Module de Gestion de Devis et Factures : Différence entre versions

Version du 12 septembre 2022 à 15:13

Ce module vous permet de faire des devis et des factures à des élèves, prospects ou organismes.

Activer votre module

Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' ! 😊

1. Depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant), connectez-vous à votre solution
2. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Ma Config" à gauche
3. Sous la rubrique Modules & Passerelles, cliquez sur "+ Gérer..."

De là, vous pouvez activer ou désactiver les options du logiciel. Pour cela, cliquez simplement sur la case devant ... gris afin qu'il passe en bleu.

Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, l'activation est instantanée !

Remarque : Le module s'active par bureau. Si nécessaire, répéter cette manipulation sur vos autres bureaux.

Gérer les devis

Créer un devis

Vous pouvez facilement créer un devis pour un élève ou un prospect. Bien sûr, il est possible d'ajouter un organisme si besoin 😉

Pour créer un devis, rendez-vous sur la Fiche Élève ou la Fiche Prospect. Cette dernière est accessible depuis l'accueil, dans l'onglet "Devis Fact." à gauche.

• A gauche, cliquez sur "Outils" puis "Créer Devis"

• Depuis le module Devis, cliquez sur en haut à droite

• ensuite, renseignez les différentes infos. Il est nécessaire de renseigner au moins une de ses infos pour faire le devis

Remarque : si l'élève est à la carte, pas besoin d'indiquer une formule ! Vous pourrez ajouter les prestations souhaitées dans le devis directement 😉

• Cliquez ensuite sur "Compléter" ou "Créer" si vous n’avez rien à ajouter

Compléter un devis

Maintenant qui le devis est créé, vous pouvez ajouter des prestations, des commentaires, ou encore le permis souhaité...

• Pour ajouter des prestations, cliquez sur en haut du tableau.

Remplissez toutes les informations nécessaires puis validez.

• Pour ajouter un commentaire, il vous suffit de remplir l'une des cases en bas de la page.

Il est possible de créer de commentaires type pour remplir automatiquement ces cases :

1. Cliquez sur , puis sur l'onglet
2. A la ligne 9-3-1 Devis : Commentaires, cliquez sur "Gérer"
3. Ajouter un commentaire type grâce au bouton
4. Pour qu'il s'ajoute automatiquement au devis, cochez la case "Favori 1" ou "Favori 2"

• Il est également possible de mettre une note de bas de page à tous vos devis.

Pour cela :

1. Dans le même onglet, à la ligne 9-1-1 Devis : Message pied de page, cliquez sur
2. Notez le message dans l'encart qui s'affiche et validez

Ce message va maintenant apparaître sur tous vos devis 😉

Editer/Envoyer un devis

Rien de plus simple que d'éditer ou d'envoyer un devis depuis HarMobil' !

Une fois que vous êtes sur le devis en question, cliquer sur le bouton "Editer" à gauche ou "Envoyer" si vous souhaitez le transmettre par courriel.

Débiter un devis

Pour débiter le devis sur la Fiche Compte de l'élève, cliquez sur "Outils" à gauche puis "Debiter" 😊

Il ne vous reste qu'à valider le message de confirmation qui s'affiche !

Rechercher un devis

Vous pouvez rechercher un devis à deux endroits différents :

Depuis la Fiche Compte de l'élève :

• Cliquez sur "Raccourcis" à gauche, puis "Devis"
• Grâce à la loupe en haut à droite, vous pouvez chercher vos devis par mois

Depuis la page d'accueil d'HarMobil' :

• Cliquez sur "Devis Fact." et sélectionnez "Devis".

