Fiche Compte : Différence entre versions

Version du 24 octobre 2023 à 09:43

Lorsqu'une Fiche Elève est créée sur HarMobil', la Fiche Compte associée est automatiquement créée.

Cette Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des notes etc...

Pour y accéder, cliquer sur le bouton

Présentation de la Fiche Compte

La fiche compte se décompose en 3 tableaux :

• Débits : ce que l'élève a acheté
• Règlements : ce que l'élève a payé
• Prestations : ce que l'élève a effectué ou va effectuer

Rechercher une Fiche Compte

Pour rechercher la Fiche Compte d'un élève, cliquez sur (en haut à droite) et tapez le nom ou le prénom de l'élève en question.

Gérer les débits

Ajouter un débit

Sur le Tableau des débits, cliquez sur le bouton

La fenêtre "Ajout d'une prestation à l'élève" s'ouvre :

• Date : Laissez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une nouvelle date
• Qté : Saisissez la quantité de prestations et validez
• Libellé : Double-cliquez pour afficher la liste des prestations.
• TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant.
• Tarif / Montant : Le tarif correspond au prix unitaire, le montant au total en fonction de la quantité.
• Illimité : En cochant cette case, la quantité de la prestation devient illimitée.

Lorsque ces informations sont complétées, validez par le bouton "Ajouter".

En créant les débits de l'élève, le total des débits ainsi que le solde se mettent directement à jour.

Débiter une formule

Pour sélectionner la formule choisie par l'élève, cliquez sur "Formule : Choisir" au-dessus du tableau des Débits puis cliquez sur la formule désirée.

Cela va renseigner les prestations et les fournitures comprises avec cette formule dans le tableau des débits.

Vous pouvez ensuite ajuster les tarifs, ajouter, modifier ou supprimer un débit, ces modifications seront prises en compte lorsque vous allez éditer le contrat.

La date de débit de vos formules est réglable afin que la date souhaitée se remplisse automatiquement.

Pour cela, vous avez 3 choix :

• La date de l’inscription de l’élève
• La date de son évaluation
• La date du jour à laquelle vous affectez la formule aux débits

Pour modifier ce réglage :

• Cliquez sur (en haut à droite) et sélectionnez l’onglet Compte
• Descendez jusqu’à la ligne 6-1-1 Formules : Date débits
• Dans l’encart de la ligne, sélectionnez la date souhaitée dans la liste déroulante.
• Validez avec

Bien sûr, vous pouvez également la changer manuellement sur la Fiche Compte de votre élève grâce au bouton en haut du tableau des débits 😊

Modifier un débit

Cliquez sur l'icône de modification au-dessus du tableau des débits

Cela fait apparaitre l'icône de modification devant chaque ligne de la formule, permettant ainsi de modifier la ligne (date, quantité, montant, prestations, etc...).

Le solde se recalcule automatiquement après chaque modification.

Supprimer un débit

Avant toute suppression, assurez-vous qu'il est vraiment judicieux de supprimer cette ligne ou si c'est mieux de rajouter une ligne débit négative.

Particulièrement si le contrat a déjà été édité, ou si sur cette ligne de débit figure déjà un N° de facture.

Une fois la décision prise, voici comment faire :

• Rendez-vous sur sa Fiche Compte
• Sélectionnez la ligne de débit à supprimer
• Cliquez sur en haut à droite
• Validez en cliquant sur Oui

Le total des débits ainsi que le solde de votre élève se réajustent automatiquement !

Gérer les règlements

Créer un règlement

Il existe trois façons de saisir les lignes d'un règlement :

• Affectation semi-automatique, vous affectez vous-même les débits correspondants au règlement
• Affectation automatique, HarMobil vous propose une affectation en fonction de la somme que vous écrivez
• Manuellement, nous vous conseillons d'éviter cette façon, car les règlements ne seront pas liés aux débits

Pour créer un règlement, cliquez sur le en haut à droite du tableau des règlements. La fenêtre de création d'un règlement s'ouvre.

Les premières cases permettent de rentrer les informations importantes du règlement.

Si vous ne connaissez pas encore le mode de paiement que l'élève va choisir pour vous régler, utilisez un mode paiement comme "En attente" ou "À régler" ou "À définir". (Vous pourrez venir le modifier une fois le paiement réalisé)

Le tableau bleu, quant à lui, permet de saisir les règlements manuellement. Les rubriques à renseigner sont les mêmes que lors de la création d'un débit.

