Inscription en ligne : Différence entre versions

Version actuelle datée du 19 avril 2023 à 08:02

Le module d'Inscription en ligne permet aux élèves de s’inscrire dans votre auto-école directement depuis votre site internet et Sarool !

3 types d’inscription sont possibles :

• La Pré-inscription : permet à un futur élève de renseigner un formulaire de contact, créant dans votre logiciel HarMobil' une Fiche Élève à son nom. Vous n’avez plus qu’à le contacter pour répondre à ses questions et convenir d’un RDV pour son inscription 😊
• L’Inscription avec choix de la formule : donne la possibilité à un futur élève de compléter un formulaire d'inscription ET de choisir la formule qu’il souhaite. Cela créera une Fiche Élève à son nom et renseignera sa Fiche Compte avec la formule choisie.

Selon VOS réglages, il pourra également payer un acompte, créer son compte Sarool, et même réserver une évaluation 😉

• Inscription à un stage : permet à un futur élève ou à vos élèves déjà inscrit de s'inscrire à l’un de vos stages.

Selon VOS réglages, ils pourront payer la totalité du stage pour valider l’inscription !

Astuce : Distinguez les élèves créés avec l'inscription en ligne grâce à cette icône sur leur Fiche Élève 😊

Réglages Généraux

Pour accéder aux réglages de l'Inscription en ligne, depuis la page d'accueil du logiciel :

1. Cliquez sur en haut à droite
2. Déroulez l'onglet Sarool (Espace et Applis élèves)
3. Devant le réglage 3-1-1 Inscription en ligne, cliquez sur "Gérer"

Dans Configuration Générale, vous pouvez autoriser ou non la création d’homonymes et choisir de faire apparaître le nom de votre auto-école dans l’en-tête des formulaires.

Ce réglage est valable pour les trois types d’inscription.

Ensuite, par type d’inscription, vous pourrez paramétrer :

• les rubriques du formulaire à compléter par l’élève
• le mode de création du compte Sarool (uniquement Formule et Stage)
• le paiement en fin d’inscription (uniquement Formule et Stage)
• le courriel de confirmation envoyé à l’élève

et enfin retrouver le lien vers le formulaire à insérer sur votre site internet.

Remarque : Après chaque réglage, pensez à enregistrer en haut à droite 😉

Mode de création du compte Sarool (Formule et Stage)

Ce réglage permet de choisir la méthode d'activation du Compte Sarool par l’élève.

Vous avez 3 possibilités :

• Immédiat (depuis le formulaire, avec choix du mot de passe) : dans le formulaire d’inscription, l’élève sera invité à renseigner le choix de son mot de passe ; son compte sarool sera alors automatiquement créé à la validation de son inscription. A la fin de son inscription, l’ élève sera également informé des moyens de connexion à Sarool (site & Appli)
• A l’initiative de l’élève (envoi courriel d’invitation) : sur la page de validation de son inscription, l’ élève sera informé de sa clé d’activation et des moyens de connection à Sarool (site & Appli). Il recevra également un courriel l’invitant à créer son compte Sarool.
• A l’initiative de l’élève (sans sollicitation) : l’élève n’aura aucune information quant à la création ou à l’accès de son compte Sarool.

Paiement en fin d’inscription (Formule et Stage)

Vous pouvez paramétrer qu'un paiement par carte bancaire soit demandé à l’élève pour valider son inscription.

Pour l’Inscription Formule, le montant demandé est celui de la première échéance que vous avez paramétré sur la formule en question. S’il n’y a pas d’acompte précisé, ce sera alors le montant total de la formule.

Pour l’Inscription Stage, il s’agit du montant total du stage qui sera demandé à l’élève.

Si vous utilisez Paybox/Verifone pour vos paiements CB, vous pouvez même proposer à vos élèves de payer ce montant en plusieurs fois (nécessite l'activation d'une option payante auprès d'eux)

Voici donc les 4 choix possibles du réglage A la fin de l'inscription :

• Ne pas proposer le paiement : l'inscription de l'élève sera validée sans lui demander de règlement
• Proposer le paiement en totalité : l'élève paiera le montant demandé en 1 fois

• Proposer le paiement en plusieurs fois uniquement : le montant demandé pourra être réglé en plusieurs fois selon VOS réglages (nombre de fois et périodicité) - Un premier paiement sera bien sûr automatiquement demandé à l’élève pour valider son inscription.

• Proposer le paiement en totalité ou en plusieurs fois : l'élève pourra choisir entre régler le montant demandé en 1 ou en plusieurs fois.

