Module de Gestion de Devis et Factures : Différence entre versions

Version actuelle datée du 18 octobre 2024 à 12:53

L'ajout de ce module vous permet de gérer :

• un fichier "Organismes"
• d'éditer des devis pour les prospects, élèves...
• et factures personnalisés pour les élèves, entreprises, etc.

Activer votre module

Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' ! 😊

1. Depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant), connectez-vous à votre logiciel
2. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Ma Config" à gauche
3. Sous la rubrique Modules & Passerelles, cliquez sur "+ Gérer..."

De là, vous pouvez activer ou désactiver les options du logiciel. Pour cela, cliquez simplement sur la case devant l'icône afin qu'elle passe en bleu.

Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, l'activation est instantanée !

Gérer les devis

Créer un devis

Vous pouvez facilement créer un devis pour un élève ou un prospect. Bien sûr, il est possible d'ajouter un organisme si besoin 😉

Il existe deux manières de créer un devis :

1. Depuis la Fiche Élève ou la Fiche Prospect.

• A gauche, cliquez sur "Outils" puis "Créer Devis"

2. Depuis la page d'accueil, dans l'onglet "Devis Fact.".

• Sélectionnez "Devis"
• Cliquez sur en haut à droite

Dans les deux cas, renseignez les infos nécessaires pour la création du devis.

Cliquez ensuite sur "Compléter" ou "Créer" si vous n’avez rien à ajouter.

Compléter un devis

Maintenant qui le devis est créé, vous pouvez ajouter des prestations, des commentaires, ou encore le permis souhaité...

• Pour ajouter des prestations, cliquez sur en haut du tableau.

Remplissez toutes les informations nécessaires puis validez.

• Pour ajouter un commentaire, il vous suffit de remplir l'une des cases en bas de la page.

Il est possible de créer des commentaires type pour remplir automatiquement ces cases :

1. Cliquez sur , puis sur l'onglet
2. A la ligne 9-3-1 Devis : Commentaires, cliquez sur "Gérer"
3. Ajouter un commentaire type grâce au bouton
4. Pour qu'il s'ajoute automatiquement au devis, cochez la case "Favori 1" ou "Favori 2"
   

• Pour mettre une note de bas de page à tous vos devis :

1. Dans le même onglet, à la ligne 9-1-1 Devis : Message pied de page, cliquez sur
2. Notez le message dans l'encart qui s'affiche et validez

Ce message va maintenant apparaître sur tous vos devis 😉

Editer/Envoyer un devis

Rien de plus simple que d'éditer ou d'envoyer un devis depuis HarMobil' !

Une fois que vous êtes sur le devis en question, cliquer sur le bouton "Editer" à gauche ou "Courriel" si vous souhaitez le transmettre par courriel.

Rechercher un devis

Vous pouvez rechercher un devis à deux endroits différents :

Depuis la Fiche Compte de l'élève :

• Cliquez sur "Raccourcis" à gauche, puis "Devis"
• Grâce à la loupe en haut à droite, vous pouvez chercher vos devis par mois

Depuis la page d'accueil d'HarMobil' :

• Cliquez sur "Devis Fact." et sélectionnez "Devis".

Débiter un devis

Lorsque le devis est accepté, vous pouvez directement le débiter sur la Fiche Compte de l'élève, en cliquant sur "Outils" à gauche puis "Debiter" 😊

Il ne vous reste qu'à valider le message de confirmation qui s'affiche !

Gérer les factures

Créer une facture

Les factures se créent donc depuis la Fiche Compte de votre élève :

• Cliquez sur "Outils" puis "Facturer". Il est également possible de cliquer sur "Ajouter" puis "Facture"
• Dans la page qui s'ouvre, vérifiez les informations et modifiez-les si besoin
• Choisissez les débits et/ou prestations que vous souhaitez facturer en cochant les lignes (conseillé). Vous pouvez aussi les facturer partiellement en indiquant un montant dans la case "Affecté"
• Si vous souhaitez facturer le solde ou le Dû réel, cochez les cases correspondantes

À savoir : Il est également possible d'ajouter un autre élève sur une facture déjà existante grâce au bouton "Ajouter à une facture existante" tout en bas de la fenêtre 😉 Les seules conditions sont : Que la facture ne soit pas encore éditée Que les différents élèves soient rattachés au même bureau

Cas particulier : Si vous n'avez pas besoin que la facture tienne compte des débits

Par exemple : une facture globale pour un organisme

Depuis le module Facture :

• Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Devis Fact." et sélectionnez "Factures"
• Cliquez sur et ajoutez l'élève, l'organisme, la formule en fonction de vos besoins
• Cliquer sur "Compléter" ou "Créer" (une fois la facture créée et éditée, il ne sera plus possible de la modifier)
• Remplissez les prestations grâce au bouton

Compléter une facture

Il est possible d'ajouter des commentaires et des rubriques personnalisées à vos factures.

