Réforme du "Livret Numérique" : Différence entre versions

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(→‎L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique")
 
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Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !
  
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Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme du "Livret" Numérique ? Alors cet article est pour vous !
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Cette réforme comprend 2 obligations :
  
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Le but de ce "Livret" Numérique, sa mise en place dans HarMobil', son utilisation, etc. On vous dit tout 😉
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* Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
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* Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"
  
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==Le but du "Livret" Numérique==
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Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊
  
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Ce nouveau "Livret" Numérique a pour but de transmettre plusieurs informations liées aux leçons de conduite à la plateforme RDV Permis.  
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==Le livret d'apprentissage dématérialisé==
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Grâce au module [[Suivi Mobil'|Suivi Mobil']], vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur [http://www.harmobil.fr harmobil.fr] et sur [[Appli. HarMobil'|l'Appli HarMobil']] (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)
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Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur [[Sarool|Appli Sarool]] 👍
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Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, '''[[Suivi Mobil'|cliquez ici]]''' !
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== L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique" ==
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Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁
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Une fois activée et paramétrée, '''il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève'''.
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Toutes les leçons passées de l'ensemble de ces élèves "sous contrat", ainsi que toutes celles théoriques, sont ensuite envoyées automatiquement chaque nuit 😊
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Etant dans sa phase de lancement, il est normal que le calcul automatique des ETP nécessite des ajustements pour un fonctionnement optimal.
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La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour.
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Soyez rassurés ! Des mesures d'accompagnement ont été annoncées par la DSR en attendant, comme le "rattrapage automatique" des ETP calculés 👍
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Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, les mesures d'accompagnement prévues... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.
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''La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : <u>18 octobre 2024</u>'' 😊
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===Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique===
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====Activer l'envoi des leçons====
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L'activation de l'envoi des leçons se fait en 2 étapes.
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Tout d'abord, rendez-vous sur le bouton [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] et sélectionnez l'onglet [[Fichier:Logo fiche élève.png|25px]].
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<u>1ère étape : Renseigner les infos de votre bureau</u>
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À la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)''', cliquez sur '''"Gérer"''' pour vous connecter à votre compte.
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Grâce au bouton [[Fichier:Bouton Cohérence.png|230px]], vérifiez en un clin d'œil le paramétrage de votre agence : bureau sans code Aurige, moniteurs actifs sans NOM ou N° d'autorisation d'enseigner, département d'affectation par défaut non renseigné…
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Si besoin, cliquez sur le lien en bout de ligne pour accéder aux réglages concernés, et faire les modifications nécessaires.
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Ensuite, dans les rubriques correspondantes, indiquez votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.
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Une fois ce réglage effectué, vous pouvez vérifier les autres réglages essentiels indiqués dans la suite de cette notice 😉
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis. Pour vous connecter à un autre compte, cliquez sur votre identifiant en haut à gauche pour vous déconnecter, puis renseignez votre autre compte 😉
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<u>2ème étape : Activer l'envoi des données</u>
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Retournez dans les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez '''"OUI"''' à la ligne '''7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données'''.
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Pour cela, cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|25px]] en bout de ligne, cochez la case et validez.
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Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊
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Pour les <u>leçons pratiques</u>, les informations envoyées sont les suivantes :
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* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
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* La date
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* La durée
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* L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département
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* Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
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* Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)
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Pour les <u>leçons théoriques</u>, les informations transmises sont :
  
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Les informations demandées sont :
 
