Réforme du "Livret Numérique"

Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !

Cette réforme comprend 2 obligations :

• Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
• Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"

Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊

Le livret d'apprentissage dématérialisé

Grâce au module Suivi Mobil', vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur harmobil.fr et sur l'Appli HarMobil' (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)

Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur Appli Sarool 👍

Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, cliquez ici !

L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique"

Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁

Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève.

Toutes les leçons passées de l'ensemble de ces élèves "sous contrat", ainsi que toutes celles théoriques, sont ensuite envoyées automatiquement chaque nuit 😊

À savoir : Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées. Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière. La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : 11 avril 2024 😊

Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique

Activer l'envoi des leçons

Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton et de sélectionner l'onglet .

À la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), cliquez sur "Gérer" pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.

Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez "OUI" à la ligne 7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.

Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊

À savoir : Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis. Pour vous connecter à un autre compte, cliquez sur votre identifiant en haut à gauche pour vous déconnecter, puis renseignez votre autre compte 😉

Pour les leçons pratiques, les informations envoyées sont les suivantes :

• Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
• La date
• La durée
• L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
• Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
• Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)

Pour les leçons théoriques, les informations transmises sont :

• Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
• La date
• La durée
• La catégorie de permis
• le numéro de département

Précisions : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".

À savoir : Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.

Vérifier les informations des moniteurs·rices

Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :

• Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne 1-3-1 Moniteurs et cliquez sur "Gérer"
• À gauche, cliquez sur le bouton ""Livret" Num."
• Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
• Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton ""Livret" Num."

À savoir : Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Vérifier le réglage de vos prestations

L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.

Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).

Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !

Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous, cliquez sur "Gérer"

Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo , et regardez la bulle qui s'affiche.

Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton au bout de la ligne et modifiez la rubrique "Contrat" à l'aide du tableau ci-dessous.

Catégories Contrat-type	Exemples de prestation
Envoyées comme leçons THÉORIQUES (Consultez les réglages spécifique à la Théorie en cliquant ici )
Évaluation préalable	Évaluation
Théorie : Rdv pédagogique (AAC)	RDVP Théorique
Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant)	Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)
Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant)	Stage Code / Examen blanc
Théorie : Forfait de formation théorique	Cours de code
Théorie : Séance de vérification	Séance de vérification
Envoyées comme leçons PRATIQUES
Pratique : Rdv préalable (AAC/CS)	RDV Préalable
Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC)	RDVP Pratique
Pratique : Leçon de conduite individuelle	Leçon de conduite
Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto	Leçon Boîte Auto
Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique	Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective
Pratique : Leçon sur piste (Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en cliquant ici)	Leçon de plateau (limitée à 6 élèves)
Pratique : Simulateur (sans enseignant) Bientôt dispo : Consultez les réglages spécifiques au Simulateur (Pratique) en cliquant ici	Leçon sur simulateur (autonomie)
Pratique : Simulateur (avec enseignant) Bientôt dispo  : Consultez les réglages spécifiques au Simulateur (Pratique) en cliquant ici	Leçon sur simulateur avec enseignant
Pratique : Forfait de formation pratique	Stage de conduite

À savoir : Certaines prestations ne sont pas attendues par la plateforme Livret Numérique : la formation B96, les cours de perfectionnement, la passerelle 125, la formation AM, la formation post-permis et l'action de sécurité routière. Il n'est donc pas nécessaire de prendre sous contrat Livret Numérique les élèves concernés par ces prestations 😉

Réglages spécifiques aux multi-bureaux

Dans le cas où vous avez plusieurs bureaux et un compte RDV Permis par bureau, le code Aurige est nécessaire pour que toutes vos leçons soient correctement envoyées sur le bon compte Rdv Permis.

En effet, HarMobil' vérifie la cohérence entre votre compte RdvPermis connecté et le bureau HarMobil' que vous utilisez.

Pour vérifier votre code AURIGE :

• Depuis la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur la roue des Réglages en haut à droite
• À la ligne 1-2-1 Bureaux cliquez sur "Gérer"
• Cliquez ensuite sur l'icône "Modifier" au bout de la ligne du bureau
• Modifiez ou ajoutez le code Aurige dans la case correspondante, puis cliquez sur "Valider"

Si vous avez plusieurs bureaux, ces vérifications sont à effectuer pour chacun de vos bureaux.

Astuce :Vous pouvez retrouver votre code Aurige rapidement dans les informations de votre compte RDV Permis 😉 .

HarMobil' vérifie également que le bureau de l'élève que vous allez prendre sous contrat est bien celui du bureau HarMobil' utilisé.

En cas d'incohérence, un fond orange d'avertissement s'affiche sur les éléments à vérifier 😉

Si vous gérez plusieurs bureaux sur HarMobil', mais que vous n'utilisez qu'UN SEUL compte RDV Permis pour tous, vous pouvez désactiver cette vérification dans le réglage Élèves "7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)", tout en bas de la page.

Réglages spécifiques à la Théorie

Pour que les séances de théorie (Code, RDVP théoriques, théorie de la conduite...) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez plusieurs possibilités :

1. Utiliser une prestation personnalisée spécifique (Conseillé) : Voir tableau ci-dessus

2. Utiliser une "Activité" (sans élève) reconnue sur votre planning.

Son nom doit alors absolument contenir les mots : CODE, EVAL, PEDAGO, THEORIE, ou THEORIQUE.

Pour ajouter (ou modifier) cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison). A la ligne 1-5-3 Types d'activités, cliquez sur "Gérer". Créez ou modifiez votre activité, en cochant la case à gauche pour indiquer que c'est une activité payée. Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant "Type".

