Module de Gestion de Devis et Factures : Différence entre versions

Version du 9 septembre 2022 à 13:19

Ce module vous permet de faire des devis et des factures à des élèves, prospects ou organismes.

Activer votre module

Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' !

1. Depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant), connectez-vous à votre solution
2. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Ma Config" à gauche
3. Sous la rubrique Modules & Passerelles, cliquez sur "+ Gérer..."

De là, vous pouvez activer ou désactiver les options du logiciel. Pour cela, cliquez simplement sur la case devant ... gris afin qu'il passe en bleu.

Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, l'activation est instantanée !

Remarque : Le module s'active par bureau. Si nécessaire, répéter cette manipulation sur vos autres bureaux.

Utiliser votre module

Gérer les devis

Créer un devis

Créer un devis : Vous pouvez le faire pour un élève ou un prospect (et y associer un organisme si besoin). Voici les indications : Créer un devis depuis la fiche d’un élève ou d’un prospect : o Rendez-vous sur la Fiche Identité d'un élève ou d'un prospect o Dans le menu bleu à gauche, cliquez sur Outils puis Créer Devis Sinon, depuis le module devis : cliquez sur le + en haut à droite Dans les deux cas : ensuite, renseignez les informations : Date de devis Eleve ou Prospect à associer Organisme si besoin Obligatoire au moins un des trois (organisme, élève ou prospect) pour pouvoir faire un devis Formules (si l'élève est à la carte, n'indiquez pas de formule. Vous pourrez ajouter les prestations souhaitées dans le devis directement.) Cliquez ensuite sur Compléter (ou sur Créer si vous n’avez rien à y ajouter)

Compléter un devis

Pour ajouter des prestations, cliquez sur le [+] vert en haut à gauche du tableau. Toutes les prestations sont modifiables dans leurs Quantité, Tarif et Montant Pour ajouter un commentaire : Vous avez les 2 encarts en dessous des prestations Il est tout à fait possible de créer des commentaires type Rendez-vous dans les réglages de la fiche comptes puis à la ligne 9-3-1 Devis : Commentaires cliquez sur Gérer Avec le + blanc, ajoutez un commentaire « type » que vous pourriez mettre régulièrement sur vos devis. Pour que celui-ci s’ajoute automatiquement, cochez une des cases « Favori 1 » ou « Favori 2 » Sachez que vous pouvez aussi mettre sur tous vos devis une note de bas de page : Depuis les réglages de la fiche compte, à la ligne 9-1-1 Devis : Message pied de page cliquez sur le bouton de modification. Dans l’encart qui s’ouvre, notez le message qui apparaitra sur tout vos devis. Par exemple « Ce devis est valable 1 mois »

Rechercher un devis

Depuis une Fiche Compte o Cliquez sur Raccourcis > Devis Depuis la page d’accueil puis Devis/Facture (ou ProForma) > Devis Retrouver par date/période Vous pouvez compléter les devis si besoin Vous pouvez débiter/facturer à un élève les prestations du devis directement en cliquant sur Outils > Débiter/facturer

Gérer les factures

Créer une facture

o Depuis la fiche compte de votre élève, cliquez sur Outils puis Facturer (accessible aussi par Ajouter puis Facture). o Dans la page qui s'ouvre, choisissez les éléments que vous souhaitez facturer en cochant les lignes ou le solde en sélectionnant "Facturer le SOLDE". Vous pouvez très bien aussi faire la facture pour un organisme en le sélectionnant sous le nom de votre élève. Vous pouvez aussi créer une facture depuis le module facture directement en cliquant sur le + blanc et ajouter ensuite les prestations à facturer. o Cliquez ensuite sur Facturer

Compléter une facture

Commentaires et rubrique perso : 1) Ajouter une rubrique personnalisée : Pour info : Une rubrique perso apparaît en haut de la page, juste en-dessous du numéro de facture. Les noms de toutes les rubriques apparaissent automatiquement sur toutes les factures, que vous les ayez complétées ou non. o Rendez-vous dans les Réglages puis l'onglet Réglages Fiche Compte (le 2ème, icône €) o A la ligne 8-3-2 Factures : Rubriques personnalisées, cliquez sur Gérer o Cliquez sur le + blanc en haut à droite dans le bandeau bleu o Saisissez le nom de la rubrique et choisissez le type avant de valider En pratique : Une fois sur votre facture (non éditée), pour compléter une rubrique perso, cliquez sur "+ plus d'infos" dans le cadre général en haut de la facture. 2) Ajouter un commentaire : Pour info : Le commentaire apparaît en bas de page. Vous pouvez ne faire apparaître aucun commentaire si vous le souhaitez. o Toujours dans les Réglages Fiche Compte, à la ligne 8-3-1 Factures : Commentaires, cliquez sur Gérer o Cliquez sur le + blanc en haut à droite dans le bandeau bleu o Saisissez le nom du commentaire dans la case de gauche (c'est un nom interne qui n'apparaîtra pas à l'impression) o Saisissez le commentaire dans la case du milieu, et faites la mise en forme qui vous convient o Si vous cochez la case Favori 1, il sera inséré par défaut sur chaque facture (avec possibilité de le supprimer avant édition). Idem pour Favori 2, qui apparaîtra en dessous du commentaire Favori 1. o Si vous en cochez aucune de ces cases, le commentaire sera accessible manuellement o Validez avec la coche verte En pratique : Si vous avez mis un commentaire favori, il apparaîtra automatiquement dans l'un des 2 cadres du bas quand vous vous positionnez sur une facture non éditée. Sinon, vous pouvez le sélectionner son nom dans la liste déroulante de "commentaire 1" ou de "commentaire 2". Il est aussi possible de le modifier, ou même de saisir un commentaire manuellement !

