Contrat-Type : Différence entre versions

Version actuelle datée du 3 décembre 2024 à 16:49

HarMobil' vous permet d'éditer un Contrat-Type 100% conforme en 2 clics !

Tout d'abord, complétez vos informations puis régler vos tarifs et formules avant de passer aux réglages avancées et à l'édition du Contrat-Type.

Réglages Généraux

Tous les réglages du Contrat-Type se font depuis le bouton de réglages (en haut à droite), l'onglet Fiche Compte , puis à la ligne 3-1-1 "Contrats : Réglages" cliquez sur "Gérer".

L'encart "Configuration commune à tous les bureaux" vous permet de renseigner la date utilisée lors de la création du Contrat-Type.

En dessous, vous trouverez une liste déroulante pour choisir sur quel bureau les modifications vont être apportées.

Si les réglages concernent tous les bureaux, cochez la case "Appliquer à tous les bureaux".

Compléter mes informations

Dans l'onglet "Contrat-Type", saisissez vos informations dans les différentes rubriques.

Informations Bureau :
Ce sont les informations nécessaires de votre bureau.

Évaluation :

• Renseignez les moyens d'évaluation de vos élèves (simulateur, tablette...).
  

• Saisissez les informations du responsable pédagogique de votre établissement "Responsable, Numéro, date...".
  

Si vous laissez les dernières rubriques vides : ce sont les informations du moniteur évaluateur qui seront alors éditées (son autorisation d'enseigner, etc).

Réglages suivants (III et +), remplissez toutes ces infos jusqu'en bas de la page :

• La durée totale et d'enseignement effectif d'une leçon (III)

• Le déroulement de la formation théorique et pratique (IV)

• Les modalités d'inscription aux examens (V)

• Les moyens de paiement acceptés (VI)

• Votre police d'assurance, la garantie financière et la labellisation (VIII)

• Le médiateur de la consommation (IX)

• La protection des données personnelles (X)

• L'adoption par l'établissement d'un règlement intérieur

• L'affichage du mandat pour les démarches administratives

• L'affichage du formulaire de rétractation

Ajouter mon règlement intérieur

Il est indispensable qu'il soit sur un seul document et au format PDF.

En dessous de la partie X, au niveau du titre "Règlement intérieur", cochez la case "Adoption d'un Règlement intérieur annexé au contrat ?".

Si besoin, cochez également la case "Afficher également sur les "Avenants" ?".

Sur la même page, descendez sous le bouton vert de validation jusqu'à "Annexes".

• Cliquez sur "Importer le règlement intérieur" (ou "Remplacer le règlement intérieur" si vous en aviez un).
  

• Cliquez sur "Choisir un fichier" et sélectionnez votre règlement intérieur. Cliquez sur "Ouvrir".
  

• Cliquez sur "Importer" puis sur "Mettre à jour la configuration du Contrat-Type".

Bonus : Vous dématérialisez déjà votre Contrat-Type en l'envoyant par mail à vos élèves ? HarMobil' vous permet de proposer le téléchargement de votre règlement intérieur sur Sarool et sans identification de l'élève ! Pour obtenir ce lien de téléchargement, rendez-vous tout en bas de vos réglages du Contrat-Type et copiez-collez le lien pour le transmettre à vos élèves. Grâce à ça, vous n'avez plus besoin de le mettre en pièce jointe de votre mail 😉

Régler mes prestations

Il s'agit de faire correspondre vos prestations et fournitures avec la grille tarifaire "normalisée" du Contrat-Type.

À partir des réglages du Contrat-Type (ne bougez pas, vous y êtes déjà 😉) dans la zone "Pour continuer vos réglages", cliquez sur le lien "Assistant de rattachement des prestations à la grille tarifaire "normalisée" ".

1. Cliquez en premier lieu sur le bouton "Rattachement automatique" .

Ce dernier détecte et crée un lien entre vos prestations personnalisées (colonne de gauche) et les rubriques officielles de la grille tarifaire du Contrat-Type (colonne de droite).

2. Si certaines prestations n'ont pas été reliées à une rubrique lors du rattachement auto : la colonne de droite indique ** Non rattaché **.

Il suffit de cliquer sur le libellé pour sélectionner la rubrique officielle correspondante. Cela vaut en particulier pour la partie "Tarifs fournitures & divers" tout en bas.

3. Il se peut aussi que certaines de vos prestations ne soient pas reliées à la bonne rubrique officielle : vérifiez bien la colonne de droite pour chaque ligne et cliquez dessus pour changer de rubrique si besoin.

