Foire Aux Réponses

Bienvenue sur la Foire Aux Réponses d'HarMobil'

Bonus : Vous ressentez le besoin de mieux maitriser HarMobil’ ou de découvrir plein de nouveaux outils et astuces ? Participez à l'une de nos formations collectives gratuites, appelées "Perfect-class". Un accompagnement convivial pour vous permettre d'utiliser efficacement votre solution 😉 Pour découvrir les différents thèmes, les dates et se préinscrire, rendez-vous sur le bouton "Aide" depuis la page d'accueil, puis cliquez sur "Perfect'Class" !

Comment faire un changement de prix ?

Pour changer vos prix, 2 étapes sont nécessaires :

1) Changer un tarif unitaire/supplémentaire

1. Depuis la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur "Prix" puis cliquez sur "Tarifs"
2. Cliquez ensuite à gauche sur le bouton "Chgt de prix"
3. Saisissez la date d'entrée en vigueur des nouveaux tarifs, puis cliquez sur "Changer"
4. Une nouvelle page avec tous vos tarifs unitaires existants est créée, il ne vous reste plus qu'à modifier les prix souhaités !

Ils s'appliqueront automatiquement à partir de la date indiquée, précisée en haut de la page.

Pour modifier un tarif, cliquez sur l'icône de modification tout à droite 🙂

2) Changer les prix de vos formules

1. Depuis la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur "Prix" puis sur "Formules"
2. Choisissez la formule à modifier puis modifiez le contenu pour obtenir le prix souhaité.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également dupliquer une formule pour en créer une nouvelle avec vos nouveaux tarifs.

Pour cela, une fois que vous êtes sur la formule que vous souhaitez dupliquer :

1. Allez dans "Outils" puis "Copier"

Vous pouvez maintenant modifier vos prix à votre guise 😉

A la différence des tarifs unitaires, les nouveaux prix de vos formules seront actifs dès modification:

• Les nouveaux élèves inscrits auront donc bien le nouveau prix de la formule.
• Les "anciens élèves" conservent le prix en fonction de vos modalités de tarification.

Faire sa balance client

La Balance Client permet de visualiser en une seule liste les débits, les montants facturés, les règlements et le consommé des élèves : très utile en fin d'exercice comptable, pour faire le bilan des "dûs" ou des "en cours" clients.

• Depuis la Page d'Accueil, cliquez sur "Topo" puis "Balance"
• Dans la partie Balance Élèves :

1. Choisissez votre période souhaitée
2. Cliquez sur + de critères. (Voir détails ci-dessus)
3. Si besoin, cochez la case Afficher le consommé / Période (souvent demandé par les experts-comptables)
4. Validez en cliquant sur "Trouver"

Vous obtenez vos cumuls créditeurs et débiteurs sur la période choisie et le détail par élève 🙂

Bonus : Pour tout comprendre des infos affichées lors de l'édition de la balance, consultez l'article à ce sujet !

Permis Boite auto (B78) : comment le mettre en place ?

La mise en place de cette nouvelle formation sur HarMobil' se fait en 4 étapes :

1. Ajout du permis

Si ce n’est pas déjà le cas, notons que votre établissement propose maintenant le permis « B78 »

• Rendez-vous dans les Réglages puis dans les Réglages généraux (1er onglet).
• A la ligne 1-4-1 Permis, cliquez sur "Gérer"
• Les permis enseignés chez vous sont ceux qui ont une étoile devant : au besoin, cliquez sur le bouton de modification du permis B78 et cochez la petite case en début de ligne.
• Choisissez si besoin une couleur associée au permis : les noms et prénoms des élèves s'afficheront dans cette couleur afin de mieux les différencier au planning.

