Réglages courriel : Différence entre versions

De AGX
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(→‎Envoi groupé de courriels)
 
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==Paramétrage Général==
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{| align="right"
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Voici la procédure pour régler dans votre logiciel HarMobil' l'envoi de courriel.
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  | __TOC__
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L'envoi de courriel est très pratique notamment pour l'envoi des liens d'activation pour l'application SAROOL.
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  |}
  
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#Depuis la page d'accueil du logiciel, cliquez sur l'engrenage des Réglages en haut à droite.
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HarMobil' vous permet d'envoyer vos documents édités directement par courriel : relevé de compte, convocation à l'examen, lettres...
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#Dans la rubrique déroulante 'Général', cliquez sur 'Gérer' devant '''Envoi de courriel'''.
 
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#Dans l'encadré '''Ma configuration''' :
 
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##Sélectionnez '''Fournisseur courriel : GMAIL, ORANGE , etc... selon votre adresse'''
 
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##Dans '''Nom d'utilisateur''', saisissez votre adresse mail,
 
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##Dans '''Nouveau mot de passe''' et '''Répéter le mot de passe''', saisissez <u>le mot de passe de votre adresse mail.</u>.
 
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#Validez par l'encoche verte pour finaliser le réglage.
 
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#Cliquez sur le bouton Envoyer pour tester la connexion.
 
  
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==Paramétrage GMAIL==
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Voici les réglages à effectuer pour que les envois de courriels soient opérationnels 😊
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''Dans le cas où l'envoi de courriel depuis votre logiciel n'a pas encore été autorisé depuis votre compte GMAIL, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour y parvenir''
 
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====1er Étape====
 
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Directement dans votre '''Boite de Réception sur GMAIL''', se trouve un mail ayant pour objet '''"Tentative de connexion bloquée"''' :
 
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#Ouvrez le mail en cliquant dessus
 
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#Cliquez sur '''Consulter l'activité'''
 
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#Cliquez sur '''Oui, c'était moi'''
 
  
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====2ème Étape====
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{| class="wikitable"
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#Rendez vous sur le lien suivant pour accéder aux réglages d'envoi de courriel de votre adresse mail : https://myaccount.google.com/security
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|-
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#Dans l'encadré '''Connexion à Google''', vérifiez bien que la "Validation en deux étapes" soit <u>désactivée</u>
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|[[Fichier:Logo antartic.png|35px]]'''Astuce Sobriété Numérique''' : Les applications [[Sarool]] et [[Appli. HarMobil'|HarMobil]]' vous permettent d'informer les élèves et les moniteurs en temps réel ! Plus besoin d'envoyer la carte de rendez-vous élève, ou encore la feuille de route des moniteurs...
−
#Dans l'encadré '''Accès moins sécurisé des applications''' :
+
Grâce aux applications, ils peuvent consulter toutes les infos nécessaires directement sur leur smartphone ou leur tablette 😉
−
##Cliquez sur '''Activer'''
+
|}
−
##Faites ensuite '''glisser le curseur''' présenté pour valider l'Activation
 
  
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Vous pouvez à présent retourner sur HarMobil' pour re-tester la connexion :)
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==Renseigner votre adresse courriel==
  
