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(→‎Activer l'envoi des leçons)
 
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Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !
  
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Le Planning permet de planifier les rendez-vous des élèves pour les moniteurs et d'avoir une vue d'ensemble sur les disponibilités des moniteurs.
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Cette réforme comprend 2 obligations :
  
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Le carnet de rendez-vous est représenté sous forme de planning horaire, grâce aux différents onglets il est visualisable par journée, par semaine (1 moniteur), par vue hebdomadaire (1 semaine, avec plusieurs moniteurs) ou par mois.
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* Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
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* Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"
  
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Vous pouvez facilement vous déplacer dans le mois et l'année grâce aux flèches et au mini calendrier.
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Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊
  
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==Ajouter un RDV==
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==Le livret d'apprentissage dématérialisé==  
  
−
Lorsque vous ajoutez un RDV dans le planning, la '''prestation''' sélectionnée à gauche du planning est celle qui se mettra automatiquement.  
+
Grâce au module [[Suivi Mobil'|Suivi Mobil']], vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur [http://www.harmobil.fr harmobil.fr] et sur [[Appli. HarMobil'|l'Appli HarMobil']] (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)
  
−
[[Fichier:Type d'activité et prestation.png]]
+
Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur [[Sarool|Appli Sarool]] 👍
  
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Vous pouvez la modifier en cliquant sur le menu déroulant avant d'ajouter le RDV sur le planning.
+
Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, '''[[Suivi Mobil'|cliquez ici]]''' !
  
−
Il est possible de sélectionner quelle prestation afficher directement lorsque l'élève à une formule. Pour cela, rendez-vous dans les réglages des formules depuis la page d'accueil.
+
== L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique" ==
  
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''Remarque : Pour ajouter ou modifier une prestation, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous puis cliquez sur "Gérer".''
+
Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁
  
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===Ajout par l'Élève Courant===
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Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève et d'envoyer manuellement les éventuelles leçons déjà effectuées.
  
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La première méthode pour ajouter un élève est d'ajouter l'élève courant.  
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Par la suite, toutes les leçons du jour des élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊
  
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Harmobil' mémorise le dernier élève consulté en Fiche Identité ou Fiche Compte.
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.
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Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.  
  
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Dans le planning, il s'affiche en bas à gauche dans un encadré avec les informations principales à son sujet.
+
''La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : <u>21 mars 2024</u>'' 😊
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Pour placer un RDV à cet élève, il suffit de faire un clic-droit sur le planning puis '''Élève courant'''
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===Ajout par la Recherche Élève===
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===Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique===
  
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La deuxième méthode pour ajouter un élève est la recherche Élève.
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====Activer l'envoi des leçons====
  
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Pour cela :
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Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] et de sélectionner l'onglet [[Fichier:Logo fiche élève.png|25px]].
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#Faites un clic-droit sur le planning
 
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#Puis cliquez sur '''Nouvel élève'''
 
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# La fenêtre "Insertion d'un élève" s’ouvre. Écrivez le nom ou prénom de l'élève puis cliquez dessus pour créer le RDV.
 
  
−
''Remarque : l'élève choisi par cette méthode devient l'Élève courant, vous pouvez donc ajouter ses prochains RDVs par la première méthode. Les rendez-vous de l’élève courant sont mis en évidence pour être repérés rapidement.
+
À la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)''', cliquez sur '''"Gérer"''' pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.  
  
−
===Les RDVs Collectifs===
+
Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez '''"OUI"''' à la ligne '''7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données'''.
  
−
Vous pouvez inscrire plusieurs élèves à un même RDV à condition que votre prestation ait un "Max. Élèves" supérieur à 1. Vous pouvez vérifier cela dans les réglages généraux (onglet maison) à la '''ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous'''.  
+
Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.  
  
−
Ensuite, sur votre planning, créez un RDV et ajoutez vos élèves un à un sur le même RDV.
+
Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊
  
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Dans ce cas, le logiciel affiche les élèves du RDV en passant le curseur sur le RDV en question. Ainsi, vous voyez la liste des élèves participants à celui-ci.  
+
{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.  
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|}
  
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Si vous souhaitez supprimer un seul élève d'un RDV collectif, faites clic-droit puis détails. Sélectionnez l'élève en question et cliquez sur la poubelle.
+
Pour les <u>leçons pratiques</u>, les informations envoyées sont les suivantes :
  
−
===Les RDVs "Activité" des moniteurs===
+
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
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* La date
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* La durée
 +
* L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
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* Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
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* Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)
  
−
Harmobil' permet de créer des rendez-vous spécifiques aux moniteurs, par exemple : "REUNION", "EXAMEN", "CONGES", "REPAS", etc.
+
Pour les <u>leçons théoriques</u>, les informations transmises sont :  
  
−
Pour mettre en place ces activités, faites dérouler le menu "Type" à gauche pour choisir une activité et la placer sur le planning.
+
* Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
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* La date
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* La durée
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* La catégorie de permis
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* le numéro de département
  
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''Remarque : Pour ajouter ou modifier une activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne 1-5-3 Types d'activités puis cliquez sur "Gérer".''
+
<u>Précisions</u> : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".  
  
−
===Les pré-réservations Web===
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{| class="wikitable"
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.
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|}
  
−
Vous pouvez proposer des créneaux libres à vos élèves afin qu'ils réservent leurs leçons via leur application Sarool. <br />
+
====Vérifier les informations des moniteurs·rices====
  
−
Pour avoir plus d'informations sur les réglages à effectuer, cliquez [https://wiki.agx.fr/index.php?title=Sarool#Cr.C3.A9ation_d.27un_RDV_en_ligne ici].
+
Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :  
  
−
==Modifier un RDV==
+
* Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''' et cliquez sur '''"Gérer"''' 
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* À gauche, cliquez sur le bouton '''""Livret" Num."'''
 +
* Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
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* Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton '''""Livret" Num."'''
 +
* Pour les "moniteurs" simulateurs, indiquez le numéro d'autorisation d'enseigner '''A0000000000'''
  
−
===Régler l'affichage des rendez-vous===
+
{| class="wikitable"
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|-
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|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage '''7-1-1  "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''.   
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|}
  
−
====Affichage des cases du planning====
+
====Vérifier le réglage de vos prestations====
  
−
Les cases de votre planning sont personnalisables. Vous pouvez donc définir leur précision afin de sélectionner facilement la durée des rendez-vous dont vous avez besoin. <br />
+
L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.  
  
