Réglages courriel : Différence entre versions

Version du 30 décembre 2022 à 14:45

HarMobil' vous permet d'envoyer vos documents édités directement par courriel : relevé de compte, convocation à l'examen, lettres...

Voici les réglages à effectuer pour que les envois de courriels soient opérationnels 😊

Astuce Sobriété Numérique : Les applications Sarool et HarMobil' vous permettent d'informer les élèves et les moniteurs en temps réel ! Plus besoin d'envoyer la carte de rendez-vous élève, ou encore la feuille de route des moniteurs... Grâce aux applications, ils peuvent consulter toutes les infos nécessaires directement sur leur smartphone ou leur tablette 😉

Renseigner votre adresse courriel

Pour que l'envoi de courriel fonctionne, il est nécessaire de renseigner votre adresse courriel dans les réglages de vos bureaux.

Pour ce faire, voici la marche à suivre :

1. Cliquez sur en haut à droite

2. Positionnez-vous sur l'onglet

3. À la ligne 1-2-1 Bureaux, cliquez sur "Gérer"

4. Cliquez ensuite sur le nom de votre bureau ou sur

5. En bas à gauche, dans Adresse courriel, remplissez le champ avec l'adresse courriel que vous souhaitez attribuer à ce bureau

6. Enregistrez vos modifications en cliquant sur "Valider"

Renseigner vos préférences

Avant de paramétrer l'envoi de courriel, intéressons-nous d'abord au fonctionnement de vos envois.

Suivez ces quelques étapes pour gérer vos préférences :

1. Cliquez sur en haut à droite

2. Placez-vous sur l'onglet

3. À la ligne 1-6-1 Envoi de courriels, cliquez sur "Gérer"

Remarque : ceci est un réglage par bureau, il s'appliquera seulement au bureau sur lequel vous êtes positionné. Pour paramétrer les courriels pour vos autres bureaux, répétez ces manipulations en vous positionnant sur chacun d'entre eux."

4. Dans la partie Mes préférences, modifiez les valeurs de ces champs à vos souhaits :

• Répondre à : permet de définir à quelle adresse courriel l'élève enverra son courriel lorsqu'il cliquera sur le bouton de réponse
• Préfixe de sujet : c'est ce qui se trouvera devant le sujet de votre courriel lorsque vous l'enverrez (par exemple : si vous mettez « [AUTO-ÉCOLE] », pour un document « Convocation à l'examen », le sujet du courriel sera « [AUTO-ÉCOLE] Convocation à l'examen »)
• Insérer signature : Permet de faire apparaître ou non la signature contenant les informations de votre auto-école
• Doubler les envois au 2nd courriel : si le second courriel est renseigné sur la Fiche Élève, cochez cette case pour que les courriels soient envoyés sur cette seconde adresse courriel pour les documents indiqués
• M'envoyer une copie : vous permet de déterminer si vous voulez recevoir une copie ou non sur votre boîte courriel

Configurer l'envoi de courriel

Les informations que vous trouverez dans la partie Ma configuration vous permettront de configurer l'envoi de courriel sur HarMobil' avec le fournisseur courriel SECURISÉ et AUTHENTIFIÉ proposé par AGX.

Gratuit pour vous, il vous garantit que vos mails seront délivrés de façon fiable. Et le réglage est super simple, finis les difficultés de réception pour vos élèves, et les réglages fastidieux à faire régulièrement ! 😉

Pour atteindre ces réglages, veuillez suivre les points suivants :

1. Sur le même réglage, dans la partie Ma configuration, sélectionner le fournisseur courriel AGX dans le menu déroulant

Remarque : Ceci est également un réglage par bureau, il est donc nécessaire de répéter la manipulation pour chacun de vos bureaux.

2. Si la mention Amélioration anti-spam apparaît, cochez la case. Ceci fait en sorte que le courriel soit envoyé depuis l'adresse courriel robot@agx.fr afin d'authentifier l'envoi et de limiter la détection comme spam.

Rassurez-vous, si l'élève répond au courriel, il verra bien votre adresse courriel 😊

3. Enregistrez vos changements en cliquant sur

Envoi groupé de courriels

HarMobil' vous permet de faire des envois de courriels individuels, directement depuis la Fiche Élève ou la Fiche Compte.

Cependant, l’envoi groupé n’est pas possible pour deux raisons :

1. Tous les fournisseurs de messagerie limitent le nombre de courriels envoyés, et peuvent donc bloquer vos envois très rapidement.
2. En faisant des envois de masse, vous risquez d'être détecté comme "spammeur", et ainsi verrouiller votre messagerie !

Pour ne pas bloquer votre boîte courriel, nous vous recommandons vivement de n'envoyer que des courriels individuels. En plus, côté bilan carbone, il est plutôt recommandé d'utiliser les SMS, beaucoup moins gourmands 😉

Si vous souhaitez faire des envois groupés, il est nécessaire de souscrire aux services (payants) de fournisseurs d'e-mailing ou de SMS.

Ces solutions professionnelles sont détaillées ci-dessous :

• Solution d’envoi de SMS groupés directement depuis AGX

Disponible depuis les Stats Elèves, RDV et Examens, cette fonction vous permet d’envoyer un SMS commun à tous les résultats de votre liste.

C’est très simple : une fois que vous avez votre liste à l’écran, cliquez sur le bouton « SMS », et suivez les étapes.

Si vous n’avez pas encore activé votre Service SMS, RDV dans votre Espace Client AGX 😊

Remarque : Ce service vous permet également d’envoyer des SMS individuels, des rappels automatiques de RDV, etc. Pour en savoir plus, cliquez ici !

• Solution d’e-mailing

Ces solutions professionnelles et payantes gèrent les envois de masse avec des techniques spécifiques permettant de ne pas verrouiller votre messagerie. Les différentes étapes sont :

• D’importer les adresses courriels de vos élèves
• De rédiger votre message
• De paramétrer l'envoi sur la solution

Pour récupérer les adresses courriels de vos Élèves, depuis les Stats Elèves renseignez les critères dont vous avez besoin.

Cliquez sur "Trouver" et faites un copier/coller des adresses courriels qui s’affichent.