 
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
 
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
 
* La date  
 
* La date  
 
* La durée
 
* La durée
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* Le type de leçon (simulateur ou route)
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* La catégorie de permis
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* Le type de voiture (boite automatique ou manuelle)
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* le numéro de département
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<u>Précisions</u> : Actuellement, seules les leçons voiture, moto et simulateur (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Les examens seront directement pris en compte via RDV Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.
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|}
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====Vérifier les informations des moniteurs·rices====
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Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :
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Dans le réglage '''7-1-1  "Livret" Numérique (Permis.Gouv)''', dans la partie <u>Formateurs déclarés</u>, vous pouvez consulter les formateurs déclarés sur votre compte RDV Permis.
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Cliquez ensuite sur le bouton [[Fichier:Bouton vérification des moniteurs.png|190px]] afin de vérifier que les infos de vos moniteurs dans HarMobil' soient bien '''identiques''' à celles de votre compte RDV Permis.
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Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton rattachement auto.png|33px]] pour affecter automatiquement les n° d'autorisation d'enseigner des Moniteurs pour lesquels ils sont vides, à partir du nom des formateurs/simulateurs présents sur la plateforme "Livret" Numérique.
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Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|25px]] en bout de ligne pour rajouter ces infos.
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Cette fenêtre vous montre également les éventuels moniteurs présents sur la plateforme "Livret" Numérique, qui n'ont pas encore été "rattachés" dans HarMobil' !
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Il ne vous reste qu'à modifier vos Moniteurs avec les Noms, Prénoms, n° d'autorisation identiques, et le tour est joué 😉
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Dans ce réglage, ce sont seulement vos moniteurs <u>actifs</u> et du <u>bureau connecté</u> qui s'affichent. Toutefois, grâce aux cases à cocher au-dessus du tableau, vous pouvez décider d'afficher en plus les moniteurs inactifs, et/ou ceux de tous les bureaux.
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* Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''' et cliquez sur '''"Gérer"''' 
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* À gauche, cliquez sur le bouton '''""Livret" Num."'''
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* Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
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* Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton '''""Livret" Num."'''
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-->
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====Vérifier le réglage de vos prestations====
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L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.
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Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).
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Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !
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Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous''', cliquez sur '''"Gérer"'''
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Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo [[Fichier:Contrat type rattaché spécifiquement.png|28px|Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle"]], et regardez la bulle qui s'affiche.
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Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|25px]] au bout de la ligne et modifiez la rubrique '''"Contrat"''' à l'aide du tableau ci-dessous.
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{| class="wikitable"
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! Catégories Contrat-type  !! ''Exemples de prestation''
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons THÉORIQUES'''</div> <div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">(''Consultez les réglages spécifique à la Théorie en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_.C3.A0_la_Th.C3.A9orie cliquant ici] '')</div>
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| Évaluation préalable || ''Évaluation''
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| Théorie : Rdv pédagogique (AAC) || ''RDVP Théorique''
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| Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) || ''Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)''
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| Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) || ''Stage Code / Examen blanc''
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| Théorie : Forfait de formation théorique || ''Cours de code''
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| Théorie : Séance de vérification || ''Séance de vérification''
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons PRATIQUES'''</div>
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| Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) || ''RDV Préalable''
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| Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) || ''RDVP Pratique''
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|-
 +
| Pratique : Leçon de conduite individuelle || ''Leçon de conduite''
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|-
 +
| Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto || ''Leçon Boîte Auto''
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| Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique  || ''Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective''
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|- 
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| Pratique : Leçon sur piste (''Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_aux_Permis_Moto cliquant ici]'') || ''Leçon de plateau (limitée à 6 élèves'')
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| Pratique : Simulateur (sans enseignant) : Consultez les réglages spécifiques au Simulateur (Pratique) en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Simulateur_.28Pratique.29 cliquant ici] ''|| ''Leçon sur simulateur (autonomie)''
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|-
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| Pratique : Forfait de formation pratique || ''Stage de conduite''
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Certaines formations ne sont pas attendues par la plateforme Livret Numérique : les formations BE et B96, les cours de perfectionnement, la passerelle 125, la formation AM, la formation post-permis et l'action de sécurité routière.
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Il n'est donc pas nécessaire de prendre sous contrat Livret Numérique les élèves concernés par ces formations  😉
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|}
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''AUTRE...'''</div>
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| Passerelle B78 vers B || Transmission à venir
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| Passerelle A2 vers A || Transmission à venir
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|
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''NON TRANSMIS...'''</div>
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|-
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|Formation B96 || Non prise en compte
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| Cours de Perfectionnement || Non pris en compte
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 +
| Passerelle 125 || Non prise en compte
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|-
 +
| Formation AM || Non prise en compte
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|-
 +
| Formation post-permis || Non prise en compte
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|-
 +
| Action de sécurité routière || Non prise en compte
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|}
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-->
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<!--
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===Réglages spécifiques aux leçons Simulateur===
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Deux réglages sont possibles pour les leçons de Simulateur :
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1. Vous utilisez une '''prestation personnalisée''' pour les leçons Simulateur.
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Cela signifie que, sur votre planning, vous avez une couleur de case différente pour ces leçons.
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Dans ce cas, le nom de cette prestation doit contenir le mot '''"SIMUL"'''.
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Si ce n'est pas le cas, vous pouvez le modifier dans les réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous'''
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2. Vous utilisez une '''"colonne Moniteur"''' qui s'appelle "Simulateur".
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Dans ce cas, dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''', renseignez '''"A000000000"''' comme numéro d'autorisation d'enseigner de ce moniteur Simulateur.
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===Réglages spécifiques aux multi-bureaux===
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Dans le cas où vous avez plusieurs bureaux sur HarMobil' ET '''un compte RDV Permis par bureau''', le code Aurige est nécessaire pour que toutes vos leçons soient correctement envoyées sur le bon compte Rdv Permis.
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En effet,  HarMobil' vérifie la cohérence entre votre compte '''RdvPermis connecté et le bureau HarMobil'''' que vous utilisez.
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Pour vérifier votre code AURIGE :
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*Depuis la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur la roue des Réglages en haut à droite
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*À la ligne '''1-2-1 Bureaux''' cliquez sur '''"Gérer"'''
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*Cliquez ensuite sur l'icône '''"Modifier"''' au bout de la ligne du bureau
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*Modifiez ou ajoutez le code Aurige dans la case correspondante, puis cliquez sur '''"Valider"'''
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Si vous avez plusieurs bureaux, ces vérifications sont à effectuer pour <u>chacun de vos bureaux.</u>
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Astuce : '''Vous pouvez retrouver votre code Aurige rapidement dans les informations de votre compte RDV Permis 😉 ''.   
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|}
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HarMobil' vérifie également que le bureau de l'élève que vous allez prendre sous contrat est bien celui du bureau HarMobil' utilisé.
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En cas d'incohérence, un fond orange d'avertissement s'affiche sur les éléments à vérifier 😉
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À Savoir : '''Si vous gérez plusieurs bureaux sur HarMobil', mais que vous n'utilisez '''qu'UN SEUL compte RDV Permis pour tous''', vous pouvez désactiver cette vérification dans le réglage Élèves '''"7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)"''', tout en bas de la page.
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Il est d'ailleurs recommandé d'avoir '''UN SEUL compte RDV Permis''' si vos élèves conduisent sur plusieurs bureaux afin de faciliter l'envoi des leçons. Si besoin, vous pouvez contacter directement votre Bureau Éducation Routière pour que tous vos bureaux soient regroupés sur un seul compte RDV Permis 😉
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===Réglages spécifiques à la Théorie===
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Pour que les séances de théorie (Evaluation, RDVP théoriques, théorie de la conduite, Code...) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez plusieurs possibilités 😊
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Précision :''' Seules les évaluations réalisées <u>en présence d'un moniteur</u> sont prises en compte par la plateforme "Livret" Numérique. Ainsi, même si l'évaluation est réalisée sur simulateur, il est nécessaire de noter cette évaluation sur la colonne d'un moniteur ou monitrice reconnu(e) par la plateforme, plutôt que sur la colonne du simulateur (réservée aux leçons pratiques en autonomie) 
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1. Utiliser une prestation personnalisée spécifique ''(Conseillé)'' : Voir tableau ci-dessus 
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2. Utiliser une "Activité" (sans élève) <u>reconnue</u> sur votre planning.
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Son nom doit alors absolument contenir les mots : EVAL, PEDAGO, THEORIE, THEORIQUE ou CODE.
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Pour ajouter (ou modifier) cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison). A la ligne '''1-5-3 Types d'activités''', cliquez sur '''"Gérer"'''. Créez ou modifiez votre activité, en cochant la case à gauche pour indiquer que c'est une activité payée. Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant '''"Type"'''.
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Important :''' Les "activités" HarMobil' n'ayant pas d'élève lié, ce sont le département et le permis "par défaut" de vos réglages qui sont alors envoyés à la plateforme "Livret" Numérique. Pour un envoi plus fiable, il est donc <u>déconseillé</u> de les utiliser pour les Activités destinées <u>uniquement</u> à des formations non concernées par la réforme.
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3. Pour vos '''séances de Code''', vous pouvez aussi utiliser le module '''Séances de Code'''. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en [[Cours de Code|cliquant ici]] 😉
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===Réglages spécifiques aux Permis Moto===
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Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :
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====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning</span></u>====
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Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :
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Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊
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Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :
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* '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous''' : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en '''"H.C ?"''' ''(hors-circulation)''
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====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation</span></u>====
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 +
Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.
 +
 