Formulaire d'inscription

L'usage du tableau est très simple, il suffit de :

1. Cocher une case dans la colonne Afficher pour rendre visible la rubrique sur le formulaire
2. Cocher une case dans la colonne Obligatoire, si vous souhaitez que la validation du formulaire ne puisse pas se faire sans le renseignement de cette rubrique.

Courriel de confirmation

Lorsque l’élève valide son inscription, vous avez la possibilité de lui envoyer automatiquement un courriel de confirmation, ainsi que d’en recevoir la copie sur l’adresse mail de l’auto-école.

Vous pouvez également personnaliser ici le sujet et le contenu du courriel.

Lien à insérer sur votre site Web

Chaque type d’inscription a son formulaire, et donc son lien direct que vous pouvez insérer sur votre site Internet.

Il se trouve tout en bas de la page des réglages.

Inscription Formule - Réglages spécifiques

Créer les catégories

Pour que les élèves trouvent facilement la formule idéale pour le permis demandé, les formules sont classées et filtrables par catégories.

C'est vous qui gérez le nom de ces catégories, ainsi que l'affectation des formules 😊

Pour les créer :

1. Cliquez sur en haut à droite
2. Dans l'onglet Sarool, à la ligne 4-2-1 Ventes : Catégories, cliquez sur "Gérer"
3. Grâce au bouton ajoutez les catégories souhaitées

Mise en ligne des Formules

Vous pouvez personnaliser les formules que vous souhaitez mettre à disposition en ligne.

Pour cela, depuis la page d'accueil du logiciel :

1. Cliquez sur "Prix" à gauche
2. Puis sur "Formule"
3. Choisissez dans le menu déroulant la formule que vous souhaitez mettre en ligne

En dessous de la formule se trouve cet encadré :

Pour que la formule soit visible par vos futurs élèves, renseigner la "Catégorie" est indispensable. (par défaut, elle est sur « Aucune »)

Vous pouvez également personnaliser ici :

• Le nom public de la formule
• Limiter la formule à un type de permis
• Décrire le contenu de la formation

Remarque : Une fois les réglages terminés, pensez à enregistrer en haut à droite de la page.

Bonus : Vous avez la possibilité de mettre en évidence une formule par rapport à d'autres de la même catégorie. Cliquez simplement sur à côté de "Nom public" afin que l'étoile devienne bleue. Cela va indiquer que cette formule est la formule  « Star » ; une belle étoile jaune apparaîtra alors à côté de son nom dans le formulaire élève 😉

Inscription Stage – Réglages spécifiques

Cette inscription nécessite de disposer du module Inscription en ligne ET du module Stages/Gestion ProForma dans votre configuration.

En plus du lien que vous pouvez insérer sur votre site Internet, vos stages réservables en ligne sont également visibles sur Sarool pour vos élèves déjà inscrits dans votre établissement !

Depuis l’Appli Sarool ou Sarool.fr, il leur suffit de cliquer sur

Pour paramétrer l’affichage des Stages sur Sarool allez dans le réglage 5-1-1 Stages : Affichage / Réservation.

Mise en ligne des Stages

Comme pour les Formules, vous pouvez choisir individuellement et personnaliser les stages que vous souhaitez mettre à disposition en ligne. Pour cela, depuis la page d'accueil du logiciel :

1. Cliquez sur "G. ProForma" à gauche, puis sur "Stages"
2. Cliquez sur "Modèles" à gauche
3. Choisissez dans le menu déroulant le stage que vous souhaitez mettre en ligne

Vous trouverez alors le même encadré que pour les formules.

Pareillement, vous pouvez personnaliser ici :

• Le nom public du stage,
• Limiter le stage à un type de permis,
• Décrire le contenu du stage.
• Sélectionner ensuite le type de formation dans Catégorie (cf. Créer les catégories)

Pensez à enregistrer en haut à droite de la page avant de retourner créer un stage dans le module Stages.

Vous n'avez plus qu'à créer un stage de ce modèle sur les dates voulues pour qu'il soit disponible en ligne.

Bonus : Comme pour les formules, vous avez la possibilité de mettre en évidence un stage par rapport à d'autres. Cliquez simplement sur à côté de "Nom public" afin que l'étoile devienne bleue. Dans le formulaire élève, une belle étoile jaune apparaîtra alors à côté du nom du stage 😉

Afficher/Masquer les Stages complets

Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de masquer les stages déjà complets.

Pour ce faire, toujours depuis les réglages de l'Inscription en Ligne :

1. Cliquez sur en haut à droite
2. Dans l'onglet Sarool (Espace et Applis élèves), à la ligne 3-1-1 Inscription en ligne, cliquez sur "Gérer"
3. Cliquez sur l'Onglet Stage
4. Puis cochez ou décochez la case Afficher les stages complets prévue à cet effet 😊