Lettres : Différence entre versions

Version du 26 décembre 2022 à 09:04

Il est possible de stocker dans HarMobil' vos modèles d'attestations, de lettres-type ou d'autres documents que vous utilisez régulièrement.

Ainsi, vous pouvez rapidement éditer une lettre avec les informations nécessaires, ce qui va faciliter votre quotidien ! 😉

D'autant plus que vous avez des documents "types" disponibles dans votre solution HarMobil' ; vous n'avez plus qu'à finir de les personnaliser pour qu'ils vous correspondent à 100%.

Ces documents sont modifiables depuis la page d'accueil du logiciel, en cliquant sur Lettres à droite.

• L'Onglet Élèves : Cet onglet regroupe tous les documents éditables depuis la fiche Elève et la fiche Compte : attestations AM, B78... ainsi que les modèles de relance.
• L'Onglet Examens : Ce sont les documents éditables depuis le module Examens, comme les convocations par exemple
• L'Onglet Contrats : Il contient les versos de contrat qui sont automatiquement intégrés par HarMobil' au moment d'éditer le contrat "perso".
• L'Onglet Organisme : Editables depuis le fichier Organisme, ces documents sont des modèles à destination des tiers : organismes, entreprises ...
• L'Onglet Stage : Cet onglet contient les lettres éditables seulement depuis le module des Stages : conventions...

Le fonctionnement d'une lettre

Afin de pouvoir personnaliser les lettres avec les informations de chaque élève, nous avons créé un système de "mots-clés". Ils sont accessibles depuis le menu des mots-clés et permettent au logiciel d'aller chercher automatiquement l'information que vous souhaitez avoir dans la lettre.

Par exemple, vous pouvez automatiquement remplir le nom de l'élève sur vos lettres grâce au mot-clé "{EleveNom}.

Le menu regroupe les mots-clés par catégorie :

• : infos générales et de votre bureau
• : infos de la fiche identité
• : infos de la fiche compte
• : infos des examens
• : infos des organismes

Pour vous aider à trouver le mot-clé à sélectionner dans le menu, nous avons mis à votre disposition une lettre d'aide. Pour la trouver :

1. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Lettres" à droite
2. Dans les lettres élèves, sélectionnez la lettre "Lettre riche en mots-clés"
3. Relevez les mots-clés correspondant aux informations dont vous aurez besoin pour rédiger vos lettres

Utiliser une lettre

Il est possible d'utiliser une lettre à différents endroits dans HarMobil :

• la Fiche Élève
• la Fiche Compte
• les Examens…

Quel que soit le module, le fonctionnement est le même :

• Pour télécharger ou imprimer une lettre, cliquez sur le bouton "Éditer" à gauche et sélectionnez "Lettres"

• Pour l'envoyer par mail, cliquez sur le bouton "Courriels" à gauche et sélectionnez "Lettres"

Remarque : Les Lettres sont également accessibles depuis les Statistiques de chacun de ces modules, afin d'être envoyée aux élèves présents dans les résultats de vos listes ;)

Créer une lettre

1. Depuis l'onglet des Lettres dans lequel vous souhaitez en rajouter une, cliquez sur en haut à droite.
2. Dans la liste des lettres apparaît la lettre "Nouvelle Lettre", cliquez dessus pour la modifier.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous trouverez (de haut en bas) :

• Le bouton Enregistrer pour sauvegarder votre document
• Le champ Nom pour changer le nom de la lettre/attestation
• Le choix d'imprimer ou pas l'entête de l'auto-école (Adresse, Téléphone, Agrément) et de l'élève au début du document.
• Deux barres d'outils, pour mettre en page votre lettre. Avec, notamment, les menus déroulants pour choisir vos mots-clé.
• Et pour finir la zone de texte.

Modifier une lettre

Pour modifier une lettre, depuis l'onglet désiré :

1. Cliquez sur le bouton à la fin de la ligne
2. Modifiez votre lettre
3. Enregistrez les modifications que vous venez d'effectuer

Supprimer une lettre

Pour supprimer une lettre, depuis l'onglet désiré :

1. Cliquez sur la dans la barre bleue en haut à droite de l'écran.
2. L'icône apparait devant toutes les lettres/attestations, cliquez sur la corbeille au niveau de la lettre que vous souhaitez supprimer.

Importer des documents et des lettres

Vous avez la possibilité de rajouter dans HarMobil' des documents en DOCX plus élaborés ou des lettres déjà créées 😊

Ajouter un document en DOCX

1. Depuis le listing des Lettres, allez tout en bas
2. Cliquez sur Docs. à remplir
3. Cliquez ensuite sur Importer un document
4. Cliquez sur Choisir un fichier
5. Finalisez en cliquant sur le bouton bleu Importer

Ajouter une lettre déjà créée

1. Depuis le listing des Lettres, allez tout en bas
2. Cliquez sur Importer un nouveau texte
3. Cliquez sur Choisir un fichier
4. Choisissez "Import avec mise en forme" pour garder la mise en forme de votre document
5. Finalisez en cliquant sur le bouton bleu Importer

Partager des fichiers PDF

Vous avez la possibilité de rajouter des documents PDF dans HarMobil', une plaquette commerciale par exemple.

Pour faire cela, toujours depuis le listing des Lettres :

1. Allez tout en bas et cliquez sur PDF partagés
2. Cliquez ensuite sur Partager un nouveau document
3. Cliquez sur Choisir un fichier
4. Finalisez en cliquant sur le bouton bleu Importer

Remarque : Les mots-clé ne sont pas actifs dans les documents PDF.