 +
Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en '''commentaire''' des RDVs.
  
−
==Activer votre passerelle==
+
Vous avez 2 possibilités :
  
−
Pour activer cette passerelle, il vous suffit de vous rendre sur le bouton [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] et de sélectionner l'onglet [[Fichier:Bouton examens.png|25px]].
+
1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique '''"Commentaire Rdvs"''', indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.  
  
−
À la ligne '''5-2-2 Permis.Gouv : Participer à l'expérimentation Livret Numérique''', cliquez sur le "NON" pour qu'il se transforme en case. Cochez la case et validez.  
+
Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.
  
−
Et voilà ! Votre passerelle avec le "Livret" Numérique est maintenant activée 😊
+
2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez '''"Modifier comment."'''. Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.  
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.
 +
 
 +
Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, <u>'''[[Prestations moto : séparer le Plateau et la Circulation|en cliquant ici]]'''</u>.    
 
|}
 
|}
  
−
==Utiliser la passerelle==
+
===Réglages spécifiques au Simulateur (Pratique)===
 +
 
 +
Pour que l'envoi automatique de vos leçons fonctionne bien, comme pour vos Moniteurs, vos Simulateurs doivent être correctement "rattachés" à ceux présents sur la plateforme "Livret" Numérique (ainsi que sur Rdv Permis).
  
−
Pour que la passerelle fonctionne correctement, il est nécessaire de renseigner tous les numéros d'autorisation d'enseigner de vos moniteurs.  
+
Il est nécessaire que le "NOM" du Simulateur soit son modèle, et dans la colonne "n° d'autorisation", c'est son n° d'agrément qui est attendu (il commence par un S et est suivi de 10 chiffres).
  