2. Créer la prestation-type sur le planning (OPTIONNEL)

Il est nécessaire de créer une prestation-type dans deux cas :

• Si vous utilisez l’option de réservation en ligne sur l’appli Sarool des élèves
• Si vous souhaitez différencier encore plus la boite manuelle de la boite auto sur le planning (couleur différente)

Toutes les informations nécessaires pour la mise en place de la prestation sont sur la notice à ce sujet 😉 

À savoir : Pour la boite automatique, il est important de sélectionner « Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto » dans le Contrat et de cocher la case "Form.Init ?". 😊

3. Créer les tarifs et les formules

Vous pouvez maintenant créer vos lignes tarifaires dans les prestations correspondantes (leçon de conduite si vous n’avez pas choisi de créer une prestation séparée).

Voici la notice pour ajouter vos nouveaux tarifs et vos nouvelles formules.  

Pour vos nouvelles formules B78, il est possible de modifier la "Prestation prioritaire".

Ainsi, si votre élève courant est en boite auto, sur le planning, cette prestation sera présélectionnée pour vous 😉

Pour cela :

• Sur la page d'accueil, cliquez sur "Prix" puis "Formules"
• Pour les formules concernées, rendez-vous dans la partie "Modalité de tarification"
• A la ligne "Prest. prioritaire", sélectionnez la boite auto

Précisions importantes : Veillez à ce que les tarifs soient associés aux bons permis et uniquement à ceux-ci Si la ligne de tarif pour les leçons de conduite BA se trouve dans la prestation « leçon de conduite » classique, veillez à bien modifier la ligne du contrat en "Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto" Pensez à créer de nouvelles lignes de tarif pour, par exemple, l’accompagnement à l’examen BA (dans la même prestation que la manuelle), les rendez-vous préalables et pédagogiques BA, etc, etc

4. Utilisation

Ensuite, il suffit de bien veiller à :

• Mettre le bon permis et la bonne formule à l'inscription
• Et utiliser la bonne prestation sur le planning (si vous avez différencié le B du B78) 

Tout le reste est automatique ! 😊

Le tarif supplémentaire n'est pas au bon prix, comment faire ?

Quand une prestation supplémentaire est au mauvais tarif, c'est que les paramètres indiquent à HarMobil' de faire cela.

Il est donc nécessaire de faire les vérifications suivantes.

1. Vérification depuis la Fiche Compte de votre élève

• Dans le tableau en haut à gauche, positionnez le curseur de votre souris sur les textes de vos débits (ex : leçon de conduite)
• Une info-bulle apparaîtra, vous précisant à quelle prestation ils sont rattachés
• Si la prestation indiquée n'est pas celle que vous placez sur le planning, c'est que le débit est mal rattaché

Exemple : Si le débit "leçon de conduite" est rattaché à la prestation "Aucune (fourniture et divers)", c'est que le débit est mal rattaché. Par contre, si le débit "leçon de conduite" est rattaché à la prestation "Leçon de conduite", ça veut dire que ça correspond bien à la prestation que vous sélectionnez sur le planning. 😊

• Vous pourrez ensuite les modifier dans vos tarifs

2. Vérification depuis les tarifs

• Depuis la page d'accueil, rendez-vous dans Prix puis Tarifs à gauche
• Tout en haut de la page, la date de début de la grille tarifaire actuelle est affichée. Si besoin, placez-vous sur une autre grille tarifaire
• Pour la ligne tarifaire en question, vérifiez : le prix, la prestation, le permis indiqué
• Si besoin, modifiez ces informations en cliquant sur

À savoir : Dans la grille tarifaire, tous les tarifs doivent être à l'heure et à l'unité ! Les "packs" de leçons correspondent aux formules et non aux tarifs 😉

3. Mettre à jour le débit dans les formules concernées

À faire seulement si vous avez modifié les informations d'une ligne tarifaire.