−
''Remarque : Si vous utilisez la même adresse mail pour plusieurs agences, cette opération est à faire qu'une seule fois''
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Pour que l'envoi de courriel fonctionne, il est nécessaire de renseigner votre adresse courriel dans les réglages de vos bureaux.
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Pour ce faire, voici la marche à suivre :
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:1. Cliquez sur [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] en haut à droite
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:2. Positionnez-vous sur l'onglet [[Fichier:Logo maison.png|25px]]
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:3. À la ligne '''1-2-1 Bureaux''', cliquez sur '''"Gérer"'''
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:4. Cliquez ensuite sur le nom de votre bureau ou sur [[Fichier:Img bouton 'modifier'.png|25px]]
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:5. En bas à gauche, dans '''Adresse courriel''', remplissez le champ avec l'adresse courriel que vous souhaitez attribuer à ce bureau
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:6. Enregistrez vos modifications en cliquant sur '''"Valider"'''
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==Renseigner vos préférences==
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Avant de paramétrer l'envoi de courriel, intéressons-nous d'abord au fonctionnement de vos envois.
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Suivez ces quelques étapes pour gérer vos préférences :
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:1. Cliquez sur [[Fichier:Roue crantée.png|25px]] en haut à droite
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:2. Placez-vous sur l'onglet [[Fichier:Logo maison.png|25px]]
 +
:3. À la ligne '''1-6-1 Envoi de courriels''', cliquez sur '''"Gérer"'''
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{| class="wikitable"
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|-
 +
|'''Remarque''' : ceci est un réglage par bureau, il s'appliquera seulement au bureau sur lequel vous êtes positionné. Pour paramétrer les courriels pour vos autres bureaux, répétez ces manipulations en vous positionnant sur chacun d'entre eux
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|}
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 +
:4. Dans la partie '''Mes préférences''', modifiez les valeurs de ces champs à vos souhaits :
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::*<u>Répondre à :</u> permet de définir à quelle adresse courriel l'élève enverra son courriel lorsqu'il cliquera sur le bouton de réponse
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::*<u>Préfixe de sujet :</u> c'est ce qui se trouvera devant le sujet de votre courriel lorsque vous l'enverrez ''(par exemple : si vous mettez « [AUTO-ÉCOLE] », pour un document « Convocation à l'examen », le sujet du courriel sera « [AUTO-ÉCOLE] Convocation à l'examen »)
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::*<u>Insérer signature :</u> Permet de faire apparaître ou non la signature contenant les informations de votre auto-école
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::*<u>Doubler les envois au 2nd courriel :</u> si le second courriel est renseigné sur la Fiche Élève, cochez cette case pour que les courriels soient envoyés sur cette seconde adresse courriel pour les documents indiqués
 +
::*<u>M'envoyer une copie :</u> vous permet de déterminer si vous voulez recevoir une copie ou non sur votre boîte courriel
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==Configurer l'envoi de courriel==
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Les informations que vous trouverez dans la partie '''Ma configuration''' vous permettront de configurer l'envoi de courriel sur HarMobil' avec le fournisseur courriel SECURISÉ et AUTHENTIFIÉ proposé par '''AGX'''.
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Gratuit pour vous, il vous garantit que vos mails seront délivrés de façon fiable. Et le réglage est super simple, finis les difficultés de réception pour vos élèves, et les réglages fastidieux à faire régulièrement ! 😉
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Pour atteindre ces réglages, veuillez suivre les points suivants :
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:1. Sur le même réglage, dans la partie '''Ma configuration''', sélectionner le fournisseur courriel '''AGX''' dans le menu déroulant
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{| class="wikitable"
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|-
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|'''Remarque''' : Ceci est également un réglage par bureau, il est donc nécessaire de répéter la manipulation pour chacun de vos bureaux.
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|}
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:2. Si la mention '''Amélioration anti-spam''' apparaît, cochez la case. Ceci fait en sorte que le courriel soit envoyé depuis l'adresse courriel '''robot@agx.fr''' afin d'authentifier l'envoi et de limiter la détection comme spam.
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Rassurez-vous, si l'élève répond au courriel, il verra bien votre adresse courriel 😊
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:3. Enregistrez vos changements en cliquant sur [[Fichier:Img bouton valider transfert compta.png|25px]]
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===Alice, Bouygues, Free, Infomaniak, 1&1 (IONOS), La Poste, OVH ou SFR===
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Si vous êtes chez un de ces prestataires, voici la marche à suivre :
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:1. Dans '''Fournisseur courriel''', sélectionnez votre prestataire dans le menu déroulant ;
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:2. Entrez votre adresse courriel dans la partie '''Identifiant courriel''' ;