Ex : "Théorie: Forfait de formation théorique" pour vos séances de code, "Théorie: Accès e-learning" pour le code en ligne, "Admin.: Frais de gestion" pour les démarches administratives, etc.

Lorsque la mention **Non rattaché** n'apparaît plus dans l'assistant, cliquez sur "Enregistrer toutes les modifications" et retournez dans les réglages du Contrat-Type en cliquant sur "Assistant Rattachement Contrat-Type" tout en haut.

Régler mes tarifs

Une fois que les prestations principales sont rattachées aux rubriques officielles, il est important de vérifier si vos tarifs sont tous correctement rattachés.

Pour cela, depuis la page d'accueil, allez dans "Prix" puis "Tarifs".

Pour savoir de quelle manière votre tarif est rattaché à la rubrique officielle du Contrat-Type, il vous suffit de regarder l'icône dans la colonne "Contrat" :

= Cette icône signifie que le tarif n'est pas rattaché au Contrat-Type. Par exemple, les frais de gestion, la demande de permis...

= Cette icône signifie que le tarif est rattaché directement à une rubrique officielle du Contrat-Type. Par exemple, leçon de conduite, examen...

= Cette icône signifie que le tarif est rattaché au contrat-type par une prestation personnalisée. Par exemple, forfait code en salle, RDV pédagogique...

Si l'icône ne correspond pas à ce que vous souhaitez, cliquez sur à la fin de la ligne et modifiez la ligne "Contrat".

Vérifiez chaque ligne dans vos tarifs avant de passer à la prochaine étape 😊

Régler mes formules

Nous allons maintenant adapter votre Contrat-Type à chacune de vos formules.

Rendez-vous sur vos formules par les réglages du Contrat-Type, "Pour continuer vos réglages" et cliquez sur "Réglages de vos formules".

Rappel : vos formules sont aussi accessibles à partir de la page d'accueil : "Prix > Formules".

Pour chacune d'entre elles, cliquez sur à gauche.

1. L'onglet "Informations" vous permet de spécifier des renseignements propres à la formule :

• le contenu de la formation : nb de leçons, durée...
  

• le déroulement de la formation théorique / pratique, les modalités d'inscription aux examens et les modes de paiement.
  

Ces dernières informations peuvent être gérées de façon globale (cas général), ou par formule :

• cochez la case et saisissez l'information spécifique à chaque cas particulier que vous pouvez rencontrer dans cette formule

• sinon, laissez la case décochée ☐ : HarMobil' se référera aux indications que vous aurez saisi dans le chapitre "2. Réglages généraux".
  

Exemple:
Disons que votre formation pratique s'effectue généralement sur route, sauf pour deux formules qui incluent du simulateur sans enseignant.

Dans le réglage général, vous aurez sélectionné "la formation pratique se fera : sur voie ouverte", tandis que sur les 2 formules en question, vous aurez coché la case correspondante et ajouté "sur simulateur sans enseignant".

Une fois terminé, cliquez sur "Mettre à jour la configuration..."

2. L'onglet "Vérifications" vous permet d'avoir un aperçu de la grille tarifaire 'normalisée' telle qu'elle sera éditée sur le Contrat-Type.

Il se peut que des incohérences soient signalées : total différent de celui de la formule (un message vous l'indique), quantités divergentes...

Si c'est le cas, à partir de la formule, vous trouvez une icône orange qui signale quelle prestation n'est pas bien comprise par HarMobil.

Il suffit alors de vous rendre dans vos tarifs pour indiquer à quoi cet objet correspond : cliquez dessus et reliez la bonne rubrique dans la liste déroulante "Contrat".

Astuce : dès que tout est réglé dans vos tarifs =  ou  partout / pas d'icône orange , vous êtes tout près du but 😊

Il ne reste plus qu'à vérifier chaque formule à l'aide de la liste déroulante !

Réglages Avancés

Personnaliser mon Contrat-Type

Vous pouvez "customiser" facilement votre Contrat-Type avec l'ajout automatique de deux images :

• une dans l'en-tête (logos, infos pratiques, labels...)
• une à la fin du contrat, dans le cadre réservé à la signature et au scan du tampon de votre école de conduite

Pour importer votre en-tête, il y a 2 possiblités :

1/ L'import d'un en-tête "générique", utilisable sur plusieurs documents (factures, devis, évaluation, Contrat-Type)

Rendez-vous dans les Réglages , puis dans les réglages généraux (maison), à la ligne 3-1-1 Editions : préférences, dans l'onglet "En-têtes" 😊

Dans ce réglage, en cliquant sur l'onglet "Signature", vous pouvez également importer le tampon et la signature de votre bureau.

