Module de Gestion ProForma : Différence entre versions
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(→Préparer le bilan pédagogique et financier) |
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*Il est nécessaire de remplir la fiche de l'organisme dans le module '''Organisme''', notamment la ligne '''"Financement"'''. | *Il est nécessaire de remplir la fiche de l'organisme dans le module '''Organisme''', notamment la ligne '''"Financement"'''. | ||
Version du 14 mai 2024 à 10:18
Vous souhaitez bénéficier de fonctions spéciales pour optimiser la gestion de votre activité de formation professionnelle ?
Optez pour le module de Gestion ProForma (GPF) !
Il vous permet de :
- Gérer la prise en charge par tiers-payant
- Gérer et éditer des devis et factures personnalisés
- Gérer des organismes et entreprises
- Obtenir les chiffres clés du Bilan Pédagogique et Financier en quelques clics
- Gérer vos stages, feuilles de présence, etc
Activer votre module
Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' ! 😊
- Connectez-vous depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant)
- Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Ma Config" à gauche
- Sous la rubrique Modules & Passerelles, cliquez sur "+ Gérer..."
De là, vous pouvez activer ou désactiver les options du logiciel. Pour cela, cliquez simplement sur la case devant l'icône "PF" afin qu'elle passe en bleu.
Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, l'activation est instantanée !
| Remarque : Le module s'active par bureau. Si besoin, répétez cette manipulation sur vos autres bureaux. |
L'ajout de ce module est accompagné de téléformation avec un de nos super formateurs 😉
Gérer la prise en charge par tiers-payant
Certaines prestations ne vous sont pas payées directement par l'élève, mais par un organisme extérieur. C'est le cas des formations financées par le CPF par exemple 😊
C'est ce qu'HarMobil' appelle une "prise en charge par tiers-payant".
Dans sa fiche compte, nous distinguons donc les règlements élèves des prises en charges prévues/payées. 
Trop top : le calcul du solde de l'élève en tient compte !
Ainsi, sur Sarool, l'élève peut réserver des leçons si une prise en charge est prévue, même si elle ne vous a pas encore été payée par l'organisme 😉
Créer une prise en charge dans la Fiche Compte
Pour ajouter une prise en charge par tiers-payant, il vous suffit de :
- Sélectionner la Fiche Compte de l'élève et de cliquer sur "Ajouter" puis "Prise en charge"
- Une fenêtre s'affiche, remplissez les informations de la prise en charge
- Indiquez les prestations rattachées grâce à l'affectation semi-automatique ou automatique et à la saisie manuelle
- Cliquez sur "Valider"
La prise en charge non payée va apparaître en gris à la fin du tableau des règlements.
Toutes les prises en charge non payées ont l'icône
Une fois le paiement réalisé par l'organisme, l'icône devient bleue 
| A savoir : Même si le paiement n'est pas encore effectué par l'organisme, le solde de l'élève tient compte de cette prise en charge et la considère comme un pré-paiement 😉 |
Retrouver une prise en charge
Pour cela, vous avez trois possibilités :
- 1. Lorsque vous êtes sur la Fiche Compte, dans le tableau des règlements, double-cliquez sur la prise en charge en question.
- 2. Dans le module Recettes, cliquez sur la loupe pour sélectionner la date de prise en charge.
Les prises en charge déjà payées apparaissent directement avec l'icône .
Pour afficher les prises en charge dont le paiement est à venir, cliquez sur l'icône 
en haut à droite.
- 3. Depuis la page d'accueil d'HarMobil', en cliquant sur "G. ProForma" puis "Organismes", sélectionnez l'organisme rattaché à l'élève et cliquez sur l'onglet "Prise en charge".
Seules les prises en charges dont le paiement n'est pas encore reçu sont affichées.
Indiquer qu'une prise en charge est payée par l'organisme
Pour cela, vous avez trois solutions :
- 1. Depuis le module Organismes, rendez-vous sur la fiche de l'organisme en question et sélectionnez l'onglet "Prise en charge".
Au niveau de la prise en charge, cliquez sur 
et indiquez la date de réception du paiement.
Pour le valider, cliquez sur "Régler" 😊
- 2. Dans la Fiche Compte de l'élève, double-cliquez sur la prise en charge afin de la trouver directement dans les recettes.
Cliquez ensuite sur pour afficher toutes les prises en charges non réglées.
Cliquez sur le bouton 
et cliquez à nouveau sur le bouton qui vient d'apparaître à la fin de la ligne.
Remplissez la case "réglé le : " avec la date du paiement et cliquez sur "Valider".
- 3. Depuis le module Recettes, cliquez sur la loupe pour sélectionner la date de la prise en charge.
Cliquez ensuite sur pour afficher toutes les prises en charges non réglées.
Cliquez sur le bouton et cliquez à nouveau sur le bouton à la fin de la ligne.
Remplissez la case "réglé le : " avec la date du paiement et cliquez sur "Valider".
Une fois cette opération réalisée : la prise en charge disparaît et le paiement apparaît dans la Fiche Compte de l'élève et les recettes avec l'icône .