Pour ajouter une rubrique personnalisée qui apparaît en haut de la page : À savoir : Les noms de toutes les rubriques apparaissent automatiquement sur toutes les factures, complétées ou non.

• Cliquez sur et sélectionnez l'onglet
• A la ligne 8-3-2 Factures : Rubriques personnalisées, cliquez sur "Gérer"
• Cliquez sur
• Saisissez le nom de la rubrique et choisissez le type avant de valider

Une fois sur votre facture non éditée, cliquez sur "+ plus d'infos..." dans le cadre des informations pour compléter la rubrique !

Pour ajouter un commentaire en bas de la page :

• Dans les mêmes réglages (), à la ligne 8-3-1 Factures : Commentaires, cliquez sur "Gérer"
• Cliquez sur
• Saisissez le nom du commentaire dans la case de gauche (il n'apparaîtra pas à l'impression)
• Saisissez le commentaire dans la case du milieu et faites la mise en forme que vous convient
• En cochant la case "Favori 1" ou "Favori 2", le commentaire sélectionné sera inséré automatiquement sur chaque facture. Bien sûr, vous avez la possibilité de le supprimer avant édition.
• Si vous ne cochez aucune case, le commentaire pourra être inséré manuellement
• Validez avec

Ajouter la mention "Acquittée" :

La mention "Acquittée" peut être indiquée automatiquement sur vos factures en fonction des règlements de votre élève 👍

Pour cela, il est nécessaire d'activer cette fonction dans les réglages :

• Rendez-vous dans les réglages , puis dans l'onglet .
• À la ligne "8-1-3 Factures : Acquittement auto (par affectation) ?", mettez OUI en cliquant sur le bouton .
• Pour que le "Réglé" soit mis à jour automatiquement, même si un ancien montant avait été inscrit manuellement, mettez également OUI à la ligne "8-1-4 Factures : Mise à jour du "Réglé" existant ?".

Par la suite, il est nécessaire de facturer les débits ou les prestations dans la Fiche Compte comme indiqué précédemment dans le chapitre "Créer une facture".

Pour que le réglé se mette à jour automatiquement, indiquez chaque nouveau règlement élève en utilisant l'affectation aux débits/prestations (automatique ou semi-automatique) comme indiqué ici !.

Ainsi, le "Réglé" de la facture sera instantanément mis à jour, ainsi que le "Net à Payer". Et lorsque le "Net à Payer" se calculera à 0, la mention "Facture acquittée" sera automatiquement ajoutée !

Il est aussi possible d'indiquer manuellement qu'une facture est acquittée en cliquant sur le bouton gris "Facture NON acquittée " pour qu'il devienne bleu avec la mention "Facture ACQUITTÉE". Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer" en haut à droite.

Editer/Envoyer une facture

Pour éditer ou envoyer une facture, rendez-vous sur cette dernière et cliquez sur le bouton "Editer" à gauche ou "Courriel", en fonction de vos besoins.

À savoir : Les commentaires, les champs paramétrables, le montant de l'acompte et la mention "Acquittée" peuvent être modifiés même après l'édition de la facture 😊 Une fois la facture éditée, le reste des informations n'est plus modifiable afin de respecter la loi de conformité.

Rechercher une facture

HarMobil’ vous propose trois moyens de recherche pour vos factures :

1. À partir de la Fiche Compte de l'élève :

• Dans le tableau des débits, à la colonne "Fact.", cliquez sur le numéro de facture. Vous êtes directement redirigée sur la bonne facture 😊

2. Avec la date de la facture :

• Depuis le module Factures, cliquez sur
• Sélectionnez le mois et l’année puis validez avec

3. Avec le numéro de la facture :

• Rendez-vous sur la page d’accueil
• A gauche, cliquez sur "G. Proforma" ou "Devis Fact." puis sélectionnez "Factures"
• Cliquez sur "Rechercher"
• Saisissez le numéro de la facture et cliquez de nouveau sur "Rechercher"

Annuler une facture

À savoir : Pour une question de conformité, annuler, corriger ou dupliquer une facture ne permet pas de récupérer son numéro. Ce dernier est généré automatiquement et correspond seulement à une facture.