−
Pour cela, dans les réglages du planning, à la '''ligne 1-2-1 Précision des cases du planning''', choisissez les "tranches" horaires qui vous conviennent puis validez.  
+
Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).
  
−
Vous pouvez également définir des préférences d'affichages, par exemple le nombre de moniteurs qui s'affiche en vue journalière. <br />
+
Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !
  
−
Dans vos réglages du planning, à la '''ligne 1-3-1 Affichage : Horaires, Nb. de jours, Nb. de moniteurs...''', cliquez sur '''"Gérer"'''.<br />
+
Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous''', cliquez sur '''"Gérer"'''
  
−
Remplissez les éléments que vous souhaitez puis, validez.
+
Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo [[Fichier:Contrat type rattaché spécifiquement.png|28px|Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle"]], et regardez la bulle qui s'affiche.
  
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====Taille des rendez-vous====
+
Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|28px]] au bout de la ligne et modifiez la rubrique '''"Contrat"''' à l'aide du tableau ci-dessous.
  
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Harmobil permet de visualiser très nettement les durées des rendez-vous : la hauteur d’un RDV est proportionnelle à sa durée.
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{| class="wikitable"
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! Catégories Contrat-type  !! ''Exemples de prestation''
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons THÉORIQUES'''</div>
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| Évaluation préalable || ''Évaluation''
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| Théorie : Rdv pédagogique (AAC) || ''RDVP Théorique''
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| Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) || ''Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)''
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| Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) || ''Stage Code / Examen blanc''
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| Théorie : Forfait de formation théorique (''Consultez les réglages spécifiques au Code en [https://wiki.agx.fr/index.php?title=Réforme_du_"Livret_Numérique"#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici] '')|| ''Cours de code''
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|-
 +
| Théorie : Séance de vérification || ''Séance de vérification''
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|
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''Envoyées comme leçons PRATIQUES'''</div>
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| Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) || ''RDV Préalable''
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|-
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| Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) || ''RDVP Pratique''
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|-
 +
| Pratique : Leçon de conduite individuelle || ''Leçon de conduite''
 +
|-
 +
| Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto || ''Leçon Boîte Auto''
 +
|-
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| Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique  || ''Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective''
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|- 
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| Pratique : Leçon sur piste (''Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en [http://R%C3%A9forme_du_%22Livret_Num%C3%A9rique%22#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_aux_Permis_Moto cliquant ici]'') || ''Leçon de plateau (limitée à 6 élèves'')
 +
|-
 +
| Pratique : Simulateur (sans enseignant) || ''Leçon sur simulateur (autonomie)''
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|-
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| Pratique : Simulateur (avec enseignant) || ''Leçon sur simulateur avec enseignant''
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|-
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| Pratique : Forfait de formation pratique || ''Stage de conduite''
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|-
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|}
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<!--
 +
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''AUTRE...'''</div>
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|-
 +
| Passerelle B78 vers B || Transmission à venir
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|-
 +
| Passerelle A2 vers A || Transmission à venir
 +
|-
 +
|
 +
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">'''NON TRANSMIS...'''</div>
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|Formation B96 || Non prise en compte
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|-
 +
| Cours de Perfectionnement || Non pris en compte
 +
|-
 +
| Passerelle 125 || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Formation AM || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Formation post-permis || Non prise en compte
 +
|-
 +
| Action de sécurité routière || Non prise en compte
 +
|}
 +
-->
 +
<!--
 +
===Réglages spécifiques aux leçons Simulateur===
  
−
Cet affichage vous facilite la gestion d’un planning par heure et demi, 2 heures, ½ heure, ¼ heure ou même à la minute …
+
Deux réglages sont possibles pour les leçons de Simulateur :
  
−
Si vous utilisez fréquemment les ½ heures, vous pouvez également régler la finesse de la sélection comme vu précédemment.
+
1. Vous utilisez une '''prestation personnalisée''' pour les leçons Simulateur.  
  
−
===Gérer la durée des rendez-vous===
+
Cela signifie que, sur votre planning, vous avez une couleur de case différente pour ces leçons.
  
−
Vous avez la possibilité de définir la durée d'un RDV par défaut dans les Réglages Généraux du logiciel (roue crantée puis onglet maison).  
+
Dans ce cas, le nom de cette prestation doit contenir le mot '''"SIMUL"'''.  
  
−
Pour cela, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous, cliquez sur '''"Gérer"'''. Pour chaque prestation, choisissez la durée désirée grâce au bouton '''"Modifier"''' en fin de ligne.
+
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez le modifier dans les réglages généraux, à la ligne '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous'''
  
−
Pour choisir la durée d’un RDV sur le planning, vous avez 2 possibilités :
+
2. Vous utilisez une '''"colonne Moniteur"''' qui s'appelle "Simulateur".
  
−
*En la saisissant directement au clavier dans le détail du RDV (clic droit), dans "Durée".
+
Dans ce cas, dans les réglages généraux, à la ligne '''1-3-1 Moniteurs''', renseignez '''"A000000000"''' comme numéro d'autorisation d'enseigner de ce moniteur Simulateur.
  
−
*En étirant simplement la case du RDV à l’aide de la souris : Cliquez sur le RDV, puis positionnez le curseur de la souris en bas du RDV : une double flèche apparaît. Cliquez en maintenant appuyé, et déplacez la souris pour augmenter ou diminuer la durée du RDV au quart d’heure près. Enfin relâchez la souris lorsque vous obtenez la bonne durée.
+
-->
  
−
La durée du RDV se répercute sur le prix sans aucune autre manipulation de votre part.
+
===Réglages spécifiques au Code===
  
−
===Supprimer un RDV===
+
Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :
  
−
Pour supprimer un RDV :
+
1. Utiliser le module '''Séances de Code'''. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en [[Cours de Code|cliquant ici]] 😉
−
#Faites un clic droit sur le RDV en question puis "Supprimer"
 
−
#Confirmez ensuite la suppression
 
  
−
''Remarque : Vous pouvez empêcher la suppression d'un rendez-vous décommandé tardivement. Pour cela, dans les réglages du planning, à la ligne 5-3-1 Protection RDV imminent : Nombre de jours, écrivez le chiffre qui vous convient.''
+
2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus ''(Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)''  
  
−
===Déplacer un RDV===
+
3. Utiliser un Type d'activité '''"Code"''' sur votre planning ''(pas d'élève lié)''.  Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne '''1-5-3 Types d'activités''' puis cliquez sur '''"Gérer"'''. Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant '''"Type"'''.
  
