Module de Gestion de Devis et Factures : Différence entre versions

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Ce module vous permet de faire des devis et des factures à des élèves, prospects ou organismes.  
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L'ajout de ce module vous permet de gérer :
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* un fichier "Organismes"
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* d'éditer des devis pour les prospects, élèves...
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* et factures personnalisés pour les élèves, entreprises, etc.
  
 
==Activer votre module==
 
==Activer votre module==
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Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' ! 😊
 
Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' ! 😊
  
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#Depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant), connectez-vous à votre solution
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#Depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant), connectez-vous à votre logiciel
 
#Depuis la page d'accueil, cliquez sur '''"Ma Config"''' à gauche
 
#Depuis la page d'accueil, cliquez sur '''"Ma Config"''' à gauche
 
#Sous la rubrique '''Modules & Passerelles''', cliquez sur '''"+ Gérer..."'''
 
#Sous la rubrique '''Modules & Passerelles''', cliquez sur '''"+ Gérer..."'''
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Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, '''l'activation est instantanée''' !
 
Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, '''l'activation est instantanée''' !
  
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'''''Remarque :''' Le module '''s'active par bureau'''. Si nécessaire, répéter cette manipulation sur vos autres bureaux.''
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Remarque :''' Le module '''s'active par bureau'''. Si nécessaire, répéter cette manipulation sur vos autres bureaux.''
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==Gérer les devis==
 
==Gérer les devis==
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Dans les deux cas, renseignez les infos nécessaires pour la création du devis.
 
Dans les deux cas, renseignez les infos nécessaires pour la création du devis.
  
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'''''Remarque''' : si l'élève est à la carte, pas besoin d'indiquer une formule ! Vous pourrez ajouter les prestations souhaitées dans le devis directement 😉
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">Remarque''' : si l'élève est à la carte, pas besoin d'indiquer une formule ! Vous pourrez ajouter les prestations souhaitées dans le devis directement 😉
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Cliquez ensuite sur '''"Compléter"''' ou '''"Créer"''' si vous n’avez rien à ajouter.
 
Cliquez ensuite sur '''"Compléter"''' ou '''"Créer"''' si vous n’avez rien à ajouter.
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Une fois que vous êtes sur le devis en question, cliquer sur le bouton '''"Editer"''' à gauche ou '''"Courriel"''' si vous souhaitez le transmettre par courriel.
 
Une fois que vous êtes sur le devis en question, cliquer sur le bouton '''"Editer"''' à gauche ou '''"Courriel"''' si vous souhaitez le transmettre par courriel.
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===Débiter un devis===
 
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Pour débiter le devis sur la [[Fiche Compte]] de l'élève, cliquez sur '''"Outils"''' à gauche puis '''"Debiter"''' 😊
 
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Il ne vous reste qu'à valider le message de confirmation qui s'affiche !
 
  
 
===Rechercher un devis===
 
===Rechercher un devis===
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<u>Depuis la page d'accueil d'HarMobil'</u> :
 
<u>Depuis la page d'accueil d'HarMobil'</u> :
 
* Cliquez sur '''"Devis Fact."''' et sélectionnez '''"Devis"'''.
 
* Cliquez sur '''"Devis Fact."''' et sélectionnez '''"Devis"'''.
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===Débiter un devis===
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Lorsque le devis est accepté, vous pouvez directement le débiter sur la [[Fiche Compte]] de l'élève, en cliquant sur '''"Outils"''' à gauche puis '''"Debiter"''' 😊
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Il ne vous reste qu'à valider le message de confirmation qui s'affiche !
  
 
==Gérer les factures==
 
==Gérer les factures==
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{| class="wikitable"
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|<span style="color: #EA5B0C">'''''Préambule important : '''</span>
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'''1.''' Pour le suivi précis de vos factures, il est recommandé qu'il y ait une concordance entre vos factures et les débits des élèves.
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De façon à ne pas facturer deux fois, ou oublier de facturer un article. En faisant cela, le N° de facture s'inscrit automatiquement dans la colonne "Fact.", ce qui vous donne une super lisibilité 😉
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Cela vous permet également de relier les règlements à ces débits, et donc aux factures : le '''Net à payer''' (ainsi que l'acquittement) pourront alors être 100% automatiques !
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'''2.''' Assurez-vous de ne pas confondre votre besoin entre éditer une note ou une facture.
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Seules les notes sont obligatoires et elles sont beaucoup plus simples à gérer !
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Consultez éventuellement votre expert-comptable pour bien définir votre besoin et ne pas facturer inutilement. ''
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===Créer une facture===
 
