Réservation & Paiement en ligne : Différence entre versions

Version du 19 août 2022 à 13:26

Votre solution HarMobil' vous permet de gérer les inscriptions et les paiements en ligne avec l'application Sarool.

Ainsi, les élèves sont autonomes dans la prise de rendez-vous et le règlement de ces derniers.

Bien sûr, c'est VOUS qui définissez les règles 😉

Activer la prise de rendez-vous et le paiement en ligne

Pour activer ce module Sarool c'est très simple :

1. Depuis la page d'accueil de votre solution HarMobil', cliquez sur le bouton Ma Config à gauche (accessible uniquement depuis un Utilisateur de type "Gérant")

2. Dans la partie « Modules d'Appli Sarool », cliquez sur + Gérer...

3. Ajoutez le module souhaité

L'ajout de ce module est accompagné de 2h de Téléformation avec un de nos supers formateurs 😊

Paramétrer la prise des RDVs

L'application Sarool permet la gestion en ligne de vos RDVs, en fonction de ce que VOUS voulez.

Retrouvez dans les rubriques suivantes les réglages à faire pour que ce soit 100% adapté à vos besoins :

Le choix du moniteur

Lors de la prise de RDV en ligne, il est possible d'afficher ou de masquer certains moniteurs pour vos élèves.

Le paramètre "1-1-1 Agenda : Afficher réservations (1/2) : Moniteur de l'élève ?" nous donne plusieurs possibilités :

• Vos élèves peuvent seulement réserver une leçon avec leur moniteur attribué = "Oui (ignorer parm 1-1-2 si absent)"
• Vos élèves peuvent réserver avec leur moniteur attribué s'ils en ont un, sinon HarMobil' prend en compte le paramètre suivant = "Oui si défini, sinon utiliser param 1-1-2"

La ligne "Non, utiliser uniquement param 1-1-2" indique au logiciel que vous ne souhaitez pas attribuer de moniteurs à vos élèves.

Le paramètre "1-1-2 Agenda : Afficher réservations (2/2) : Sinon moniteur..." nous donne également plusieurs possibilités :

• Vos élèves ne peuvent réserver qu'avec les moniteurs du même bureau qu'eux = "Du bureau de l'élève uniquement"
• Vos élèves peuvent réserver avec tous vos moniteurs = "De tous les bureaux"
• Vos élèves ne peuvent réserver qu'avec des moniteurs affichés sur le planning du bureau = "Des moniteurs partagés par le bureau"

Les conditions de réservation

Gérer le délai de réservation & le volume d'heures

Les réglages suivants permettent de définir sous quelles conditions l'élève peut réserver un RDV :

• 1-3-1 Agenda : Réservation : Nombre d'heures minimum avant le RDV que l'élève veut réserver
• 1-4-1 Agenda : Réservation : Nombre d'heures maximum qu'un seul et même élève peut réserver par jour
• 1-4-2 Agenda : Réservation : Nombre d'heures maximum qu'un seul et même élève peut réserver par semaine

Gérer le délai d'annulation

Les réglages suivants permettent de définir sous quelles conditions l'élève peut annuler un RDV :

• 1-2-1 Agenda : Annulation : Nombre de jours minimum avant le RDV
• 1-2-2 Agenda : Annulation : Interdite si examen programmé pour l'élève

Vérification du Solde de l'élève

HarMobil' peut autoriser ou bloquer une réservation en fonction du solde Global ou Réel de l'élève.

Au moment de réserver : l'application Sarool va calculer le solde qu'aura l'élève s'il réserve la leçon, puis HarMobil' vérifie si cela respecte ce que vous aurez choisi comme solde dans les réglages :

• 1-3-2 Agenda : Réservation : Solde minimal après (global)
• 1-3-3 Agenda : Réservation : Solde minimal après (réel)

Création d'un RDV en ligne

Ajout d'un RDV

Pour rendre disponible à la réservation un créneau horaire, depuis votre planning :

1. Faites un clic-droit sur un créneau de libre
2. Choisissez ensuite "Pré-réservation"

Un RDV apparaît de manière transparente :

Comme pour les RDVs classiques, vous pouvez le modifier en choisissez la durée ou le nombre d'élèves maximum et le supprimer.

