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Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !
  
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La Fiche Élève permet de saisir vos inscriptions, de consulter et modifier les informations générales de vos élèves, et d'envoyer des dossiers vers l'ANTS.
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Cette réforme comprend 2 obligations :
  
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<imagemap>
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* Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
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Fichier:VignetteVideoInscription.png|600px|Lien vers la vidéo d'aide|
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* Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"
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default [https://www.youtube.com/watch?v=wxoFGFDr05k]
 
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desc bottom-right
 
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</imagemap>
 
  
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==Gérer une Fiche Élève==
+
Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊
  
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===Créer une Fiche Élève===
+
==Le livret d'apprentissage dématérialisé==  
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# Rendez-vous sur le module Fiche Élève [[Fichier:MasterF1.png|25px]]
 
−
# Cliquez sur le bouton [[Fichier:actionAdd.png|25px]] pour créer une nouvelle fiche et saisir son nom et prénom(s).
 
  
−
===Renseigner une Fiche Élève===
+
Grâce au module [[Suivi Mobil'|Suivi Mobil']], vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur [http://www.harmobil.fr harmobil.fr] et sur [[Appli. HarMobil'|l'Appli HarMobil']] (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)
  
−
Saisissez les différentes informations (date de naissance etc.), puis cliquez sur [[Fichier:Enregistrer.png|120px]]
+
Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur [[Sarool|Appli Sarool]] 👍
  
−
====Apte Examens====
+
Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, '''[[Suivi Mobil'|cliquez ici]]''' !
  
−
Sur la fiche Élèves sont présents deux boutons dans la partie '''Apte Examens''' qui permettent, une fois activé, de '''recenser par des listes tous les élèves susceptibles de se présenter à un examen''' théorique ou pratique.
+
== L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique" ==
  
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===Renommer une fiche===
+
Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁
−
Pour modifier le nom ou le(s) prénom(s) de l'élève :
 
−
# Cliquez sur '''"Outils"''' à gauche
 
−
# Cliquez sur '''"Renommer"'''
 
−
# Réalisez la modification puis '''validez'''
 
  
−
===Désactiver une fiche===
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Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève et d'envoyer manuellement les éventuelles leçons déjà effectuées.
  
−
Il est possible de masquer un élève de la Recherche afin d'afficher uniquement les élèves en cours de formation.
+
Par la suite, toutes les leçons du jour des élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊
  
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Il suffit de cliquer sur [[Fichier:Bouton actif.png|40px]] pour masquer par défaut l'élève dans la Recherche.
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.
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Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.
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''La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : <u>21 mars 2024</u>'' 😊
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|}
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===Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique===
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====Activer l'envoi des leçons====
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Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] et de sélectionner l'onglet [[Fichier:Logo fiche élève.png|25px]].
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À la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)''', cliquez sur '''"Gérer"''' pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.
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Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez '''"OUI"''' à la ligne '''7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données'''.
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Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.
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Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊
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{| class="wikitable"
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|-
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.
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|}
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Pour les <u>leçons pratiques</u>, les informations envoyées sont les suivantes :
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* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
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* La date
 +
* La durée
 +
* L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
 +
* Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
 +
* Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)
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 +
Pour les <u>leçons théoriques</u>, les informations transmises sont :
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* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
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* La date
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* La durée
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* La catégorie de permis
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* le numéro de département
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<u>Précisions</u> : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".
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{| class="wikitable"
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|-
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.
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|}
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====Vérifier les informations des moniteurs·rices====
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Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :
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* Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''' et cliquez sur '''"Gérer"''' 
 +
* À gauche, cliquez sur le bouton '''""Livret" Num."'''
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* Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
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* Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton '''""Livret" Num."'''
 +
* Pour les "moniteurs" simulateurs, indiquez le numéro d'autorisation d'enseigner '''A0000000000'''
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{| class="wikitable"
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|-
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage '''7-1-1  "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''.    
 +
|}
  
−
===Archiver une fiche===
+
====Vérifier le réglage de vos prestations====
−
Vous pouvez archiver un élève de votre logiciel. Cela équivaut à une suppression et sert à alléger le logiciel.
 