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:3. Saisissez le mot de passe de votre adresse courriel dans '''Mot de passe''' après avoir cliqué sur le bouton de modification bleu ;
 +
:4. Enregistrez vos changements en cliquant sur le bouton de validation vert juste en-dessous.
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===Gmail===
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Si vous êtes chez Gmail, veuillez suivre les points suivants :
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:1. Dans '''Fournisseur courriel''', sélectionnez '''Gmail''' dans le menu déroulant ;
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:2. Entrez votre adresse mail dans la partie '''Identifiant courriel''' ;
 +
:3. Cliquez sur le bouton de modification bleu dans la partie '''Mot de passe''' puis entrez votre <u>mot de passe d'application</u> ;
 +
<div class="astuce">[[Fichier:astuce.png]] Le mot de passe d'application n'est pas celui que vous utilisez pour vous connecter sur votre boîte mail.
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Pour retrouver votre mot de passe d'application, nous vous invitons à suivre [[Réglages pour Gmail|notre notice qui traite de ce sujet]].</div>
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:4. Enregistrez vos changements en cliquant sur le bouton de validation vert juste en-dessous.
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===Orange===
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Il existe deux configurations différentes chez Orange : une pour les adresses professionnelles, et une pour les particuliers.
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====Pour les particuliers====
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:1. Dans '''Fournisseur courriel''', sélectionnez '''Orange''' dans le menu déroulant ;
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:2. Entrez votre adresse mail dans la partie '''Identifiant courriel''' ;
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:3. Saisissez le mot de passe de votre adresse mail dans '''Mot de passe''' après avoir cliqué sur le bouton de modification bleu ;
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:4. Enregistrez vos changements en cliquant sur le bouton de validation vert juste en-dessous.
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====Pour les professionnels====
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:1. Dans '''Fournisseur courriel''', choisissez '''Autre...''' dans le menu déroulant ;
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:2. Renseignez votre adresse mail dans la partie '''Identifiant courriel''' ;
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:3. Saisissez le mot de passe de votre adresse mail dans '''Mot de passe''' après avoir cliqué sur le bouton de modification bleu ;
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:4. Dans la partie '''Réglages avancés''', veuillez remplir les champs de cette manière :
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:: - Serveur : smtpauth.orange.fr
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:: - Numéro de port : 587
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:: - Méthode : Classique
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:: ''Laissez le dernier champ vide.''
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:5. Enregistrez vos changements en cliquant sur le bouton de validation vert juste en-dessous.
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===Hotmail, Outlook, Office, Live===
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Si vous êtes chez Hotmail, Outlook, Office ou Live, suivez ces quelques étapes :
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:1. Dans '''Fournisseur courriel''', sélectionnez '''Hotmail  / Outlook / Office / Live''' dans le menu déroulant ;
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:2. Entrez votre adresse mail dans la partie '''Identifiant courriel''' ;
 +
:3. Cliquez sur le bouton de modification bleu dans la partie '''Mot de passe''' puis entrez votre <u>mot de passe d'application</u> ;
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<div class="astuce">[[Fichier:astuce.png]] Le mot de passe d'application n'est pas celui que vous utilisez pour vous connecter sur votre boîte mail.
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 +
Pour retrouver votre mot de passe d'application, voici quelques indications ci-dessous :</div>
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::3-1. Accédez à la page suivante : https://account.microsoft.com/security puis connectez-vous à votre compte ;
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::3-2. Cliquez sur la catégorie '''Options de sécurité avancées''' ;
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::3-3. Dans la partie '''Sécurité supplémentaire''', vous trouverez un encadré avec écrit '''Vérification en deux étapes''', cliquez sur '''Activer''' ;
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::3-4. Suivez les étapes indiquées puis une fois que vous aurez bien activé la vérification en deux étapes, revenez sur la page des options de sécurité avancées ''(cf. étape 3-2)'' ;
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::3-5. Défilez vers le bas. Une nouvelle partie '''Mots de passe d'application''' vient d'apparaître, cliquez sur '''Créer un mot de passe d'application''' ;
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::3-5. Copiez le mot de passe. Celui-ci devrait avoir cette forme : '''fyibckvqnmqrodcw'''.
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:4. Collez ce mot de passe d'application dans la partie '''Mot de passe''' d'HarMobil' ''(cf. étape 3)'' ;
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:5. Enregistrez vos changements en cliquant sur le bouton de validation vert juste en-dessous.
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 +
===Yahoo===
 +
Si vous êtes chez Yahoo, suivez ces quelques étapes :
 +
 