−
Pour cela :
+
Pour vérifier ces infos, rendez-vous dans le réglage '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)''', dans la partie <u>Formateurs déclarés</u>, et vérifiez que votre simulateur soit bien déclaré sur votre compte RDV Permis.  
−
* Dans les réglages généraux [[Fichier:Logo maison.png|25px]], à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''', cliquez sur '''"Gérer"'''
 
−
* Cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|25px]] à la fin de la ligne de chaque moniteur pour modifier son numéro d'autorisation d'enseigner
 
  
−
Il est également important que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa [[Fiche Élève]] afin que l'envoi des données se fasse.  
+
Cliquez ensuite sur le bouton [[Fichier:Bouton vérification des moniteurs.png|190px]] afin de vérifier que les infos du simulateur dans HarMobil' soient bien '''identiques''' à celles de votre compte RDV Permis.
  
−
Une fois toutes ses informations renseignées, dans la Fiche Élève, cliquez sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''
+
Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton rattachement auto.png|33px]] pour affecter automatiquement le n° d'agrément du simulateur à partir du nom présent sur la plateforme "Livret" Numérique.
  
−
Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous mandat "Livret" Numérique.  
+
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|25px]] en bout de ligne pour rajouter ces infos.  
  
−
Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton "Envoi leçons" pour que toutes les leçons passées soient transmises.
+
Cette fenêtre peut aussi vous montrer un simulateur qui serait présent sur la plateforme "Livret" Numérique, mais pas encore "rattaché" dans HarMobil' !
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
|-
 
|-
−
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est important de '''rester connecté''' au site de RDV Permis afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées '''automatiquement''' pour les élèves que vous avez pris sous mandat 😉
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">Bon à savoir :''' En cas de besoin de modification de votre Simulateur (affectation de bureau, simulateur manquant...), nous vous invitons à contacter votre BER qui pourra faire le nécessaire ''' 😉
 
|}
 
|}
  
−
==Corriger une erreur d'envoi==
+
===Envoyer les leçons===
 +
 
 +
====Suivi du contrat de formation de tous vos élèves actifs====
 +
 
 +
Pour avoir une vue d'ensemble de vos élèves à déclarer ou en attente, consultez le '''Récap' de la Passerelle''' ! ''
 +
 
 +
Pour cela, sur la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur le raccourci bleu '''"Livret Num."''' à droite, ou sur le bouton '''"Passerelles"''' à gauche puis '''"Livret Num."'''.
 +
 
 +
Sur la page qui s'affiche, sélectionnez la période d'inscription souhaitée, puis filtrez facilement les élèves à prendre sous contrat en fonction de leur permis.
 +
 
 +
En dessous de ces critères, deux onglets sont présents :
 +
 
 +
* '''À déclarer :''' ces élèves sont prêts à être envoyés. Cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton raccourci Livret Num. bleu.png|30px]] pour déclarer l'élève individuellement ''(voir procédure '''Prendre l'élève "sous contrat"''' ci-dessous)''
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Si certains élèves n'ont pas de résultat d'évaluation indiqué, la mention ''"A saisir'''' sera présente dans la dernière colonne du tableau. Il est possible de cliquer sur leur nom pour aller le renseigner dans leur fiche , ou d'indiquer un nombre d'heures d'évaluation par défaut pour ces élèves grâce à la rubrique "heures d'évaluation", au-dessus du bouton [[Fichier:Bouton déclarer.png|100px]]
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Astuce :''' Trop pratique ! Vous pouvez sélectionner plusieurs élèves grâce aux cases à cocher devant de leur nom, et tous les "prendre sous contrat" en même temps ! Vérifiez bien sûr avant le département par défaut, renseignez si besoin le nombre d'heures d'évaluation "par défaut" pour les dossiers incomplets, puis cliquez sur '''Déclarer''' 😉.   
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* '''En attente :''' ces élèves ne peuvent pas encore être envoyés car des infos sont manquantes sur sa fiche (Ex : NEPH...)
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====Suivi du contrat de formation d'un élève====
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Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton '''"Livret N."''' en haut à droite permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊
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Voici le détail des différents états :
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[[Fichier:Bouton gris Livret N..png|50px]] L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).
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[[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).
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[[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|50px]] Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.
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[[Fichier:Bouton Rose Livret N..png|50px]] Votre compte est déconnecté de la passerelle.
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Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉
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====Prendre l'élève "sous contrat"====
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Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa [[Fiche Élève]].
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Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur [[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]]. ''Vous pouvez aussi cliquer sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''''
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Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.
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[[Fichier:Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png|400px]]
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Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton '''"Déclarer"'''.
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''Pour modifier le département par défaut, cliquez sur '''"Gérer"''' dans les réglages Élèves, à la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''''.
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====Envoyer automatiquement les leçons passées====
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Pour tous les élèves déjà "sous contrat", les '''informations des leçons passées ''' vont automatiquement être transmises chaque nuit, c'est tout ! 😊 ''(Uniquement les leçons effectuées à compter du 1er juin 2024, comme demandé par la DSR)''
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(Les leçons <u>déjà envoyées qui auraient été modifiées</u> sont également concernées)
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est important de '''rester connecté''' à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons passées soient envoyées '''automatiquement''' 😉
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===Vérifier le bon fonctionnement de la passerelle===
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Trop chouette ! Il est possible de vérifier rapidement si la passerelle de la nuit dernière s'est bien déroulée !
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Pour cela, depuis la page d'accueil d'HarMobil', rendez-vous sur le bouton [[Fichier:Bouton Livret N Accueil.png|110px]]
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Dans la fenêtre qui s'ouvre, consultez l'encart en haut de la page.
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Si la passerelle comporte des anomalies, cliquez simplement sur le bouton [[Fichier:Bouton Cohérence.png|230px]] pour voir rapidement les solutions.
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Astuce :''' En cas d'échec de la passerelle de la veille (compte déconnecté par exemple), HarMobil' vous alerte en faisant clignoter le raccourci "Livret" Numérique de la page d'accueil en violet.
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===Suivre les leçons envoyées===
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Pour vérifier le détail des leçons transmises, il existe 3 méthodes différentes précisées juste en dessous 😉
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Bon à savoir :''' La plateforme "Livret" Numérique ne permet pas encore d'afficher les rendez-vous '''Simulateur''' qu'elle a déjà reçus. Il est donc "normal" de ne pas les voir affichés sur HarMobil' pour le moment.
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|}
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====Depuis les réglages "Livret" Numérique (Leçons théoriques et pratiques)====
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Pour y accéder, cliquez sur le "I" présent en haut de chaque fenêtre "Livret" Numérique (Récap contrats, Fiche élève,...)
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''(vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur '''"Gérer"''' à la ligne "7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)" des réglages Elèves)''
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Cliquez ensuite sur le bouton bleu '''"Consulter les leçons"''' : toutes les leçons envoyées sont alors affichées, en fonction de la date et du formateur précisés dans les sélecteurs, que vous pouvez bien évidemment modifier.
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En cas de besoin, vous pouvez <u>supprimer</u> une leçon en cliquant sur la corbeille en bout de ligne.
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Et pour <u>modifier</u> une leçon déjà envoyée, effectuez directement vos modifications dans votre planning, puis revenez sur la page "I", et cliquez sur "Envoyer les leçons (Théoriques et Pratiques)".
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====Depuis le planning (Leçons théoriques et pratiques)====
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Il est possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning.
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Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche en dessous de la corbeille rose.
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Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche à côté de la date.
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 +
Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche également à côté de la date.
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====Depuis la fiche élève (Leçons pratiques)====
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En cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons pratiques déjà transmises à la plateforme Livret Numérique.
 +
 
