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Version du 12 août 2022 à 07:48

Lorsqu'une Fiche Elève est créée sur HarMobil', la Fiche Compte associée est automatiquement créée.

Cette Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc...

Pour y accéder, cliquer sur le bouton

Présentation de la Fiche Compte

La fiche compte se décompose en 3 tableaux :

Débits : ce que l'élève a acheté
Règlements : ce que l'élève a payé
Prestations : ce que l'élève a effectué ou va effectuer

Gérer les débits

Ajouter un débit

Sur le Tableau des débits, cliquez sur le bouton

La fenêtre "Ajout d'une prestation à l'élève" s'ouvre :

Date : Laissez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une nouvelle date
Qté : Saisissez la quantité de prestations et validez
Libellé : Double-cliquez pour afficher la liste des prestations.
TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant.
Tarif / Montant : Le tarif correspond au prix unitaire, le montant au total en fonction de la quantité.
Illimité : En cochant cette case, la quantité de la prestation devient illimitée.

Lorsque ces informations sont complétées, validez par le bouton "Ajouter".

En créant les débits de l'élève, le total des débits ainsi que le solde se mettent directement à jour.

Remarque : pour annuler la création en cours, cliquez sur la croix.

Débiter une formule

Pour sélectionner la formule choisie par l'élève, cliquez sur "Formule : Choisir" au-dessus du tableau des Débits puis cliquez sur la formule désirée.

Cela va renseigner les prestations et les fournitures comprises avec cette formule dans le tableau des débits.

Vous pouvez ensuite ajuster les tarifs, ajouter, modifier ou supprimer un débit, ces modifications seront prises en compte lorsque vous allez éditer le contrat.

La date de débit de vos formules est réglable afin que la date souhaitée se remplisse automatiquement.

Pour cela, vous avez 3 choix :

La date de l’inscription de l’élève
La date de son évaluation
La date du jour à laquelle vous affectez la formule aux débits

Pour modifier ce réglage :

Cliquez sur (en haut à droite) et sélectionnez l’onglet Compte
Descendez jusqu’à la ligne 6-1-1 Formules : Date débits
Dans l’encart de la ligne, sélectionnez la date souhaitée dans la liste déroulante.
Validez avec

Bien sûr, vous pouvez également la changer manuellement sur la Fiche Compte de votre élève grâce au bouton en haut du tableau des débits.

Modifier un débit

Cliquez sur l'icône de modification au-dessus du tableau des débits

Cela fait apparaitre l'icône de modification devant chaque ligne de la formule, permettant ainsi de modifier la ligne (date, quantité, montant, prestations, etc...).

Le solde se recalcule automatiquement après chaque modification.

Supprimer un débit

Avant toute suppression, assurez-vous qu'il est vraiment judicieux de supprimer cette ligne ou si c'est mieux de rajouter une ligne débit négative.

Particulièrement si le contrat a déjà été édité, ou si sur cette ligne de débit figure déjà un N° de facture.

Une fois la décision prise, voici comment faire :

Rendez-vous sur sa Fiche Compte
Sélectionnez la ligne de débit à supprimer
Cliquez sur en haut à droite
Validez en cliquant sur Oui

Le total des débits ainsi que le solde de votre élève se réajustent automatiquement.

Gérer les règlements

Créer un règlement

Pour créer un règlement, cliquez sur le en haut à droite du tableau des règlements. La fenêtre de création d'un règlement s'ouvre.

Les premières cases permettent de rentrer les informations importantes du règlement.

Le tableau bleu, quant à lui, permet de saisir les règlements. Les champs à renseigner sont les mêmes que lors de la création d'un débit.

En cliquant sur "Affectation semi-automatique" et "Affectation automatique", vous pouvez faire apparaître un autre tableau qui récapitule les débits qui n'ont pas encore été réglés et donc, pointés.

L'affectation semi-automatique vous permet de sélectionner les débits que vous souhaitez et de rentrer une certaine somme pour ce règlement dans l'avant-dernière ligne du tableau.

Par exemple : Votre élève ne vous règle que 200€ de leçons de conduite sur les 500€ qu'il vous doit, vous rentrez donc 200€ dans la case de ce débit.

L'affectation automatique sélectionne automatiquement les débits en fonction de leurs dates de création. Rentrez simplement la somme du règlement, cliquez sur "Affecter" puis "Valider".

Modifier/Supprimer un règlement

Pour modifier ou supprimer un règlement, double-cliquez sur la date du règlement concerné afin de vous rendre sur ce règlement en module Trésorerie. Effectuez ensuite le changement.

Renseigner un règlement impayé

Voici la démarche à suivre pour indiquer un chèque impayé sur la fiche compte d'un élève :

Dans les règlements

Tout d'abord, nous allons indiquer que le chèque est impayé en commentaire.

Sur la fiche compte, dans les règlements (tableau de droite), double-cliquez sur le règlement en question.
Cliquez ensuite sur en haut à droite. Cela fait apparaître le même bouton à la ligne du règlement.
Cliquez sur ce dernier et ajoutez le mot "impayé" dans la case "Comm." puis validez.