−
Cliquez sur le rendez-vous à déplacer et maintenez le bouton de la souris enfoncé.
+
===Réglages spécifiques aux Permis Moto===
  
−
Glissez avec la souris en gardant le clic gauche enfoncé, relâchez le bouton de la souris sur la date et l'horaire désirées.
+
Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :
  
−
===Voir les détails d'un RDV===
+
====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning</span></u>====
−
Faites un clic-droit sur le RDV en question puis "Détails".
 
−
Le zoom rendez-vous permet de visualiser le détail d'un rendez-vous. Il vous indique :
 
−
*la date et l'heure,
 
−
*les élèves
 
−
*le moniteur affecté à ce RDV,
 
−
*le commentaire,
 
−
*ses numéros de téléphone,
 
−
*son tarif
 
−
*les lieux de RDV
 
−
*le commentaire
 
−
*le suivi pédagogique
 
−
*etc.
 
  
−
===Gérer une absence excusée/non excusée===
+
Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :
  
−
====Absence excusée====
+
Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊
  
−
Lorsqu'un élève à une absence excusée, le RDV en question n'est ni décompté, ni comptabilisé.
+
Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :
  
−
Pour mettre l'absence excusée sur le planning :  
+
* '''1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous''' : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en '''"H.C ?"''' ''(hors-circulation)''
−
#Sur le planning, affichez le détail du RDV (clic droit sur le RDV, puis sélectionner Détails…)
 
−
#Dans la partie concernant l’élève, cliquez sur l’icône orange avec une flèche
 
−
#Validez avec OK lorsque la fenêtre de confirmation s’ouvre
 
−
#Si vous le souhaitez, vous pouvez retourner sur le détail du RDV pour ajouter un commentaire indiquant la raison de l’absence (soit en le sélectionnant dans la liste des commentaires-types, soit en le saisissant manuellement)
 
  
−
L’incidence sur l’affichage du RDV :  
+
====<u><span style="color: #B90066">Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation</span></u>====
−
*Sur le planning : Le nom de l'élève apparaît alors barré et grisé
 
−
*Sur la fiche compte : Le RDV apparaît barrée et grisée sur la fiche compte de l'élève
 
−
*Sur Sarool : Le RDV apparaît grisée dans la partie Mon Compte > Mes prochaines leçons et n’est plus présente en page d’accueil
 
  
−
====Absence non-excusée====
+
Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.
  
−
Dans le cas d'une absence non-excusée, le RDV de l'élève est décompté ou comptabilisé en heure supplémentaire.  
+
Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en '''commentaire''' des RDVs.
  
−
Pour mettre l'absence non-excusée dans le planning :  
+
Vous avez 2 possibilités :  
−
#Supprimer le RDV du planning
 
−
#Dans la fiche compte de l'élève, rajouter le RDV dans le tableau des débits (celui de gauche avec la formule) en mettant comme libellé '''"absence non-excusée"'''
 
−
#Mettre la date et le tarif correspondant puis valider
 
  
−
L'incidence sur l'affichage du RDV :
+
1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique '''"Commentaire Rdvs"''', indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.
−
*Sur le planning : L'heure n'apparaît plus
 
−
*Sur la fiche compte : Le RDV apparaît dans les débits et le solde de l'élève est correct
 
−
*Sur Sarool : L'heure n'apparaît plus
 
  
−
==Préparer le planning des moniteurs==
+
Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.
−
HarMobil' vous permet de préparer à l'avance une semaine type pour chacun de vos moniteurs.
 
  
−
Vous pouvez ainsi enregistrer leurs disponibilités, leurs horaires de bureau ou ceux de code...
+
2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez '''"Modifier comment."'''. Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".
  
−
Commencez par sélectionner le moniteur à planifier :
+
{| class="wikitable"
−
#Passez en vue '''Semaine''' sur le planning
+
|-
−
#Choisissez le moniteur ou la monitrice dans le menu déroulant en haut à droite.
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.  
  
−
Ensuite :
+
Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, <u>'''[[Prestations moto : séparer le Plateau et la Circulation|en cliquant ici]]'''</u>.    
−
#Cliquez sur '''Dispos''' à gauche
+
|}
−
#Puis cliquez sur '''Dispos. Moniteur'''.
 
  
−
La fenêtre suivante s'ouvre alors :
+
===Envoi et suivi des leçons pratiques===
  
−
[[Fichier:DisposM.png|900px]]
+
====Suivi du contrat de formation====
  
−
===Composer le planning===
+
Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton '''"Livret N."''' en haut à droite ''(dispo. depuis la version 11.03)'' permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊
−
Vous allez pouvoir composer le planning type à appliquer sur la période voulue.
 
−
* Laissez vides les créneaux horaires pour lesquels vous souhaitez placer des RDVs
 
−
* Remplissez par une '''Activité''', les créneaux horaires pour lesquels le moniteur n'est pas disponible pour une leçon (ex. Bureau, Absent, etc...)
 
−
* Vous pouvez aussi ouvrir une leçon disponible à la réservation en ligne (en cliquant sur pré-réservation et en choisissant le type de RDV). Ces leçons sont affichées en transparent.
 
  
−
===Appliquer le planning===
+
Voici le détail des différents états :  
−
Une fois le planning établi, il faut l'appliquer au moniteur :
 
−
#Cliquez sur '''Affecter sur le planning''' en haut à droite
 
−
#Choisissez la période sur laquelle vous souhaitez appliquer le planning "type"
 
−
#Validez la fenêtre puis refermez la fenêtre. Les disponibilités du moniteur sont à présent visibles sur son planning.
 
  
−
''Remarque : Une fois le planning appliqué, vous ne pourrez modifier celui-ci qu'en le vidant et en le réappliquant une fois les modifications effectuées dans cette petite fenêtre.''
+
[[Fichier:Bouton gris Livret N..png|50px]] L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).
  