 +
Les leçons théoriques n'y sont pas consultables car pour celles-ci, l'élève lié à ces RDV n'est pas demandé par l'administration.
  
−
Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de supprimer le mandat.  
+
Si une leçon est "en erreur", et n'a donc pas été envoyée, la raison va y être précisée.
  
−
Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''.
+
Il vous suffit d'aller modifier cette leçon dans le planning ou dans les réglages, puis venir la renvoyer dans cette fenêtre, et le tour est joué 😊
  
−
Lorsque la fenêtre s'ouvre, supprimez la prise sous mandat.  
+
Si vous souhaitez <u>modifier</u> une leçon déjà envoyée, il ne vous reste là aussi qu'à aller la modifier dans HarMobil', puis de venir ici la renvoyer.
  
−
Vous pouvez maintenant reprendre l'élève sous mandat et cliquer sur le bouton "Envoi leçons" pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉
+
Et en cas de nécessité, vous pouvez aussi <u>supprimer</u> une leçon en cliquant sur le bouton "Effacer" en bout de ligne.

Version actuelle datée du 22 octobre 2024 à 14:06

Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !

Cette réforme comprend 2 obligations :

  • Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
  • Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"

Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊

Le livret d'apprentissage dématérialisé

Grâce au module Suivi Mobil', vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur harmobil.fr et sur l'Appli HarMobil' (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)

Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur Appli Sarool 👍

Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, cliquez ici !

L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique"

Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁

Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève.

Toutes les leçons passées de l'ensemble de ces élèves "sous contrat", ainsi que toutes celles théoriques, sont ensuite envoyées automatiquement chaque nuit 😊

À savoir : Etant dans sa phase de lancement, il est normal que le calcul automatique des ETP nécessite des ajustements pour un fonctionnement optimal.

La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour.

Soyez rassurés ! Des mesures d'accompagnement ont été annoncées par la DSR en attendant, comme le "rattrapage automatique" des ETP calculés 👍

Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, les mesures d'accompagnement prévues... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.

La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : 18 octobre 2024 😊

Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique

Activer l'envoi des leçons

L'activation de l'envoi des leçons se fait en 2 étapes.

Tout d'abord, rendez-vous sur le bouton Roue crantée.png et sélectionnez l'onglet Logo fiche élève.png.

1ère étape : Renseigner les infos de votre bureau

À la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), cliquez sur "Gérer" pour vous connecter à votre compte.

Grâce au bouton Bouton Cohérence.png, vérifiez en un clin d'œil le paramétrage de votre agence : bureau sans code Aurige, moniteurs actifs sans NOM ou N° d'autorisation d'enseigner, département d'affectation par défaut non renseigné…

Si besoin, cliquez sur le lien en bout de ligne pour accéder aux réglages concernés, et faire les modifications nécessaires.