Gérer les factures

Créer une facture

Depuis la Fiche Compte de votre élève :

• Cliquez sur "Outils" puis "Facturer". Il est également possible de cliquer sur "Ajouter" puis "Facture"
• Dans la page qui s'ouvre, vérifiez les informations et modifiez-les si besoin
• Choisissez les éléments que vous souhaitez facturer en cochant les lignes
• Si vous souhaitez facturer le solde ou le Dû réel, cochez les cases correspondantes

Depuis le module Facture :

• Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Devis Fact." et sélectionnez "Factures"
• Cliquez sur et ajoutez l'élève, l'organisme, la formule en fonction de vos besoins
• Cliquer sur "Compléter" ou "Créer" (une fois la facture créée et éditée, il ne sera plus possible de la modifier)
• Remplissez les prestations grâce au bouton

Compléter une facture

Il est possible d'ajouter des commentaires et des rubriques personnalisées à vos factures.

Pour ajouter une rubrique personnalisée qui apparaît en haut de la page : À savoir : Les noms de toutes les rubriques apparaissent automatiquement sur toutes les factures, complétées ou non.

• Cliquez sur et sélectionnez l'onglet
• A la ligne 8-3-2 Factures : Rubriques personnalisées, cliquez sur "Gérer"
• Cliquez sur
• Saisissez le nom de la rubrique et choisissez le type avant de valider

Une fois sur votre facture non éditée, cliquez sur "+ plus d'infos..." dans le cadre des informations pour compléter la rubrique !

Commentaires et rubrique perso : 1) Ajouter une rubrique personnalisée : Pour info : Une rubrique perso apparaît en haut de la page, juste en-dessous du numéro de facture.

o Rendez-vous dans les Réglages puis l'onglet Réglages Fiche Compte (le 2ème, icône €) o o Cliquez sur le + blanc en haut à droite dans le bandeau bleu o Saisissez le nom de la rubrique et choisissez le type avant de valider En pratique : Une fois sur votre facture (non éditée), pour compléter une rubrique perso, cliquez sur "+ plus d'infos" dans le cadre général en haut de la facture. 2) Ajouter un commentaire : Pour info : Le commentaire apparaît en bas de page. Vous pouvez ne faire apparaître aucun commentaire si vous le souhaitez. o Toujours dans les Réglages Fiche Compte, à la ligne 8-3-1 Factures : Commentaires, cliquez sur Gérer o Cliquez sur le + blanc en haut à droite dans le bandeau bleu o Saisissez le nom du commentaire dans la case de gauche (c'est un nom interne qui n'apparaîtra pas à l'impression) o Saisissez le commentaire dans la case du milieu, et faites la mise en forme qui vous convient o Si vous cochez la case Favori 1, il sera inséré par défaut sur chaque facture (avec possibilité de le supprimer avant édition). Idem pour Favori 2, qui apparaîtra en dessous du commentaire Favori 1. o Si vous en cochez aucune de ces cases, le commentaire sera accessible manuellement o Validez avec la coche verte En pratique : Si vous avez mis un commentaire favori, il apparaîtra automatiquement dans l'un des 2 cadres du bas quand vous vous positionnez sur une facture non éditée. Sinon, vous pouvez le sélectionner son nom dans la liste déroulante de "commentaire 1" ou de "commentaire 2". Il est aussi possible de le modifier, ou même de saisir un commentaire manuellement !

Mention « Acquittée » ou acompte : Si une partie de la facture a déjà été payée : notez la partie payée dans « Acompte » Si vous souhaitez faire apparaitre la mention « Acquittée » sur une facture déjà réglée, cochez la case en dessous du total

Editer/Envoyer une facture

Pour éditer votre facture, cliquez sur le bouton Editer (sur le côté gauche). Important : une fois éditée, la facture n'est plus modifiable. Annuler une facture est possible évidemment mais sachez que ce "trou" apparaitra dans le journal des conformités. Dans ce cas, nous vous conseillons donc de garder une trace de l'annulation par exemple dans le Memo de la fiche élève.