  
−
# Cliquez sur '''"Outils"''' à gauche
+
L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.
−
# Cliquez sur '''"Archiver"'''
 
−
# Validez le message qui apparaît à l'écran
 
  
−
''Conseil : Assurez-vous d'avoir le dossier "papier" de l'élève avant d'archiver''
+
Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).
  
−
===Éditer une fiche===
+
Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !
−
Vous pouvez éditer la Fiche Élève et la Fiche Compte d'un élève en une manipulation, pour cela :
 
  
−
# Cliquez sur '''"Editer"''' à gauche
+
Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous''', cliquez sur '''"Gérer"'''
−
# Cliquez sur '''"Fiche Complète"'''
 
  
−
''Vous pouvez ensuite choisir d'enregistrer le document sur votre ordinateur ou de l'imprimer''
+
Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo [[Fichier:Contrat type rattaché spécifiquement.png|28px|Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle"]], et regardez la bulle qui s'affiche.
  
−
==Rechercher un élève==
+
Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|28px]] au bout de la ligne et modifiez la rubrique '''"Contrat"''' à l'aide du tableau ci-dessous.
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{| class="wikitable"
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|-
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! Catégories Contrat-type  !! ''Exemples de prestation''
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons THÉORIQUES'''</div>
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| Évaluation préalable || ''Évaluation''
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| Théorie : Rdv pédagogique (AAC) || ''RDVP Théorique''
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| Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) || ''Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)''
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| Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) || ''Stage Code / Examen blanc''
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| Théorie : Forfait de formation théorique (''Consultez les réglages spécifiques au Code en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=Réforme_du_"Livret_Numérique"#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici] '')|| ''Cours de code''
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|-
 +
| Théorie : Séance de vérification || ''Séance de vérification''
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|-
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|
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons PRATIQUES'''</div>
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|-
 +
| Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) || ''RDV Préalable''
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|-
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| Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) || ''RDVP Pratique''
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|-
 +
| Pratique : Leçon de conduite individuelle || ''Leçon de conduite''
 +
|-
 +
| Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto || ''Leçon Boîte Auto''
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|-
 +
| Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique  || ''Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective''
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|- 
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| Pratique : Leçon sur piste (''Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en [http://R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_aux_Permis_Moto cliquant ici]'') || ''Leçon de plateau (limitée à 6 élèves'')
 +
|-
 +
| Pratique : Simulateur (sans enseignant) || ''Leçon sur simulateur (autonomie)''
 +
|-
 +
| Pratique : Simulateur (avec enseignant) || ''Leçon sur simulateur avec enseignant''
 +
|-
 +
| Pratique : Forfait de formation pratique || ''Stage de conduite''
 +
|-
 +
|}
 +
<!--
 +
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''AUTRE...'''</div>
 +
|-
 +
| Passerelle B78 vers B || Transmission à venir
 +
|-
 +
| Passerelle A2 vers A || Transmission à venir
 +
|-
 +
|
 +
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''NON TRANSMIS...'''</div>
 +
|-
 +
|Formation B96 || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Cours de Perfectionnement || Non pris en compte
 +
|-
 +
| Passerelle 125 || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Formation AM || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Formation post-permis || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Action de sécurité routière || Non prise en compte
 +
|}
 +
-->
 +
<!--
 +
===Réglages spécifiques aux leçons Simulateur===
  
−
====Par son nom ou prénom====
+
Deux réglages sont possibles pour les leçons de Simulateur :
  
−
Grâce à la loupe en haut à droite, vous pouvez facilement rechercher un élève en tapant son nom et prénom.
+
1. Vous utilisez une '''prestation personnalisée''' pour les leçons Simulateur.  
  
−
Vous pouvez également '''cocher deux cases''' : <br />
+
Cela signifie que, sur votre planning, vous avez une couleur de case différente pour ces leçons.
  
−
- Une pour voir les élèves de tous vos bureaux<br />
+
Dans ce cas, le nom de cette prestation doit contenir le mot '''"SIMUL"'''.
  
−
- Une pour voir les élèves inactifs
+
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez le modifier dans les réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous'''
  
−
====Par le bouton "Dénicher"====
+
2. Vous utilisez une '''"colonne Moniteur"''' qui s'appelle "Simulateur".
  