• Rendez-vous dans Formules, en haut à gauche de vos tarifs
• Modifiez le débit correspondant en sélectionnant un autre débit au hasard
• Puis re-sélectionnez le bon débit pour le mettre à jour

Rendez-vous ensuite sur la Fiche Compte de l'élève pour faire de même dans son tableau des débits 😊

À savoir : Le tarif des heures supplémentaires dépend des modalités de tarification de la formule de l'élève. Vous pouvez trouver cette information à deux endroits : Dans les formules en cliquant sur "Prix" puis "Formules" Dans la Fiche Compte de l'élève en cliquant sur "Infos" à gauche puis "Tarification" Les différents choix sont : Figer à la date d’inscription : les élèves conservent les mêmes tarifs de leur date d'inscription jusqu'à obtention de leur permis. Maintenir jusqu'à l’échéance : les élèves conservent les tarifs en place à leur date d'inscription, jusqu'à l'échéance de la formule. L'échéance est définie dans la partie Echéancier des paiements un peu plus haut (Nbre jours éch. formule). Au-delà, c'est le tarif en vigueur qui s'applique. Suivre le Tarif en Vigueur : les élèves suivent les tarifs du moment, peu importe la formation et l'échéance de la formule. Exemple : Si vos prix changent 7 jours après l'inscription de l'élève, les prochains rendez-vous seront aux nouveaux tarifs.

Vous souhaitez tout savoir sur la Fiche Compte, cliquez ici !

Démarrage rapide sur HarMobil' : Saisie simplifiée des Fiches Comptes

Vous venez d'arriver sur HarMobil' et vous avez besoin de ressaisir les informations des élèves en cours de formation ?

Dans ce cas, utilisez la saisie simplifiée ! Elle vous permet de gagner du temps et de l’énergie en ne ressaisissant dans HarMobil’ que ce que l’élève n’a pas encore consommé 😉

Bien sûr, validez avec votre comptable si certains élèves ont des règlements dans l’ancien logiciel et dans HarMobil'.

Pour utiliser la « saisie simplifiée » nous vous conseillons de diviser vos élèves en trois groupes, car ils seront ressaisis différemment :

1) Les élèves qui viennent tout juste de commencer leur formation

Comme ces élèves n’ont que très peu d’historique (voir pas du tout) et qu’ils vont encore passer un moment chez vous, nous vous conseillons de ressaisir entièrement la formule, les rendez-vous au planning et les règlements effectués

2) Les élèves en cours de formation et dans le forfait

• Depuis la Fiche Compte vierge de l’élève, cliquez sur le du tableau des débits
• Ajoutez la première ligne, par exemple les leçons de conduite que l’élève n’a pas encore payées ou consommées en prenant soin de respecter la quantité de leçons disponibles et le prix unitaire indiqué dans votre ancien logiciel
• Ajoutez ainsi toutes les prestations de sorte que le solde corresponde bien à ce que l’élève vous doit aujourd’hui

Exemple : S’il reste à mon élève 5 leçons et l’examen à faire pour un solde de -300€, je laisse les deux lignes dans le tableau des débits avec, par exemple, la ligne des leçons à 250€ et la ligne de l’accompagnement à l’examen à 50€.

3) Les élèves qui ont déjà dépassé leur forfait, qui ont bientôt terminé leur formation

Pour les élèves qui ont quasiment terminé leur formation et/ou sont déjà hors-forfait, c’est super simple : nous allons ajouter une ligne de régulation puis uniquement l’examen.

• Cliquez sur le du tableau des débits
• Dans « Libellé », saisissez par exemple « Dû ancien logiciel » ou « Avance « papier » » et saisissez le montant correspondant

Important : Si l’élève vous DOIT de l’argent, saisissez le montant en positif, s’il avait payé d’AVANCE, saisissez le montant en négatif.

• Ajoutez ensuite la ligne correspondant à l’examen (et aux autres prestations non consommées s’il y en a) avec un prix de 0€ pour ne pas l’ajouter en supplément à la ligne précédente.

Ainsi, le solde est juste et les leçons passeront bien en inclus dans le tableau des prestations en dessous lorsqu’elles seront mises au planning 😉