−
===Vider le planning===
+
[[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).
−
En cas de changement sur le planning de votre moniteur ou d'erreur de saisie, rassurez-vous, nous avons une solution hyper simple :)
 
  
−
Voici quelques étapes à suivre pour vider / nettoyer le planning de votre moniteur :
+
[[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|50px]] Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.
−
#Cliquez sur le petit bouton planning avec la croix [[Fichier:Vider le planning.png|Vider le planning]]  
 
−
#Sur cette nouvelle fenêtre, vous allez pouvoir choisir ce que vous souhaitez supprimer. Par exemple, si vous ne souhaitez supprimer que certaines activités, cochez '''Activité''' puis sélectionnez en une dans la liste déroulante. De même pour les pré-réservations ; pour supprimer celles-ci du planning de votre moniteur, cochez pré-réservations
 
−
#Renseignez ensuite la période sur laquelle vous souhaitez effectuer la suppression
 
−
#Confirmez la suppression en tapant ''SUPPRIMER'' dans le champ tout en bas puis cliquez sur le bouton rouge.
 
−
:::[[Fichier:Vidage sur le planning.png|Vidage sur le planning]]
 
  
−
''Remarque : Le vidage planning ne concerne que les activités moniteurs : aucun rendez-vous élève ne sera supprimé.''
+
[[Fichier:Bouton Rose Livret N..png|50px]] Votre compte est déconnecté de la passerelle.
 +
Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉
  
−
====Quelques astuces====
+
====Prendre l'élève "sous contrat"====
−
Voici quelques combines pour de gagner du temps :
 
−
* Vous pouvez composer le planning avec deux semaines différentes : une semaine A et une semaine B. Pour cela, cliquez sur le logo planning avec les lettres '''AB''' à l'intérieur. Pratique pour gérer les semaines paires / impaires !
 
−
* Le bouton '''Actions''' avec la baguette magique vous permet d'échanger les semaines A et B, de copier l'une vers l'autre, d'en effacer une des deux, de tout effacer ou de tout remplir d'un coup ''(c'est l'activité ou la pré-réservation sélectionnée en haut à droite qui s'appliquera)''
 
−
* En cliquant sur le nom d'un jour de la semaine, vous remplirez d'un coup toute la journée avec l'activité ou la pré-réservation sélectionnée
 
−
* Vous pouvez copier / coller une activité ou une pré-réservation à l'aide du clic droit
 
−
* Pour annuler toutes les modifications non sauvegardées, cliquez sur le bouton [[Fichier:Annuler dispos.png|Annuler dispos]] tout en haut à gauche
 
  
−
===Éditer les documents des moniteurs===
+
Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa [[Fiche Élève]].
  
−
Rien de plus simple que d'éditer la navette de votre moniteur ou sa feuille de route avec HarMobil' !
+
Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur [[Fichier:Bouton orange Livret N..png|50px]] ''Vous pouvez aussi cliquer sur '''"Passerelles"''' puis '''"Livret Num."'''''
−
Il vous suffit de cliquer sur '''"Editer"''' à gauche et de sélectionner le document dont vous avez besoin ;)
 
  
−
Si vous souhaitez l'envoyer directement par mail, cliquez sur "courriels" et sélectionnez le document souhaité.
+
Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.  
  
−
==Les Bonus du Planning==
+
[[Fichier:Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png|400px]]
−
===Les Disponibilités des élèves===
 
−
====Selon l'élève====
 
−
Avant d'inscrire un RDV pour un élève, il est possible de voir ses disponibilités directement par-dessus le planning.
 
−
#Dans l'encadré de l'Élève Courant, cliquez sur "+ Plus d'infos..."
 
−
#Puis cochez la case "Dispos."
 
  
−
[[Fichier:Elevecourant.png]]
+
Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton '''"Déclarer"'''.
  
 +
''Pour modifier le département par défaut, cliquez sur '''"Gérer"''' dans les réglages Élèves, à la ligne '''7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv)'''''.
  
−
'''Harmobil' affiche les disponibilités de l'élève en vert.'''
+
====Envoyer manuellement les leçons passées====
  
 +
Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton '''"Envoi leçons"''' pour que toutes les leçons passées soient transmises.
  
−
[[Fichier:Disponibilités de l'élève.png|700px]]
+
====Envoyer automatiquement les leçons du jour====
  
 +
Pour les élèves déjà "sous contrat", les '''informations des leçons de la journée''' (et les éventuelles leçons précédentes qui ont été <u>modifiées</u>) vont automatiquement s'envoyer chaque nuit.
  
−
====Selon l'heure====
+
En cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons déjà transmises à la plateforme Livret Numérique. Seules les leçons pratiques apparaissent à cet endroit, car les leçons théoriques ne sont pas liées à un élève.
−
Vous pouvez connaître les élèves disponibles sur un créneau horaire afin d'optimiser facilement votre planning.
 
  
−
#Faites un simple clic sur le créneau horaire voulu
+
Trop chouette ! Il est également possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉
−
#Cliquez ensuite sur '''Dispos''' à gauche
 
−
#Cliquez à présent sur '''Élèves Dispos.'''
 
  
−
Une fenêtre s'ouvre, affichant tous les élèves disponibles pour l'horaire et la date choisi, avec les renseignements utiles à votre planification (permis, n° de téléphone, moniteur attitré, …).
+
Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche en dessous de la corbeille rose.
  
−
'''Vous pouvez ensuite contacter un des élèves pour planifier un RDV. Ou envoyer un SMS groupé directement depuis Harmobil' pour les informer qu'une heure est libre.'''
+
Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche à côté de la date.  
  
−
===Bilan Horaire des moniteurs===
+
Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo [[Fichier:Logo leçon transmise.png|28px]] s'affiche également à côté de la date.
  
−
Un tableau récapitulatif des heures effectuées par les moniteurs vous donne en un seul clic, pour chaque moniteur, le nombre d’heures effectuées par semaines/jours et le total du mois. Il précise également les heures supplémentaires.
+
{| class="wikitable"
−
 
+
|-
−
Pour accéder à ce tableau cliquez sur le bouton '''Bilan''' à gauche.
+
|'''<span style="color: #EA5B0C">À savoir :''' Il est important de '''rester connecté''' à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées '''automatiquement''' 😉
−
 
+
|}
−
Vous pouvez choisir :
 
−
* La période de calcul en sélectionnant le mois
 
−
* D'avoir le détail par journée en cochant la case "journées"
 
−
* D'avoir le détail par semaine en cochant la case "semaines"
 
−
 
 
−
''Remarque : Un calcul complet se fait pour les semaines à cheval sur deux mois : il s'agit des colonnes  "Semaine complète".''
 