−
Le bouton Dénicher (à gauche) est similaire au bouton de Recherche Élève, il permet de retrouver l'identité de l'élève à partir de :
+
Dans ce cas, dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''', renseignez '''"A000000000"''' comme numéro d'autorisation d'enseigner de ce moniteur Simulateur.
  
−
- son numéro de téléphone,
+
-->
  
−
- son adresse mail,
+
===Réglages spécifiques au Code===
  
−
- son NEPH ou N° de dossier ANTS
+
Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :
  
−
==Utiliser le Mémo==
+
1. Utiliser le module '''Séances de Code'''. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en [[Cours de Code|cliquant ici]] 😉
  
−
La partie droite de la Fiche Élève contient différentes zones d'annotation afin d'avoir accès rapidement à certaines informations.
+
2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus ''(Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)''  
  
−
===Onglet de base===
+
3. Utiliser un Type d'activité '''"Code"''' sur votre planning ''(pas d'élève lié)''.  Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne '''1-5-3 Types d'activités''' puis cliquez sur '''"Gérer"'''. Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant '''"Type"'''.
  
−
L'onglet de base du mémo se nomme justement '''"Mémo"'''.
+
===Réglages spécifiques aux Permis Moto===
−
C'est une zone de texte libre.
 
  
−
===Mémo "Espace Elève Sarool"===
+
Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :
  
−
Le mémo en bas de l'onglet de base "Mémo" est commun avec le compte SAROOL de l'élève.
+
====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning</span></u>====
−
Les annotations saisies ici sont visibles par l'élève.
 
  
−
L'aide pour son paramétrage est disponible sur l'article [[Sarool|SAROOL]].
+
Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :
  
−
===Correspondances===
+
Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊
  
−
L'onglet '''Corresp.''' récapitule les échanges avec l'élève.
+
Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :  
−
On y retrouve la date, l'heure et le type de document :  
 
  
−
- Éditions : Les documents imprimés
+
* '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous''' : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en '''"H.C ?"''' ''(hors-circulation)''
  
−
- Courriels : Les documents envoyés par l'onglet Courriel (il est possible, en renseignant le champ '''2nd Courriel'''', d'envoyer une copie du mail sur l'adresse des parents par exemple)
+
====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation</span></u>====
  
−
- SMS : Les SMS envoyés en mode manuel (depuis Fiche Identité ou Fiche Compte) ou en mode automatique (Planning ou Examens)
+
Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.
  
−
===Sarool===
+
Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en '''commentaire''' des RDVs.
  
−
L'onglet '''Sarool''' récapitule les opérations réalisées par l'élève sur SAROOL. (Réservation/Annulation de RDV ou paiement en ligne)
+
Vous avez 2 possibilités :
  
−
==Editer des documents==
+
1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique '''"Commentaire Rdvs"''', indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.
  
−
==Personnaliser la Fiche Élève==
+
Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.
  
−
===Ajouter des couleurs par Permis===
+
2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez '''"Modifier comment."'''. Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".
  
−
===Ajouter une rubrique personnalisée===
+
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.
  
−
<u>Vous avez la possibilité de rajouter des rubriques à renseigner </u> sur toutes vos Fiches Élèves.
+
Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, <u>'''[[Prestations moto : séparer le Plateau et la Circulation|en cliquant ici]]'''</u>.    
−
Pour cela, depuis le module en question, cliquez en haut à droite sur '''l'engrenage des réglages'''.
+
|}
  
−
Cliquez ensuite sur le mot '''"Gérer"''' du paramètre '''1-2-1 "Rubriques personnalisées"'''
+
===Envoi et suivi des leçons pratiques===
−
Vous pouvez ensuite :
 
−
* <span style="color: blue;">Ajouter</span> une rubrique par le bouton de création
 
−
* <span style="color: blue;">Supprimer</span> une rubrique par la corbeille
 
−
* <span style="color: blue;">Modifier</span> une rubrique par le bouton de modification
 
  
−
==Faire une demande ANTS==
+
====Suivi du contrat de formation====
−
Une passerelle entre Harmobil' et l'ANTS permet d'envoyer le dossier sur l'ANTS sans avoir à ressaisir les informations de l'élève.
 
