Réservation & Paiement en ligne

Grâce à l'appli Sarool, vos élèves peuvent prendre eux même RDV pour leurs leçons, et même effectuer des paiements CB !

Bien sûr, c'est VOUS qui définissez les règles 😉

Activer la prise de RDVs et le paiement en ligne

Pour activer ce module Sarool c'est très simple :

1. Depuis la page d'accueil d'HarMobil', cliquez sur le bouton Ma Config à gauche (accessible uniquement depuis un Utilisateur de type "Gérant")

2. Dans la partie « Modules d'Appli Sarool », cliquez sur "+ Gérer..."

3. A la ligne "Prise de Rendez-vous et Paiement CB", cliquez sur le +, puis validez

Pour bien paramétrer et utiliser ce module, il est accompagné de 2h de Téléformation avec un de nos super formateurs 😊

Paramétrer la prise des RDVs

L'application Sarool permet la gestion en ligne de vos RDVs, en fonction de ce que VOUS voulez.

Retrouvez dans les rubriques suivantes les réglages à faire pour que ce soit 100% adapté à vos besoins :

Le choix du moniteur

Lors de la prise de RDV en ligne, il est possible d'afficher ou de masquer certains moniteurs pour vos élèves.

Le paramètre "1-1-1 Agenda : Afficher réservations (1/2) : Moniteur de l'élève ?" vous donne plusieurs possibilités :

• Vos élèves peuvent seulement réserver une leçon avec leur moniteur attribué = "Oui (ignorer param 1-1-2 si absent)"
• Vos élèves peuvent réserver avec leur moniteur attribué s'ils en ont un, sinon HarMobil' prend en compte le paramètre suivant = "Oui si défini, sinon utiliser param 1-1-2"

La ligne "Non, utiliser uniquement param 1-1-2" indique au logiciel que vous ne souhaitez pas attribuer de moniteurs à vos élèves ; ils pourront donc réserver avec tous les moniteurs, d'un ou plusieurs de vos bureaux (en fonction du paramètre suivant)

Le paramètre "1-1-2 Agenda : Afficher réservations (2/2) : Sinon moniteur..." nous donne également plusieurs possibilités :

• Vos élèves ne peuvent réserver qu'avec les moniteurs du même bureau qu'eux = "Du bureau de l'élève uniquement"
• Vos élèves peuvent réserver avec tous vos moniteurs = "De tous les bureaux"
• Vos élèves ne peuvent réserver qu'avec des moniteurs affichés sur le planning du bureau = "Des moniteurs partagés par le bureau"

Remarque : Lorsque plusieurs moniteurs sont disponibles et visibles pour l'élève sur un même créneau, vous pouvez, par le réglage 1-1-3 Agenda : Choix du moniteur : Soit laisser HarMobil' choisir quel moniteur sera sélectionné Soit laisser le choix à l'élève

Les conditions de réservation

Gérer le délai de réservation & le volume d'heures

Les réglages suivants permettent de définir le délai minimum de réservation, et le nombre d'heures maximum possibles pour un élève :

• 1-3-1 Agenda : Réservation : Nombre d'heures minimum avant le RDV que l'élève veut réserver
• 1-4-1 Agenda : Réservation : Nombre d'heures maximum qu'un seul et même élève peut réserver par jour
• 1-4-2 Agenda : Réservation : Nombre d'heures maximum qu'un seul et même élève peut réserver par semaine

Vérification du Solde de l'élève

HarMobil' peut autoriser ou bloquer une réservation en fonction du solde Global ou Réel de l'élève.

Au moment de réserver : l'application Sarool va calculer le solde qu'aura l'élève s'il réserve la leçon, puis HarMobil' vérifie si cela respecte ce que vous aurez choisi comme solde dans les réglages :

• 1-3-2 Agenda : Réservation : Solde minimal après (global)
• 1-3-3 Agenda : Réservation : Solde minimal après (réel)

Renseignez le solde de l'élève en négatif si vous lui permettez d'être débiteur jusqu'à une certaine somme.