===Créer une facture===
  
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<u>Depuis la [[Fiche Compte]] de votre élève :</u>
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<u>Les factures se créent donc depuis la [[Fiche Compte]] de votre élève :</u>
 
* Cliquez sur '''"Outils"''' puis '''"Facturer"'''. Il est également possible de cliquer sur '''"Ajouter"''' puis '''"Facture"'''  
 
* Cliquez sur '''"Outils"''' puis '''"Facturer"'''. Il est également possible de cliquer sur '''"Ajouter"''' puis '''"Facture"'''  
 
* Dans la page qui s'ouvre, vérifiez les informations et modifiez-les si besoin
 
* Dans la page qui s'ouvre, vérifiez les informations et modifiez-les si besoin
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* Choisissez les éléments que vous souhaitez facturer en cochant les lignes  
+
* Choisissez les débits et/ou prestations que vous souhaitez facturer en cochant les lignes (conseillé). ''Vous pouvez aussi les facturer partiellement en indiquant un montant dans la case '''"Affecté"'''''
 
* Si vous souhaitez facturer le '''solde''' ou le '''Dû réel''', cochez les cases correspondantes
 
* Si vous souhaitez facturer le '''solde''' ou le '''Dû réel''', cochez les cases correspondantes
  
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<u>Depuis le module Facture : </u>
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{| class="wikitable"
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|-
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|[[Fichier:Solifore.png|60px]]
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est également possible <u>d'ajouter un autre élève sur une facture déjà existante</u> grâce au bouton '''"Ajouter à une facture existante"''' tout en bas de la fenêtre 😉
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 +
Les seules conditions sont :
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* Que la facture ne soit pas encore éditée
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* Que les différents élèves soient rattachés au '''même bureau'''
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<u>Cas particulier : Si vous n'avez pas besoin que la facture tienne compte des débits </u>
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''Par exemple : une facture globale pour un organisme
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'''Depuis le module Facture :'''
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* Depuis la page d'accueil, cliquez sur '''"Devis Fact."''' et sélectionnez '''"Factures"'''
 
* Depuis la page d'accueil, cliquez sur '''"Devis Fact."''' et sélectionnez '''"Factures"'''
 
* Cliquez sur [[Fichier:Bouton 'Ajouter' Blanc.png|23px]] et ajoutez l'élève, l'organisme, la formule en fonction de vos besoins
 
* Cliquez sur [[Fichier:Bouton 'Ajouter' Blanc.png|23px]] et ajoutez l'élève, l'organisme, la formule en fonction de vos besoins
 
* Cliquer sur '''"Compléter"''' ou '''"Créer"''' (une fois la facture créée et éditée, il ne sera plus possible de la modifier)
 
* Cliquer sur '''"Compléter"''' ou '''"Créer"''' (une fois la facture créée et éditée, il ne sera plus possible de la modifier)
 
* Remplissez les prestations grâce au bouton [[Fichier:Bouton 'Ajouter'.png|25px]]
 
* Remplissez les prestations grâce au bouton [[Fichier:Bouton 'Ajouter'.png|25px]]
−
 
−
{| class="wikitable"
 
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|-
 
−
| '''Bonus :''' Vous avez la possibilité d'ajouter des commentaires à vos factures. Pour cela, il vous suffit de sélectionner le commentaire souhaité en bas de la page. <br />
 
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Pour ajouter un commentaire, allez dans les '''réglages''', dans l'onglet [[Fichier:Bouton fiche compte.png|24px]]. À la '''ligne 8-3-1 Factures : Commentaires''', cliquez sur '''"Gérer"'''.<br />
 
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Créez un nouveau commentaire grâce au [[Fichier:Bouton 'Ajouter' Blanc.png|23px]]. Pour que le commentaire se mette automatiquement, cochez '''"Favori 1"''' ou '''"Favori 2"'''.
 
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===Compléter une facture===
 
===Compléter une facture===
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*Validez avec [[Fichier:Img bouton valider transfert compta.png|25px]]
 
*Validez avec [[Fichier:Img bouton valider transfert compta.png|25px]]
  
−
<u>Ajouter la mention "Acquittée" ou "Acompte"</u> :
+
<u>Ajouter la mention "Acquittée"</u> :
−
+
 
−
* Si une partie de la facture a déjà été payée : notez la partie payée dans "Acompte".
+
La mention "Acquittée" peut être indiquée automatiquement sur vos factures en fonction des règlements de votre élève 👍
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 +
Pour cela, il est nécessaire d'activer cette fonction dans les réglages :
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 +
*Rendez-vous dans les réglages [[Fichier:Roue crantée.png|28px]], puis dans l'onglet [[Fichier:Bouton fiche compte.png|26px]].
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*À la ligne '''"8-1-3 Factures : Acquittement auto (par affectation) ?"''', mettez OUI en cliquant sur le bouton [[Fichier:Img_bouton_'modifier'.png|28px]].
 +
*Pour que le "Réglé" soit mis à jour automatiquement, même si un ancien montant avait été inscrit manuellement, mettez également OUI à la ligne '''"8-1-4 Factures : Mise à jour du "Réglé" existant ?"'''.
 +
 
