser les couleurs associées.

Étape 7 - Prestations types

"Réglages" > "5. Divers" > "Prestations Types"

La liste des prestations types doit être identique sur tous les bureaux (même orthographe, ponctuation, espaces et MAJ / min). Les renommer si besoin via l’utilitaire : "Réglages" > "Boite à outils" > "3. Ren. Prest. Type".

Attention à ne pas les renommer directement dans la liste.

Ajouter le cas échéant les prestations types manquantes des autres bureaux et uniformiser les couleurs associés.

Étape 8 - Rubriques personnalisables F1

"Fiche élève" > "Paramétrer / Paramètres" → lignes 1 à 8 et 49 à 56

• Les champs paramétrables doivent être identiques sur tous les bureaux (même orthographe, ponctuation, espaces et MAJ / min) ;
• L’ordre des champs paramétrables est important, il doit être identique sur tous les bureaux. Pour les réorganiser, utiliser l’outil de permutation: "Boite à outils" > "3. Permuter Champs params" ;
• Pour une meilleure visibilité, nous vous conseillons de regrouper en premier les rubriques les plus utilisées.

Pour les réorganiser, utiliser l’outil de permutation: "Boite à outils" > "3. Permuter Champs params" ;

• Il ne doit pas y avoir de champs vides. Mettre un nom générique si besoin: par exemple « paramètre 16 » ou bien un simple point.

Étape 9 - Vérifications

Vérification automatique → "Réglages" > "Boite à outils " > "Cohérence" L'utilitaire Cohérence permet de vérifier et valider automatiquement vos réglages.

Il est accessible à partir des réglages, boite à outils (à gauche). Une fois celui-ci ouvert, cliquez sur "Vérifier", puis attendez l'affichage du rapport : il suffit alors de suivre ses recommandations.

Dès que le résultat de « Cohérence » est VERT, vos données sont prêtes pour être transférées.

Étape 10 - Transfert des données (à faire à la date validée avec votre référent AGX)

Comment faire pour transférer vos données?

Voici la marche à suivre pour transférer vos données:

1. Depuis la page d'accueil du logiciel, cliquez sur Réglages à gauche ;
2. Dans la rubrique 6 - Ordinateur, cliquez sur Réseau ;
3. En ligne n°14 Identifiant HarMobil', saisissez l’identifiant donné puis validez par la touche Entrée ;
4. Cliquez sur Passerelle HarMobil' à gauche ;
5. Patientez puis validez tous les messages jusqu'à l'envoi complet.

Données transférées

La passerelle récupère 98% de vos données! Elle transfère TOUS vos élèves, rendez-vous, recettes, examens, séances de code, etc…

Environ 2% de finitions restent à faire manuellement ou semi-manuellement.

Cette intervention sera à réalisée après le paramétrage et la formation effectuée avec votre formateur AGX.

Bien sûr, contactez votre conseiller AGX via AGX Bonjour si vous avez besoin d'aide. :)

Voici les finitions les plus courantes:

• Les tarifs et formules sont bien transférés. Il faut cependant les adapter au fonctionnement d'HarMobil’ ;
• Vos lettres doivent être importées (en 2 clics seulement!) Profitez-en pour faire un bon ménage de printemps! ;
• Le pointage des débits en fiche compte peut-être légèrement différent, car HarMobil' gère maintenant précisément la relation débit-règlement ;
• Si vous avez une utilisation spécifique ou atypique d'Harmonie, une adaptation à HarMobil' de votre part est nécessaire. Par exemple : saisie manuelle des montants, non-emploi des mots clés, etc.