En cliquant sur "Affectation semi-automatique" et "Affectation automatique", vous pouvez faire apparaître un autre tableau qui récapitule les débits qui n'ont pas encore été réglés et donc, pointés.

• L'affectation semi-automatique vous permet de sélectionner les débits que vous souhaitez et de rentrer une certaine somme pour ce règlement dans l'avant-dernière ligne du tableau.

Par exemple : Votre élève ne vous règle que 200€ de leçons de conduite sur les 500€ qu'il vous doit, vous rentrez donc 200€ dans la case de ce débit.

• L'affectation automatique sélectionne automatiquement les débits en fonction de leurs dates de création. Rentrez simplement la somme du règlement, cliquez sur "Affecter" puis "Valider".

Éditer une note

Une fois que le règlement que vous souhaitez demander a été créé grâce à l'explication ci-dessus, vous allez pouvoir éditer une note.

Pour cela :

• Rendez-vous sur la Fiche Compte de l'élève et sélectionnez le règlement pour lequel vous souhaitez une note en cliquant dessus
• Cliquez sur le bouton "Note" qui se trouve tout à gauche

Modifier/Supprimer un règlement

En cas d'erreur de saisie, pour modifier ou supprimer un règlement, double-cliquez sur la date du règlement concerné afin de vous rendre sur ce règlement en module Trésorerie.

Effectuez ensuite le changement 😊

Renseigner un règlement impayé

Voici la démarche à suivre pour indiquer un chèque impayé sur la fiche compte d'un élève :

• Dans les règlements 

Tout d'abord, nous allons indiquer que le chèque est impayé en commentaire.

1. Sur la fiche compte, dans les règlements (tableau de droite), double-cliquez sur le règlement en question.
2. Cliquez ensuite sur en haut à droite. Cela fait apparaître le même bouton à la ligne du règlement.
3. Cliquez sur ce dernier et ajoutez le mot "impayé" dans la case "Comm." puis validez.

• Dans le tableau des débits

Maintenant, nous allons ajouter cet impayé dans la Fiche Compte de votre élève pour indiquer qu’il doit à nouveau cette somme.  Rajoutez un débit (tableau de gauche) grâce au .

1. Dans "Date", mettez la date de retour du règlement impayé.
2. Dans "Libellé", mettez "Règlement impayé".
3. Dans "Montant", renseignez le montant correspondant puis validez.

Gérer les notes pas encore payées

Afin de mettre en évidence les notes qui ne sont pas encore payées, vous avez la possibilité de rajouter l'information en commentaire.

Lors de l'ajout du règlement, remplissez la case "Comm." avec la même information que la case "Mode".

Pour suivre ces fiches, pensez régulièrement à faire une liste de ces notes.

Pour cela :

• Depuis votre page d'accueil, cliquez sur "Gestion" puis "Recettes"
• Rentrez les critères souhaités et cliquez sur "+ plus de critères..."
• Cliquez sur "encore + ..."
• A la ligne "Commentaire", choisissez "contenant" puis écrivez le commentaire mis dans vos règlements
• Cliquer sur "Trouver"

Si cette note est fausse ou n'a aucune chance d'être réglée, vous pouvez bien sûr supprimer le règlement.

Sachez que cela est parfaitement légal sur HarMobil', solution qui respecte les règles de la conformité. Cette note sera bien tracée et visible pour les services de l'administration fiscale.

Il est fortement conseillé de noter en plus en commentaire ou sur le mémo la raison de cette suppression.

Pour aller plus loin : Vous souhaitez ajouter un nouveau mode de paiement ? Cliquez sur puis allez sur le 5ᵉ onglet A la ligne 1-2-1 Modes de paiement, cliquez sur "Gérer" Cliquez sur pour ajouter un nouveau mode de paiement 😊

Visualiser les prestations

Afin de faciliter la lecture des informations dans le tableau des prestations, le logiciel affiche trois couleurs :

- En noir : les prestations déjà effectuées

- En bleu  : les prestations du jour

- En rouge : les prestations à venir

L'onglet "Global"

Cet onglet regroupe toutes les prestations de l'élève.

Par exemple, les séances de code, les leçons de conduite, les examens...

L'onglet "Leçons de conduite"

Cet onglet permet de visualiser seulement les leçons de conduite.

Vous y verrez la chronologie des leçons de conduite prises ou prévues, l'horaire du RDV, le prix (si c'est hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte, le moniteur ainsi que les commentaires et suivi pédagogique.

Les autres onglets

Les autres onglets s'affichent en fonction des prestations de l'élève. Il est possible que ce soit différents onglets d'un élève à l'autre.

