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===Gérer les débits=== | ===Gérer les débits=== | ||
Version du 11 août 2022 à 12:35
Lorsqu'une Fiche Elève est créée sur HarMobil', la Fiche Compte associée est automatiquement créée.
Cette Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc...
Pour y accéder, cliquer sur le bouton 
Présentation de la Fiche Compte
La fiche compte se décompose en 3 tableaux :
- Débits : ce que l'élève a acheté
- Règlements : ce que l'élève a payé
- Prestations : ce que l'élève a effectué ou va effectuer
Gérer une Fiche Compte
Rechercher une Fiche Compte
Pour rechercher la Fiche Compte d'un élève, cliquez sur 
(en haut à droite) et tapez le nom ou le prénom de l'élève en question.
Gérer les débits
Ajouter un débit
Sur le Tableau des débits, cliquez sur le bouton 
La fenêtre "Ajout d'une prestation à l'élève" s'ouvre :
- Date : Laissez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une nouvelle date
- Qté : Saisissez la quantité de prestations et validez
- Libellé : Double-cliquez pour afficher la liste des prestations.
- TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant.
- Tarif / Montant : Le tarif correspond au prix unitaire, le montant au total en fonction de la quantité.
Lorsque votre ligne débit est complétée, validez par le bouton "Ajouter".
En créant les débits de l'élève, le total des débits ainsi que le solde se mettent directement à jour.
Remarque : pour annuler la création en cours, cliquer la croix.
Débiter une formule
Pour sélectionner la formule choisie par l'élève, cliquez sur "Formule : Choisir" au-dessus du tableau des Débits.
Cela va renseigner dans les débits, les prestations et fournitures comprises dans la formule.
Vous pouvez ensuite ajuster le contrat en ajoutant/modifiant ou supprimant un débit, ces modifications seront prises en compte lorsque vous allez éditer le contrat.
La date de débit de vos formules est réglable.
Vous avez 3 choix :
- La date de l’inscription de l’élève,
- La date de son évaluation
- La date du jour à laquelle vous affectez la formule aux débits.
Visiblement, il semble que ce soit réglé sur la date du jour alors que la date d’évaluation semble mieux correspondre à votre situation.
Je vous guide pour modifier ce paramètre pour les prochains élèves :
- Rendez-vous dans vos Réglages et sélectionnez l’onglet Compte (symbole €)
- Descendez jusqu’à la ligne 6-1-1 Formules : Date débits
- Dans l’encart de la ligne, sélectionnez « Date d’évaluation » dans le menu déroulant.
- Validez avec la coche verte
C’est terminé : tous vos nouveaux ajouts de formules se feront à la date de l’évaluation de l’élève 👍
Maintenant, pour votre élève à qui vous avez déjà ajouté une formule, voici comment modifier la date des débits :
- Depuis sa Fiche Compte Cliquez sur le bouton de modification qui se trouve en haut à droite du tableau des débits
- Cliquez sur le bouton de modification apparu en bout de la ligne à modifier
- Cliquez sur la date et modifiez-la, puis cliquez sur Valider
- Répétez l'opération pour toutes les lignes de votre forfait supplémentaire dont vous voulez modifier la date
Modifier un débit
Cliquez sur l'icône de modification 
au dessus du des Débits
Cela fait apparaitre l'icône de modification devant chaque ligne de la formule permettant de modifier ensuite la ligne (date, quantité, montant, prestations, etc...).
Le solde se recalcule automatiquement après chaque modification.
Supprimer un débit
Assurez-vous qu'il est vraiment judicieux de supprimer cette ligne ou si c'est mieux de rajouter une ligne débit négative. Particulièrement si le contrat a déjà été édité, ou si sur cette ligne débit figure déjà un N° de facture.
Une fois la décision prise voici comment faire :
- Rendez-vous sur sa Fiche Compte
- Sélectionnez la ligne de débit à supprimer
- Cliquez sur la corbeille en haut à droite sur le bandeau bleu
- Validez en cliquant sur Oui
Le total des débits ainsi que le solde de votre élève se réajustent automatiquement.
