Inscription en ligne : Différence entre versions

Version du 19 août 2022 à 08:30

Le module d'Inscription en ligne permet aux élèves de s’inscrire dans votre auto-école directement depuis votre site internet et Sarool !

3 types d’inscription sont possibles :

• La Pré-inscription : permet à un futur élève de renseigner un formulaire de contact, créant dans votre logiciel HarMobil' une Fiche Élève à son nom. Vous n’avez plus qu’à le contacter pour répondre à ses questions et convenir d’un RDV pour son inscription 😊
• L’Inscription avec choix de la formule : donne la possibilité à un futur élève de compléter un formulaire d'inscription ET de choisir la formule qu’il souhaite. Cela créera une Fiche Élève à son nom et renseignera sa Fiche Compte avec la formule choisie. Selon VOS réglages, il pourra également payer un acompte, créer son compte Sarool, et même réserver une évaluation 😉
• Inscription à un stage : permet à un futur élève ou à vos élèves déjà inscris de s'inscrire à l’un de vos stages. Selon VOS réglages, ils pourront également payer la totalité du stage pour valider l’inscription !

Réglages Généraux

Pour accéder aux réglages de l'Inscription en ligne, depuis la page d'accueil du logiciel :

1. Cliquez sur l'engrenage des Réglages en haut à droite.
2. Déroulez la rubrique Sarool (Espace et Applis élèves).
3. Devant le réglage Inscription en ligne / 3-1-1, cliquez sur Gérer.

Dans Configuration Générale, vous pouvez autoriser ou non la création d’homonymes et choisir de faire apparaître le nom de votre auto-école dans l’en-tête des formulaires.

Ce réglage est valable pour les trois types d’inscription.

Ensuite, par type d’inscription, vous pourrez paramétrer :

• les rubriques du formulaire à compléter par l’élève
• le mode de création du compte Sarool (uniquement Formule et Stage)
• le paiement en fin d’inscription (uniquement Formule et Stage)
• le courriel de confirmation envoyé à l’élève

et enfin retrouver le lien vers le formulaire à insérer sur votre site internet.

Remarque : Après chaque réglage, pensez à enregistrer en haut à droite.

Mode de création du compte Sarool (Formule et Stage)

Ce réglage permet de choisir la méthode d'activation du Compte Sarool par l’élève.

3 réglages sont possibles :

• Immédiat (depuis le formulaire, avec choix du mot de passe) : dans le formulaire d’inscription, l’élève sera invité à renseigner le choix de son mot de passe ; son compte sarool sera alors automatiquement créé à la validation de son inscription. A la fin de son inscription, l’ élève sera également informé des moyens de connexion à Sarool (site & Appli)
• A l’initiative de l’élève (envoi courriel d’invitation) : sur la page de validation de son inscription, l’ élève sera informé de sa clé d’activation et des moyens de connection à Sarool (site & Appli). Il recevra également un courriel l’invitant à créer son compte Sarool.
• A l’initiative de l’élève (sans sollicitation) : l’élève n’aura aucune information quant à la création ou à l’accès de son compte Sarool.

Paiement en fin d’inscription (Formule et Stage)

Un paiement par carte bancaire sera automatiquement demandé à l’élève pour valider son inscription.

Pour l’Inscription Formule, le montant demandé est celui de la première échéance que vous avez paramétré sur la formule en question. S’il n’y a pas d’acompte précisé, ce sera alors le montant total de la formule.

Pour l’Inscription Stage, il s’agit du montant total du stage qui sera demandé à l’élève.

Vous pouvez proposer à vos élèves de payer ce montant en 1 et/ou plusieurs fois, grâce à ce réglage :

3 réglages sont possibles :

• Proposer le paiement en totalité : l'élève paiera le montant demandé en 1 fois
• Proposer le paiement en plusieurs fois uniquement : le montant demandé pourra être réglé en plusieurs fois selon VOS réglages (nombre de fois et périodicité) - Un premier paiement sera bien sûr automatiquement demandé à l’élève pour valider son inscription.

• Proposer le paiement en totalité ou en plusieurs fois : l'élève pourra choisir entre régler le montant demandé en 1 ou en plusieurs fois.