Chaque onglet nous donne des informations pertinentes en fonction de la prestation.

Par exemple, pour l'onglet examen, on peut voir le résultat de l'élève.

Suivi des prestations de l'élève

Afin d'avoir un suivi juste et hyper clair, votre solution HarMobil' fait le lien entre plusieurs modules :

Lorsque vous mettez une heure de conduite à un élève dans le planning, cela va automatiquement s'ajouter dans le tableau des prestations.

• Si cette prestation est également dans le tableau des débits, alors la leçon va apparaître comme "inclus" au niveau de la colonne "prix".

• Si la prestation n'est pas dans le tableau des débits, le logiciel va prendre le "tarif supp." pour définir le prix de cette prestation.

D'où l'importance de remplir ses tarifs et formules correctement 😉 Pour plus d'informations, cliquez ici !

Comprendre les Soldes de l'élève

Sur la Fiche Compte de l'élève, vous pouvez voir deux soldes :

• Le "Solde", qui correspond au solde global en tenant compte de tout ce que l'élève a dans sa Fiche Compte sans distinction de date.

• Le "Solde Réel", qui correspond au solde d'aujourd'hui. Il ne tient pas compte de toutes les prestations et règlements à venir.

S'il n'est pas déjà affiché, cliquez simplement sur "Réel" à côte de l'encart du Solde.

Pour que l'encart "Solde Réel" soit toujours visible, allez dans les réglages de la Fiche Compte à la ligne 2-2-1 Affichage du solde réel et choisissez "Toujours".

Comprendre la Fiche Compte de l'élève

Vous souhaitez comprendre le détail des soldes de votre élève ?

Ou encore élucider une fiche compte qui vous semble incohérente ?

Consultez sa fenêtre de tarification ! Elle vous indiquera de nombreuses informations telles que les crédits alloués aux leçons de conduite, examens, ou encore les dépassements effectués par l'élève, etc.

Vous pouvez y accéder de deux manières :

• Soit par le à côté du "Dû" en haut du tableau des règlements.

• Soit en cliquant sur Infos à gauche puis sur Tarification

Le premier tableau (jaune) comporte dans l'ordre :

• Les prestations que l'élève a dans sa formule
• Les prestations rattachées à "Fournitures et Divers" dans vos tarifs
• Les prestations uniquement hors formules

Pour chacune de ces prestations, le deuxième tableau (rose) indique les heures supplémentaires que l'élève a effectuées ainsi que leur coût.

Le troisième tableau fait l'addition des deux tableaux précédents pour nous donner le total dû.

Vous trouverez en dessous de ce tableau le dû, le réglé et le solde de l'élève.

En cliquant sur "+ Planifiés...", un tableau avec ce que l'élève a consommé à l'heure et la date du jour apparaît ainsi que le dû réel, réglé réel et solde réel.

La partie "Planifiés" montre exclusivement les futures prestations programmées sur le planning.

En dessous des tableaux, vous trouverez la ligne "Evolution des prix des prest. supp" afin de savoir quel est le tarif appliqué lorsque l'élève est hors-formule.

Bonus : Pour savoir quelles sont les prestations rattachées à "Fournitures et Divers", il suffit de passer votre souris sur le petit à droite de "Fournitures / Divers" 😉

Les fonctions avancées de la Fiche Compte

Facturer un élève

Pour facturer un élève :

1. Cliquez sur "Ajouter" en haut à gauche
2. Puis cliquez sur "Facture"

Une fenêtre s'affiche, vous pouvez :

• Choisir un organisme si l'élève dépend d'un organisme
• Facturer le Dû Réel ou le Solde Global de la fiche
• Choisir dans le détail quelle prestation vous souhaitez facturer

Rappel : une facture n'est plus modifiable une fois éditée. Si vous souhaitez modifier une facture déjà éditée, il vous faudra l'annuler puis refacturer par cette méthode

Il est également possible d'ajouter un autre élève sur une facture déjà existante grâce au bouton "Ajouter à une facture existante" tout en bas de la fenêtre.

Les seules conditions sont :

• Que la facture ne soit pas encore éditée
• Que les différents élèves soient rattachés au même bureau

Pour avoir plus d'informations sur la gestion des factures, je vous invite à consulter l'article sur le module de Gestion Devis et Factures 😊

Effectuer un remboursement

Pour faire un remboursement, 2 étapes sont nécessaires.