Ensuite, dans les rubriques correspondantes, indiquez votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.

Une fois ce réglage effectué, vous pouvez vérifier les autres réglages essentiels indiqués dans la suite de cette notice 😉

À savoir : Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis. Pour vous connecter à un autre compte, cliquez sur votre identifiant en haut à gauche pour vous déconnecter, puis renseignez votre autre compte 😉

2ème étape : Activer l'envoi des données

Retournez dans les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez "OUI" à la ligne 7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données.

Pour cela, cliquez sur le bouton Img bouton 'modifier'.png en bout de ligne, cochez la case et validez.

Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊


Pour les leçons pratiques, les informations envoyées sont les suivantes :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département
  • Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
  • Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)

Pour les leçons théoriques, les informations transmises sont :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • La catégorie de permis
  • le numéro de département

Précisions : Actuellement, seules les leçons voiture, moto et simulateur (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".

À savoir : Les examens seront directement pris en compte via RDV Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.

Vérifier les informations des moniteurs·rices

Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :

Dans le réglage 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), dans la partie Formateurs déclarés, vous pouvez consulter les formateurs déclarés sur votre compte RDV Permis.

Cliquez ensuite sur le bouton Bouton vérification des moniteurs.png afin de vérifier que les infos de vos moniteurs dans HarMobil' soient bien identiques à celles de votre compte RDV Permis.

Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Bouton rattachement auto.png pour affecter automatiquement les n° d'autorisation d'enseigner des Moniteurs pour lesquels ils sont vides, à partir du nom des formateurs/simulateurs présents sur la plateforme "Livret" Numérique.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Img bouton 'modifier'.png en bout de ligne pour rajouter ces infos.

Cette fenêtre vous montre également les éventuels moniteurs présents sur la plateforme "Livret" Numérique, qui n'ont pas encore été "rattachés" dans HarMobil' !

Il ne vous reste qu'à modifier vos Moniteurs avec les Noms, Prénoms, n° d'autorisation identiques, et le tour est joué 😉

Dans ce réglage, ce sont seulement vos moniteurs actifs et du bureau connecté qui s'affichent. Toutefois, grâce aux cases à cocher au-dessus du tableau, vous pouvez décider d'afficher en plus les moniteurs inactifs, et/ou ceux de tous les bureaux.

Vérifier le réglage de vos prestations

L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.

Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).

Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !

Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous, cliquez sur "Gérer"

Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle", et regardez la bulle qui s'affiche.

Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton Img bouton 'modifier'.png au bout de la ligne et modifiez la rubrique "Contrat" à l'aide du tableau ci-dessous.

Catégories Contrat-type Exemples de prestation
Envoyées comme leçons THÉORIQUES
(Consultez les réglages spécifique à la Théorie en cliquant ici )
Évaluation préalable Évaluation
Théorie : Rdv pédagogique (AAC) RDVP Théorique
Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)
Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) Stage Code / Examen blanc
Théorie : Forfait de formation théorique Cours de code
Théorie : Séance de vérification Séance de vérification
Envoyées comme leçons PRATIQUES
Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) RDV Préalable
Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) RDVP Pratique
Pratique : Leçon de conduite individuelle Leçon de conduite
Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto Leçon Boîte Auto
Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective
Pratique : Leçon sur piste (Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en cliquant ici) Leçon de plateau (limitée à 6 élèves)
Pratique : Simulateur (sans enseignant) : Consultez les réglages spécifiques au Simulateur (Pratique) en cliquant ici Leçon sur simulateur (autonomie)
Pratique : Forfait de formation pratique Stage de conduite
À savoir : Certaines formations ne sont pas attendues par la plateforme Livret Numérique : les formations BE et B96, les cours de perfectionnement, la passerelle 125, la formation AM, la formation post-permis et l'action de sécurité routière.

Il n'est donc pas nécessaire de prendre sous contrat Livret Numérique les élèves concernés par ces formations 😉

Réglages spécifiques aux multi-bureaux

Dans le cas où vous avez plusieurs bureaux sur HarMobil' ET un compte RDV Permis par bureau, le code Aurige est nécessaire pour que toutes vos leçons soient correctement envoyées sur le bon compte Rdv Permis.

En effet, HarMobil' vérifie la cohérence entre votre compte RdvPermis connecté et le bureau HarMobil' que vous utilisez.

Pour vérifier votre code AURIGE :

  • Depuis la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur la roue des Réglages en haut à droite
  • À la ligne 1-2-1 Bureaux cliquez sur "Gérer"
  • Cliquez ensuite sur l'icône "Modifier" au bout de la ligne du bureau
  • Modifiez ou ajoutez le code Aurige dans la case correspondante, puis cliquez sur "Valider"

Si vous avez plusieurs bureaux, ces vérifications sont à effectuer pour chacun de vos bureaux.

Astuce : Vous pouvez retrouver votre code Aurige rapidement dans les informations de votre compte RDV Permis 😉 .

HarMobil' vérifie également que le bureau de l'élève que vous allez prendre sous contrat est bien celui du bureau HarMobil' utilisé.