 +
Par la suite, il est nécessaire de facturer les débits ou les prestations dans la Fiche Compte comme indiqué précédemment dans le chapitre [[Module_de_Gestion_de_Devis_et_Factures#Cr.C3.A9er_une_facture|"Créer une facture"]].
 +
 
 +
Pour que le réglé se mette à jour automatiquement, indiquez chaque nouveau règlement élève en utilisant l'affectation aux débits/prestations (automatique ou semi-automatique) comme indiqué [[Fiche_Compte#Cr.C3.A9er_un_r.C3.A8glement|ici !]].
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 +
Ainsi, le "Réglé" de la facture sera instantanément mis à jour, ainsi que le "Net à Payer". Et lorsque le "Net à Payer" se calculera à 0, la mention "Facture acquittée" sera automatiquement ajoutée !
 +
 
 +
Il est aussi possible d'indiquer manuellement qu'une facture est acquittée en cliquant sur le bouton gris '''"Facture NON acquittée "''' pour qu'il devienne bleu avec la mention "Facture ACQUITTÉE". Cliquez ensuite sur le bouton '''"Enregistrer"''' en haut à droite.
  
−
* Pour faire apparaitre la mention "Acquittée" sur une facture déjà réglée, cochez la case '''"mention "Acquittée"'''.
+
{| class="wikitable"
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 +
|'''<span style="color: #EA5B0C">Astuce :''' Il est très facile de savoir rapidement si votre facture est acquittée ! Dans les informations de la facture, la présence du symbole '''€''' indique qu'elle est acquittée 😉
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===Editer/Envoyer une facture===
 
===Editer/Envoyer une facture===
Ligne 143 : Ligne 194 :
 
Pour éditer ou envoyer une facture, rendez-vous sur cette dernière et cliquez sur le bouton '''"Editer"''' à gauche ou '''"Courriel"''', en fonction de vos besoins.
 
Pour éditer ou envoyer une facture, rendez-vous sur cette dernière et cliquez sur le bouton '''"Editer"''' à gauche ou '''"Courriel"''', en fonction de vos besoins.
  
−
'''''A savoir''' : une fois éditée, une facture n'est plus modifiable.''
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
|[[Fichier:Solifore.png|53px]]
 +
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Les commentaires, les champs paramétrables, le montant de l'acompte et la mention "Acquittée" peuvent être modifiés même après l'édition de la facture 😊
 +
 
 +
Une fois la facture éditée, le reste des informations n'est plus modifiable afin de respecter la loi de [[Conformité|conformité]].  
 +
|}
  
 
===Rechercher une facture===
 
===Rechercher une facture===
Ligne 149 : Ligne 206 :
 
HarMobil’ vous propose trois moyens de recherche pour vos factures :  
 
HarMobil’ vous propose trois moyens de recherche pour vos factures :  
 
   
 
   
−
:1. Avec le numéro de la facture :
+
:1. À partir de la Fiche Compte de l'élève :  
−
::*Rendez-vous sur la page d’accueil
+
::* Dans le tableau des débits, à la colonne '''"Fact."''', cliquez sur le numéro de facture. Vous êtes directement redirigée sur la bonne facture 😊
−
::*A gauche, cliquez sur '''"Proforma"''' ou '''"Devis Fact."''' puis sélectionnez '''"Factures"'''
 
−
::*Cliquez sur '''"Rechercher"'''
 
−
::*Saisissez le numéro de la facture et cliquez de nouveau sur '''"Rechercher"'''
 
  
 
:2. Avec la date de la facture :
 
:2. Avec la date de la facture :
Ligne 159 : Ligne 213 :
 
::*Sélectionnez le mois et l’année puis validez avec [[Fichier:Img bouton valider transfert compta.png|25px]]
 
::*Sélectionnez le mois et l’année puis validez avec [[Fichier:Img bouton valider transfert compta.png|25px]]
  
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:3. À partir de la Fiche Compte de l'élève :  
+
:3. Avec le numéro de la facture :
−
::* Dans le tableau des débits, à la colonne '''"Fact."''', cliquez sur le numéro de facture. Vous êtes directement redirigée sur la bonne facture 😊
+
::*Rendez-vous sur la page d’accueil
 +
::*A gauche, cliquez sur '''"G. Proforma"''' ou '''"Devis Fact."''' puis sélectionnez '''"Factures"'''
 +
::*Cliquez sur '''"Rechercher"'''
 +
::*Saisissez le numéro de la facture et cliquez de nouveau sur '''"Rechercher"'''
  
 
===Annuler une facture===
 
===Annuler une facture===
  
−
'''''À savoir''' : Annuler une facture ne permet pas de récupérer son numéro. Ce dernier est généré automatiquement, et correspond seulement à une facture.''  
+
'''''À savoir''' : Pour une question de [[Conformité|conformité]], annuler, corriger ou dupliquer une facture ne permet pas de récupérer son numéro. Ce dernier est généré automatiquement et correspond seulement à une facture.''  
  