Prestations multiples

Il est possible d'ouvrir un créneau horaire disponible à la réservation en ligne pour plusieurs types de prestations.

Les prestations doivent avoir en commun l'heure de début et la durée du RDV

Lorsqu'une des prestations multiples est réservée, les autres disparaissent automatiquement de la réservation en ligne.

Cela permet donc de s'assurer que le formateur n'a pas deux RDVs en même temps.

Remarque : Inversement, si le RDV est décommandé par l'élève, les prestations multiples réapparaissent en ligne.

Envoyer des Notifications

Il est possible d'envoyer des notifications aux élèves afin de leur rappeler le prochain RDV ou de transmettre des informations.

Rappel de RDV

Sarool envoie automatiquement un rappel de RDV à l'élève par le biais d'une notification.

Dans les réglages de Sarool, la ligne 1-7-1 Envoi de Notification vous permet de régler le délai de ce rappel.

Envoi depuis la Fiche Élève

Vous pouvez envoyer une notification à l'élève depuis sa Fiche Élève sur HarMobil'.

Vous pouvez préparer à l'avance des modèles de notifications que vous pouvez enregistrer dans le réglage 1-7-2 Envoi de Notification : Modèles

Paramétrer le paiement en ligne

Réglages généraux

Les réglages communs pour le paiement en ligne se trouvent sur HarMobil' :

1. Cliquez sur l’engrenage des Réglages en haut à droite
2. Déroulez la partie « Sarool (Espace et Applis élèves) »
3. Cliquez sur « Gérer » devant « Paiement CB en ligne » (réglage n°2-1-1)

Voici le détail de ces réglages :

1. "Mode de paiement associé" : Permet de définir le mode de paiement qui apparaîtra lors d'un paiement en ligne sur la Fiche Compte de l'élève.
2. "Règlement associé" : Permet de fixer un libellé pour les paiements, nous vous conseillons de garder "Affectation automatique" si vous l'utilisez déjà
3. "Montant minimal" : Permet de définir le montant minimal pour que le paiement en ligne soit accessible
4. "Partenaire Bancaire" : Suivant l'offre prise, choisir entre Stripe, Paybox ou HiPay.

Réglages Paybox

Paramétrage sur HarMobil’

1. Cliquez sur en haut à droite
2. Allez sur l'onglet Sarool (Espace et Applis élèves)
3. A la ligne 2-1-1 Paiement CB en ligne, cliquez sur "Gérer"
4. La mise en relation avec Paybox s’effectue sur cette page, dans le deuxième encadré, cliquez sur l’onglet Paybox

La connexion avec Paybox nécessite 4 informations :

• le PBX_SITE (N° de site)
• le PBX_RANG (N° de rang)
• le PBX_IDENTIFIANT (Identifiant)
• la Clé d'authentification

Depuis l'interface VISION AIR de Paybox

1er étape : Le PBX_SITE/RANG/IDENTIFIANT

1. Une fois connecté au logiciel VISION AIR de Vérifone/Paybox, depuis la page d'accueil de votre compte Paybox, cliquez sur Paramètrage en haut de l'écran.

2. A gauche, déroulez l'arborescence en cliquant sur la flèche comme ci-dessous :

3. Puis cliquez sur l'image du "caddie" juste en dessous :

4. S'affiche ensuite une page avec à l'intérieur, les informations de SITE, RANG et IDENTIFIANT qui sont à renseigner sur HarMobil'

2ème étape : La Clé d'authentification

Pour terminer, toujours sur la même page d'Informations de votre compte Paybox se trouve un encadré.

Dans cet encadré :

1. Ecrivez une phrase comportant des majuscules, des minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux. (cette phrase ne sera pas à retenir elle ne sert qu'à créer la clé)
2. Cliquez ensuite sur "Générer une clé"
3. Validez le mail reçu de Vérifone / Paybox pour la génération de la clé
4. Copiez/Collez l'intégralité de la clé qui apparaît dans HarMobil dans "Nouvelle clé authentification" et "Répéter la clé d'authentification"

Enfin valider les réglages en cliquant dans HarMobil’ sur « Mettre à jour les informations Paybox pour ce bureau »

Réglages Stripe

Réglages HiPay