  
−
===Fonctions avancées du planning===
+
===Corriger une erreur d'envoi===
  
−
HarMobil' vous permet d'être alerté si votre élève a dépassé le nombre de leçons comprises dans sa formule. Pour paramétrer cette alerte, rendez-vous sur les réglages du planning, à la '''ligne 5-1-1 Ajout RDV : Niveau d'alerte dépassement Crédit de leçon'''.  
+
Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.  
  
−
Vous pouvez également définir un solde minimum limite pour l'ajout d'un RDV ainsi qu'une alerte liée au dépassement de ce solde. Pour cela, toujours dans les réglages du planning, de la '''ligne 5-2-1 Ajout RDV : Solde minimum limite''' à la '''ligne 5-2-3 Ajout RDV : Niveau d'Alerte Solde limite''', remplissez les informations nécessaires.  
+
Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur le bouton [[Fichier:Bouton bleu Livret N..png|40px]] en haut à droite de la Fiche Élève.
  
−
Les lignes '''5-2-4 Ajout RDV : Niveau d'alerte Code non obtenu''' et '''5-2-5 Ajout RDV : Niveau d'Alerte échéance formule dépassée''' servent à paramétrer différentes sécurités sur le planning selon vos besoins.
+
Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton '''"Effacer"'''.  
  
−
==Réglages==
+
Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton '''"Envoi leçons"''' pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉
−
<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" >
 
−
<div style="font-weight:bold;line-height:1.6;">Cliquez sur Développer ou Replier à droite pour afficher ou masquer le tableau des réglages du planning</div>
 
−
<div class="mw-collapsible-content">
 
−
{| class="wikitable"
 
−
|-
 
−
! Type !! Numéro !! Nom !! Description
 
−
|-
 
−
||| 1-1-1 || Commentaires || Permet de gérer la liste des commentaires disponibles dans le menu déroulant « Commentaire » d'un rendez-vous
 
−
|-
 
−
||| 1-1-2 || Suivis pédagogiques || Permet de gérer la liste des commentaires pédagogiques disponibles dans le menu déroulant « Suiv. pédag. » d'un rendez-vous
 
−
|-
 
−
||| 1-1-3 || Lieux de rendez-vous des élèves || Permet de gérer la liste des lieux de rendez-vous disponibles dans le menu déroulant « Lieu de Rdv » d'un rendez-vous
 
−
|-
 
−
||| 1-2-1 || Précision des cases du planning || Permet d'augmenter ou de réduire la précision d'affichage du planning (par exemple : pour 15 minutes, 1 heure sera découpée en 4)
 
−
|-
 
−
||| 1-2-2 || Finesse de la sélection || Permet d'augmenter ou de réduire la taille du curseur de sélection sur le planning
 
−
|-
 
−
||| 1-2-3 || Superposition de Rdv || Permet d'activer ou non la possibilité de mettre plusieurs rendez-vous simultanés sur une seule colonne de votre planning
 
−
|-
 
−
||| 1-3-1 || Affichage : Horaires, Nb. de jours, Nb. de moniteurs... || Permet de gérer l'affichage de votre planning
 
−
|-
 
−
||| 1-3-2 || Heure de début de journée || Permet de gérer l'heure de début de votre planning
 
−
|-
 
−
||| 1-3-3 || Heure de fin de journée || Permet de gérer l'heure de fin de votre planning
 
−
|-
 
−
||| 1-4-1 || Heure de début du repas || Permet d'afficher en gris une démarcation visuelle pour l'heure de début du repas
 
−
|-
 
−
||| 1-4-2 || Heure de fin du repas || Permet d'afficher en gris une démarcation visuelle pour l'heure de fin du repas
 
−
|-
 
−
||| 2-1-1 || Nombre de jours en vue semaine || Permet de définir le nombre de jours pour une semaine sur votre planning (conseillé : 6)
 
−
|-
 
−
||| 2-1-2 || Nombre de moniteurs en vue journalière || Permet de définir le nombre de moniteurs affichés simultanément sur votre planning en vue journalière
 
−
|-
 
−
||| 2-1-3 || Nombre de moniteurs en vue hebdomadaire || Permet de définir le nombre de moniteurs affichés simultanément sur votre planning en vue hebdomadaire
 
−
|-
 
−
||| 2-1-4 || Regrouper moniteurs par bureau en vue journ. & hebdo || Permet de choisir si vous souhaitez regrouper vos moniteurs d'un même bureau sur une page et ainsi découper votre planning de manière à avoir une page par bureau
 
−
|-
 
−
||| 2-2-1 || Taille du texte d'un RDV || Permet de définir la taille du texte des rendez-vous
 
−
|-
 
−
||| 2-2-2 || Apparence interligne demi-heure || Permer de régler la transparence de la ligne des demi-heures
 
−
|-
 
−
||| 2-2-3 || Apparence interligne autre || Permet de régler la transparence de la ligne des heures
 
−
|-
 
−
||| 2-3-1 || Vue par défaut || Permet de sélectionner la vue désirée par défaut à l'ouverture du planning (mensuelle, hebdomadaire, etc.)
 
−
|-
 
−
||| 2-4-1 || Afficher les dimanches || Permet d'afficher ou non les dimanches
 
−
|-
 
−
||| 2-4-2 || Afficher les commentaires || Permet d'afficher ou non les commentaires sur les rendez-vous du planning
 
−
|-
 
−
||| 2-4-3 || Afficher prénom || Permet d'afficher ou non les prénoms de vos élèves sur les rendez-vous du planning
 
−
|-
 
−
||| 2-4-4 || Afficher les noms des prestations || Permet de masquer le nom de la prestation pour faire apparaître le nom de l'élève plus facilement sur certains formats de planning
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Utilisateur.png|22px|Réglage par utilisateur]]</div>
 
−
|| 3-1-1 || Afficher les moniteurs || Permet de choisir quels moniteurs sont affichés. Ce réglage est en lien avec les deux suivants.
 