−
Nous vous conseillons de faire un avoir plutôt que de supprimer une facture.  
+
Comptablement, il est recommandé de faire un avoir plutôt que d'annuler une facture.  
  
−
Si toutefois vous décidez de l'annuler, il est nécessaire de conserver une trace avant pour pouvoir expliquer le "trou" dans la numérotation.  
+
Si toutefois vous décidez de l'annuler, car il s'agit d'une erreur de manipulation, il est nécessaire de conserver une trace avant pour pouvoir justifier l'annulation.  
  
−
<u>Pour cela, vous pouvez</u> :
+
<u>Pour cela, vous pouvez par exemple</u> :
−
*Éditer votre facture, l'imprimer, et indiquer la raison de l'annulation
+
*Noter le numéro de la facture, aller sur la Fiche Élève et renseigner le numéro et la raison de l’annulation dans le mémo en haut à droite
−
*Noter le numéro de la facture, aller sur la Fiche Élève et renseigner le numéro et la raison de l’annulation dans le mémo en haut à droite.
+
*Éditer votre facture, l'imprimer et indiquer la raison de l'annulation
 +
*Ou toute autre méthode vue avec votre conseiller comptable
  
−
<u>Maintenant, voici comment annuler une facture</u> :
+
'''Maintenant, voici comment annuler une facture :'''
 
*Sur la Fiche Compte de l’élève, cliquez sur le numéro de facture dans le tableau des débits.
 
*Sur la Fiche Compte de l’élève, cliquez sur le numéro de facture dans le tableau des débits.
 
*Sur la facture en question, cliquez sur '''"Outils"''' puis '''"Annuler"'''
 
*Sur la facture en question, cliquez sur '''"Outils"''' puis '''"Annuler"'''
 +
 +
Une facture annulée est facilement repérable car elle est '''barrée''' 😉
 +
 +
===Corriger une facture===
 +
 +
Vous avez oublié d'ajouter l'organisme sur la facture de votre élève ? Ou bien un débit qui devait être facturé est manquant par exemple ?
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Grâce au bouton [[Fichier:Bouton Corriger Factures.png|110px]], vous allez pouvoir '''dupliquer''' et '''annuler''' la facture erronée en un seul clic !
 +
Une nouvelle facture sera alors créée en mode "brouillon", vous permettant de finir de la corriger puis de l'éditer :)
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 +
Pour cela :
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*Rendez-vous dans la facture en question en cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton Outils.png|110px]] à gauche
 +
*Cliquez sur [[Fichier:Bouton Corriger Factures.png|110px]], renseignez le mot "CORRIGER" et validez
 +
*Vérifiez les infos de la nouvelle facture et modifiez ce que vous souhaitez
 +
 +
===Dupliquer une facture===
 +
 +
Vous souhaitez copier tout le contenu de votre facture tout en ayant la possibilité de modifier l'élève et l'organisme ?
 +
 +
C'est possible grâce au bouton [[Fichier:Bouton Dupliquer Factures.png|110px]] !
 +
 +
Sur la facture en question, cliquez sur [[Fichier:Bouton Outils.png|110px]] puis [[Fichier:Bouton Dupliquer Factures.png|110px]]
  
 
==Gérer les organismes==
 
==Gérer les organismes==
Ligne 187 : Ligne 267 :
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
|-
 
|-
−
|'''''Bonus''' : Pour avoir la feuille d'émargement préremplie avec les infos du planning, allez sur la Fiche Compte de l'élève.''
+
|[[Fichier:Solifore.png|40px]]
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''Cliquez sur '''"Editer"''' ou '''"Courriel"''', sélectionnez "Présence RDV", ajoutez la période puis validez.''
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">Bonus''' : Pour avoir la feuille d'émargement préremplie avec les infos du planning, allez sur la Fiche Compte de l'élève.''
 +
''Cliquez sur '''"Editer"''' ou '''"Courriel"''', sélectionnez "Présence RDV", ajoutez la période puis validez.  
 
|}
 
|}
 
===Ajouter un organisme===
 
===Ajouter un organisme===
Ligne 206 : Ligne 287 :
 
L'élève apparaîtra également dans la fiche de l'organisme en question.  
 
