Topo : Différence entre versions

Version du 5 septembre 2022 à 10:16

L'onglet Topo vous permet d'accéder à des super outils d'HarMobil' : le Journal, le tableau de bord, les activités Sarool, le taux de réussite ainsi que la balance client.

Ils sont hyper utiles pour faire un point sur votre établissement et en faciliter la gestion.

Consulter le Journal

Le Journal peut être trouvé à deux endroits : dans l'onglet Topo ou dans les modules principaux depuis votre page d'accueil.

Il regroupe les rappels importants, les échéances des formules et forfaits, les élèves aptes à passer les examens, les rendez-vous préalables, l'onglet "Notes"...

Les différents onglets du Journal

Anniversaire : Vous souhaitez fêter les anniversaires de vos élèves ? Ils sont tous notés au même endroit, pratique non ? 😊

RDVP. : Vérifiez les rdvs pédagogiques qui approchent. Choisissez le nombre de mois souhaité en cliquant sur le chiffre.

Codes périmés : Visualisez les élèves avec un code bientôt périmé. Comme pour les RDVP, choisissez le nombre de mois souhaité !

Formules : Visualisez les élèves avec des formules qui expirent bientôt grâce à cet onglet.

Forfait Code : Retrouvez toutes les échéances des forfaits code qui approchent afin de prévenir vos élèves rapidement 😊

Echéances : Retrouvez les échéances de paiement que vos élèves doivent payer dans les prochains jours.

Aptes Code : Si la case est cochée dans la Fiche Élève, vous trouverez ici tous les élèves aptes à l'ETG.

Aptes Cdte : Si la case est cochée dans la Fiche Élève, vous trouverez ici tous les élèves aptes à l'examen pratique.

Notes : La note de gauche est seulement pour les utilisateurs de votre bureau. Celle de droite est commune à tous vos établissements. Ce réglage au modifiable dans les réglages généraux, à la ligne 2-4-2 Journal : Partage de Notes (page gauche, page droite).

Les bonus du Journal

1. Si vous souhaitez sortir une liste d'élèves avec les codes périmés, les formules bientôt expirées... il vous suffit de cliquer sur le bouton . Vous êtes redirigé vers les Statistiques élèves. Depuis cette page, vous pouvez éditer la liste, envoyer des SMS ou des courriels aux élèves pour les prévenir...

2. Il est possible de rajouter plus de critères de recherche dans chaque onglet. Vous pouvez sélectionner le bureau ainsi que les élèves actifs et inactifs en cliquant sur "+ plus de critères..." tout en bas de la page.

3. Il existe deux paramètres pour le Journal dans les réglages généraux :

• Le 2-4-1 Journal : Onglet Favori pour sélectionner l'onglet sur lequel vous voulez être en arrivant sur la page
• Le 2-4-2 Journal : Partage de Notes (page gauche, page droite), dont on a déjà parlé précédemment.

Consulter le tableau de bord

Le tableau de bord, similaire à celui d’une voiture, vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l'état actuelle de votre établissement avec : les inscriptions, la trésorerie, les examens, les rendez-vous, etc.

Dans un premier temps, choisissez la période souhaitée en haut de la page.

En cliquant sur "+ plus de critères.."., vous pouvez choisir de limiter la recherche à un bureau ou un permis particulier.

Une fois que vous avez sélectionné ce que vous souhaitez, cliquez sur "Trouver"

Dans les cadrans se trouvent les informations suivantes pour la période en question :

• Inscriptions : Nombre d’inscriptions

• Trésorerie : votre chiffre d'affaires (TTC ou HT) avec vos recettes et dépenses (si vous avez le module Trésorerie)

• Examens : votre taux de réussite code et conduite

• Rendez-vous : le nombre de RDVS placés sur le planning pendant cette période (Nombre de leçons ou heures)

• Comparatif avec les années précédentes : Inscription et Recettes.

En cliquant sur "+ Plus de détails...", vous retrouvez les mêmes infos séparées en différentes périodes/années/activités dans des tableaux.

L'historique des activités Sarool

Ce module permet de voir tout ce qui se passe sur votre Appli. Sarool.

Vous allez voir, il est très simple d'utilisation 😊

Remplissez la période souhaitée, le bureau, si vous souhaitez seulement vos élèves actifs, puis cliquez sur "Trouver".