Comptablement, il est recommandé de faire un avoir plutôt que d'annuler une facture.

Si toutefois vous décidez de l'annuler, car il s'agit d'une erreur de manipulation, il est nécessaire de conserver une trace avant pour pouvoir justifier l'annulation.

Pour cela, vous pouvez par exemple :

• Noter le numéro de la facture, aller sur la Fiche Élève et renseigner le numéro et la raison de l’annulation dans le mémo en haut à droite
• Éditer votre facture, l'imprimer et indiquer la raison de l'annulation
• Ou toute autre méthode vue avec votre conseiller comptable

Maintenant, voici comment annuler une facture :

• Sur la Fiche Compte de l’élève, cliquez sur le numéro de facture dans le tableau des débits.
• Sur la facture en question, cliquez sur "Outils" puis "Annuler"

Une facture annulée est facilement repérable car elle est barrée 😉

Corriger une facture

Vous avez oublié d'ajouter l'organisme sur la facture de votre élève ? Ou bien un débit qui devait être facturé est manquant par exemple ?

Grâce au bouton , vous allez pouvoir dupliquer et annuler la facture erronée en un seul clic ! Une nouvelle facture sera alors créée en mode "brouillon", vous permettant de finir de la corriger puis de l'éditer :)

Pour cela :

• Rendez-vous dans la facture en question en cliquez sur le bouton à gauche
• Cliquez sur , renseignez le mot "CORRIGER" et validez
• Vérifiez les infos de la nouvelle facture et modifiez ce que vous souhaitez

Dupliquer une facture

Vous souhaitez copier tout le contenu de votre facture tout en ayant la possibilité de modifier l'élève et l'organisme ?

C'est possible grâce au bouton  !

Sur la facture en question, cliquez sur puis

Gérer les organismes

Pour accéder à la gestion des organismes dans HarMobil', il y a deux chemins :

• Depuis votre page d'accueil, via le bouton "Devis Fact." puis "Organismes"
• Depuis une Fiche Élève en cliquant sur "Fichier" puis "Organismes"

Bonus : Pour avoir la feuille d'émargement préremplie avec les infos du planning, allez sur la Fiche Compte de l'élève. Cliquez sur "Editer" ou "Courriel", sélectionnez "Présence RDV", ajoutez la période puis validez.

Ajouter un organisme

Vous souhaitez ajouter un nouvel organisme ?

Cliquez simplement sur le [+] en haut à droite pour ajouter le nouvel organisme.

Renseignez les informations nécessaires ainsi que celles du référant de la structure si possible puis cliquez sur "Enregistrer" 😊

Utiliser un organisme

Vous pouvez utiliser un organisme à plusieurs endroits.

• Depuis la Fiche Élève pour associer un organisme directement à un élève. Il vous suffit de remplir la rubrique "Organisme".

L'élève apparaîtra également dans la fiche de l'organisme en question.

• Depuis la page d'accueil, en cliquant sur "Devis Fact." ou "G. Proforma". Il est tout à fait possible de créer une facture et un devis pour l'organisme.

Vous trouverez toutes les factures de l'organisme sur sa fiche.

À savoir : Pour indiquer qu'un élève est financé par un organisme, cliquez sur le logo et renseignez la rubrique "Organisme" sur sa Fiche Élève. Vous souhaitez en savoir plus sur la prise en charge par tiers-payant ? Je vous invite à lire notre article à ce sujet ! 😊

Gérer les prospects

Un client potentiel souhaite un devis ?

Il vous suffit de le créer comme prospect ! En plus, ils ne sont pas décomptés de votre nombre d'inscriptions, pratique n'est-ce pas ? 😉

Pour accéder au module Prospect depuis la page d'accueil, cliquez sur "Devis Fact." ou "G. Proforma" et sélectionnez "Prospect".

Vous pouvez également y accéder depuis la Fiche Élève en cliquant sur "Fichier" puis "Prospects" !

Un prospect peut tout à fait être transformé en élève afin de vous éviter la ressaisie :

• Sur le module Prospect, recherchez le prospect en question grâce à .

• Cliquez ensuite sur "Outils" puis "Transférer"