Rechercher une facture

HarMobil’ possède 3 moyens simples d’y parvenir : Si vous avez le numéro de la facture : o Rendez-vous sur la page d’accueil o Dans le menu bleu à gauche cliquez sur Proforma/Devis-Factures > Factures o Cliquez sur Rechercher (à gauche). o Saisissez le numéro de la facture et cliquez de nouveau sur Rechercher Grâce à la date de la facture : o Toujours depuis le module de factures, cliquez sur la loupe en haut dans le bandeau bleu. o Sélectionnez le mois et l’année de la facture que vous recherchez puis validez avec la coche verte. Le plus simple : A partir de la fiche compte de l'élève o Rendez-vous sur la fiche compte de l’élève o Cliquez sur le numéro de facture qui se trouve dans la colonne « Fact. » du tableau des débits : vous êtes redirigée directement sur la bonne facture.

Annuler une facture

Note importante : l'annulation d'une facture ne permet pas pour autant de récupérer son numéro. Celui-ci est généré de façon automatique, il sera donc toujours affecté à cette facture-là, même si vous choisissez de l'annuler. Comptablement il est préférable de faire un avoir plutôt que d'annuler une facture. Si toutefois vous décidez de l'annuler, nous vous conseillons de conserver une trace avant pour pouvoir expliquer le "trou" dans la numérotation. Par exemple : o En éditant votre facture, en l'imprimant, et en indiquant la raison de l'annulation. o Ou en notant le numéro de la facture, puis aller sur la fiche identité de l’élève concerné. Et renseigner le numéro et la raison de l’annulation dans le mémo en haut à droite. Maintenant, voici comment faire l’annulation, en pratique : o Rendez-vous sur la fiche compte de l’élève o Cliquez sur le numéro de facture qui se trouve dans la colonne « Fact. » du tableau des débits : vous êtes redirigée directement sur la bonne facture o Dans le menu bleu à gauche, cliquez sur Outils > Annuler o Saisissez ANNULER puis cliquez sur Valider, puis sur Fermer

Gérer les organismes

Qu’est ce qu’un organisme ? A quoi ça sert ? Accéder au fichier organisme Vous avez 2 moyens d'accéder à votre "Fichier Organismes" : o Depuis votre page d'accueil, via le bouton Devis Fact. puis Organismes o Ou depuis une fiche identité, en cliquant sur Fichier puis Organismes

Ajouter un organisme

Cliquez sur le [+] en haut à droite pour ajouter le nouvel organisme Renseignez ses coordonnées + Si vous connaissez un référent dans la structure vous pouvez renseigner ses informations.

Utiliser un organisme

Fiche identité : Vous pouvez associer un organisme à un élève directement sur sa fiche identité (rubrique « organisme ») pour notifier qu’il est financé par celui-ci Vous retrouverez dans la fiche de l’organisme tous les élèves financés par celui-ci Faire une facture/devis : Vous pouvez faire une facture/devis directement à un organisme : cf article facture/devis Note : pour le CPF, un logo existe directement sur la fiche identité de l’élève, « cochez » le pour faciliter vos statistiques Sur la fiche de l’organisme : toutes les factures faites pour celui-ci

Gérer les prospects

Le module Prospects vous permet d’établir des devis pour des élèves qui ne sont pas encore inscrits. L’avantage est qu’un prospect n’est pas décompté de votre nombre d’inscriptions. Pour accéder au module Prospects : Rendez-vous en Fiche Identité Dans le menu bleu à gauche, cliquez sur Fichier puis Prospects Pour transformer un prospect en élève : Rendez-vous sur le module Prospects comme ci-dessus Recherchez le prospect à l’aide de la loupe en haut à droite dans le bandeau bleu Dans le menu bleu, cliquez ensuite sur Outils puis Transférer

Le bonus

Les feuilles d’émargement (souvent demandées par les organismes comme le CPF et Pole Emploi) sont disponibles avec ce module Depuis la fiche compte de l’élève, cliquez sur Editer ou Courriel puis « Présence RDV » Le feuille d’émargement est préremplie avec les infos du planning, il ne reste plus qu’à la faire signer par le moniteur et l’élève.