L'élève apparaîtra également dans la fiche de l'organisme en question.  
  
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*Depuis la page d'accueil, en cliquant sur "Devis Fact." ou "Proforma". Il est tout à fait possible de créer une facture et un devis pour l'organisme.  
+
*Depuis la page d'accueil, en cliquant sur "Devis Fact." ou "G. Proforma". Il est tout à fait possible de créer une facture et un devis pour l'organisme.  
  
 
Vous trouverez toutes les factures de l'organisme sur sa fiche.  
 
Vous trouverez toutes les factures de l'organisme sur sa fiche.  
  
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'''''A savoir''' : Pour indiquer qu'un élève est financé par le CPF, cliquez sur le logo '''CPF''' sur sa Fiche Élève.''
+
{| class="wikitable"
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|[[Fichier:Solifore.png|40px]]
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir''' : Pour indiquer qu'un élève est financé par un organisme, cliquez sur le logo [[Fichier:Tiers payant icone grise.png|28px]] et renseignez la rubrique '''"Organisme"''' sur sa [[Fiche Élève]].  
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Vous souhaitez en savoir plus sur la prise en charge par tiers-payant ?'' Je vous invite à lire [[Module ProForma|notre article à ce sujet]] ! 😊
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==Gérer les prospects==
 
==Gérer les prospects==
Ligne 218 : Ligne 305 :
 
Il vous suffit de le créer comme prospect ! En plus, ils ne sont pas décomptés de votre nombre d'inscriptions, pratique n'est-ce pas ? 😉
 
Il vous suffit de le créer comme prospect ! En plus, ils ne sont pas décomptés de votre nombre d'inscriptions, pratique n'est-ce pas ? 😉
  
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Pour accéder au module Prospect depuis la page d'accueil, cliquez sur '''"Devis Fact."''' ou '''"Proforma"''' et sélectionnez '''"Prospect"'''.
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Pour accéder au module Prospect depuis la page d'accueil, cliquez sur '''"Devis Fact."''' ou '''"G. Proforma"''' et sélectionnez '''"Prospect"'''.
  
 
Vous pouvez également y accéder depuis la Fiche Élève en cliquant sur '''"Fichier"''' puis '''"Prospects"''' !  
 
Vous pouvez également y accéder depuis la Fiche Élève en cliquant sur '''"Fichier"''' puis '''"Prospects"''' !  
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Un prospect peut tout à fait être '''transformé en élève''' afin de vous éviter la ressaisie :  
 
Un prospect peut tout à fait être '''transformé en élève''' afin de vous éviter la ressaisie :  
  
−
Sur le module '''Prospect''', recherchez le prospect en question grâce à [[Fichier:Bouton de navigation 4.png|25px]].
+
*Sur le module '''Prospect''', recherchez le prospect en question grâce à [[Fichier:Bouton de navigation 4.png|25px]].
  
−
Cliquez ensuite sur '''"Outils"''' puis '''"Transférer"'''
+
*Cliquez ensuite sur '''"Outils"''' puis '''"Transférer"'''

Version actuelle datée du 18 octobre 2024 à 12:53

L'ajout de ce module vous permet de gérer :

  • un fichier "Organismes"
  • d'éditer des devis pour les prospects, élèves...
  • et factures personnalisés pour les élèves, entreprises, etc.

Activer votre module

Profitez-en sans plus attendre en l'activant directement depuis HarMobil' ! 😊

  1. Depuis l'accès Administrateur (appelé aussi Gérant), connectez-vous à votre logiciel
  2. Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Ma Config" à gauche
  3. Sous la rubrique Modules & Passerelles, cliquez sur "+ Gérer..."

De là, vous pouvez activer ou désactiver les options du logiciel. Pour cela, cliquez simplement sur la case devant l'icône Devis facture.png afin qu'elle passe en bleu.

Vous pouvez ensuite finaliser en validant la commande, l'activation est instantanée !

Remarque : Le module s'active par bureau. Si nécessaire, répéter cette manipulation sur vos autres bureaux.

Gérer les devis

Créer un devis

Vous pouvez facilement créer un devis pour un élève ou un prospect. Bien sûr, il est possible d'ajouter un organisme si besoin 😉

Il existe deux manières de créer un devis :

1. Depuis la Fiche Élève ou la Fiche Prospect.

  • A gauche, cliquez sur "Outils" puis "Créer Devis"

2. Depuis la page d'accueil, dans l'onglet "Devis Fact.".

  • Sélectionnez "Devis"
  • Cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png en haut à droite

Dans les deux cas, renseignez les infos nécessaires pour la création du devis.