2/ L'import spécifique au Contrat-Type

Cet en-tête est très utile pour les élèves bénéficiant d'une prise en charge par un tiers-payant, pour lesquels certains organismes peuvent demander d'y afficher leurs logos.

Tout d'abord, il est important d'indiquer que vous souhaitez utiliser un en-tête perso pour les contrats-type dans le réglage 3-1-1 Editions : préférences.

Ensuite, dans les réglages de la Fiche Compte (€), à la ligne 3-1-1 Contrats : Réglages, rendez-vous tout en bas.

Dans la rubrique "En-tête spécifique pour les élèves en 1/3P", cliquez sur le bouton "Importer l'en-tête spécifique Contrat-Type (si différent de l'en-tête classique)".

Paramétrer la signature scannée

Grâce à cette signature, vos élèves peuvent signer directement sur ordinateur, tablette ou smartphone.
Néanmoins, cette signature n'a pas la valeur d'une signature manuscrite, renseignez-vous auprès de votre conseiller juridique si besoin.

Pour l'activer, allez dans les Réglages puis les Réglages de la fiche compte (euro).

• A la ligne 3-1-1 Contrats : Réglages, cliquez sur "Gérer"
• Tout en bas de la page, dans la partie "Signature scannée", cochez la case "Activer la Signature scannée de l'élève (et son représentant légal)"
• Validez avec le bouton "Mettre à jour la configuration du Contrat-Type"

Paramétrer le permis à 1€

Dans les mêmes réglages du Contrat-Type, rendez-vous à la partie VIII. Garantie financière (obligatoire pour les auto-écoles proposant le permis à 1€ par jour)

• Remplissez les champs
• Descendez ensuite jusqu'à la partie Permis à 1 € / jour
• Remplissez également ces champs
• Finalisez les réglages en cliquant sur le bouton vert Mettre à jour la configuration du Contrat-Type
  

Vous n'avez plus qu'à cocher l'icône "Permis à 1€" dans la fiche identité de votre élève 😊

Éditer mon Contrat-Type

Vous avez finalisé les 3 étapes de réglages : félicitations ! Vous pouvez désormais éditer les contrats-types pour vos élèves.

À partir de la fiche compte, cliquez sur dans le menu de gauche .

Une fenêtre de pré-édition vous permet de vérifier certaines informations clés, et de rectifier éventuellement certaines données avant impression : l'évaluation, le volume de formation, les modes de paiement...

Une fois prêt, il ne reste plus qu'à cliquer sur "Éditer", et valider le document avec l'élève (signature...)

A savoir : Pour les formations où le Contrat-Type n'est pas obligatoire, il est possible d'utiliser l’ancien contrat grâce au bouton "Éditer" à gauche de la fiche compte, puis "Contrat Perso.".

Éditer un avenant

Depuis la Fiche Compte de l'élève, cliquez sur le bouton "Contrat-Type". Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous trouverez la liste datée des contrats déjà réalisés.

• Cliquez sur le (en haut à droite) pour ouvrir une nouvelle fenêtre d'édition.

• Sélectionnez "Avenant-type" dans la liste déroulante en haut de la page.

• Dans "Prestations", choisissez "Débits à partir du" en indiquant la date à partir de laquelle les débits souhaités ont été effectués.

• Validez avec le bouton "Éditer".

Dématérialiser le Contrat-Type

Pour dématérialiser le Contrat-type, 2 solutions sont possibles :

1. Utiliser Sarool avec vos élèves

Grâce à l'appli Sarool ou le site sarool.fr, votre élève a la possibilité de consulter et de signer son Contrat-type directement sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur !

Pour avoir toutes les infos à ce sujet, cliquez ici !

2. Envoyer le Contrat-type par mail

Vous pouvez envoyer le Contrat-Type à vos élèves par mail, directement depuis HarMobil' !

Plus besoin de l'imprimer : en 2 clics, l'élève reçoit son contrat personnalisé dans sa boîte mail.

Depuis sa fiche compte, cliquez sur "Courriels" puis "Contrat-Type" ; il ne lui reste qu'à signer de son côté et vous le renvoyer 😊

Un gain de temps assuré !

Utiliser la signature scannée

Il est possible de faire signer le Contrat-Type directement sur HarMobil' à l'élève.

Sur la Fiche Compte d'un élève, cliquez sur "Contrat-Type" (à gauche).

Au bout de chaque ligne de contrat ou d'avenant, vous pouvez cliquer sur .

L'élève et le représentant légal doivent signer l'un après l'autre avant validation. Cette partie n'est pas modifiable une fois enregistrée.

Validez en cliquant sur le bouton "Signer".