−
|-
 
−
||| 3-1-2 || Affectation des moniteurs par Bureaux || Permet d'affecter certains moniteurs à différents bureaux seulement
 
−
|-
 
−
||| 3-1-3 || Affectation des moniteurs par Utilisateurs || Permet d'affecter certains moniteurs à différents utilisateurs seulement
 
−
|-
 
−
||| 3-2-1 || Identifier le bureau de l'élève || Permet d'afficher ou non le numéro du bureau de l'élève lorsqu'on passe la souris sur un rendez-vous
 
−
|-
 
−
||| 3-3-1 || Activation cours collectifs || Permet d'afficher ou non le bouton des cours collectifs dans les détails d'un rendez-vous
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
−
|| 3-4-1 || Profils limités RDVs passés : nb. de jours visibles || Permet de restreindre la visibilité du planning antérieur
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
−
|| 3-4-2 || Profils limités RDVs futurs : nb. de jours visibles || Permet de restreindre la visibilité du planning futur
 
−
|-
 
−
||| 4-1-1 || Utiliser le Lieu de Rdv de l'élève automatiquement || Permet d'ajouter automatiquement le lieu de rendez-vous de l'élève dans les détails du rendez-vous sur le planning
 
−
|-
 
−
||| 4-1-2 || Insérer le Commentaire Rdv de l'élève automatiquement || Permet d'ajouter automatiquement le commentaire de rendez-vous de l'élève dans les détails du rendez-vous sur le planning
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Utilisateur.png|22px|Réglage par utilisateur]]</div>
 
−
|| 4-2-1 || Insérer RDV avec élève courant sur bouton [+] || Permet d'activer la touche + du clavier pour ajouter un rendez-vous
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Utilisateur.png|22px|Réglage par utilisateur]]</div>
 
−
|| 4-2-2 || Affichage recherche élève rapide || Permet d'afficher ou non une zone de recherche d'élève dans la bulle de sélection sur le planning
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Utilisateur.png|22px|Réglage par utilisateur]]</div>
 
−
|| 4-2-3 || Navigation : mémoriser le dernier affichage (date / vue / moni.) || Permet de mémoriser la dernière vue du planning
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Utilisateur.png|22px|Réglage par utilisateur]]</div>
 
−
|| 4-2-4 || Navigation : mémoriser la dernière prestation utilisée || Permet de mémoriser la dernière prestation utilisée sur le planning
 
−
|-
 
−
|
 
−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
−
|| 5-1-1 || Ajout RDV : Niveau d'Alerte dépassement Crédit de leçon || Permet de définir le niveau d'alerte lors de l'insertion d'un rendez-vous sur le planning dès l'instant où l'élève dépasse son crédit de leçons
 
−
|-
 
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|
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
−
|| 5-2-1 || Ajout RDV : Solde minimum limite || Permet de définir le solde minimum limite autorisé avant que l'alerte de dépassement de solde ne s'active
 
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|-
 
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|
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 5-2-2 || Ajout RDV : Type de solde minimum limite || Permet de définir le type de solde qui sera utilisé pour définir le solde minimum limite
 
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|-
 
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−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 5-2-3 || Ajout RDV : Niveau d'Alerte Solde limite || Permet de définir le niveau d'alerte lors de l'insertion d'un rendez-vous sur le planning dès l'instant où l'élève dépasse le solde limite
 
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|-
 
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−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 5-2-4 || Ajout RDV : Niveau d'Alerte Code non obtenu || Permet de définir le niveau d'alerte lors de l'insertion d'un rendez-vous sur le planning si l'élève n'a pas encore obtenu son code
 
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|-
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 5-2-5 || Ajout RDV : Niveau d'Alerte échance formule dépassée || Permet de définir le niveau d'alerte lors de l'insertion d'un rendez-vous dès l'instant où l'élève dépasse l'échéance de sa formule
 
−
|-
 
−
||| 5-3-1 || Protection RDV imminent : Nombre de jours || Permet de définir la durée pour laquelle les rendez-vous imminents sont protégés contre la suppression
 
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||| 6-1-1 || Carte RDV : Information(s) affichée(s) || Permet de choisir les informations affichés sur la carte de rendez-vous envoyée à l'élève
 
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|-
 
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||| 6-1-2 || Carte RDV : Message personnalisé || Permet de définir le message personnalisé que vous faites parvenir avec la carte de rendez-vous par courriel
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 6-1-3 || Carte RDV : Format d'édition || Permet de définir le format auquel sera extraite la carte de rendez-vous
 
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||| 6-1-4 || Carte RDV : @Courriel > Titre || Permet de personnaliser l'objet du mail lors de l'envoi de la carte de rendez-vous par courriel depuis HarMobil'
 
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||| 6-1-5 || Carte RDV : @Courriel > Message || Permet de personnaliser le corps du mail lors de l'envoi de la carte de rendez-vous par courriel depuis HarMobil'
 
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||| 6-2-1 || Feuille de route : Information(s) affichée(s) || Permet de choisir les informations affichés sur la feuille de route envoyée aux moniteurs
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 6-2-2 || Feuille de route : Format d'édition || Permet de définir le format auquel sera extraite la feuille de route
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 7-1-1 || Bilan Horaires : Nombre d'heures mensuelles || Permet de définir le nombre d'heures travaillées dans un mois par vos moniteurs hors des heures supplémentaires
 
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|-
 
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<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
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|| 7-1-2 || Bilan Horaires : Nombre d'heures hebdomadaires || Permet de définir le nombre d'heures travaillées dans une semaine par vos moniteurs hors des heures supplémentaires
 
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|-
 
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−
<div class="center" style="width:auto; margin-left:auto; margin-right:auto;">[[Fichier:Bureau.png|22px|Réglage par bureau]]</div>
 
−
|| 7-1-3 || Bilan Horaires : Nombre d'heures journalières || Permet de définir le nombre d'heures travaillées dans une journée par vos moniteurs hors des heures supplémentaires
 
−
|}
 
−
</div></div>
 

Version actuelle datée du 21 mars 2024 à 16:56

Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme 2024 du "Livret Numérique" dans HarMobil' ? Alors cet article est pour vous !

Cette réforme comprend 2 obligations :

  • Proposer un livret d'apprentissage dématérialisé aux élèves
  • Envoyer le détail des leçons des élèves à la "plateforme livret numérique"

Très bonne nouvelle : HarMobil' est 100% compatible avec ces nouvelles obligations ! 😊

Le livret d'apprentissage dématérialisé

Grâce au module Suivi Mobil', vos moniteurs bénéficient de fiches de suivi dématérialisées directement sur harmobil.fr et sur l'Appli HarMobil' (saisie de la progression des élèves, RDV préalables et pédagogiques, Bilan de compétences, contrôle des Vérifications globales...)