  
−
'''Pour plus d'information sur le paramétrage et l'utilisation de la passerelle AGX-ANTS : Cliquez ici [[HarMobil' - ANTS]]'''
+
Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton '''"Livret N."''' en haut à droite ''(dispo. depuis la version 11.03)'' permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊
  
−
==Les raccourcis de la Fiche Élève==
+
Voici le détail des différents états :
  
−
===Notification===
+
[[Fichier:Bouton gris Livret N..png|50px]] L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).
  
−
Le bouton Notification permet d'ouvrir une fenêtre pour faire passer un message à l'élève sous forme de notification par le biais de son application SAROOL.
+
[[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).
  
−
''L'élève doit installer et se connecter à l'application SAROOL au préalable''
+
[[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|50px]] Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.
  
−
===Sarool===
+
[[Fichier:Bouton Rose Livret N..png|50px]] Votre compte est déconnecté de la passerelle.
 +
Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉
  
−
Le bouton Sarool permet dans un premier temps d'envoyer le lien d'activation à l'élève. Puis de gérer son accès :
+
====Prendre l'élève "sous contrat"====
  
−
[[Fichier:GestionSaroolF1.png]]
+
Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa [[Fiche Élève]].
  
−
- Le bouton Activer : permet de valider l'adresse mail de l'élève une fois le lien envoyé.
+
Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur [[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] ''Vous pouvez aussi cliquer sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''''
  
−
- Le bouton Débloquer : permet comme son nom l'indique de débloquer le compte suite à plusieurs tentatives de connexion avec mots de passe erronés
+
Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.
  
−
- Le bouton Supprimer : permet de supprimer totalement l'accès de l'élève.
+
[[Fichier:Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png|400px]]
  
−
C'est utile si l'élève est venu faire une première formation dans votre auto-école et souhaite faire une deuxième formation.
+
Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton '''"Déclarer"'''.
−
Pour éviter qu'il se connecte à son ancien compte par erreur, vous supprimez l'ancien compte Sarool et n'activez que le nouveau.
 
  
−
===Docs.===
+
''Pour modifier le département par défaut, cliquez sur '''"Gérer"''' dans les réglages Élèves, à la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''''.
  
−
C'est un espace de stockage que possède chaque élève dans lequel vous pouvez stocker des fichiers PDF ou image.
+
====Envoyer manuellement les leçons passées====
  
−
[[Fichier:DocsF1.png]]
+
Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton '''"Envoi leçons"''' pour que toutes les leçons passées soient transmises.
  
−
L'aide pour son paramétrage est disponible sur l'article [[Sarool|SAROOL]].
+
====Envoyer automatiquement les leçons du jour====
  
−
===Dispos===
+
Pour les élèves déjà "sous contrat", les '''informations des leçons de la journée''' (et les éventuelles leçons précédentes qui ont été <u>modifiées</u>) vont automatiquement s'envoyer chaque nuit.
  
−
Le bouton [[Fichier:Bouton dispos.png|40px]] permet de renseigner les créneaux horaires où l'élève est disponible.
+
En cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons déjà transmises à la plateforme Livret Numérique. Seules les leçons pratiques apparaissent à cet endroit, car les leçons théoriques ne sont pas liées à un élève.
  
−
C'est ensuite utilisé dans le Planning pour '''trouver d'un clin d'oeil tous les élèves susceptibles d'être disponibles sur un créneau choisi.'''
+
Trop chouette ! Il est également possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉
  
−
[[Fichier:DisposF1.png|1000px]]
+
Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche en dessous de la corbeille rose.
  
−
===Créer une fiche Prospects===
+
Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche à côté de la date.
  
−
===Organismes===
+
Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche également à côté de la date.
  