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Astuce : Vous souhaitez retrouver tous les règlements effectués par tiers-payant ?
C'est tout à fait possible en faisant une liste de recettes avec ce critère ! Pour plus d'informations, je vous invite à consulter notre article à ce sujet 😉 |
Gérer les Devis et Factures et Organismes
Grâce à ce module, vous avez la possibilité de gérer un fichier client "Organismes" et d'éditer des devis et factures personnalisés (élèves, organismes, entreprises…).
Il vous permet également d'avoir une feuille d'émargement directement sur la Fiche Compte de l'élève.
Pour cela, cliquez simplement sur "Éditer" ou "Courriel" et sélectionnez "Présence RDV".
Pour en savoir plus sur toutes les fonctionnalités de ce module, cliquez ici !
Préparer le bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier est un document nécessaire à tout centre de formation professionnelle.
Il résume ce que l'établissement facture et le nombre d'heures faites dans le cadre de la formation professionnelle.
HarMobil' peut vous fournir certains chiffres clés grâce aux différentes informations remplies dans la Fiche Élève, les modules factures, organismes, stages, etc.
Il est donc important de les remplir soigneusement afin qu'HarMobil' puisse calculer au mieux ces chiffres clés.
Pour les obtenir, il vous suffit de cliquer sur 
puis sur "Bilan PF".
Sélectionnez les critères souhaités et cliquez sur "Calculer".
Les prérequis du bilan
Les informations indispensables à renseigner sont :
- Dans la Fiche Élève :
Au niveau des renseignements élève, dans la colonne de droite, remplissez la ligne "Organisme" et cochez le logo pour remplir le reste des informations.
- Il est nécessaire de remplir la fiche de l'organisme dans le module Organisme, notamment la ligne "Financement".
Gérer les stages
Créer un modèle de stage
Depuis le module stage, cliquez sur "Modèles" à gauche afin d'accéder aux modèles de stages.
Pour créer un nouveau modèle :
- Cliquez sur
- Rentrez le nom souhaité et cliquez sur "Créer"
- Ajoutez les tarifs souhaités grâce au
Une fois que tous vos tarifs sont ajoutés, remplissez les infos du stage : places, durée, objectif, etc, etc.
Si vous souhaitez utiliser la réservation et l'inscription en ligne, remplissez également l'"Espace élève Sarool". Il est essentiel de renseigner une catégorie pour que le stage soit proposé à vos élèves et futurs élèves.
Maintenant que le modèle de stage est complété, cliquez sur "Enregistrer" en haut à droite 😊
Créer un stage
Depuis votre page d'accueil, rendez-vous dans "G. ProForma" puis "Stages" :
- Cliquez sur
en haut à droite pour ajouter un Stage - Choisissez le modèle de stage, la date de début et de fin, ainsi que le nombre de places
- Cliquez sur "Compléter" pour configurer le stage
Paramétrer un stage
Une fois dans le stage, vous pourrez renseigner plusieurs informations :
Informations du stage
- Renseignez un ou deux formateurs en haut
- Dans "+plus d'infos..." vous pourrez sélectionner un bureau en particulier et rajouter un commentaire
Ajouter des élèves
- Cliquez sur en haut à droite
Ajouter des rendez-vous
- Dans le deuxième encadré, vous pouvez rajouter des rendez-vous avec
- Sélectionnez la prestation, la date, la durée et le moniteur
- Cochez "RDVs multiples" si besoin
| A savoir : "RDVs multiples" vous permet de placer des rendez-vous aux mêmes horaires sur les différents jours de la semaine. Vous pourrez également définir un "Second horaire" avec une heure et une durée différente.
Ce dernier est très utile lorsque vous avez un RDV le matin et un RDV l'après-midi 😉 |
- Ajoutez un commentaire si besoin et validez !
Pour revenir sur la liste de tous vos Stages, il vous suffit de cliquer sur le "Stages" en haut à gauche 😊
Proposer la réservation/inscription en ligne des Stages
Pour profiter de cette fonctionnalité, il est nécessaire d'avoir les modules Sarool "Prise de RDV et Paiement CB" et "Inscription en ligne".
Il est tout à fait possible de proposer à vos clients de s'inscrire ou de se préinscrire à vos stages. Pour avoir plus d'infos, cliquez ici !
Vos élèves peuvent aussi réserver en ligne les rendez-vous que vous leur proposez.
Pour cela, il vous suffit de sélectionner la prestation correspondante et d'ajouter le créneau de pré-réservation.
Pour en savoir plus sur la réservation en ligne, je vous invite à consulter notre article en cliquant ici !
| Bonus : Vous pouvez reconnaître les rendez-vous concernant les stages sur le planning, car ils ont un S entouré avant le nom de la prestation 😉 |
Éditer la feuille de présence des stagiaires
Depuis le module Stage, il est tout à fait possible d'éditer une feuille de présence avec les informations nécessaires.
Pour cela :
- Dans le module Stage, cliquez sur le stage en question
- Cliquez sur le bouton "Présence stage" qui se trouve à gauche
- Indiquez la journée souhaitée ou la période et cliquez sur "Editer"