Gérer les règlements
Créer un règlement
Pour créer un règlement, cliquez sur le en haut à droite du tableau des règlements.
La fenêtre des règlements de l'élève s'ouvre.
Les premières cases permettent de rentrer les informations importantes du règlement.
Le tableau bleu (en haut) permet de saisir les règlements.
En cliquant sur "Affectation semi-automatique et automatique", vous pouvez faire apparaître un autre tableau qui récapitule les débits qui n'ont pas été pointés.
L'affectation semi-automatique vous permet de sélectionner les débits que vous souhaitez et de rentrer une certaine somme pour ce règlement. Par exemple : Votre élève ne vous règle que 200€ de leçons de conduite sur les 500€ qu'il vous doit, vous rentrez donc 200€ dans la case de ce débit.
L'affectation automatique sélectionne automatiquement les débits en fonction de leurs dates de création.
Les champs à renseigner sont :
Date : Conservez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une autre date.
Saisie règlement : Cliquez sur la cellule pour afficher la liste des prestations.
Sélectionner dans la liste qui s'affiche la prestation en question, puis renseignez le reste du tableau.
Qté : Saisissez la quantité correspondant au volume de prestations réglées.
Montant : Inscrivez le montant du règlement.
TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant puis valider.
Modifier/Supprimer un règlement
Pour modifier ou supprimer un règlement, double-cliquez sur la date du règlement concerné afin de vous rendre sur ce règlement en module Trésorerie. Effectuez ensuite le changement.
Renseigner un règlement impayé
Voici la démarche à suivre pour indiquer un chèque impayé sur la fiche compte d'un élève :
- Dans les règlements
Tout d'abord, nous allons indiquer que le chèque est impayé en commentaire.
- Sur la fiche compte, dans les règlements (tableau de droite), double-cliquez sur le règlement en question.
- Cliquez ensuite sur le bouton de modification en haut à droite. Cela fait apparaître le même bouton à la ligne du règlement.
- Cliquez sur ce dernier et ajoutez le mot "impayé" dans la case "Comm." puis validez.
- Dans le tableau des débits
Maintenant, nous allons ajouter cet impayé dans la fiche compte de votre élève pour indiquer qu’il doit à nouveau cette somme. Rajoutez un débit (tableau de gauche) grâce au petit plus vert.
- Dans "Date", mettez la date de retour du règlement impayé.
- Dans "Libellé", mettez "Règlement impayé".
- Dans "Montant", renseignez le montant correspondant puis validez.
Et voilà, le règlement impayé apparaît maintenant dans la fiche compte de votre élève 🙂
Effectuer un remboursement
Pour faire un remboursement sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre :
- Placez votre souris sur le bouton Ajouter en haut à gauche de la page
- Cliquez sur le bouton Remboursement
La fenêtre suivante s'affiche :
Vous pouvez alors :
- Choisir la date
- Définir un intitulé
- Choisir le mode de paiement
- Définir le taux de TVA à appliquer
- Définir le montant à rembourser
Faire un avoir
Pour faire un avoir sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre:
- Placez votre souris sur le bouton Ajouter en haut à gauche de la page
- Cliquez sur le bouton Avoir
La fenêtre suivante s'affiche :
Vous pouvez alors :
- Choisir la date
- Définir un intitulé
- Définir le taux de TVA à appliquer
- Définir le montant à rembourser
Éditer le contrat-type de l'élève
Pour imprimer le contrat-type rien de plus simple !
- Sur la Fiche Compte, cliquez sur Contrat-Type à gauche
- En haut à droite, cliquez sur le + vert
- Cochez la case adéquate dans la partie Prestations (en haut) et remplissez à votre convenance
- Validez avec le bouton Enregistrer
Si vous souhaitez plus d'informations ou faire des réglages sur votre contrat-type, cliquez ici !
Visualiser les prestations
Afin de faciliter la lecture des informations dans le tableau des prestations, le logiciel affiche trois couleurs :
- En noir : les prestations déjà effectuées
- En bleu : les prestations du jour
- En rouge : les prestations à venir
L'onglet "Global"
Si vous rentrez vos séances de code sur HarMobil, elles vont apparaître dans les Fiches Comptes des élèves au niveau de l'onglet "global".
