Fiche Élève : Différence entre versions

Version du 20 juin 2024 à 09:39

La Fiche Élève permet de saisir vos inscriptions, de consulter et modifier les informations générales de vos élèves, et d'envoyer des dossiers vers l'ANTS.

Présentation de la Fiche Élève

Voici une présentation des fonctionnalités et des informations que l'on trouve sur la Fiche Élève :

• En haut à droite se trouvent ces boutons :

Ils permettent de savoir rapidement où en est l'élève, si son évaluation est déjà remplie, si son dossier à été envoyé à l'ANTS...

• Au milieu, vous trouverez toutes les informations à renseigner sur l'élève.

• En bas à gauche, il y a différentes icônes à cocher. Elles vous permettent de savoir si l'élève est en conduite accompagnée, si les informations nécessaires pour la demande ANTS ont bien été remplies...

Au même endroit, vous pouvez renseigner les dates des rendez-vous préalables ainsi que si l'élève est apte aux examens.

Bonus : Retrouvez la liste des élèves aptes aux examens ou encore les dates des prochains rendez-vous préalables dans le "Journal"

• En bas à droite se trouvent les rubriques personnalisées.

• Tout à gauche, vous pouvez accéder à des fonctionnalités et des raccourcis super utiles !

Nous allons maintenant voir en détails l'utilisation de la Fiche Élève 😊

Gérer une Fiche Élève

Créer une Fiche Élève

1. Rendez-vous sur le module Fiche Élève
2. Cliquez sur le bouton pour créer une nouvelle fiche et saisir son nom et prénom(s).
3. Saisissez les différentes informations (date de naissance etc.), puis cliquez sur

Renommer une fiche

Pour modifier le nom ou le(s) prénom(s) de l'élève :

1. Cliquez sur "Outils" à gauche
2. Cliquez sur "Renommer"
3. Réalisez la modification puis validez

Désactiver une fiche

Il est possible de masquer un élève de la Recherche afin d'afficher uniquement les élèves en cours de formation.

Il suffit de cliquer sur pour masquer par défaut l'élève dans la Recherche.

Archiver une fiche

Vous pouvez archiver un élève de votre logiciel. Cela équivaut à une suppression et sert à alléger le logiciel.

Nous vous conseillons d'archiver un élève au bout de trois ans minimum après la fin de sa formation.

1. Cliquez sur "Outils" à gauche
2. Cliquez sur "Archiver"
3. Validez le message qui apparaît à l'écran

Conseil : Assurez-vous d'avoir le dossier "papier" de l'élève avant d'archiver

Si vous souhaitez retrouver un élève archivé, depuis la page d'accueil, cliquez sur "Stats" puis sur "Archives".

Editer des documents

La Fiche Élève permet d'éditer certains documents tels que : des lettres, des attestations (FFI, F.AAC, passerelle...) , la Fiche élève, la carte RDV...

Mais aussi le récap de son suivi pédagogique par exemple (avec le module Suivi Mobil' uniquement).

Voici comment faire :

1. Cliquez sur "Editer" à gauche
2. Cliquez sur le document que vous souhaitez éditer

Vous pouvez ensuite le télécharger ou l'imprimer 👍

Pour les attestations, choisissez celle que vous souhaitez dans la liste déroulante et remplissez les infos demandées.

Ensuite, vous pouvez facilement enregistrer l'attestation signée dans les Docs Sarool de votre élève 😊

Et si vous utilisez le Livret d'apprentissage dématérialisé Sarool, l'attestation est automatiquement mise dans le menu "Mes Attestations".

Rechercher un élève

Par son nom ou prénom

Grâce à la loupe en haut à droite, vous pouvez facilement rechercher un élève en tapant son nom et prénom.

Vous pouvez également cocher deux cases :

- Une pour voir les élèves de tous vos bureaux

- Une pour voir les élèves inactifs

Par le bouton "Dénicher"

Le bouton "Dénicher" (à gauche) est similaire au bouton de Recherche Élève, il permet de retrouver l'identité de l'élève à partir de :

- son numéro de téléphone

- son adresse mail

- son NEPH ou N° de dossier ANTS

Utiliser le Mémo

La partie droite de la Fiche Élève contient différentes zones d'annotation afin d'avoir accès rapidement à certaines informations.