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:1. Dans '''Fournisseur courriel''', sélectionnez '''Yahoo''' dans le menu déroulant ;
 +
:2. Entrez votre adresse mail dans la partie '''Identifiant courriel''' ;
 +
:3. Cliquez sur le bouton de modification bleu dans la partie '''Mot de passe''' puis entrez votre <u>mot de passe d'application</u> ;
 +
<div class="astuce">[[Fichier:astuce.png]] Le mot de passe d'application n'est pas celui que vous utilisez pour vous connecter sur votre boîte mail.
 +
 
 +
Pour retrouver votre mot de passe d'application, voici quelques indications ci-dessous :</div>
 +
::3-1. Accédez à la page suivante : https://login.yahoo.com/myaccount/security/ ;
 +
::3-2. Défilez jusqu'à la partie grisée '''Mot de passe d'application''' puis cliquez sur '''Générer un mot de passe d'application''' ;
 +
::3-3. Suivez les quelques étapes indiquées. Lors de la saisie du nom d'application, notez « AGX » puis cliquez sur '''Générer un mot de passe''' ;
 +
::3-4. Copiez le mot de passe d'application. Il doit être sous cette forme : '''jptj uhwl qkje dapm''' ''(sans les espaces)'' ;
 +
:4. Collez ce mot de passe d'application dans la partie '''Mot de passe''' d'HarMobil' ''(cf. étape 3)'' ;
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:5. Enregistrez vos changements en cliquant sur le bouton de validation vert juste en-dessous.
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-->
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==Envoi groupé de courriels==
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'''HarMobil'''' vous permet de faire des envois de courriels '''individuels''', directement depuis la [[Fiche Élève]] ou la [[Fiche Compte]].
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Cependant, <u>'''l’envoi groupé n’est pas possible pour deux raisons :'''</u>
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#Tous les fournisseurs de messagerie limitent le nombre de courriels envoyés, et peuvent donc bloquer vos envois très rapidement.
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#En faisant des envois de masse, vous risquez d'être détecté comme "spammeur", et ainsi verrouiller votre messagerie !
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Pour ne pas bloquer votre boîte courriel, nous vous recommandons vivement de n'envoyer que des courriels individuels. En plus, côté bilan carbone, il est plutôt recommandé d'utiliser les SMS, beaucoup moins gourmands 😉
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Si vous souhaitez faire des envois groupés, il est nécessaire de souscrire aux services (payants) de fournisseurs d'e-mailing ou de SMS.
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Ces solutions professionnelles sont détaillées ci-dessous :
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*<u>'''Solution d’envoi de SMS groupés directement depuis AGX'''</u>
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Disponible depuis les '''Stats Elèves, RDV et Examens''', cette fonction vous permet d’envoyer un '''SMS commun à tous les résultats de votre liste'''.
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C’est très simple : une fois que vous avez votre liste à l’écran, cliquez sur le bouton '''« SMS »''', et suivez les étapes.
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Si vous n’avez pas encore activé votre Service SMS, RDV dans votre [https://espace-client.agx.fr/sms/ Espace Client AGX] 😊
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{| class="wikitable"
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|-
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|'''Remarque''' : Ce service vous permet également d’envoyer des SMS individuels, des rappels automatiques de RDV, etc. Pour en savoir plus, cliquez '''[[SMS|ici]]''' !
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|}
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*<u>'''Solution d’e-mailing '''</u>
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Ces solutions professionnelles et payantes gèrent les envois de masse avec des techniques spécifiques permettant de ne pas verrouiller votre messagerie.
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Les différentes étapes sont :
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*D’importer les adresses courriels de vos élèves
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*De rédiger votre message
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*De paramétrer l'envoi sur la solution
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Pour récupérer les adresses courriels de vos Élèves, depuis les [https://wiki.agx.fr/index.php?title=Les_Listes#Liste_des_.C3.89l.C3.A8ves Stats Elèves] renseignez les critères dont vous avez besoin.
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Cliquez sur '''"Trouver"''' et faites un copier/coller des adresses courriels qui s’affichent.

Version actuelle datée du 14 février 2023 à 13:45

HarMobil' vous permet d'envoyer vos documents édités directement par courriel : relevé de compte, convocation à l'examen, lettres...

Voici les réglages à effectuer pour que les envois de courriels soient opérationnels 😊

Logo antartic.pngAstuce Sobriété Numérique : Les applications Sarool et HarMobil' vous permettent d'informer les élèves et les moniteurs en temps réel ! Plus besoin d'envoyer la carte de rendez-vous élève, ou encore la feuille de route des moniteurs...

Grâce aux applications, ils peuvent consulter toutes les infos nécessaires directement sur leur smartphone ou leur tablette 😉

Renseigner votre adresse courriel

Pour que l'envoi de courriel fonctionne, il est nécessaire de renseigner votre adresse courriel dans les réglages de vos bureaux.

Pour ce faire, voici la marche à suivre :

1. Cliquez sur Roue crantée.png en haut à droite
2. Positionnez-vous sur l'onglet Logo maison.png
3. À la ligne 1-2-1 Bureaux, cliquez sur "Gérer"
4. Cliquez ensuite sur le nom de votre bureau ou sur Img bouton 'modifier'.png
5. En bas à gauche, dans Adresse courriel, remplissez le champ avec l'adresse courriel que vous souhaitez attribuer à ce bureau
6. Enregistrez vos modifications en cliquant sur "Valider"

Renseigner vos préférences

Avant de paramétrer l'envoi de courriel, intéressons-nous d'abord au fonctionnement de vos envois.

