Réglages courriel : Différence entre versions

Version du 26 août 2022 à 12:43

HarMobil' vous permet d'envoyer vos documents édités directement par mail : carte de rendez-vous élève, relevé de compte, convocation à l'examen, lettres, feuille de route des moniteurs...

Voici les réglages à effectuer pour qu'HarMobil' puisse envoyer des mails à tous vos élèves 😊

Renseigner votre adresse mail

Pour que tout fonctionne parfaitement, il vous faut renseigner votre adresse mail dans les réglages de vos bureaux.

Pour ce faire, voici la marche à suivre :

1. Cliquez sur en haut à droite

2. Positionnez-vous sur l'onglet

3. À la ligne 1-2-1 Bureaux, cliquez sur "Gérer"

4. Cliquez ensuite sur le nom de votre bureau ou sur

5. En bas à gauche, dans Adresse courriel, remplissez le champ avec l'adresse mail que vous souhaitez attribuer à ce bureau

6. Enregistrez vos modifications en cliquant sur Valider

Renseigner vos préférences

Avant de paramétrer l'envoi de courriel, intéressons-nous d'abord au fonctionnement de vos envois.

Suivez ces quelques étapes pour gérer vos préférences :

1. Orientez-vous vers les réglages de HarMobil'

2. Placez-vous sur l'onglet

3. À la ligne 1-6-1 Envoi de courriels, cliquez sur "Gérer"

Remarque : ceci est un réglage par bureau, c'est-à-dire qu'il s'appliquera seulement au bureau sur lequel vous êtes positionné. Pour paramétrer les courriels pour vos autres bureaux, il vous faudra répéter ces manipulations en vous positionnant sur chacun d'entre eux."

4. Dans la partie Mes préférences, modifiez les valeurs de ces champs à vos souhaits :

• Répondre à : permet de définir à quelle adresse mail l'élève enverra son courriel lorsqu'il cliquera sur le bouton de réponse
• Préfixe de sujet : c'est ce qui se trouvera devant le sujet de votre mail lorsque vous l'enverrez (par exemple : si vous mettez « [AUTO-ÉCOLE] », pour un document « Convocation à l'examen », le sujet du mail sera « [AUTO-ÉCOLE] Convocation à l'examen »)
• Insérer signature : Permet de faire apparaître ou non la signature contenant les informations de votre auto-école
• Doubler les envois au 2nd courriel : si le second courriel est renseigné sur la Fiche Élève, cochez cette case pour que les mails soient envoyés sur cette seconde adresse mail pour les documents indiqués
• M'envoyer une copie : vous permet de déterminer si vous voulez recevoir une copie ou non sur votre boîte mail

Configurer l'envoi de mail

Les informations que vous trouverez dans la partie Ma configuration vous permettront de configurer l'envoi de mail sur HarMobil' avec le fournisseur courriel AGX.

Compris dans votre abonnement, ce fournisseur est 100% sûr et efficace. Ainsi, fini les soucis d'envoi de mail ! 😉

Pour atteindre ces réglages, veuillez suivre les points suivants :

1. Rendez-vous sur en haut à droite

2. Déplacez-vous sur l'onglet

3. À la ligne 1-6-1 Envoi de courriels, cliquez sur Gérer

Remarque : Ceci est un réglage par bureau, c'est-à-dire qu'il s'appliquera seulement au bureau sur lequel vous êtes positionné. Pour paramétrer les courriels pour vos autres bureaux, il vous faudra répéter ces manipulations en vous positionnant sur chacun d'entre eux.

4. Dans la partie Ma configuration, sélectionner le fournisseur courriel AGX dans le menu déroulant

5. Si la mention Amélioration anti-spam apparaît, cochez la case. Ceci fait en sorte que le mail soit envoyé depuis l'adresse mail robot@agx.fr. Rassurez-vous, si l'élève répond au mail, il verra bien votre adresse mail 😊

6. Enregistrez vos changements en cliquant sur

Envoi groupé de mails

HarMobil' vous permet de faire des envois de mails individuels, directement depuis la Fiche Élève ou la Fiche Compte.

Toutefois, l’envoi groupé n’est pas possible pour deux raisons :

1/ Tous les fournisseurs de messagerie limitent le nombre de mails envoyés, et peuvent donc bloquer vos envois très rapidement.

2/ En faisant des envois de masse, vous risquez d'être détecté comme "spammeur", et ainsi verrouiller votre messagerie !

Pour ne pas bloquer votre boîte mail, nous vous recommandons vivement de n'envoyer que des mails individuels.

Pour faire des envois groupés, il vous faut souscrire aux services (payants) de fournisseurs d'e-mailing ou de SMS.

Ces solutions professionnelles sont détaillées ci-dessous :

Solution d’e-mailing

Ces solutions gèrent les envois de masse avec des techniques spécifiques permettant de ne pas verrouiller votre messagerie. Il vous suffit d’importer vos adresses mails Elèves, de rédiger votre message, et c’est parti !

Pour récupérer les adresses mails de vos Elèves, depuis les Stats Elèves renseignez les critères dont vous avez besoin et cliquez sur "Trouver".

Il ne vous reste plus qu’à faire un copier/coller des adresses mails qui s’affichent 😊

Solution d’envoi de SMS groupés directement depuis AGX

Disponible depuis les Stats Elèves, RDV et Examens, cette fonction vous permet d’envoyer un SMS commun à tous les résultats de votre liste.

C’est très simple : une fois que vous avez votre liste à l’écran, cliquez sur le bouton « SMS », et suivez les étapes.

Si vous n’avez pas encore activé votre Service SMS, RDV dans votre Espace Client AGX 😊

Remarque : Ce service vous permet également d’envoyer des SMS individuels, des rappels automatiques de RDV, etc. Pour en savoir plus, cliquez ici !