Onglet de base

L'onglet de base du mémo se nomme justement "Mémo". C'est une zone de texte libre.

Mémo "Espace Elève Sarool"

Le mémo en bas de l'onglet de base "Mémo" est commun avec le compte SAROOL de l'élève. Les annotations saisies ici sont visibles par l'élève (et même modifiables par l'élève si vous le souhaitez).

L'aide pour son paramétrage est disponible sur l'article SAROOL.

Correspondances

L'onglet Corresp. récapitule les échanges avec l'élève. On y retrouve la date, l'heure et le type de document :

- Éditions : Les documents imprimés

- Courriels : Les documents envoyés par l'onglet Courriel (il est possible, en renseignant le champ 2nd Courriel', d'envoyer une copie du mail sur l'adresse des parents par exemple)

- SMS : Les SMS envoyés en mode manuel (depuis Fiche Élève ou Fiche Compte) ou en mode automatique (Planning ou Examens)

Sarool

L'onglet Sarool récapitule les opérations réalisées par l'élève sur SAROOL. (Réservation/Annulation de RDV ou paiement en ligne)

Personnaliser la Fiche Élève

Ajouter des couleurs

Vous pouvez choisir une couleur pour le nom de l'élève afin qu'il soit plus facilement reconnaissable.

Cette couleur peut être affectée par bureau, par permis ou par choix personnel grâce au bouton

• Si vous souhaitez l'affecter par bureau :

1. Cliquez sur puis sur l'onglet
2. A la ligne 1-2-1 Bureaux, cliquez sur "Gérer"
3. Cliquez sur à la fin de la ligne puis sélectionnez la couleur désirée

• Si vous souhaitez l'affecter par permis :

1. Cliquez sur puis sur l'onglet
2. A la ligne 1-4-1 Permis, cliquez sur "Gérer"
3. Cliquez sur à la fin de la ligne puis sélectionnez la couleur désirée

Ajouter une rubrique personnalisée

Vous avez la possibilité de rajouter des rubriques à renseigner sur toutes vos Fiches Élèves.

Pour cela, depuis le module en question, cliquez en haut à droite sur .

Cliquez ensuite sur le mot "Gérer" du paramètre 1-2-1 "Rubriques personnalisées".

Vous pouvez ensuite :

• Ajouter une rubrique par le bouton de création
• Supprimer une rubrique par la corbeille
• Modifier une rubrique par le bouton de modification

Il est recommandé de vérifier si la rubrique que vous souhaitez ajouter n'existe pas déjà afin d'éviter les doublons 😉

Astuce : Les rubriques personnalisées sont également disponibles dans les critères des Stats Elèves ! Pour en savoir plus, je vous invite à consulter l'article à ce sujet.

Faire une demande ANTS

Une passerelle entre Harmobil' et l'ANTS permet d'envoyer le dossier sur l'ANTS sans avoir à ressaisir les informations de l'élève. Trop pratique, non ? :)

Sur la Fiche Élève, il est important de renseigner les informations nécessaires en cliquant sur (en bas à gauche).

Vous pouvez également faire une demande et suivre son avancée grâce au bouton . Ce dernier change de couleurs en fonction des différentes étapes de traitement du dossier.

Pour voir le suivi de vos demandes, cliquez sur le bouton "ANTS" en (haut à gauche).

Pour plus d'information sur le paramétrage et l'utilisation de la passerelle AGX-ANTS, cliquez ici : Passerelle ANTS !

Les bonus de la Fiche Élève

Sarool

Le bouton permet dans un premier temps d'envoyer le lien d'activation à l'élève. Puis de gérer son accès :

- Le bouton Activer : permet de valider l'adresse mail de l'élève une fois le lien envoyé.