Remarque : si l'élève est à la carte, pas besoin d'indiquer une formule ! Vous pourrez ajouter les prestations souhaitées dans le devis directement 😉

Cliquez ensuite sur "Compléter" ou "Créer" si vous n’avez rien à ajouter.

Compléter un devis

Maintenant qui le devis est créé, vous pouvez ajouter des prestations, des commentaires, ou encore le permis souhaité...

  • Pour ajouter des prestations, cliquez sur Bouton 'Ajouter'.png en haut du tableau.

Remplissez toutes les informations nécessaires puis validez.

  • Pour ajouter un commentaire, il vous suffit de remplir l'une des cases en bas de la page.

Il est possible de créer des commentaires type pour remplir automatiquement ces cases :

  1. Cliquez sur Roue crantée.png, puis sur l'onglet Bouton fiche compte.png
  2. A la ligne 9-3-1 Devis : Commentaires, cliquez sur "Gérer"
  3. Ajouter un commentaire type grâce au bouton Bouton 'Ajouter' Blanc.png
  4. Pour qu'il s'ajoute automatiquement au devis, cochez la case "Favori 1" ou "Favori 2"
  • Pour mettre une note de bas de page à tous vos devis :
  1. Dans le même onglet, à la ligne 9-1-1 Devis : Message pied de page, cliquez sur Img bouton 'modifier'.png
  2. Notez le message dans l'encart qui s'affiche et validez

Ce message va maintenant apparaître sur tous vos devis 😉

Editer/Envoyer un devis

Rien de plus simple que d'éditer ou d'envoyer un devis depuis HarMobil' !

Une fois que vous êtes sur le devis en question, cliquer sur le bouton "Editer" à gauche ou "Courriel" si vous souhaitez le transmettre par courriel.

Rechercher un devis

Vous pouvez rechercher un devis à deux endroits différents :

Depuis la Fiche Compte de l'élève :

  • Cliquez sur "Raccourcis" à gauche, puis "Devis"
  • Grâce à la loupe en haut à droite, vous pouvez chercher vos devis par mois

Depuis la page d'accueil d'HarMobil' :

  • Cliquez sur "Devis Fact." et sélectionnez "Devis".

Débiter un devis

Lorsque le devis est accepté, vous pouvez directement le débiter sur la Fiche Compte de l'élève, en cliquant sur "Outils" à gauche puis "Debiter" 😊

Il ne vous reste qu'à valider le message de confirmation qui s'affiche !

Gérer les factures

Préambule important :

1. Pour le suivi précis de vos factures, il est recommandé qu'il y ait une concordance entre vos factures et les débits des élèves.

De façon à ne pas facturer deux fois, ou oublier de facturer un article. En faisant cela, le N° de facture s'inscrit automatiquement dans la colonne "Fact.", ce qui vous donne une super lisibilité 😉

Cela vous permet également de relier les règlements à ces débits, et donc aux factures : le Net à payer (ainsi que l'acquittement) pourront alors être 100% automatiques !

2. Assurez-vous de ne pas confondre votre besoin entre éditer une note ou une facture.

Seules les notes sont obligatoires et elles sont beaucoup plus simples à gérer !

Consultez éventuellement votre expert-comptable pour bien définir votre besoin et ne pas facturer inutilement.

Créer une facture

Les factures se créent donc depuis la Fiche Compte de votre élève :

  • Cliquez sur "Outils" puis "Facturer". Il est également possible de cliquer sur "Ajouter" puis "Facture"
  • Dans la page qui s'ouvre, vérifiez les informations et modifiez-les si besoin
  • Choisissez les débits et/ou prestations que vous souhaitez facturer en cochant les lignes (conseillé). Vous pouvez aussi les facturer partiellement en indiquant un montant dans la case "Affecté"
  • Si vous souhaitez facturer le solde ou le Dû réel, cochez les cases correspondantes
Solifore.png À savoir : Il est également possible d'ajouter un autre élève sur une facture déjà existante grâce au bouton "Ajouter à une facture existante" tout en bas de la fenêtre 😉

Les seules conditions sont :

  • Que la facture ne soit pas encore éditée
  • Que les différents élèves soient rattachés au même bureau

Cas particulier : Si vous n'avez pas besoin que la facture tienne compte des débits

Par exemple : une facture globale pour un organisme

Depuis le module Facture :

  • Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Devis Fact." et sélectionnez "Factures"
  • Cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png et ajoutez l'élève, l'organisme, la formule en fonction de vos besoins
  • Cliquer sur "Compléter" ou "Créer" (une fois la facture créée et éditée, il ne sera plus possible de la modifier)
  • Remplissez les prestations grâce au bouton Bouton 'Ajouter'.png

Compléter une facture

Il est possible d'ajouter des commentaires et des rubriques personnalisées à vos factures.