Les informations vont se répartir dans quatre onglets différents :

• RDVs : Tous les RDVs qui ont été pris ou annulé sur Sarool avec la date, la description et les infos essentielles de l’élève (avec le module Réservation & paiement en ligne)

• Paiements : Tous les paiements effectués en ligne (avec le module Réservation & paiement en ligne)

• Inscriptions : Toutes les inscriptions et pré-inscriptions effectuées en ligne (avec le module Inscription en ligne)

• Docs : tous les documents que les élèves ont mis dans Docs. Ils sont également sur leur Fiche Élève.

Trouver mon taux de réussite

Réelle preuve de votre qualité d'enseignement, le taux de réussite est un chiffre important pour votre auto-école.

Pour l'obtenir, cliquez sur "Topo" puis "Réussite".

Sélectionnez la période souhaitée et l'indice de présentation et cliquez sur "Trouver".

En cliquant sur "+Plus de critères...", vous pouvez choisir un bureau, moniteur et permis en particulier.

Si vous souhaitez plus d'informations sur les taux de réussite et la labellisation, cliquez ici ! 🙂

Effectuer une balance client

La Balance Client permet de visualiser en une seule liste les débits, les montants facturés, les règlements et le consommé des élèves : très utile en fin d'exercice comptable, pour faire le bilan des "dûs" ou des "en cours" clients.

Depuis le bouton TOPO en page d'accueil, ou depuis les listes Élèves, cliquez sur le bouton Balance en haut à gauche. Saisissez la période que vous souhaitez calculer avant de lancer la recherche.

Chaque élève qui apporte un mouvement dans une des colonnes, pour la période sélectionnée (l'exercice comptable en général), apparaîtra dans la Balance.

Descriptif des colonnes (montant en TTC)

• Débité Période - ce que l’élève a acheté : Montant total des articles dans ses débits (formule), et également de sa consommation supplémentaire (RDV, Examens, Cours de Code) sur la période uniquement.
• Facturé Période - montant total de toutes les factures réalisées à l'élève sur la période uniquement.
• Réglé Période - montant total de tous les règlements sur la période uniquement.
• Consommé Période - ce que l’élève consomme (RDV, Examens, Cours de Code) sur la période uniquement.
• Solde réel jusqu'à fin période - ce que l’élève doit réellement depuis son inscription => Montant Cumulé de ce qui est réglé moins le Montant Cumulé de ce qui est consommé. C'est cette colonne qui sera surtout utile pour établir le bilan.

Twiki

Nous allons vous guider pour obtenir, grâce à la balance, une liste d’élèves avec le récapitulatif des informations de leur fiche Compte, et faire le bilan détaillé des dus et des en-cours.

Voici comment l’obtenir :

• Depuis la Page d'Accueil, cliquez sur Topo puis Balance
• Dans la partie Balance Elèves :

• Choisissez votre période souhaitée
• Cliquez sur + de critères. (Voir détails ci-après)
• Cochez probablement la case Afficher le consommé / Période (souvent demandé par les experts-comptables)
• Validez en cliquant sur Trouver

Et voilà 🙂 Vous obtenez vos cumuls créditeurs et débiteurs sur la période, et le détail par élève.

Si vous ressentez le besoin de maîtriser tout ce qui est Compta, sachez qu'AGX organise régulièrement des sessions de perfectionnement en ligne qui peuvent vous aider à gagner du temps et avoir une compta nickel 👍 Faites-nous signe !

INFO SUPPLEMENTAIRE : Les informations données par la balance

Pour vous aider à obtenir la liste correspondant précisément à la demande de votre expert-comptable, voici une explication de ce qui sera visualisé, sur la période choisie :

1) Systématiquement :

• Le total des débits dans la colonne « Débité période »

Le total correspondant pour TOUS les élèves s’appelle « Cumul débiteur »

• Le total des règlements dans la colonne « Réglé période »

Le total correspondant pour TOUS les élèves s’appelle « Cumul créditeur »

• Le total des règlements – des prestations consommées dans la colonne « Réel fin période »

Le total correspondant pour TOUS les élèves s’appelle « Solde réel fin période »

2) Et en fonction des critères supplémentaires cochés :

• Le montant total facturé dans la colonne « Factu. Période »

Cette colonne apparaît en cochant le critère Afficher le Facturé / Période (Disponible si vous utilisez le module Factures)

• Le montant total consommé dans la colonne « Conso. Période » (ce que l’élève a réellement effectué)

Cette colonne apparaît en cochant le critère Afficher le Consommé / Période