Foire Aux Réponses : Différence entre versions

Version du 31 juillet 2023 à 08:36

Bonus : Vous ressentez le besoin de mieux maitriser HarMobil’ ou de découvrir plein de nouveaux outils et astuces ? Participez à l'une de nos formations collectives gratuites, appelées "Perfect-class". Un accompagnement convivial pour vous permettre d'utiliser efficacement votre solution 😉 Pour découvrir les différents thèmes, les dates et se préinscrire, rendez-vous sur le bouton "Aide" depuis la page d'accueil, puis cliquez sur "Perfect'Class" !

Permis Boite auto (B78) : comment le mettre en place ?

La mise en place de cette nouvelle formation sur HarMobil' se fait en 4 étapes :

1. Ajout du permis

Si ce n’est pas déjà le cas, notons que votre établissement propose maintenant le permis « B78 »

• Rendez-vous dans les Réglages puis dans les Réglages généraux (1er onglet).
• A la ligne 1-4-1 Permis, cliquez sur "Gérer"
• Les permis enseignés chez vous sont ceux qui ont une étoile devant : au besoin, cliquez sur le bouton de modification du permis B78 et cochez la petite case en début de ligne.
• Choisissez si besoin une couleur associée au permis : les noms et prénoms des élèves s'afficheront dans cette couleur afin de mieux les différencier au planning.

2. Créer la prestation-type sur le planning (OPTIONNEL)

Il est nécessaire de créer une prestation-type dans deux cas :

• Si vous utilisez l’option de réservation en ligne sur l’appli Sarool des élèves
• Si vous souhaitez différencier encore plus la boite manuelle de la boite auto sur le planning (couleur différente)

Toutes les informations nécessaires pour la mise en place de la prestation sont sur la notice à ce sujet 😉 

3. Créer les tarifs et les formules

Vous pouvez maintenant créer vos lignes tarifaires dans les prestations correspondantes (leçon de conduite si vous n’avez pas choisi de créer une prestation séparée).

Voici la notice pour ajouter vos nouveaux tarifs et vos nouvelles formules.  

Pour vos nouvelles formules B78, il est possible de modifier la "Prestation prioritaire".

Ainsi, si votre élève courant est en boite auto, sur le planning, cette prestation sera présélectionnée pour vous 😉

Pour cela :

• Sur la page d'accueil, cliquez sur "Prix" puis "Formules"
• Pour les formules concernées, rendez-vous dans la partie "Modalité de tarification"
• A la ligne "Prest. prioritaire", sélectionnez la boite auto

4. Utilisation

Ensuite, il suffit de bien veiller à :

• Mettre le bon permis et la bonne formule à l'inscription
• Et utiliser la bonne prestation sur le planning (si vous avez différencié le B du B78) 

Tout le reste est automatique ! 😊

Le tarif supplémentaire n'est pas au bon prix, comment faire ?

Quand une prestation supplémentaire est au mauvais tarif, c'est que les paramètres indiquent à HarMobil' de faire cela.

Il est donc nécessaire de faire les vérifications suivantes.

1. Vérification depuis la Fiche Compte de votre élève

• Dans le tableau en haut à gauche, positionnez le curseur de votre souris sur les textes de vos débits (ex : leçon de conduite)
• Une info-bulle apparaîtra, vous précisant à quelle prestation ils sont rattachés
• Si la prestation indiquée n'est pas celle que vous placez sur le planning, c'est que le débit est mal rattaché

• Vous pourrez ensuite les modifier dans vos tarifs

2. Vérification depuis les tarifs

• Depuis la page d'accueil, rendez-vous dans Prix puis Tarifs à gauche
• Tout en haut de la page, la date de début de la grille tarifaire actuelle est affichée. Si besoin, placez-vous sur une autre grille tarifaire
• Pour la ligne tarifaire en question, vérifiez : le prix, la prestation, le permis indiqué
• Si besoin, modifiez ces informations en cliquant sur

3. Mettre à jour le débit dans les formules concernées

À faire seulement si vous avez modifié les informations d'une ligne tarifaire.

• Rendez-vous dans Formules, en haut à gauche de vos tarifs
• Modifiez le débit correspondant en sélectionnant un autre débit au hasard
• Puis re-sélectionnez le bon débit pour le mettre à jour

Rendez-vous ensuite sur la Fiche Compte de l'élève pour faire de même dans son tableau des débits 😊

Vous souhaitez tout savoir sur la Fiche Compte, cliquez ici !