Vérification du Solde par prestation

Ces paramètres permettent de définir un solde minimum global ou réel par prestation :

• Dans les réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-Vous, cliquez sur "Gérer"
• La colonne "Solde Min. Global" définit le solde min. global que l'élève doit avoir pour placer un rendez-vous avec cette prestation
• La colonne "Solde Min. Réel" définit le solde min. réel que l'élève doit avoir pour placer un rendez-vous avec cette prestation
• Pour modifier ces cases, cliquez sur

Les conditions d'annulation

Vous pouvez bien sûr définir sous quelles conditions l'élève peut annuler un RDV :

• 1-2-1 Agenda : Annulation : Nombre de jours minimum avant le RDV
• 1-2-2 Agenda : Annulation : Interdite si un examen est programmé pour l'élève

Création d'un RDV réservable en ligne

Ajout d'un RDV

Pour rendre disponible à la réservation un créneau horaire, depuis votre planning :

1. Faites un clic-droit sur un créneau de libre
2. Choisissez ensuite "Pré-réservation"

Un RDV apparaît en transparence :

Comme pour les RDVs classiques, vous pouvez modifier la durée, le nombre d'élèves maximum ou le supprimer.

Remarque : pour que vous puissiez permettre la réservation de plusieurs élèves sur un même rendez-vous, vérifiez bien que le nombre maximum est renseigné dans les réglages de la prestation : Dans les réglages généraux, à la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-Vous, cliquez sur "Gérer" La colonne "Max élèves" définit le nombre maximum d'élèves pour cette prestation. Pour le modifier, cliquez sur

Prestations multiples

Il est possible d'ouvrir un créneau horaire disponible à la réservation en ligne pour plusieurs types de prestations.

Les prestations doivent avoir en commun l'heure de début et la durée du RDV

Lorsqu'une des prestations multiples est réservée, les autres disparaissent automatiquement de la réservation en ligne.

Cela permet donc de s'assurer que le formateur n'a pas deux RDVs en même temps.

Remarque : Inversement, si le RDV est décommandé par l'élève, les prestations multiples réapparaissent en ligne.

Envoyer des Notifications

Grâce à ce module de Gestion des RDV Sarool, vous pouvez aussi envoyer des notifications sur l'appli de vos élèves !

Rappel automatique des prochains RDV, notifications individuelles... Vous allez adorer 😊

Rappel de RDV

Sarool envoie automatiquement un rappel de RDV à l'élève par le biais d'une notification.

Dans les réglages de Sarool, la ligne 1-7-1 Envoi de Notification vous permet de régler le délai de ce rappel.

Envoi depuis la Fiche Élève

Vous pouvez envoyer une notification à l'élève depuis sa Fiche Élève sur HarMobil'.

Vous pouvez préparer à l'avance des modèles de notifications que vous pouvez enregistrer dans le réglage 1-7-2 Envoi de Notification : Modèles

Envoi depuis le planning

Vous souhaitez informer vos élèves disponibles qu'un créneau s'est libéré ?

Dans le planning, sélectionnez le créneau concerné, cliquez à gauche sur "Dispos", et sur "Élèves dispos".

Lorsque la liste des élèves disponibles s'affiche, cochez la case au bout de la ligne des élèves que vous souhaitez informer, puis cliquez sur "Notification".

Saisissez le contenu de la notification ou choisissez le modèle souhaité et cliquez sur "Envoyer".

À savoir : Pour que la liste des élèves disponibles soit à jour, il est important que les élèves remplissent leurs dispos 😉

Envoi collectif

Il est possible d'envoyer une notification à l'ensemble des élèves d'une liste.

Depuis la page d'accueil du logiciel, cliquez sur "Stats" à gauche :

• Effectuez une recherche d'élèves selon les critères que vous désirez.

