Contrat-Type

Présentation

HarMobil' vous permet d'éditer un Contrat-Type 100% conforme et automatisé.
Mis en place courant 2020, il est éditable à partir de la fiche compte élève, bouton "Contrat-Type".

Ce contrat comprend de nouvelles informations à compléter préalablement  : suivez le guide pour une mise en place facile et sereine... puis éditez vos Contrats-Types en 2 clics !

Régler mon contrat-type

Première étape : les réglages "généraux" du Contrat.
Durée estimée : 5 min chrono par bureau !

Tous les réglages du contrat-type se font depuis le bouton de réglages (en haut à droite), l'onglet Fiche Compte (l'euro), puis à la ligne 3-1-1 "Contrats : Réglages" cliquez sur "Gérer".

L'encart "Configuration commune à tous les bureaux" vous permet de renseigner la date utilisée lors de la création du contrat-type.

En dessous, vous trouverez une liste déroulante pour choisir sur quel bureau les modifications vont être apportées.
Si les réglages concernent tous les bureaux, cochez la case "Appliquer à tous les bureaux".

Compléter mes informations

Dans l'onglet "Contrat-Type", saisissez vos informations dans les différentes rubriques.

Informations Bureau :
Ce sont les informations nécessaires de votre bureau.

Evaluation :

• Renseignez le moyen d'évaluation principal.
  
• Si vous avez défini un responsable pédagogique dans votre établissement, saisissez ses informations dans "Responsable, Numéro, date...".
  

Sinon, laissez les dernières rubriques vides : ce sont les informations du moniteur évaluateur qui seront alors éditées (son autorisation d'enseigner, etc).

Réglages suivants (III et +), remplissez toutes ces infos jusqu'en bas de la page :

• La durée de conduite par leçon (III)
• Le déroulement de la formation théorique et pratique (IV)
• Les modalités d'inscription aux examens (V)
• Les moyens de paiement acceptés (VI)
• Votre garantie financière et police d'assurance (VIII)
• Le médiateur de la consommation (IX)
• La protection des données personnelles (X)
• L'adoption par l'établissement d'un règlement intérieur : ☐ /
  

Ajouter mon règlement intérieur

Il est indispensable qu'il soit sur un seul document et au format PDF.

En dessous de la partie X, eu niveau du titre "Règlement intérieur", cochez la case "Adoption d'un Règlement intérieur annexé au contrat ?".
Sur la même page, descendez sous le bouton vert de validation jusqu'à "Annexes".

• Cliquez sur "Importer le règlement intérieur" (ou "Remplacer le règlement intérieur" si vous en aviez un).
  
• Cliquez sur "Choisir un fichier" et sélectionnez votre règlement intérieur. Cliquez sur "Ouvrir".
  
• Cliquez sur "Importer" puis sur "Mettre à jour la configuration du Contrat-type".

Astuce : Pour que votre règlement intérieur soit sur un document et en PDF, copiez-collez ce dernier sur Word puis cliquez sur "Fichier", "Exporter" et "Créer PDF".

Personnaliser mon contrat-type

Vous pouvez "customiser" facilement votre contrat-type avec l'ajout automatique de deux images :

• une dans l'entête
• une à la fin du contrat, dans le cadre réservé à la validation de l'auto-école
  

C'est VOUS qui importez les images que vous souhaitez : logo de votre école de conduite, scan du tampon et/ou d'une signature, infos pratiques, labels, etc.
Tout est possible, il vous suffit d'aller dans les Réglages (roue crantée) puis dans les réglages généraux (maison), à la ligne 3-1-1 Editions : préférences :)

Paramétrer la signature scannée

Grâce à cette signature, vos élèves peuvent signer directement sur tablette ou smartphone.
Néanmoins, cette signature n'a pas la valeur d'une signature manuscrite, renseignez-vous auprès de votre conseiller juridique si besoin.

Pour l'activer, allez dans les Réglages (roue crantée) puis les Réglages de la fiche compte (euro).

• A la ligne 3-1-1 Contrats : Réglages, cliquez sur "Gérer"
• Tout en bas de la page, dans la partie "Signature scannée", cochez la case "Activer la Signature scannée de l'élève (et son représentant légal)"
• Valider avec le bouton "Mettre à jour la configuration du contrat-type"

Utiliser la signature scannée

Sur la fiche compte d'un élève, cliquez sur "Contrat-Type" (à gauche).
Au bout de chaque ligne de contrat ou d'avenant, vous pouvez cliquer sur .
L'élève et le représentant légal doivent signer l'un après l'autre avant validation. Cette partie n'est pas modifiable une fois enregistrée.
Validez en cliquant sur le bouton "Signer".

Paramétrer le permis à 1€

Dans les mêmes réglages du contrat-type, descendez jusqu'à la partie VIII. Garantie financière (obligatoire pour les auto-écoles proposant le permis à 1€ par jour)

• Remplissez les champs
• Descendez ensuite jusqu'à la partie Permis à 1 € / jour (si dispensé)
• Remplissez également ces champs
• Finalisez les réglages en cliquant sur le bouton vert Mettre à jour la configuration du Contrat-Type
  

Vous n'avez plus qu'à cocher l'icône "Permis à 1€" dans la fiche identité de votre élève :)

Régler mes tarifs

Deuxième étape : il s'agit de faire correspondre vos prestations et fournitures avec la grille tarifaire 'normalisée' du Contrat-Type.
Durée estimée : 10 à 15 min.