Important : Les "activités" HarMobil' n'ayant pas d'élève lié, ce sont le département et le permis "par défaut" de vos réglages qui sont alors envoyés à la plateforme "Livret" Numérique. Pour un envoi plus fiable, il est donc déconseillé de les utiliser pour les Activités destinées uniquement à des formations non concernées par la réforme.

3. Pour vos séances de Code, vous pouvez aussi utiliser le module Séances de Code. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en cliquant ici 😉

Réglages spécifiques aux Permis Moto

Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :

Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning

Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :

Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊

Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :

• 1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en "H.C ?" (hors-circulation)

Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation

Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.

Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en commentaire des RDVs.

Vous avez 2 possibilités :

1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique "Commentaire Rdvs", indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.

Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.

2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez "Modifier comment.". Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".

À savoir : Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes. Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, en cliquant ici.

Réglages spécifiques au Simulateur (Pratique)

Important : La plateforme "Livret" Numérique ne permet pas encore la prise en compte des leçons pratique Simulateur dans le calcul automatique des ETP. Il est prévu qu'elle le gère en même temps que la mise en place du référentiel des Simulateurs "homologués DSR", à priori vers mi-mai. Ces leçons ne sont donc pas envoyées via la passerelle actuellement. Bonne nouvelle ! Votre passerelle est automatique : dès que la plateforme gèrera ces leçons, votre passerelle HarMobil' sera mise à jour, et elles seront bien toutes envoyées rétroactivement pour votre calcul des ETP sur les mois d'avril-mai 2024.

Envoyer les leçons

Suivi du contrat de formation de tous vos élèves actifs

Pour avoir une vue d'ensemble de vos élèves à déclarer, à corriger ou en attente, consultez le Récap' de la Passerelle !

Pour cela, sur la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur le raccourci bleu "Livret Num." à droite, ou sur le bouton "Passerelles" à gauche puis "Livret Num.".

Sur la page qui s'affiche, trois onglets sont présents :

• À déclarer : ces élèves sont prêts à être envoyés. Cliquez sur le bouton pour déclarer l'élève individuellement (voir procédure Prendre l'élève "sous contrat" ci-dessous)

Astuce : Trop pratique ! Vous pouvez sélectionner plusieurs élèves grâce aux cases à cocher devant de leur nom, et tous les "prendre sous contrat" en même temps ! Vérifiez bien sûr avant le département par défaut, cochez "Passerelle" si nécessaire, puis cliquez sur Déclarer 😉.

• À corriger : ces élèves disposent d'un nombre d'heures d'évaluation non conforme avec ce qui est attendu par la plateforme "Livret" numérique (Ex : "~20/25" d'indiqué au lieu de "20")
• En attente : ces élèves ne peuvent pas encore être envoyés car des infos sont manquantes sur sa fiche (Ex : NEPH...)

Suivi du contrat de formation d'un élève

Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton "Livret N." en haut à droite permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊

Voici le détail des différents états :

L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).

Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).

Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.

Votre compte est déconnecté de la passerelle. Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉

Prendre l'élève "sous contrat"

Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa Fiche Élève.

Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur . Vous pouvez aussi cliquer sur "Passerelles" puis "Livret Num."

Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.

Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton "Déclarer".

Pour modifier le département par défaut, cliquez sur "Gérer" dans les réglages Élèves, à la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Envoyer automatiquement les leçons passées

Pour tous les élèves déjà "sous contrat", les informations des leçons passées vont automatiquement être transmises chaque nuit, c'est tout ! 😊 (Uniquement les leçons effectuées à compter du 1er avril 2024, comme demandé par la DSR)

(Les leçons déjà envoyées qui auraient été modifiées sont également concernées)

À savoir : Il est important de rester connecté à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons passées soient envoyées automatiquement 😉

Suivre les leçons envoyées

Depuis le planning (Leçons théoriques et pratiques)

Trop chouette ! Il est possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉

Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo s'affiche en dessous de la corbeille rose.

Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo s'affiche à côté de la date.

Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo s'affiche également à côté de la date.

Depuis les réglages "Livret" Numérique (Leçons théoriques)

Pour y accéder, cliquez sur le "I" présent en haut de chaque fenêtre "Livret" Numérique (Récap contrats, Fiche élève,...)

(vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur "Gérer" à la ligne "7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)" des réglages Elèves)

Cliquez ensuite sur "Consulter les leçons théoriques" : toutes les leçons théoriques envoyées sont alors affichées, en fonction de la date précisée dans le sélecteur, que vous pouvez bien évidemment modifier.

En cas de besoin, vous pouvez supprimer une leçon en cliquant sur la corbeille en bout de ligne.

Et pour modifier une leçon déjà envoyée, allez directement effectuer vos modifications dans votre planning, vos séances de code, etc. puis revenez sur la page "I", et cliquez sur "Envoyer les leçons (Théoriques et Pratiques)".

Depuis la fiche élève (Leçons pratiques)

En cliquant sur le bouton en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons pratiques déjà transmises à la plateforme Livret Numérique.

Si une leçon est "en erreur", et n'a donc pas été envoyée, la raison va y être précisée.

Il vous suffit d'aller modifier cette leçon dans le planning ou dans les réglages, puis venir la renvoyer dans cette fenêtre, et le tour est joué 😊

Si vous souhaitez modifier une leçon déjà envoyée, il ne vous reste là aussi qu'à aller la modifier dans HarMobil', puis de venir ici la renvoyer.

Et en cas de nécessité, vous pouvez aussi supprimer une leçon en cliquant sur le bouton "Effacer" en bout de ligne.