Vos élèves profitent alors également d'un livret d'apprentissage 100% numérique sur leur Appli Sarool 👍

Pour plus d'infos sur la mise en place et l'utilisation de ce module, cliquez ici !

L'envoi des données à la "plateforme Livret numérique"

Cette passerelle est disponible dans HarMobil', et elle est incluse dans votre abonnement ! 🎁

Une fois activée et paramétrée, il est nécessaire de "prendre sous contrat 'Livret' numérique" chaque élève et d'envoyer manuellement les éventuelles leçons déjà effectuées.

Par la suite, toutes les leçons du jour des élèves "sous contrat" seront envoyées automatiquement chaque nuit. 😊

À savoir : Depuis début 2024, les évolutions de la plateforme Permis.Gouv sont très fréquentes. La passerelle, ainsi que cet article, sont donc régulièrement mis à jour pour que toutes les infos attendues soient correctement envoyées.

Et pour toutes vos questions concernant la réforme en elle-même : le détail du calcul automatique des ETP, ... Nous vous invitons à directement contacter votre Bureau Éducation Routière.

La dernière mise à jour de cet article a été effectuée le : 21 mars 2024 😊

Réglages généraux de la passerelle Livret Numérique

Activer l'envoi des leçons

Pour activer l'envoi des leçons, il vous suffit de vous rendre sur le bouton Roue crantée.png et de sélectionner l'onglet Logo fiche élève.png.

À la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv), cliquez sur "Gérer" pour vous connecter à votre compte et indiquer votre département d'affectation ainsi que la catégorie de permis par défaut pour les leçons théoriques.

Ensuite, revenez sur les réglages de la Fiche Élève et sélectionnez "OUI" à la ligne 7-1-2 "Livret" Numérique (Permis.Gouv) : Envoyer les données.

Pour cela, cliquez sur le bouton bleu de modification en bout de ligne, cochez la case et validez.

Et voilà ! L'envoi des leçons est maintenant activé 😊

À savoir : Votre identifiant pour accéder au "Livret" Numérique est le même que celui de RDV Permis.

Pour les leçons pratiques, les informations envoyées sont les suivantes :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • L'élève, avec la catégorie de permis et le numéro de département (pour les leçons "pratiques" uniquement)
  • Le type de leçon (circulation, plateau/hors circulation, simulateur)
  • Le type de véhicule (boite automatique ou manuelle, reconnu grâce au permis de l'élève)

Pour les leçons théoriques, les informations transmises sont :

  • Le moniteur et son numéro d'autorisation d'enseigner
  • La date
  • La durée
  • La catégorie de permis
  • le numéro de département

Précisions : Actuellement, seules les leçons voiture et moto (pratiques & théoriques) peuvent être transmises à la plateforme "Livret Numérique".

À savoir : Les examens seront directement pris en compte via Rdv Permis ; il n'est donc pas nécessaire de les transmettre via HarMobil'.

Vérifier les informations des moniteurs·rices

Seuls les RDV des moniteurs "reconnus" par la plateforme peuvent être envoyés ; il est donc nécessaire de bien vérifier toutes les informations de vos moniteurs·rices :

  • Depuis votre compte Gérant, rendez-vous dans les réglages généraux, à la ligne 1-3-1 Moniteurs et cliquez sur "Gérer"
  • À gauche, cliquez sur le bouton ""Livret" Num."
  • Si certains moniteurs·rices ont un logo ⛔ à la fin, cela signifie qu'ils sont inconnus pour la passerelle
  • Modifiez leurs informations (nom, prénom, n° d'autorisation d'enseigner et date de délivrance) puis vérifiez à nouveau grâce au bouton ""Livret" Num."
  • Pour les "moniteurs" simulateurs, indiquez le numéro d'autorisation d'enseigner A0000000000
À savoir : Il est nécessaire que les infos de vos moniteurs·rices correspondent à celles indiquées dans le réglage 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Vérifier le réglage de vos prestations

L'envoi de vos données vers la plateforme Livret Numérique (Permis.Gouv) dépend également du bon réglage de vos prestations.

Pour qu'elles soient transmises de manière optimale (types de leçons pratiques ou théoriques), il est nécessaire que les prestations soient reliées aux bonnes catégories du contrat-type (Pratique ! Car cela doit déjà être le cas 😉).

Vous allez voir, vérifier ce réglage est super simple !

Toujours dans vos réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-vous, cliquez sur "Gérer"

Pour chaque prestation, laissez votre souris sur le logo Exemple : "Pratique : Leçon de conduite individuelle", et regardez la bulle qui s'affiche.

Si cela ne correspond pas à la bonne catégorie, cliquez sur le bouton Img bouton 'modifier'.png au bout de la ligne et modifiez la rubrique "Contrat" à l'aide du tableau ci-dessous.

Catégories Contrat-type Exemples de prestation
Envoyées comme leçons THÉORIQUES
Évaluation préalable Évaluation
Théorie : Rdv pédagogique (AAC) RDVP Théorique
Théorie : Cours thématique à l'unité (avec enseignant) Théorie de la conduite / Entraînement Simulateur (avec moniteur)
Théorie : Contrôle de connaissances théoriques (avec enseignant) Stage Code / Examen blanc
Théorie : Forfait de formation théorique (Consultez les réglages spécifiques au Code en "Livret_Numérique"#R.C3.A9glages_sp.C3.A9cifiques_au_Code cliquant ici ) Cours de code
Théorie : Séance de vérification Séance de vérification
Envoyées comme leçons PRATIQUES
Pratique : Rdv préalable (AAC/CS) RDV Préalable
Pratique : Rdvs pédagogiques (AAC) RDVP Pratique
Pratique : Leçon de conduite individuelle Leçon de conduite
Pratique : Leçon de conduite indiv. boite auto Leçon Boîte Auto
Pratique : Leçon de conduite collective / écoute pédagogique Leçon de circulation (limitée à 3 élèves) / Leçon collective
Pratique : Leçon sur piste (Consultez les réglages spécifiques aux permis Moto en cliquant ici) Leçon de plateau (limitée à 6 élèves)
Pratique : Simulateur (sans enseignant) Leçon sur simulateur (autonomie)
Pratique : Simulateur (avec enseignant) Leçon sur simulateur avec enseignant
Pratique : Forfait de formation pratique Stage de conduite

Réglages spécifiques au Code

Pour que les séances de Code (théorie) soient transmises via la passerelle Livret Numérique, vous avez 3 possibilités :

1. Utiliser le module Séances de Code. Pour avoir toutes les infos sur l'utilisation de ce module, rendez-vous sur l'article à ce sujet en cliquant ici 😉

2. Utiliser une prestation personnalisée spécifique : Voir tableau ci-dessus (Conseillé si vous utilisez la réservation en ligne Sarool)

3. Utiliser un Type d'activité "Code" sur votre planning (pas d'élève lié). Pour ajouter cette activité, rendez-vous dans les réglages généraux (roue crantée, onglet maison) à la ligne 1-5-3 Types d'activités puis cliquez sur "Gérer". Vous pourrez ensuite la sélectionner directement sur votre planning, à gauche, dans le menu déroulant "Type".

