Topo

Présentation topo + description article

Consulter le Journal

Le journal regroupe en onglets les rappels de certaines dates ou échéances :

Anniversaire : Les anniversaires de vos élèves, c’est toujours sympa :)

RDVP : Les rdv préalable ou pédagogique approchant. Vous pouvez choisir le nombre de mois en avance

Codes périmés : Les élèves pour qui le code va expirer sont regroupés dans cette liste.

Formules : Des élèves ont leurs formules qui expirent dans peu de temps ? Retrouvez-les dans cet onglet.

Forfait Code : retrouvez toutes les échéances de codes approchantes. Prévenez vos élèves rapidement :)

Echéances : Les élèves pour lesquels vous avez renseigné les échéances de paiement et qui doivent vous payer dans les prochains jours sont regroupés ici.

Aptes Code : Si renseigné en « cochant » la case dans la fiche identité ou dans l’encart de l’élève courant.

Aptes Cdte : Si renseigné en « cochant » la case dans la fiche identité ou dans l’encart de l’élève courant.

Notes : Note pour votre bureau (gauche) et entre les bureaux (droite) (vérifier réglage général 2-4-2)

Consulter le tableau de bord

Le tableau de bord, présenté comme celui d’une voiture, vous permets d’avoir une vue d’ensemble d’où en est votre AE.

Choisissez d’abord la période dans l’encart supérieur.

Vous pouvez aussi, dans plus de critères, choisir de limiter la recherche à un bureau ou un permis particulier.

Retrouvez dans les cadrans ces informations :

• Inscriptions : Nombre d’inscription durant la période sélectionnée

• Trésorerie : votre CA durant la période (TTC ou HT) : recette ou dépenses

• Examens : taux de réussite code/conduite dans la période

• Rendez-vous : le nb de rdv placés sur le planning pendant cette période (Nb ou H)

• Comparatif avec les années précédentes : Inscription et Recettes.

Il est possible de cliquer aussi sur plus de détails : les mêmes infos se retrouvent alors dans différents tableaux : séparé en différentes période/années ou activités.

L'historique des activités Sarool

(Surtout utile pour ceux qui ont paiement et résa en ligne et inscription)

Possible de choisir la période, le bureau, actif/inactif

Séparés en 4 onglets :

• RDVs (optionnel) : Récap de tous les rdvs qui ont été pris ou annulé sur rdv permis : avec la date et la description et les infos de base de l’élève (num courriel permis formule et comm)

• Paiements (optionnel) : tous les paiements faits en ligne – lien article

• Inscriptions : toutes les inscriptions (optionnel +) - lien article

• Docs (pour tout le monde) : tous les documents que les élèves on mis dans Docs (et donc retrouvable depuis leurs fiche identité

Trouver mon taux de réussite

Taux de réussite des élèves (idem labellisation) lien labellisation

Effectuer une balance client

Article wiki

La Balance Client permet de visualiser en une seule liste les débits, les montants facturés, les règlements et le consommé des élèves : très utile en fin d'exercice comptable, pour faire le bilan des "dûs" ou des "en cours" clients.

Depuis le bouton TOPO en page d'accueil, ou depuis les listes Élèves, cliquez sur le bouton Balance en haut à gauche. Saisissez la période que vous souhaitez calculer avant de lancer la recherche.

Chaque élève qui apporte un mouvement dans une des colonnes, pour la période sélectionnée (l'exercice comptable en général), apparaîtra dans la Balance.

Descriptif des colonnes (montant en TTC)

• Débité Période - ce que l’élève a acheté : Montant total des articles dans ses débits (formule), et également de sa consommation supplémentaire (RDV, Examens, Cours de Code) sur la période uniquement.
• Facturé Période - montant total de toutes les factures réalisées à l'élève sur la période uniquement.
• Réglé Période - montant total de tous les règlements sur la période uniquement.
• Consommé Période - ce que l’élève consomme (RDV, Examens, Cours de Code) sur la période uniquement.
• Solde réel jusqu'à fin période - ce que l’élève doit réellement depuis son inscription => Montant Cumulé de ce qui est réglé moins le Montant Cumulé de ce qui est consommé. C'est cette colonne qui sera surtout utile pour établir le bilan.

Aide à l'interprétation	3 cas possibles
Solde positif	L'élève a réglé des prestations d'avance, il ne les a pas encore consommées.
Solde négatif	L'élève a consommé des prestations mais ne les a pas réglées, c'est un dû-client.
Solde à zéro	Le compte est à l'équilibre, les prestations consommées sont toutes réglées. (peuvent être masqués de la liste)

Twiki

Nous allons vous guider pour obtenir, grâce à la balance, une liste d’élèves avec le récapitulatif des informations de leur fiche Compte, et faire le bilan détaillé des dus et des en-cours.

Voici comment l’obtenir :

• Depuis la Page d'Accueil, cliquez sur Topo puis Balance
• Dans la partie Balance Elèves :

• Choisissez votre période souhaitée
• Cliquez sur + de critères. (Voir détails ci-après)
• Cochez probablement la case Afficher le consommé / Période (souvent demandé par les experts-comptables)
• Validez en cliquant sur Trouver

Et voilà 🙂 Vous obtenez vos cumuls créditeurs et débiteurs sur la période, et le détail par élève.

Si vous ressentez le besoin de maîtriser tout ce qui est Compta, sachez qu'AGX organise régulièrement des sessions de perfectionnement en ligne qui peuvent vous aider à gagner du temps et avoir une compta nickel 👍 Faites-nous signe !

INFO SUPPLEMENTAIRE : Les informations données par la balance

Pour vous aider à obtenir la liste correspondant précisément à la demande de votre expert-comptable, voici une explication de ce qui sera visualisé, sur la période choisie :

1) Systématiquement :

• Le total des débits dans la colonne « Débité période »

Le total correspondant pour TOUS les élèves s’appelle « Cumul débiteur »

• Le total des règlements dans la colonne « Réglé période »

Le total correspondant pour TOUS les élèves s’appelle « Cumul créditeur »

• Le total des règlements – des prestations consommées dans la colonne « Réel fin période »

Le total correspondant pour TOUS les élèves s’appelle « Solde réel fin période »

2) Et en fonction des critères supplémentaires cochés :

• Le montant total facturé dans la colonne « Factu. Période »

Cette colonne apparaît en cochant le critère Afficher le Facturé / Période (Disponible si vous utilisez le module Factures)

• Le montant total consommé dans la colonne « Conso. Période » (ce que l’élève a réellement effectué)

Cette colonne apparaît en cochant le critère Afficher le Consommé / Période