En cas d'incohérence, un fond orange d'avertissement s'affiche sur les éléments à vérifier 😉

À Savoir : Si vous gérez plusieurs bureaux sur HarMobil', mais que vous n'utilisez qu'UN SEUL compte RDV Permis pour tous, vous pouvez désactiver cette vérification dans le réglage Élèves "7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)", tout en bas de la page.

Il est d'ailleurs recommandé d'avoir UN SEUL compte RDV Permis si vos élèves conduisent sur plusieurs bureaux afin de faciliter l'envoi des leçons. Si besoin, vous pouvez contacter directement votre Bureau Éducation Routière pour que tous vos bureaux soient regroupés sur un seul compte RDV Permis 😉

Réglages spécifiques à la Théorie

Pour que les séances de théorie (Evaluation, RDVP théoriques, théorie de la conduite, Code...) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez plusieurs possibilités 😊

Précision : Seules les évaluations réalisées en présence d'un moniteur sont prises en compte par la plateforme "Livret" Numérique. Ainsi, même si l'évaluation est réalisée sur simulateur, il est nécessaire de noter cette évaluation sur la colonne d'un moniteur ou monitrice reconnu(e) par la plateforme, plutôt que sur la colonne du simulateur (réservée aux leçons pratiques en autonomie)

1. Utiliser une prestation personnalisée spécifique (Conseillé) : Voir tableau ci-dessus

2. Utiliser une "Activité" (sans élève) reconnue sur votre planning.

Son nom doit alors absolument contenir les mots : EVAL, PEDAGO, THEORIE, THEORIQUE ou CODE.

Pour ajouter (ou modifier) cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison). A la ligne 1-5-3 Types d'activités, cliquez sur "Gérer". Créez ou modifiez votre activité, en cochant la case à gauche pour indiquer que c'est une activité payée. Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant "Type".

Important : Les "activités" HarMobil' n'ayant pas d'élève lié, ce sont le département et le permis "par défaut" de vos réglages qui sont alors envoyés à la plateforme "Livret" Numérique. Pour un envoi plus fiable, il est donc déconseillé de les utiliser pour les Activités destinées uniquement à des formations non concernées par la réforme.

3. Pour vos séances de Code, vous pouvez aussi utiliser le module Séances de Code. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en cliquant ici 😉

Réglages spécifiques aux Permis Moto

Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :

Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning

Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :

Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊

Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :

  • 1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en "H.C ?" (hors-circulation)

Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation

Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.

Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en commentaire des RDVs.

Vous avez 2 possibilités :

1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique "Commentaire Rdvs", indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.

Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.

2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez "Modifier comment.". Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".

À savoir : Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.

Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, en cliquant ici.

Réglages spécifiques au Simulateur (Pratique)

Pour que l'envoi automatique de vos leçons fonctionne bien, comme pour vos Moniteurs, vos Simulateurs doivent être correctement "rattachés" à ceux présents sur la plateforme "Livret" Numérique (ainsi que sur Rdv Permis).

Il est nécessaire que le "NOM" du Simulateur soit son modèle, et dans la colonne "n° d'autorisation", c'est son n° d'agrément qui est attendu (il commence par un S et est suivi de 10 chiffres).

Pour vérifier ces infos, rendez-vous dans le réglage 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), dans la partie Formateurs déclarés, et vérifiez que votre simulateur soit bien déclaré sur votre compte RDV Permis.

Cliquez ensuite sur le bouton Bouton vérification des moniteurs.png afin de vérifier que les infos du simulateur dans HarMobil' soient bien identiques à celles de votre compte RDV Permis.

Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Bouton rattachement auto.png pour affecter automatiquement le n° d'agrément du simulateur à partir du nom présent sur la plateforme "Livret" Numérique.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Img bouton 'modifier'.png en bout de ligne pour rajouter ces infos.

Cette fenêtre peut aussi vous montrer un simulateur qui serait présent sur la plateforme "Livret" Numérique, mais pas encore "rattaché" dans HarMobil' !

Bon à savoir : En cas de besoin de modification de votre Simulateur (affectation de bureau, simulateur manquant...), nous vous invitons à contacter votre BER qui pourra faire le nécessaire 😉

Envoyer les leçons

Suivi du contrat de formation de tous vos élèves actifs

Pour avoir une vue d'ensemble de vos élèves à déclarer ou en attente, consultez le Récap' de la Passerelle !

Pour cela, sur la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur le raccourci bleu "Livret Num." à droite, ou sur le bouton "Passerelles" à gauche puis "Livret Num.".

Sur la page qui s'affiche, sélectionnez la période d'inscription souhaitée, puis filtrez facilement les élèves à prendre sous contrat en fonction de leur permis.