1. Indiquer les prestations que l'élève ne va pas consommer :

1. Placez votre souris sur le bouton "Ajouter" en haut à gauche de la page
2. Cliquez sur le bouton "Crédit"
3. Sélectionnez la prestation, la quantité et le tarif en veillant à ce que la quantité et le montant soit négatif
4. Cliquez sur le bouton "Ajouter"

Renouvelez l'opération autant de fois que nécessaire pour ajouter toutes les prestations que l'élève ne va pas consommer.

2. Ajouter le remboursement :

1. Cliquez sur le bouton
2. Renseignez la date, le moyen de remboursement et un commentaire si besoin.
3. Dans la partie Affectation Semi-automatique, sélectionnez les lignes que vous venez de créer dans les débits
4. Cliquez sur le bouton "Valider"

Votre remboursement apparaît maintenant dans le tableau des règlements.

Vous pouvez éditer la note dès à présent ! Retrouvez la manipulation détaillée juste ici !

Mettre à jour la fiche compte de l'élève en cas d'arrêt de sa formation

Si un élève arrête sa formation avant de l'avoir terminée, nous vous conseillons de mettre à jour sa fiche compte pour qu'elle reflète bien sa situation.

Ainsi, les soldes global et réel de cette fiche seront justes.

Dans le cas où l'élève vous a déjà payé d’avance des prestations qu’il ne va finalement pas faire, je vous invite à effectuer un remboursement. Vous trouverez toutes les informations dans la section précédente.

Dans le cas où l'élève a déjà payé que ce qu'il a consommé, et qu'il ne va pas réaliser les prestations restantes dans sa formule, voici la manipulation :

• Cliquez sur "Ajouter" puis "Crédit"
• Dans "Qté" entrez en négatif le nombre de leçons que l’élève ne va pas consommer.
• Choisissez dans "Libellé" les Leçons de conduite
• Vérifiez que le "Montant" s’est bien appliqué en négatif pour le total correspondant aux heures non-effectuées.
• Cliquez ensuite sur "Valider"

Faites de même pour les éventuelles autres prestations non effectuées (comme les RVDP, Examen, etc.)

Indiquer les échéances de paiement

Il est possible d'indiquer des échéances de paiement pour chacun de vos élèves.

Ces échéanciers vous permettent de suivre dans le Journal l’ensemble des paiements qui vous sont dû sur une période.

1. Dans la Fiche Compte de l'élève, cliquez sur "Infos" à gauche et sélectionnez "Échéances"
2. Grâce au , une nouvelle ligne apparaît
3. Renseignez toutes les infos nécessaires et validez

Répétez cette manipulation pour ajouter toutes les échéances dont vous avez besoin !

Bonus : Vous souhaitez mettre en place des échéances automatiques en fonction de la formule de l'élève ? Consultez la notice à ce sujet 😉

Suppression rapide des débits

En cas d'erreur, il est possible de supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :

1. Cliquez sur Outils à gauche
2. Cliquez sur RAZ Débits
3. Confirmez en cliquant sur Valider

Raccourci vers les statistiques

Le bouton Gestion à gauche vous permet d'accéder rapidement aux différentes listes de statistiques de :

• vos recettes
• vos débits
• vos factures

Vous pouvez aussi l'utiliser pour accéder à vos recherches favorites et vos échéances.

Les éditions de la Fiche Compte

Éditer le contrat-type de l'élève

Pour imprimer le contrat-type rien de plus simple !

• Sur la Fiche Compte, cliquez sur Contrat-Type à gauche
• En haut à droite, cliquez sur
• Cochez la case adéquate dans la partie Prestations (en haut) et remplissez à votre convenance
• Validez avec le bouton Enregistrer

Si vous souhaitez plus d'informations ou faire des réglages sur votre contrat-type, cliquez ici !

Éditer d'autres documents

À partir de la fiche compte, il est également possible d'imprimer plusieurs documents grâce au bouton "Éditer" :

• Le relevé de l'élève
• Ses rendez-vous
• Le relevé personnalisé
• Sa carte RDV
• etc...

Vous pouvez également envoyer le document par courriel en cliquant sur "Courriels": par exemple, pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.

Éditer une note

Pour éditer une note ou la rééditer, cliquez sur le libellé du règlement choisi, puis cliquez sur "Note".

Bonus : Vous souhaitez être accompagné pour utiliser efficacement et rapidement vos Fiches Comptes ? Participez à l'une de nos formations collectives gratuites, appelées "Perfect-class" Un accompagnement convivial pour vous permettre de maîtriser totalement vos Fiches Comptes 😉 Pour se préinscrire, rendez-vous dans votre "Aide" depuis la page d'accueil, puis cliquez sur "Perfect'Class" !