Dans le tableau des débits

Maintenant, nous allons ajouter cet impayé dans la fiche compte de votre élève pour indiquer qu’il doit à nouveau cette somme. Rajoutez un débit (tableau de gauche) grâce au .

Dans "Date", mettez la date de retour du règlement impayé.
Dans "Libellé", mettez "Règlement impayé".
Dans "Montant", renseignez le montant correspondant puis validez.

Visualiser les prestations

Afin de faciliter la lecture des informations dans le tableau des prestations, le logiciel affiche trois couleurs :

- En noir : les prestations déjà effectuées

- En bleu : les prestations du jour

- En rouge : les prestations à venir

L'onglet "Global"

Cet onglet regroupe toutes les prestations de l'élève.

Par exemple, les séances de code, les leçons de conduite, les examens...

L'onglet "Leçons de conduite"

Cet onglet permet de visualiser seulement les leçons de conduite.

Vous y verrez la chronologie des leçons de conduite prises ou prévues, l'horaire du RDV, le prix (si c'est hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte, le moniteur ainsi que les commentaires et suivi pédagogique.

Les autres onglets

- Examens

- RDV préalable

- RDV pédagogique

- Absence non excusée

Permet de visualiser la chronologie des examens, le type des épreuves passées, le tarif appliqué, le résultat (Ajourné, Prévu, Reçu, Absent, Absent Excusé), le numéro de facture de la prestation, l'heure de l'examen et les commentaires.

Les résultats indiqués dans la colonne "Rés." (comme "Résultats"), celle-ci reste vide lorsque le résultat n'est pas encore indiqué.

Suivi des prestations de l'élève

Pour ajouter ou modifier un commentaire sur un rendez-vous, cliquez simplement dans la colonne "Comment."

Expliquer crédit d'heure : lien entre les débits et les prestations (formation initiale)

Astuce : pour accéder rapidement à un rendez-vous, double-cliquez sur ce dernier. Vous serez directement renvoyé vers le planning ;)

Les fonctions avancées de la Fiche Compte

Rechercher une Fiche Compte

Pour rechercher la Fiche Compte d'un élève, cliquez sur (en haut à droite) et tapez le nom ou le prénom de l'élève en question.

Effectuer un remboursement

Pour faire un remboursement sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre :

Placez votre souris sur le bouton Ajouter en haut à gauche de la page
Cliquez sur le bouton Remboursement

La fenêtre suivante s'affiche :

Vous pouvez alors :

Choisir la date
Définir un intitulé
Choisir le mode de paiement
Définir le taux de TVA à appliquer
Définir le montant à rembourser

Suppression rapide des débits

Pour supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :

Cliquez sur Outils à gauche
Cliquez sur RAZ Débits
Confirmez en cliquant sur Valider

Tarification de la Fiche Compte

Il est possible de consulter la grille tarifaire de l'élève sur lequel vous êtes. Cette grille permet de comprendre combien de crédits sont alloués aux Leçons de conduite, Examens, RDVPs etc... Et aussi de montrer quel sera le tarif appliqué lorsque l'élève sera hors-forfait.

Cliquez sur Outils à gauche
Cliquez sur Tarification

Les éditions de la Fiche Compte

Éditer le contrat-type de l'élève

Pour imprimer le contrat-type rien de plus simple !

Sur la Fiche Compte, cliquez sur Contrat-Type à gauche
En haut à droite, cliquez sur le + vert
Cochez la case adéquate dans la partie Prestations (en haut) et remplissez à votre convenance
Validez avec le bouton Enregistrer

Si vous souhaitez plus d'informations ou faire des réglages sur votre contrat-type, cliquez ici !

Éditer d'autres documents

À partir de la fiche compte, il est également possible d'imprimer plusieurs documents grâce au bouton "Éditer" :

Le relevé de l'élève
Ses rendez-vous
Le reçu d'un règlement
Le relevé personnalisé
etc...

Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.

Éditer une note

Pour éditer une note ou la rééditer, cliquez sur l'objet du règlement choisi, puis cliquez sur "Note".

Voir ce que l'élève à consommé

Le "Solde Réel" correspond au solde d'aujourd'hui. Il ne tient pas compte de toutes les prestations et règlements à venir.

La différence entre le "Solde" et "Solde Réel" c'est :

- Solde : c'est le solde global en tenant compte de TOUT sans distinction de date. - Solde Réel : Uniquement de ce qui a été fait jusqu'à aujourd'hui.

Détails du calcul du réel :

Dû Réel : le montant total de ce qui a été consommé par l'élève à ce jour ; sans compter les prestations futures
Réglé Réel : ce que l'élève a réglé à ce jour ; sans compter les règlements à venir
Solde Réel : le solde de l'élève à ce jour = Le Réglé réel moins le Dû réel

Astuce pour plus de précision :

Vous pouvez afficher le tableau des détails en cliquant sur le " i ", juste à côté de Dû sur la fiche d'un élève.

Facturer un élève

Pour facturer un élève :

Cliquez sur "Ajouter" en haut à gauche
Puis cliquez sur Facture