−
== Réglages ==
 
−
<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" >
 
−
<div style="font-weight:bold;line-height:1.6;">Cliquez sur Développer ou Replier à droite pour afficher ou masquer le tableau des réglages de la fiche identité</div>
 
−
<div class="mw-collapsible-content">
 
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
 
|-
 
|-
−
! Type !! Numéro !! Nom !! Description
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est important de '''rester connecté''' à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées '''automatiquement''' 😉
−
|-
 
−
||| 1-1-1 || Modèles de lettres personnalisés || Permet de gérer la totalité de vos lettres sur votre solution
 
−
|-
 
−
||| 1-2-1 || Rubriques personnalisées || Permet de gérer les rubriques personnalisées affichées sur la fiche identité de vos élèves
 
−
|-
 
−
||| 1-3-1 || Pièces à fournir || Permet de gérer les noms des pièces à fournir sur la fiche identité de vos élèves
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Utilisateur.png|22px|Réglage par utilisateur]]</div>
 
−
|| 2-1-1 || Afficher les Elèves || Permet de définir à quels élèves de quels bureaux aura accès l'utilisateur en sélection
 
−
|-
 
−
||| 3-1-1 || Nbre jours RDVP après Date RDV préalable || Permet, lorsque vous remplissez le RDV préalable sur la fiche identité de votre élève, de définir après combien de jours les RDV pédagogiques seront calculés
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 4-1-1 || A.N.T.S. || Permet de gérer vos réglages avec la passerelle ANTS
 
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||| 4-2-1 || Cerfa02 : Type || Permet de définir de quelle manière le document Cerfa02 sera édité depuis HarMobil'
 
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||| 4-2-2 || Cerfa02 : Tampon du bureau || Permet de choisir si vous souhaitez inclure le tampon de votre bureau sur le document Cerfa02 ''(lié à 3-1-1 des réglages généraux)''
 
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||| 4-3-1 || Cerfa06 : Type || Permet de définir de quelle manière le document Cerfa06 sera édité depuis HarMobil'
 
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||| 4-3-2 || Cerfa06 : Date || Permet de définir la date qui sera inscrite sur le document Cerfa06
 
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||| 4-4-1 || Cerfa Médical : Type || Permet de définir la couleur d'édition du document Cerfa Médical
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 4-5-1 || Cerfas : Département / Pays étranger || Lorsque le département ou le pays indiqué sur les documents Cerfa sont étrangers, permet de définir si le logiciel doit inscrire « 099 » ou laisser vide
 
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||| 5-1-1 || Couleur par défaut || Permet de définir la couleur par défaut attribuée aux élèves lors de leur inscription : permis ou bureau
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Utilisateur.png|22px|Réglage par utilisateur]]</div>
 
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|| 5-2-1 || Confirmer l'envoi de la clé Sarool par mail ? || Faire apparaître ou non un message de confirmation lors de l'envoi de la clé Sarool à l'élève
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 6-1-1 || Activer les SMS automatiquement || Permet d'activer par défaut ou non l'icône SMS située à coté du numéro de téléphone de l'élève
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 7-2-1 || Mounki : Clé d'Api || Écrire ou copier / coller la clé API fournie par Mounki pour paramétrer la passerelle
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 7-2-2 || Mounki : Dernière capture || Permet d'envoyer tous les élèves inscrits après cette date sur Mounki lorsque la clé API est rentrée
 
 
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Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.
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Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève.
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Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton '''"Effacer"'''.
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Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton '''"Envoi leçons"''' pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉

Version actuelle datée du 21 mars 2024 à 16:56

Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !

Cette réforme comprend 2 obligations :

  • Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
  • Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"

Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊

Le livret d'apprentissage dématérialisé

Grâce au module Suivi Mobil', vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur harmobil.fr et sur l'Appli HarMobil' (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)

Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur Appli Sarool 👍

Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, cliquez ici !

L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique"

Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁

Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève et d'envoyer manuellement les éventuelles leçons déjà effectuées.

Par la suite, toutes les leçons du jour des élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊

À savoir : Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.

Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.

La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : 21 mars 2024 😊

Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique

Activer l'envoi des leçons

Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton Roue crantée.png et de sélectionner l'onglet Logo fiche élève.png.

À la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), cliquez sur "Gérer" pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.

Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez "OUI" à la ligne 7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.

Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊

À savoir : Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.