Mention « Acquittée » ou acompte : Si une partie de la facture a déjà été payée : notez la partie payée dans « Acompte » Si vous souhaitez faire apparaitre la mention « Acquittée » sur une facture déjà réglée, cochez la case en dessous du total

Editer une facture

Pour éditer votre facture, cliquez sur le bouton Editer (sur le côté gauche). Important : une fois éditée, la facture n'est plus modifiable. Annuler une facture est possible évidemment mais sachez que ce "trou" apparaitra dans le journal des conformités. Dans ce cas, nous vous conseillons donc de garder une trace de l'annulation par exemple dans le Memo de la fiche élève.

Rechercher une facture

HarMobil’ possède 3 moyens simples d’y parvenir : Si vous avez le numéro de la facture : o Rendez-vous sur la page d’accueil o Dans le menu bleu à gauche cliquez sur Proforma/Devis-Factures > Factures o Cliquez sur Rechercher (à gauche). o Saisissez le numéro de la facture et cliquez de nouveau sur Rechercher Grâce à la date de la facture : o Toujours depuis le module de factures, cliquez sur la loupe en haut dans le bandeau bleu. o Sélectionnez le mois et l’année de la facture que vous recherchez puis validez avec la coche verte. Le plus simple : A partir de la fiche compte de l'élève o Rendez-vous sur la fiche compte de l’élève o Cliquez sur le numéro de facture qui se trouve dans la colonne « Fact. » du tableau des débits : vous êtes redirigée directement sur la bonne facture.

Annuler une facture

Note importante : l'annulation d'une facture ne permet pas pour autant de récupérer son numéro. Celui-ci est généré de façon automatique, il sera donc toujours affecté à cette facture-là, même si vous choisissez de l'annuler. Comptablement il est préférable de faire un avoir plutôt que d'annuler une facture. Si toutefois vous décidez de l'annuler, nous vous conseillons de conserver une trace avant pour pouvoir expliquer le "trou" dans la numérotation. Par exemple : o En éditant votre facture, en l'imprimant, et en indiquant la raison de l'annulation. o Ou en notant le numéro de la facture, puis aller sur la fiche identité de l’élève concerné. Et renseigner le numéro et la raison de l’annulation dans le mémo en haut à droite. Maintenant, voici comment faire l’annulation, en pratique : o Rendez-vous sur la fiche compte de l’élève o Cliquez sur le numéro de facture qui se trouve dans la colonne « Fact. » du tableau des débits : vous êtes redirigée directement sur la bonne facture o Dans le menu bleu à gauche, cliquez sur Outils > Annuler o Saisissez ANNULER puis cliquez sur Valider, puis sur Fermer

Gérer les organismes

Qu’est ce qu’un organisme ? A quoi ça sert ? Accéder au fichier organisme Vous avez 2 moyens d'accéder à votre "Fichier Organismes" : o Depuis votre page d'accueil, via le bouton Devis Fact. puis Organismes o Ou depuis une fiche identité, en cliquant sur Fichier puis Organismes Ajouter un organisme : Cliquez sur le [+] en haut à droite pour ajouter le nouvel organisme Renseignez ses coordonnées + Si vous connaissez un référent dans la structure vous pouvez renseigner ses informations. « Utiliser » un organisme : Fiche identité : Vous pouvez associer un organisme à un élève directement sur sa fiche identité (rubrique « organisme ») pour notifier qu’il est financé par celui-ci Vous retrouverez dans la fiche de l’organisme tous les élèves financés par celui-ci Faire une facture/devis : Vous pouvez faire une facture/devis directement à un organisme : cf article facture/devis Note : pour le CPF, un logo existe directement sur la fiche identité de l’élève, « cochez » le pour faciliter vos statistiques Sur la fiche de l’organisme : toutes les factures faites pour celui-ci

Gérer les prospects

Le module Prospects vous permet d’établir des devis pour des élèves qui ne sont pas encore inscrits. L’avantage est qu’un prospect n’est pas décompté de votre nombre d’inscriptions. Pour accéder au module Prospects : Rendez-vous en Fiche Identité Dans le menu bleu à gauche, cliquez sur Fichier puis Prospects Pour transformer un prospect en élève : Rendez-vous sur le module Prospects comme ci-dessus Recherchez le prospect à l’aide de la loupe en haut à droite dans le bandeau bleu Dans le menu bleu, cliquez ensuite sur Outils puis Transférer

Le bonus

Les feuilles d’émargement (souvent demandées par les organismes comme le CPF et Pole Emploi) sont disponibles avec ce module Depuis la fiche compte de l’élève, cliquez sur Editer ou Courriel puis « Présence RDV » Le feuille d’émargement est préremplie avec les infos du planning, il ne reste plus qu’à la faire signer par le moniteur et l’élève.