Module de Gestion ProForma

Vous souhaitez bénéficier de fonctions spéciales pour optimiser la gestion de votre activité de formation professionnelle ? Optez pour le module ProForma !

Il vous permet de :

• Gérer la prise en charge par tiers-payant
• Accéder aux fonctions avancées des Organismes
• Accéder aux fonctions avancées des Factures
• Obtenir votre Bilan Pédagogique et Financier en quelques clics
• Gérer vos stages, feuilles de présence, etc

Activer votre module

Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' ! 😊

1. Depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant), connectez-vous à votre solution
2. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Ma Config" à gauche
3. Sous la rubrique Modules & Passerelles, cliquez sur "+ Gérer..."

De là, vous pouvez activer ou désactiver les options du logiciel. Pour cela, cliquez simplement sur la case devant l'icône "PF" afin qu'elle passe en bleu.

Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, l'activation est instantanée !

Remarque : Le module s'active par bureau. Si besoin, répétez cette manipulation sur vos autres bureaux.

L'ajout de ce module est accompagné de téléformation avec un de nos super formateurs 😉

Gérer la prise en charge par tiers-payant

Certaines prestations ne sont pas réglées directement par l'élève, mais par un organisme extérieur.

C'est ce qu'HarMobil' appelle une "prise en charge par tiers-payant".

Dans sa fiche compte, nous distinguons donc les règlements élèves des prises en charges prévues/réglées.

Trop top : le calcul du solde de l'élève en tient compte !

Ainsi, sur Sarool, l'élève peut réserver des leçons si une prise en charge est prévue, mais pas encore réglée 😉

Créer une prise en charge dans la Fiche Compte

Vous souhaitez ajouter un paiement qui va être réglé par un organisme dans un second temps ?

Dans ce cas, je vous recommande d'ajouter ce paiement grâce à la prise en charge du tiers-payant.

Pour cela :

Dans la Fiche Compte de l'élève, cliquez sur "Ajouter" puis "Prise en charge".

Une fenêtre s'affiche, remplissez les informations du paiement.

Sélectionnez les prestations rattachées à ce paiement grâce à l'affectation semi-automatique ou automatique et à la saisie de règlement.

Cliquez sur "Valider" pour confirmer le paiement.

Ce dernier va apparaître en gris à la fin des règlements tant qu'il n'est pas encore réglé. L'icône indique que c'est une prise en charge par tiers-payant et que le paiement n'est pas encore réglé.

Une fois réglé, l'icône deviendra bleue

Retrouver le paiement pris en charge

Il y a différentes manières de retrouver le paiement que vous venez d'effectuer.

1. Lorsque vous êtes sur la Fiche Compte, dans le tableau des règlements, double-cliquez sur le paiement en question

2. Dans le module Recettes, cliquez sur la loupe pour sélectionner la date du paiement. Cliquez ensuite sur pour afficher tous les paiements non réglés

3. Dans le module Organismes, disponible depuis la page d'accueil d'HarMobil', en cliquant sur "Proforma", sélectionnez l'organisme rattaché à l'élève et cliquez sur l'onglet "Prise en charge"

Indiquer que le règlement est effectué

Pour indiquer que le règlement a été effectué par l'organisme, vous avez trois solutions :

1. Dans la Fiche Compte de l'élève, double-cliquez sur le paiement en question afin de le trouver directement dans les recettes.

Cliquez sur le bouton et cliquez à nouveau sur le bouton qui vient d'apparaître à la fin de la ligne du paiement.

Remplissez la case "réglé le : " avec la date du règlement et cliquez sur "Valider"

2. Depuis le module Recettes, cliquez sur la loupe pour sélectionner la date du paiement. Cliquez ensuite sur pour afficher tous les paiements non réglés.

Cliquez sur le bouton et cliquez à nouveau sur le bouton qui vient d'apparaître à la fin de la ligne du paiement.

Remplissez la case "réglé le : " avec la date du règlement et cliquez sur "Valider"

3. Depuis le module Organismes, rendez-vous sur la fiche de l'organisme en question et sélectionnez l'onglet "Prise en charge".

Au niveau de la ligne du paiement, cliquez sur pour indiquer la date de réception du règlement.

Pour le valider, cliquez sur "Régler" 😊

Gestion des Devis et Factures et Organismes

Grâce à ce module, vous avez la possibilité de gérer un fichier client "Organismes" et d'éditer des devis et factures personnalisés (élèves, organismes, entreprises…).