Ajouter plusieurs élèves sur une même facture pour un organisme

Vous avez besoin de créer une facture avec plusieurs élèves pour le même organisme ?

C'est tout à fait possible ! Voici les 2 étapes pour la faire :

1. Créer la facture à votre organisme

• Depuis votre page d'accueil, rendez-vous dans "G. ProForma" puis "Factures" dans le menu de gauche
• Cliquez sur le en haut à droite
• Dans la fenêtre qui s'ouvre, laissez "Élève" sur AUCUN et sélectionnez l'organisme concerné
• Cliquez sur "Créer"
• Ajoutez les prestations que vous souhaitez facturer, MAIS n'éditez pas encore la facture : notez son numéro

2. Ajouter des élèves à cette facture

• Rendez-vous sur la Fiche Compte d'un élève à ajouter sur la facture
• Cliquez sur "Outils" puis "Facturer" à gauche
• En bas à gauche de la fenêtre qui vous est proposée, cliquez sur "Ajouter à une facture existante"
• Cochez la case "facture n°", sélectionnez dans le menu déroulant la facture à laquelle vous souhaitez ajouter cet élève, puis cliquez sur "Facturer"
• Répétez ensuite cette manipulation sur les Fiches Comptes des autres élèves à facturer

Et voilà ! Vous savez maintenant comment faire une facture à plusieurs élèves, pour un même organisme 😊

Démarrage rapide sur HarMobil' : Saisie simplifiée des Fiches Comptes

Vous venez d'arriver sur HarMobil' et vous avez besoin de ressaisir les informations des élèves en cours de formation ?

Dans ce cas, utilisez la saisie simplifiée ! Elle vous permet de gagner du temps et de l’énergie en ne ressaisissant dans HarMobil’ que ce que l’élève n’a pas encore consommé 😉

Bien sûr, validez avec votre comptable si certains élèves ont des règlements dans l’ancien logiciel et dans HarMobil'.

Pour utiliser la « saisie simplifiée » nous vous conseillons de diviser vos élèves en trois groupes, car ils seront ressaisis différemment :

1) Les élèves qui viennent tout juste de commencer leur formation

Comme ces élèves n’ont que très peu d’historique (voir pas du tout) et qu’ils vont encore passer un moment chez vous, nous vous conseillons de ressaisir entièrement la formule, les rendez-vous au planning et les règlements effectués

2) Les élèves en cours de formation et dans le forfait

• Depuis la Fiche Compte vierge de l’élève, cliquez sur le du tableau des débits
• Ajoutez la première ligne, par exemple les leçons de conduite que l’élève n’a pas encore payées ou consommées en prenant soin de respecter la quantité de leçons disponibles et le prix unitaire indiqué dans votre ancien logiciel
• Ajoutez ainsi toutes les prestations de sorte que le solde corresponde bien à ce que l’élève vous doit aujourd’hui

Exemple : S’il reste à mon élève 5 leçons et l’examen à faire pour un solde de -300€, je laisse les deux lignes dans le tableau des débits avec, par exemple, la ligne des leçons à 250€ et la ligne de l’accompagnement à l’examen à 50€.

3) Les élèves qui ont déjà dépassé leur forfait, qui ont bientôt terminé leur formation

Pour les élèves qui ont quasiment terminé leur formation et/ou sont déjà hors-forfait, c’est super simple : nous allons ajouter une ligne de régulation puis uniquement l’examen.

• Cliquez sur le du tableau des débits
• Dans « Libellé », saisissez par exemple « Dû ancien logiciel » ou « Avance « papier » » et saisissez le montant correspondant

Important : Si l’élève vous DOIT de l’argent, saisissez le montant en positif, s’il avait payé d’AVANCE, saisissez le montant en négatif.

• Ajoutez ensuite la ligne correspondant à l’examen (et aux autres prestations non consommées s’il y en a) avec un prix de 0€ pour ne pas l’ajouter en supplément à la ligne précédente.

Ainsi, le solde est juste et les leçons passeront bien en inclus dans le tableau des prestations en dessous lorsqu’elles seront mises au planning 😉