L'onglet "Leçons de conduite"
Permet de visualiser la chronologie des leçons de conduite prises ou prévues sur le carnet de rendez-vous, l'horaire du RDV, le prix (s’il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte, le moniteur ainsi que les commentaires et suivi pédagogique.
Les autres onglets
- Examens
- RDV préalable
- RDV pédagogique
- Absence non excusée
Permet de visualiser la chronologie des examens, le type des épreuves passées, le tarif appliqué, le résultat (Ajourné, Prévu, Reçu, Absent, Absent Excusé), le numéro de facture de la prestation, l'heure de l'examen et les commentaires.
Les résultats indiqués dans la colonne "Rés." (comme "Résultats"), celle-ci reste vide lorsque le résultat n'est pas encore indiqué.
Suivi des prestations de l'élève
Pour ajouter ou modifier un commentaire sur un rendez-vous, cliquez simplement dans la colonne "Comment."
Expliquer crédit d'heure : lien entre les débits et les prestations (formation initiale)
Astuce : pour accéder rapidement à un rendez-vous, double-cliquez sur ce dernier. Vous serez directement renvoyé vers le planning ;)
Les éditions de la Fiche Compte
À partir de la fiche compte, il est possible d'imprimer plusieurs documents grâce au bouton "Éditer" :
- Le relevé de l'élève
- Ses rendez-vous
- Le reçu d'un règlement
- Le relevé personnalisé
- etc...
Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.
Éditer une note
Après avoir saisi un règlement, cliquez sur "Note" pour l'imprimer.
Pour rééditer une note, ou pour éditer une note concernant des règlements antérieurs ou ultérieurs à la date du jour, cliquez sur l'objet du règlement choisi, puis cliquez sur "Note".
Voir ce que l'élève à consommé
Le "Solde Réel" correspond au solde d'aujourd'hui. Il ne tient pas compte de toutes les prestations et règlements à venir.
La différence entre le "Solde" et "Solde Réel" c'est :
- Solde : c'est le solde global en tenant compte de TOUT sans distinction de date. - Solde Réel : Uniquement de ce qui a été fait jusqu'à aujourd'hui.
Détails du calcul du réel :
- Dû Réel : le montant total de ce qui a été consommé par l'élève à ce jour ; sans compter les prestations futures
- Réglé Réel : ce que l'élève a réglé à ce jour ; sans compter les règlements à venir
- Solde Réel : le solde de l'élève à ce jour = Le Réglé réel moins le Dû réel
Astuce pour plus de précision :
Vous pouvez afficher le tableau des détails en cliquant sur le " i ", juste à côté de Dû sur la fiche d'un élève.
Facturer un élève
Pour facturer un élève :
- Cliquez sur Ajouter en haut à gauche
- Puis cliquez sur Facture
La fenêtre suivante s'affiche :
Vous pouvez :
- Choisir un organisme si l'élève dépend d'un organisme
- Facturer le Dû Réel ou le Solde Global de la fiche
- Choisir dans le détail quelle prestation présente sur la Fiche Compte vous souhaitez facturer.
Rappel : une facture n'est plus modifiable une fois éditée. Si vous souhaitez modifier une facture déjà éditée, il vous faudra l'Annuler puis refacturer par cette méthode
Les raccourcis de la Fiche Compte
Suppression rapide des débits
Pour supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :
- Cliquez sur Outils à gauche
- Cliquez sur RAZ Débits
- Confirmez en cliquant sur Valider
Tarification de la Fiche Compte
Il est possible de consulter la grille tarifaire de l'élève sur lequel vous êtes. Cette grille permet de comprendre combien de crédits sont alloués aux Leçons de conduite, Examens, RDVPs etc... Et aussi de montrer quel sera le tarif appliqué lorsque l'élève sera hors-forfait.
- Cliquez sur Outils à gauche
- Cliquez sur Tarification
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