Il vous permet également d'avoir une feuille d'émargement directement sur la Fiche Compte de l'élève.

Pour cela, cliquez simplement sur "Éditer" ou "Courriel" et sélectionnez "Présence RDV".

Pour en savoir plus sur toutes les fonctionnalités de ce module, cliquez ici !

Gérer le bilan pédagogique et financier

Le bilan pédagogique et financier est un document nécessaire à tout centre de formation professionnelle.

Il résume ce que l'établissement facture et le nombre d'heures faites dans le cadre de la formation professionnelle.

Ce bilan se complète grâce aux différentes informations remplies dans la Fiche Élève, les modules factures, organismes, stages, etc.

Il est donc important de les remplir soigneusement afin qu'HarMobil puisse remplir le bilan pédagogique et financier correctement.

Les prérequis du bilan

Les informations indispensables à renseigner sont :

• Dans la Fiche Élève :

Au niveau des renseignements élève, dans la colonne de droite, remplissez la ligne "Organisme" et cochez le logo pour remplir le reste des informations.

• Il est nécessaire de remplir la fiche de l'organisme dans le module Organisme, notamment la ligne "Financement".

Gérer les stages

Créer un stage

Depuis votre page d'accueil, rendez-vous dans ProForma puis Stages :

1. Cliquez sur en haut à droite pour ajouter un Stage
2. Choisissez la formule, la date de début et de fin, ainsi que le nombre de places
3. Cliquez sur "Compléter" pour configurer le stage

Créer un modèle de stage

Depuis le module stage, cliquez sur "Modèles" à gauche afin d'accéder aux modèles de stages.

Pour créer un nouveau modèle :

• Cliquez sur
• Rentrez le nom souhaité et cliquez sur "Créer"
• Ajoutez les tarifs souhaités grâce au

Une fois que tous vos tarifs sont ajoutés, remplissez les infos du stage : places, durée, objectif, etc, etc.

Si vous souhaitez utiliser la réservation et l'inscription en ligne, remplissez également l'"Espace élève Sarool". Il est essentiel de renseigner une catégorie pour que le stage soit proposé à vos élèves et futurs élèves.

Maintenant que le modèle de stage est complété, cliquez sur "Enregistrer" en haut à droite 😊

Paramétrer un stage

Une fois dans le stage, vous pourrez renseigner plusieurs informations :

Informations du stage

• Renseignez un ou deux formateurs en haut
• Dans "+plus d'infos..." vous pourrez sélectionner un bureau en particulier et rajouter un commentaire

Ajouter des élèves

• Cliquez sur en haut à droite

Ajouter des rendez-vous

• Dans le deuxième encadré, vous pouvez rajouter des rendez-vous avec
• Sélectionnez la prestation, la date, la durée et le moniteur
• Cochez "RDVs multiples" si besoin

Notes : "RDVs multiples" vous permet de placer des rendez-vous aux mêmes horaires sur les différents jours de la semaine. Vous pourrez également définir un "Second horaire" avec une heure et une durée différente. Ce dernier est très utile lorsque vous avez un RDV le matin et un RDV l'après-midi 😉

• Ajoutez un commentaire si besoin et validez !

Pour revenir sur la liste de tous vos Stages, il vous suffit de cliquer sur le "Stages" en haut à gauche 😊

Proposer la réservation/inscription en ligne des Stages

Pour profiter de cette fonctionnalité, il est nécessaire d'avoir les modules Sarool "Prise de RDV et Paiement CB" et "Inscription en ligne".

Il est tout à fait possible de proposer à vos clients de s'inscrire ou de se préinscrire à vos stages. Pour avoir plus d'infos, cliquez ici !

Vos élèves peuvent aussi réserver en ligne les rendez-vous que vous leur proposez.

Pour cela, il vous suffit de sélectionner la prestation correspondante et d'ajouter le créneau de pré-réservation.

Pour en savoir plus sur la réservation en ligne, je vous invite à consulter notre article en cliquant ici !

Bonus : Vous pouvez reconnaître les rendez-vous concernant les stages sur le planning, car ils ont un S entouré avant le nom de la prestation 😉

Éditer la feuille de présence des stagiaires

Depuis le module Stage, il est tout à fait possible d'éditer une feuille de présence avec les informations nécessaires.

Pour cela :

• Dans le module Stage, cliquez sur le stage en question
• Cliquez sur le bouton "Présence stage" qui se trouve à gauche
• Indiquez la journée souhaitée ou la période et cliquez sur "Editer"