Réglages spécifiques aux Permis Moto

Deux réglages sont possibles pour les Permis Moto, en fonction de votre configuration :

Vous utilisez 2 prestations séparées pour la circulation et le plateau sur le planning

Dans votre planning, vous avez donc une couleur dédiée à la Circulation, et une couleur dédiée au Plateau :

Génial ! C'est le réglage idéal pour un fonctionnement optimal d'HarMobil' 😊

Dans les réglages généraux, vérifiez simplement le réglage suivant :

  • 1-5-1 Prestations Personnalisées : Rendez-vous : il est nécessaire que la prestation Plateau soit bien indiquée en "H.C ?" (hors-circulation)

Vous utilisez la même prestation pour le plateau et la circulation

Sur votre planning, vous sélectionnez une prestation unique pour vos leçons circulation et plateau ; ces RDV sont donc de la même couleur.

Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter une précision en commentaire des RDVs.

Vous avez 2 possibilités :

1. Dans la Fiche Élève, dans la rubrique "Commentaire Rdvs", indiquez "PLATEAU" au début de la formation afin que ça se mette automatiquement sur tous les prochains rdvs de l'élève.

Dès que l'élève commence la circulation, modifiez ce commentaire par "CIRCU" dans la Fiche Élève.

2. Sur chaque RDV, faites un clic droit puis sélectionnez "Modifier comment.". Dans l'encart qui s'affiche, ajoutez les mots "PLATEAU" ou "CIRCU".

À savoir : Pour un fonctionnement optimal de votre logiciel, il est vivement conseillé d'utiliser 2 prestations séparées. Cette modification induit aussi un changement de vos tarifs et de vos formules, ainsi qu'un ajustement sur certaines fiches comptes.

Pour le faire pas à pas, consultez la notice détaillée à ce sujet, en cliquant ici.

Envoi et suivi des leçons pratiques

Suivi du contrat de formation

Pour vous faciliter la vie, sur la Fiche Identité de l'élève, le bouton "Livret N." en haut à droite (dispo. depuis la version 11.03) permet de connaître en un clin d'oeil l'état de l'élève concernant son contrat de formation "Livret" Numérique 😊

Voici le détail des différents états :

Bouton gris Livret N..png L'élève n'a pas les infos nécessaires pour la prise sous contrat (NEPH manquant, formation non prise en charge...).

Bouton orange Livret N..png Le contrat est en attente de déclaration (NEPH présent, formation bien prise en charge).

Bouton bleu Livret N..png Le contrat est déclaré, les leçons s'envoient automatiquement.

Bouton Rose Livret N..png Votre compte est déconnecté de la passerelle. Attention, cela signifie que l'envoi automatique chaque nuit ne peut plus s'effectuer ! Cliquez directement sur le bouton pour vous connecter et c'est reparti 😉

Prendre l'élève "sous contrat"

Pour que la prise sous contrat fonctionne correctement, il est nécessaire que l'élève ait un numéro NEPH inscrit dans sa Fiche Élève.

Une fois toutes ses informations renseignées, cliquez sur Bouton orange Livret N..png Vous pouvez aussi cliquer sur "Passerelles" puis "Livret Num."

Une fenêtre va s'afficher pour vous permettre de prendre l'élève sous contrat de formation "Livret" Numérique.

Gestion du contrat de formation Livret Numérique.png

Renseignez le nombre d'heures de l'évaluation de l'élève, cochez la case si c'est une formation "Passerelle", indiquez le département d'affectation (nécessaire pour le calcul des ETP) puis cliquez sur le bouton "Déclarer".

Pour modifier le département par défaut, cliquez sur "Gérer" dans les réglages Élèves, à la ligne 7-1-1 "Livret" Numérique (Permis.Gouv).

Envoyer manuellement les leçons passées

Si votre élève a déjà commencé sa formation, cliquez sur le bouton "Envoi leçons" pour que toutes les leçons passées soient transmises.

Envoyer automatiquement les leçons du jour

Pour les élèves déjà "sous contrat", les informations des leçons de la journée (et les éventuelles leçons précédentes qui ont été modifiées) vont automatiquement s'envoyer chaque nuit.

En cliquant sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève, vous retrouvez la liste des leçons déjà transmises à la plateforme Livret Numérique. Seules les leçons pratiques apparaissent à cet endroit, car les leçons théoriques ne sont pas liées à un élève.

Trop chouette ! Il est également possible de savoir si une leçon a été transmise directement sur votre planning 😉

Pour cela, double-cliquez sur le RDV en question pour ouvrir le Zoom RDV. Au niveau des informations de l'élève, si la leçon est transmise, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche en dessous de la corbeille rose.

Pour les leçons théoriques, si vous utilisez un Type d'Activité "Code", double-cliquez sur la séance et le logo Logo leçon transmise.png s'affiche à côté de la date.

Si vous utilisez le module "Séance de Code", sur la séance en question, le logo Logo leçon transmise.png s'affiche également à côté de la date.

À savoir : Il est important de rester connecté à votre compte RDV Permis via la passerelle Livret Numérique sur HarMobil' afin que toutes les leçons de la journée soient envoyées automatiquement 😉

Corriger une erreur d'envoi

Si vous avez envoyé une leçon avec des informations erronées, il est nécessaire de la supprimer.

Pour cela, dans la Fiche Élève, cliquez sur le bouton Bouton bleu Livret N..png en haut à droite de la Fiche Élève.

Lorsque la fenêtre s'ouvre et que les leçons passées s'affichent, à la ligne de la leçon en question, cliquez sur le bouton "Effacer".

Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton "Envoi leçons" pour envoyer les bonnes informations sur les leçons passées 😉

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