Pour ajouter une rubrique personnalisée qui apparaît en haut de la page : À savoir : Les noms de toutes les rubriques apparaissent automatiquement sur toutes les factures, complétées ou non.

  • Cliquez sur Roue crantée.png et sélectionnez l'onglet Bouton fiche compte.png
  • A la ligne 8-3-2 Factures : Rubriques personnalisées, cliquez sur "Gérer"
  • Cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png
  • Saisissez le nom de la rubrique et choisissez le type avant de valider

Une fois sur votre facture non éditée, cliquez sur "+ plus d'infos..." dans le cadre des informations pour compléter la rubrique !

Pour ajouter un commentaire en bas de la page :

  • Dans les mêmes réglages (Bouton fiche compte.png), à la ligne 8-3-1 Factures : Commentaires, cliquez sur "Gérer"
  • Cliquez sur Bouton 'Ajouter' Blanc.png
  • Saisissez le nom du commentaire dans la case de gauche (il n'apparaîtra pas à l'impression)
  • Saisissez le commentaire dans la case du milieu et faites la mise en forme que vous convient
  • En cochant la case "Favori 1" ou "Favori 2", le commentaire sélectionné sera inséré automatiquement sur chaque facture. Bien sûr, vous avez la possibilité de le supprimer avant édition.
  • Si vous ne cochez aucune case, le commentaire pourra être inséré manuellement
  • Validez avec Img bouton valider transfert compta.png

Ajouter la mention "Acquittée" :

La mention "Acquittée" peut être indiquée automatiquement sur vos factures en fonction des règlements de votre élève 👍

Pour cela, il est nécessaire d'activer cette fonction dans les réglages :

  • Rendez-vous dans les réglages Roue crantée.png, puis dans l'onglet Bouton fiche compte.png.
  • À la ligne "8-1-3 Factures : Acquittement auto (par affectation) ?", mettez OUI en cliquant sur le bouton Img bouton 'modifier'.png.
  • Pour que le "Réglé" soit mis à jour automatiquement, même si un ancien montant avait été inscrit manuellement, mettez également OUI à la ligne "8-1-4 Factures : Mise à jour du "Réglé" existant ?".

Par la suite, il est nécessaire de facturer les débits ou les prestations dans la Fiche Compte comme indiqué précédemment dans le chapitre "Créer une facture".

Pour que le réglé se mette à jour automatiquement, indiquez chaque nouveau règlement élève en utilisant l'affectation aux débits/prestations (automatique ou semi-automatique) comme indiqué ici !.

Ainsi, le "Réglé" de la facture sera instantanément mis à jour, ainsi que le "Net à Payer". Et lorsque le "Net à Payer" se calculera à 0, la mention "Facture acquittée" sera automatiquement ajoutée !

Il est aussi possible d'indiquer manuellement qu'une facture est acquittée en cliquant sur le bouton gris "Facture NON acquittée " pour qu'il devienne bleu avec la mention "Facture ACQUITTÉE". Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer" en haut à droite.

Astuce : Il est très facile de savoir rapidement si votre facture est acquittée ! Dans les informations de la facture, la présence du symbole € indique qu'elle est acquittée 😉

Editer/Envoyer une facture

Pour éditer ou envoyer une facture, rendez-vous sur cette dernière et cliquez sur le bouton "Editer" à gauche ou "Courriel", en fonction de vos besoins.

Solifore.png À savoir : Les commentaires, les champs paramétrables, le montant de l'acompte et la mention "Acquittée" peuvent être modifiés même après l'édition de la facture 😊

Une fois la facture éditée, le reste des informations n'est plus modifiable afin de respecter la loi de conformité.

Rechercher une facture

HarMobil’ vous propose trois moyens de recherche pour vos factures :

1. À partir de la Fiche Compte de l'élève :
  • Dans le tableau des débits, à la colonne "Fact.", cliquez sur le numéro de facture. Vous êtes directement redirigée sur la bonne facture 😊
2. Avec la date de la facture :
  • Depuis le module Factures, cliquez sur Bouton loupe.png
  • Sélectionnez le mois et l’année puis validez avec Img bouton valider transfert compta.png
3. Avec le numéro de la facture :
  • Rendez-vous sur la page d’accueil
  • A gauche, cliquez sur "G. Proforma" ou "Devis Fact." puis sélectionnez "Factures"
  • Cliquez sur "Rechercher"
  • Saisissez le numéro de la facture et cliquez de nouveau sur "Rechercher"

Annuler une facture

À savoir : Pour une question de conformité, annuler, corriger ou dupliquer une facture ne permet pas de récupérer son numéro. Ce dernier est généré automatiquement et correspond seulement à une facture.