Remarque : Le paiement en plusieurs fois est réservé au paiement en ligne avec Vérifone/PayBox et nécessite l’activation d’une option payante chez eux.

Formulaire d'inscription

L'usage du tableau est très simple, il suffit :

1. De cocher une case dans la colonne Afficher, pour rendre visible la rubrique sur le formulaire.
2. Puis de cocher la case dans la colonne Obligatoire, si vous souhaitez que la validation du formulaire ne puisse pas se faire sans le renseignement de cette rubrique.

Courriel de confirmation

Lorsque l’élève valide son inscription, vous avez la possibilité de lui envoyer automatiquement un courriel de confirmation, ainsi que d’en recevoir la copie sur l’adresse mail de l’auto-école. Vous pouvez également personnaliser ici le sujet et le contenu du courriel.

Lien à insérer sur votre site Web

Chaque type d’inscription a son formulaire, et donc son lien direct que vous pouvez insérer sur votre site Internet. Il se trouve tout en bas de la page des réglages.

Inscription Formule - Réglages spécifiques

Mise en ligne des Formules

Vous pouvez personnaliser les formules que vous souhaitez mettre à disposition en ligne.

Pour cela, depuis la page d'accueil du logiciel :

1. Cliquez sur "Prix" à gauche
2. Puis sur "Formule"
3. Choisissez dans le menu déroulant la formule que vous souhaitez mettre en ligne

En dessous de la formule se trouve cet encadré :

Pour que la formule soit visible par vos futurs élèves, la Catégorie doit être renseignée. (par défaut, elle est sur « Aucune »)

Vous pouvez également personnaliser ici :

• Le nom public de la formule
• Limiter la formule à un type de permis
• Décrire le contenu de la formation

Remarque : Une fois les réglages terminés, pensez à enregistrer en haut à droite de la page.

Inscription Stage – Réglages spécifiques

La partie Stage est uniquement accessible avec le module ProForma.

En plus du lien que vous pouvez insérer sur votre site Internet, vos stages réservables en ligne sont également visibles sur Sarool pour vos élèves déjà inscrits dans votre établissement !

Depuis l’Appli Sarool ou Sarool.fr, il leur suffit de cliquer sur

Pour paramétrer l’affichage des Stages sur Sarool allez dans le réglage 5-1-1 Stages : Affichage / Réservation.

Mise en ligne des Stages

Comme pour les Formules, vous pouvez choisir individuellement et personnaliser les stages que vous souhaitez mettre à disposition en ligne. Pour cela, depuis la page d'accueil du logiciel :

1. Cliquez sur "ProForma" à gauche.
2. Puis sur "Stages".
3. Cliquez sur "Modèles" à gauche.
4. Choisissez dans le menu déroulant le stage que vous souhaitez mettre en ligne.

Vous trouverez alors le même encadré que pour les formules.

Pareillement, vous pouvez personnaliser ici :

• Le nom public du stage,
• Limiter le stage à un type de permis,
• Décrire le contenu du stage.
• Sélectionner ensuite le type de formation dans Catégorie

Pensez à enregistrer en haut à droite de la page avant de retourner créer un stage dans le module Stages.

Vous n'avez plus qu'à créer un stage de ce modèle sur les dates voulues pour qu'il soit disponible en ligne.

BONUS - Stage STAR : Comme pour les Formules, vous avez la possibilité de mettre en évidence un stage en cliquant sur l'étoile à côté de "Nom public" ; une belle étoile jaune apparaîtra alors à côté de son nom dans le formulaire élève 😉

Afficher/Masquer les Stages complets

Vous avez la possibilité d'afficher à vos futurs clients, les stages déjà complets.

Pour ce faire, toujours depuis les réglages de l'Inscription en Ligne :

1. Cliquez sur l'engrenage des Réglages en haut à droite.
2. Déroulez la rubrique Sarool (Espace et Applis élèves).
3. Devant le réglage Inscription en ligne / 3-1-1, cliquez sur Gérer.
4. Cliquez sur l'Onglet Stage
5. Puis cochez ou décochez la case Afficher les stages complets prévue à cet effet.