- Le bouton Débloquer : permet comme son nom l'indique de débloquer le compte suite à plusieurs tentatives de connexion avec mots de passe erronés

- Le bouton Supprimer : permet de supprimer totalement l'accès de l'élève.

C'est utile si l'élève est venu faire une première formation dans votre auto-école et souhaite faire une deuxième formation. Pour éviter qu'il se connecte à son ancien compte par erreur, vous supprimez l'ancien compte Sarool et n'activez que le nouveau.

La fiche d'évaluation

Grâce à la fiche d'évaluation dématérialisée, gagnez en temps et en organisation !

Elle est directement accessible depuis la Fiche Identité de l'élève grâce au bouton .

Bien sûr, vous pouvez également la retrouver depuis votre application HarMobil' 😉

Pour plus d'informations, cliquez ici !

Docs.

Le bouton est un espace de stockage que possède chaque élève dans lequel vous pouvez stocker des fichiers PDF ou image.

L'aide pour son paramétrage est disponible sur l'article SAROOL.

Dispos

Le bouton permet de renseigner les créneaux horaires où l'élève est disponible.

C'est ensuite utilisé dans le Planning pour trouver d'un clin d'oeil tous les élèves susceptibles d'être disponibles sur un créneau choisi.

SMS

Le bouton SMS (à gauche) ouvre une fenêtre pour envoyer un SMS à l'élève directement depuis Harmobil'.

Lorsqu'un numéro de téléphone portable est renseigné, vous pouvez choisir d'activer ou désactiver l'envoi de SMS à ce numéro. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'icône juste à droite du numéro de téléphone.

= inactif

= actif

Notification

Le bouton Notification (à gauche) permet d'ouvrir une fenêtre pour faire passer un message à l'élève sous forme de notification par le biais de son application SAROOL.

L'élève doit installer et se connecter à l'appli SAROOL au préalable

Visualiser les trajets

Disponible avec le module Suivi Mobil'.

Les élèves en conduite accompagnée et en conduite supervisée peuvent renseigner les trajets effectués grâce à leur appli Sarool. Ainsi, il est possible de visualiser les KM parcourus par l'élève directement sur sa Fiche !

Pour cela, cliquez sur le bouton juste à côté de la date du RDV Préalable 😊

Les fiches Prospects

Gérer votre prospect

Pour accéder à vos prospects depuis la Fiche Élève, cliquez sur le bouton "Fichier" puis "Prospect" (en bas, à gauche).

Comme vous pouvez le voir, la Fiche Prospect ressemble beaucoup à la Fiche Élève.

Pour créer un prospect, renseigner ses informations, faire un devis, il vous suffit de cliquer aux mêmes endroits que sur la Fiche Élève. Trop simple non ? 😉

Lorsque votre prospect deviendra votre élève, allez sur la Fiche Prospect en question et à cliquer sur "Outils" puis "Transférer".

Astuce : Vous pouvez retrouver tous vos prospects dans le module dédié ! Depuis la page d'accueil, cliquez sur G. Proforma ou Devis Fact. et sélectionnez "Prospects".

Débiter le devis de votre prospect

Une fois que votre prospect est devenu votre élève, vous pouvez débiter son devis.

Pour cela :

1. Rendez-vous en Page d'Accueil, et cliquez sur "Devis Fact." puis "Devis"

1. Sélectionnez le devis concerné (pour vous déplacer d'un devis à l'autre, utilisez les flèches en haut à droite sur le bandeau bleu)

1. Cliquez sur "Outils" puis "Débiter" et cliquez sur "Oui"

Les fiches Organismes

Vous pouvez également accéder à vos organismes depuis la Fiche Élève grâce au bouton "Fichier" puis "Organisme"

Pour ajouter un organisme, cliquez sur et renseignez les informations nécessaires.

À savoir : Pour indiquer qu'un élève est financé par un organisme, cliquez sur le logo et renseignez la rubrique "Organisme" sur sa Fiche Élève. Vous souhaitez en savoir plus sur la prise en charge par tiers-payant ? Je vous invite à lire notre article à ce sujet ! 😊