Suivez ces quelques étapes pour gérer vos préférences :

1. Cliquez sur Roue crantée.png en haut à droite
2. Placez-vous sur l'onglet Logo maison.png
3. À la ligne 1-6-1 Envoi de courriels, cliquez sur "Gérer"
Remarque : ceci est un réglage par bureau, il s'appliquera seulement au bureau sur lequel vous êtes positionné. Pour paramétrer les courriels pour vos autres bureaux, répétez ces manipulations en vous positionnant sur chacun d'entre eux
4. Dans la partie Mes préférences, modifiez les valeurs de ces champs à vos souhaits :
  • Répondre à : permet de définir à quelle adresse courriel l'élève enverra son courriel lorsqu'il cliquera sur le bouton de réponse
  • Préfixe de sujet : c'est ce qui se trouvera devant le sujet de votre courriel lorsque vous l'enverrez (par exemple : si vous mettez « [AUTO-ÉCOLE] », pour un document « Convocation à l'examen », le sujet du courriel sera « [AUTO-ÉCOLE] Convocation à l'examen »)
  • Insérer signature : Permet de faire apparaître ou non la signature contenant les informations de votre auto-école
  • Doubler les envois au 2nd courriel : si le second courriel est renseigné sur la Fiche Élève, cochez cette case pour que les courriels soient envoyés sur cette seconde adresse courriel pour les documents indiqués
  • M'envoyer une copie : vous permet de déterminer si vous voulez recevoir une copie ou non sur votre boîte courriel

Configurer l'envoi de courriel

Les informations que vous trouverez dans la partie Ma configuration vous permettront de configurer l'envoi de courriel sur HarMobil' avec le fournisseur courriel SECURISÉ et AUTHENTIFIÉ proposé par AGX.

Gratuit pour vous, il vous garantit que vos mails seront délivrés de façon fiable. Et le réglage est super simple, finis les difficultés de réception pour vos élèves, et les réglages fastidieux à faire régulièrement ! 😉

Pour atteindre ces réglages, veuillez suivre les points suivants :

1. Sur le même réglage, dans la partie Ma configuration, sélectionner le fournisseur courriel AGX dans le menu déroulant
Remarque : Ceci est également un réglage par bureau, il est donc nécessaire de répéter la manipulation pour chacun de vos bureaux.


2. Si la mention Amélioration anti-spam apparaît, cochez la case. Ceci fait en sorte que le courriel soit envoyé depuis l'adresse courriel robot@agx.fr afin d'authentifier l'envoi et de limiter la détection comme spam.

Rassurez-vous, si l'élève répond au courriel, il verra bien votre adresse courriel 😊

3. Enregistrez vos changements en cliquant sur Img bouton valider transfert compta.png


Envoi groupé de courriels

HarMobil' vous permet de faire des envois de courriels individuels, directement depuis la Fiche Élève ou la Fiche Compte.


Cependant, l’envoi groupé n’est pas possible pour deux raisons :

  1. Tous les fournisseurs de messagerie limitent le nombre de courriels envoyés, et peuvent donc bloquer vos envois très rapidement.
  2. En faisant des envois de masse, vous risquez d'être détecté comme "spammeur", et ainsi verrouiller votre messagerie !

Pour ne pas bloquer votre boîte courriel, nous vous recommandons vivement de n'envoyer que des courriels individuels. En plus, côté bilan carbone, il est plutôt recommandé d'utiliser les SMS, beaucoup moins gourmands 😉


Si vous souhaitez faire des envois groupés, il est nécessaire de souscrire aux services (payants) de fournisseurs d'e-mailing ou de SMS.

Ces solutions professionnelles sont détaillées ci-dessous :

  • Solution d’envoi de SMS groupés directement depuis AGX

Disponible depuis les Stats Elèves, RDV et Examens, cette fonction vous permet d’envoyer un SMS commun à tous les résultats de votre liste.

C’est très simple : une fois que vous avez votre liste à l’écran, cliquez sur le bouton « SMS », et suivez les étapes.

Si vous n’avez pas encore activé votre Service SMS, RDV dans votre Espace Client AGX 😊

Remarque : Ce service vous permet également d’envoyer des SMS individuels, des rappels automatiques de RDV, etc. Pour en savoir plus, cliquez ici !
  • Solution d’e-mailing

Ces solutions professionnelles et payantes gèrent les envois de masse avec des techniques spécifiques permettant de ne pas verrouiller votre messagerie. Les différentes étapes sont :

  • D’importer les adresses courriels de vos élèves
  • De rédiger votre message
  • De paramétrer l'envoi sur la solution

Pour récupérer les adresses courriels de vos Élèves, depuis les Stats Elèves renseignez les critères dont vous avez besoin.

Cliquez sur "Trouver" et faites un copier/coller des adresses courriels qui s’affichent.

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