Comptablement, il est recommandé de faire un avoir plutôt que d'annuler une facture.

Si toutefois vous décidez de l'annuler, car il s'agit d'une erreur de manipulation, il est nécessaire de conserver une trace avant pour pouvoir justifier l'annulation.

Pour cela, vous pouvez par exemple :

  • Noter le numéro de la facture, aller sur la Fiche Élève et renseigner le numéro et la raison de l’annulation dans le mémo en haut à droite
  • Éditer votre facture, l'imprimer et indiquer la raison de l'annulation
  • Ou toute autre méthode vue avec votre conseiller comptable

Maintenant, voici comment annuler une facture :

  • Sur la Fiche Compte de l’élève, cliquez sur le numéro de facture dans le tableau des débits.
  • Sur la facture en question, cliquez sur "Outils" puis "Annuler"

Une facture annulée est facilement repérable car elle est barrée 😉

Corriger une facture

Vous avez oublié d'ajouter l'organisme sur la facture de votre élève ? Ou bien un débit qui devait être facturé est manquant par exemple ?

Grâce au bouton Bouton Corriger Factures.png, vous allez pouvoir dupliquer et annuler la facture erronée en un seul clic ! Une nouvelle facture sera alors créée en mode "brouillon", vous permettant de finir de la corriger puis de l'éditer :)

Pour cela :

  • Rendez-vous dans la facture en question en cliquez sur le bouton Bouton Outils.png à gauche
  • Cliquez sur Bouton Corriger Factures.png, renseignez le mot "CORRIGER" et validez
  • Vérifiez les infos de la nouvelle facture et modifiez ce que vous souhaitez

Dupliquer une facture

Vous souhaitez copier tout le contenu de votre facture tout en ayant la possibilité de modifier l'élève et l'organisme ?

C'est possible grâce au bouton Bouton Dupliquer Factures.png !

Sur la facture en question, cliquez sur Bouton Outils.png puis Bouton Dupliquer Factures.png

Gérer les organismes

Pour accéder à la gestion des organismes dans HarMobil', il y a deux chemins :

  • Depuis votre page d'accueil, via le bouton "Devis Fact." puis "Organismes"
  • Depuis une Fiche Élève en cliquant sur "Fichier" puis "Organismes"
Solifore.png Bonus : Pour avoir la feuille d'émargement préremplie avec les infos du planning, allez sur la Fiche Compte de l'élève.

Cliquez sur "Editer" ou "Courriel", sélectionnez "Présence RDV", ajoutez la période puis validez.

Ajouter un organisme

Vous souhaitez ajouter un nouvel organisme ?

Cliquez simplement sur le [+] en haut à droite pour ajouter le nouvel organisme.

Renseignez les informations nécessaires ainsi que celles du référant de la structure si possible puis cliquez sur "Enregistrer" 😊

Utiliser un organisme

Vous pouvez utiliser un organisme à plusieurs endroits.

  • Depuis la Fiche Élève pour associer un organisme directement à un élève. Il vous suffit de remplir la rubrique "Organisme".

L'élève apparaîtra également dans la fiche de l'organisme en question.

  • Depuis la page d'accueil, en cliquant sur "Devis Fact." ou "G. Proforma". Il est tout à fait possible de créer une facture et un devis pour l'organisme.

Vous trouverez toutes les factures de l'organisme sur sa fiche.

Solifore.png À savoir : Pour indiquer qu'un élève est financé par un organisme, cliquez sur le logo Tiers payant icone grise.png et renseignez la rubrique "Organisme" sur sa Fiche Élève.

Vous souhaitez en savoir plus sur la prise en charge par tiers-payant ? Je vous invite à lire notre article à ce sujet ! 😊

Gérer les prospects

Un client potentiel souhaite un devis ?

Il vous suffit de le créer comme prospect ! En plus, ils ne sont pas décomptés de votre nombre d'inscriptions, pratique n'est-ce pas ? 😉

Pour accéder au module Prospect depuis la page d'accueil, cliquez sur "Devis Fact." ou "G. Proforma" et sélectionnez "Prospect".

Vous pouvez également y accéder depuis la Fiche Élève en cliquant sur "Fichier" puis "Prospects" !

Un prospect peut tout à fait être transformé en élève afin de vous éviter la ressaisie :

  • Sur le module Prospect, recherchez le prospect en question grâce à Bouton de navigation 4.png.
  • Cliquez ensuite sur "Outils" puis "Transférer"

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