A partir des réglages du Contrat-Type (ne bougez pas, vous y êtes déjà ;) dans la zone "Pour continuer vos réglages", cliquez sur le lien "Assistant de rattachement des prestations à la grille tarifaire 'normalisée' ".

1. Cliquez en premier lieu sur le bouton "Rattachement automatique" .
Ce dernier détecte et crée un lien entre vos prestations (colonne de gauche) et les rubriques officielles de la grille tarifaire du Contrat-Type (colonne de droite).

2. Si certains tarifs n'ont pas été reliés lors du rattachement auto : la colonne de droite indique ** Non rattaché **.
Il suffit de cliquer sur cet intitulé pour sélectionner la rubrique correspondante. Cela vaut en particulier pour la partie "Fournitures" tout en bas.

3. Il se peut aussi que certaines de vos prestations ne soient pas reliées à la bonne rubrique normalisée : vérifiez bien la colonne de droite pour chaque ligne et cliquez dessus pour changer de rubrique si besoin.
Ex : "Théorie: Forfait de formation théorique" pour vos séances de code, "Théorie: Accès e-learning" pour le code en ligne, "Admin.: Frais de gestion" pour les démarches administratives, etc.

Lorsque la mention **Non rattaché** n'apparaît plus dans l'assistant, cliquez sur "Enregistrer toutes les modifications" et fermez cette page pour passer à la dernière étape. :)

Régler mes formules

Troisième étape : Nous allons maintenant adapter votre contrat-type à chacune de vos formules.

Durée estimée : 1 à 5 min "max" par formule.

Rendez-vous sur vos formules par les réglages du Contrat-Type, "Pour continuer vos réglages", lien "Réglages de vos formules".
Rappel : vos formules sont aussi accessibles à partir de la page d'accueil : "Prix > Formules".
Pour chacune d'entre elles, cliquez sur à gauche.

1. L'onglet "Informations" vous permet de spécifier des renseignements propres à la formule :

• le contenu de la formation : nb de leçons, durée...
  
• le déroulement de la formation théorique / pratique, les modalités d'inscription aux examens et les modes de paiement.
  

Ces dernières informations peuvent être gérées de façon globale (cas général), ou par formule :

• cochez la case et saisissez l'information spécifique pour chaque cas particulier à la formule
• sinon, laissez la case décochée ☐ : HarMobil' se référera aux indications que vous aurez saisi dans le chapitre "2. Réglages généraux".
  

Exemple:
Disons que votre formation pratique s'effectue généralement sur route, sauf pour deux formules qui incluent du simulateur sans enseignant.
Dans le réglage général, vous aurez sélectionné "la formation pratique se fera : sur voie ouverte", tandis que sur les 2 formules en question, vous aurez coché la case correspondante et ajoutez "sur simulateur sans enseignant".

Une fois terminé, cliquez sur "Mettre à jour la configuration..."

2. L'onglet "Vérifications" vous permet d'avoir un aperçu de la grille tarifaire 'normalisée' telle qu'elle sera éditée sur le Contrat-Type.
Il se peut que des incohérences soient signalées : total différent de celui de la formule (un message vous l'indique), quantités divergentes...
Si c'est le cas, à partir de la formule, vous trouvez une icône orange qui signale quelle prestation n'est pas bien comprise par HarMobil.
Il suffit alors de vous rendre dans le tableau des prix pour indiquer à quoi cet objet correspond : cliquez dessus et reliez la bonne rubrique dans la liste déroulante "Contrat".
Astuce : dès que tout est réglé dans votre tableau des prix =  ou  partout / pas d'icône orange , vous êtes tout près du but :)

Il ne reste qu'à vérifier ainsi chaque formule à l'aide de la liste déroulante (clic sur le titre de la formule), avant de passer à votre première édition de contrat !

Éditer mon contrat-type

Vous avez finalisé les 3 étapes de réglages : félicitations ! Vous pouvez désormais éditer les contrats-types pour vos élèves.

À partir de la fiche compte, cliquez sur dans le menu de gauche .
Une fenêtre de pré-édition vous permet de vérifier certaines informations clés, et de rectifier éventuellement certaines données avant impression : l'évaluation, le volume de formation, les modes de paiement...
Une fois prêt, il ne reste plus qu'à cliquer sur "Éditer", et valider le document avec l'élève (signature...)

Contrat précédent : vous pouvez toujours utiliser l’ancien contrat si nécessaire, par le menu déroulant "Editer" à gauche de la fiche compte, "Contrat Perso.".

Éditer un avenant

Depuis la fiche compte de l'élève, cliquez sur le bouton "Contrat-type". Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous trouverez la liste datée des contrats déjà réalisés.

• Cliquez sur le + vert (en haut à droite) pour ouvrir une nouvelle fenêtre d'édition.
• Sélectionnez "Avenant-type" dans la liste déroulante en haut de la page.
• Dans "Prestations", choisissez "Débits à partir du" en indiquant la date à partir de laquelle les débits souhaités ont été effectués.
• Validez avec le bouton "Éditer".

Bonus AGX

Vous êtes resté jusqu'à la fin du générique pour voir s'il y a une surprise ?... Comme au ciné, AGX aime vous proposer des Bonus. ;)

Dématérialisez votre Contrat-type :
Vous pouvez envoyer le contrat-type à vos élèves par mail, directement depuis HarMobil' !
Plus besoin de l'imprimer : en 2 clics, l'élève reçoit son contrat personnalisé dans sa boîte mail.
Depuis sa fiche compte, cliquez sur Courriels puis Contrat-type ; il ne lui reste qu'à signer de son côté et vous le renvoyer :)
Encore du temps de gagné...