Pour les leçons pratiques, les informations envoyées sont les suivantes :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
  • Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
  • Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)

Pour les leçons théoriques, les informations transmises sont :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • La catégorie de permis
  • le numéro de département

Précisions : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".

À savoir : Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.

Vérifier les informations des moniteurs·rices

Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :

  • Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne 1-3-1 Moniteurs et cliquez sur "Gérer"
  • À gauche, cliquez sur le bouton ""Livret" Num."
  • Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
  • Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton ""Livret" Num."
  • Pour les "moniteurs" simulateurs, indiquez le numéro d'autorisation d'enseigner A0000000000
À savoir : Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Vérifier le réglage de vos prestations

L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.

Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).

Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !

Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous, cliquez sur "Gérer"

Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle", et regardez la bulle qui s'affiche.

Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton Img bouton 'modifier'.png au bout de la ligne et modifiez la rubrique "Contrat" à l'aide du tableau ci-dessous.

Catégories Contrat-type Exemples de prestation
Envoyées comme leçons THÉORIQUES
Évaluation préalable Évaluation
Théorie : Rdv pédagogique (AAC) RDVP Théorique
Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)
Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) Stage Code / Examen blanc
Théorie : Forfait de formation théorique (Consultez les réglages spécifiques au Code en "Livret_Numérique"#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici ) Cours de code
Théorie : Séance de vérification Séance de vérification
Envoyées comme leçons PRATIQUES
Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) RDV Préalable
Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) RDVP Pratique
Pratique : Leçon de conduite individuelle Leçon de conduite
Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto Leçon Boîte Auto
Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective
Pratique : Leçon sur piste (Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en cliquant ici) Leçon de plateau (limitée à 6 élèves)
Pratique : Simulateur (sans enseignant) Leçon sur simulateur (autonomie)
Pratique : Simulateur (avec enseignant) Leçon sur simulateur avec enseignant
Pratique : Forfait de formation pratique Stage de conduite

Réglages spécifiques au Code

Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :

1. Utiliser le module Séances de Code. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en cliquant ici 😉

2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus (Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)

3. Utiliser un Type d'activité "Code" sur votre planning (pas d'élève lié). Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne 1-5-3 Types d'activités puis cliquez sur "Gérer". Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant "Type".

Réglages spécifiques aux Permis Moto

Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :

Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning

Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :

Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊

Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :

  • 1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en "H.C ?" (hors-circulation)

Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation

Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.

Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en commentaire des RDVs.

Vous avez 2 possibilités :

1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique "Commentaire Rdvs", indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.

Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.

2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez "Modifier comment.". Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".

À savoir : Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.

Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, en cliquant ici.

Envoi et suivi des leçons pratiques

Suivi du contrat de formation

Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton "Livret N." en haut à droite (dispo. depuis la version 11.03) permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊

Voici le détail des différents états :

Bouton gris Livret N..png L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).

Bouton orange Livret N..png Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).

Bouton bleu Livret N..png Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.

Bouton Rose Livret N..png Votre compte est déconnecté de la passerelle. Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉

Prendre l'élève "sous contrat"

Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa Fiche Élève.

Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur Bouton orange Livret N..png Vous pouvez aussi cliquer sur "Passerelles" puis "Livret Num."

Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.

Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png

Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton "Déclarer".

Pour modifier le département par défaut, cliquez sur "Gérer" dans les réglages Élèves, à la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Envoyer manuellement les leçons passées

Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton "Envoi leçons" pour que toutes les leçons passées soient transmises.

Envoyer automatiquement les leçons du jour

Pour les élèves déjà "sous contrat", les informations des leçons de la journée (et les éventuelles leçons précédentes qui ont été modifiées) vont automatiquement s'envoyer chaque nuit.

En cliquant sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons déjà transmises à la plateforme Livret Numérique. Seules les leçons pratiques apparaissent à cet endroit, car les leçons théoriques ne sont pas liées à un élève.

Trop chouette ! Il est également possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉

Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche en dessous de la corbeille rose.

Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo Logo leçon transmise.png s'affiche à côté de la date.

Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche également à côté de la date.

À savoir : Il est important de rester connecté à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées automatiquement 😉

Corriger une erreur d'envoi

Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.

Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève.

Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton "Effacer".

Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton "Envoi leçons" pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉

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