En dessous de ces critères, deux onglets sont présents :

  • À déclarer : ces élèves sont prêts à être envoyés. Cliquez sur le bouton Bouton raccourci Livret Num. bleu.png pour déclarer l'élève individuellement (voir procédure Prendre l'élève "sous contrat" ci-dessous)

Si certains élèves n'ont pas de résultat d'évaluation indiqué, la mention "A saisir'' sera présente dans la dernière colonne du tableau. Il est possible de cliquer sur leur nom pour aller le renseigner dans leur fiche , ou d'indiquer un nombre d'heures d'évaluation par défaut pour ces élèves grâce à la rubrique "heures d'évaluation", au-dessus du bouton Bouton déclarer.png

Astuce : Trop pratique ! Vous pouvez sélectionner plusieurs élèves grâce aux cases à cocher devant de leur nom, et tous les "prendre sous contrat" en même temps ! Vérifiez bien sûr avant le département par défaut, renseignez si besoin le nombre d'heures d'évaluation "par défaut" pour les dossiers incomplets, puis cliquez sur Déclarer 😉.
  • En attente : ces élèves ne peuvent pas encore être envoyés car des infos sont manquantes sur sa fiche (Ex : NEPH...)

Suivi du contrat de formation d'un élève

Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton "Livret N." en haut à droite permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊

Voici le détail des différents états :

Bouton gris Livret N..png L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).

Bouton orange Livret N..png Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).

Bouton bleu Livret N..png Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.

Bouton Rose Livret N..png Votre compte est déconnecté de la passerelle. Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉

Prendre l'élève "sous contrat"

Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa Fiche Élève.

Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur Bouton orange Livret N..png. Vous pouvez aussi cliquer sur "Passerelles" puis "Livret Num."

Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.

Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png

Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton "Déclarer".

Pour modifier le département par défaut, cliquez sur "Gérer" dans les réglages Élèves, à la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Envoyer automatiquement les leçons passées

Pour tous les élèves déjà "sous contrat", les informations des leçons passées vont automatiquement être transmises chaque nuit, c'est tout ! 😊 (Uniquement les leçons effectuées à compter du 1er juin 2024, comme demandé par la DSR)

(Les leçons déjà envoyées qui auraient été modifiées sont également concernées)

À savoir : Il est important de rester connecté à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons passées soient envoyées automatiquement 😉

Vérifier le bon fonctionnement de la passerelle

Trop chouette ! Il est possible de vérifier rapidement si la passerelle de la nuit dernière s'est bien déroulée !

Pour cela, depuis la page d'accueil d'HarMobil', rendez-vous sur le bouton Bouton Livret N Accueil.png

Dans la fenêtre qui s'ouvre, consultez l'encart en haut de la page.

Si la passerelle comporte des anomalies, cliquez simplement sur le bouton Bouton Cohérence.png pour voir rapidement les solutions.

Astuce : En cas d'échec de la passerelle de la veille (compte déconnecté par exemple), HarMobil' vous alerte en faisant clignoter le raccourci "Livret" Numérique de la page d'accueil en violet.

Suivre les leçons envoyées

Pour vérifier le détail des leçons transmises, il existe 3 méthodes différentes précisées juste en dessous 😉

Bon à savoir : La plateforme "Livret" Numérique ne permet pas encore d'afficher les rendez-vous Simulateur qu'elle a déjà reçus. Il est donc "normal" de ne pas les voir affichés sur HarMobil' pour le moment.

Depuis les réglages "Livret" Numérique (Leçons théoriques et pratiques)

Pour y accéder, cliquez sur le "I" présent en haut de chaque fenêtre "Livret" Numérique (Récap contrats, Fiche élève,...)

(vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur "Gérer" à la ligne "7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)" des réglages Elèves)

Cliquez ensuite sur le bouton bleu "Consulter les leçons" : toutes les leçons envoyées sont alors affichées, en fonction de la date et du formateur précisés dans les sélecteurs, que vous pouvez bien évidemment modifier.

En cas de besoin, vous pouvez supprimer une leçon en cliquant sur la corbeille en bout de ligne.

Et pour modifier une leçon déjà envoyée, effectuez directement vos modifications dans votre planning, puis revenez sur la page "I", et cliquez sur "Envoyer les leçons (Théoriques et Pratiques)".

Depuis le planning (Leçons théoriques et pratiques)

Il est possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning.

Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche en dessous de la corbeille rose.

Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo Logo leçon transmise.png s'affiche à côté de la date.

Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche également à côté de la date.

Depuis la fiche élève (Leçons pratiques)

En cliquant sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons pratiques déjà transmises à la plateforme Livret Numérique.

Les leçons théoriques n'y sont pas consultables car pour celles-ci, l'élève lié à ces RDV n'est pas demandé par l'administration.

Si une leçon est "en erreur", et n'a donc pas été envoyée, la raison va y être précisée.

Il vous suffit d'aller modifier cette leçon dans le planning ou dans les réglages, puis venir la renvoyer dans cette fenêtre, et le tour est joué 😊

Si vous souhaitez modifier une leçon déjà envoyée, il ne vous reste là aussi qu'à aller la modifier dans HarMobil', puis de venir ici la renvoyer.

Et en cas de nécessité, vous pouvez aussi supprimer une leçon en cliquant sur le bouton "Effacer" en bout de ligne.

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