• Cliquez ensuite sur "Notification" à gauche, puis saisissez le message que recevront les élèves de cette liste.

• Finalisez en cliquant sur "Envoyer".

Paramétrer le paiement en ligne

Réglages généraux

Les réglages du paiement en ligne se trouvent sur HarMobil' :

1. Cliquez sur en haut à droite
2. Allez dans l'onglet Sarool (Espace et Applis élèves)
3. A la ligne 2-1-1 Paiement CB en ligne, cliquez sur "Gérer"

Voici le détail de ces réglages :

1. "Mode de paiement associé" : Permet de définir le mode de paiement qui apparaîtra lors d'un paiement en ligne sur la Fiche Compte de l'élève
2. "Règlement associé" : Permet de fixer un libellé pour les paiements, nous vous conseillons de garder "Affectation automatique" si vous l'utilisez déjà
3. "Montant minimal" : Permet de définir le montant minimal pour que le paiement en ligne soit accessible
4. "Partenaire Bancaire" : Suivant l'offre prise, choisir entre Stripe, Paybox ou HiPay

Bonus : Vous hésitez entre les différents partenaires bancaires ? Trouvez toutes les infos qu'il vous faut sur notre page dédiée à ce sujet 😉

Réglages Paybox

La connexion avec Paybox nécessite 4 informations :

• le PBX_SITE (N° du magasin)
• le PBX_RANG (N° de rang)
• le PBX_IDENTIFIANT (Identifiant)
• la Clé HMAC (authentification)

Depuis l'interface VISION AIR de Paybox

1ère étape : Récupérer les informations d'identification

1. Une fois connecté au logiciel VISION AIR de Vérifone/Paybox, depuis la page d'accueil de votre compte Paybox, cliquez sur Paramètrage en haut de l'écran.

2. À gauche du nom de votre établissement, déroulez l'arborescence en cliquant sur la flèche comme ci-dessous :

3. Puis cliquez sur l'image du "caddie" juste en dessous :

4. S'affiche ensuite une page avec à l'intérieur, les informations du MAGASIN, RANG et IDENTIFIANT qui sont à renseigner sur HarMobil'

2ème étape : Générer la Clé HMAC

Pour terminer, sur la même page d'Informations de votre compte Paybox se trouve un encadré "Generation de clé HMAC".

Dans cet encadré :

1. Écrivez une phrase comportant des majuscules, des minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux. (cette phrase ne sera pas à retenir, elle ne sert qu'à créer la clé)
2. Cliquez ensuite sur "Générer une clé"
3. Validez le mail reçu de Vérifone / Paybox pour la génération de la clé
4. Copiez/Collez l'intégralité de la clé qui apparaît

Depuis HarMobil'

1. Dans les réglages du paiement en ligne, cliquez sur l'onglet Paybox
2. Collez la clé dans "Nouvelle clé authentification" et "Répéter la clé d'authentification"
3. Validez les réglages en cliquant sur "Mettre à jour les informations Paybox pour ce bureau"

Réglages Stripe

La connexion avec STRIPE nécessite 2 informations qui sont disponibles sur votre compte STRIPE :

• la Clé API Publique
• la Clé API Secrète

Les 2 autres informations se compléteront automatiquement :

• le Webhook ID
• la Signature

Réglages sur Stripe

1. Création du compte

Rendez-vous sur STRIPE pour vous créer un compte et commencer sa mise en place.

2. Paramétrage du compte

• Depuis la page d'accueil de votre compte STRIPE, cliquez sur Activez votre compte STRIPE
• Une fois sur la page d'Activation du compte, remplissez les différentes informations demandées (Nom de la societé, SIREN, etc...).

A la fin du formulaire d'activation, dans la rubrique Authentification en deux étapes :

• Cliquez sur Recevoir un SMS.
• Une fenêtre va s'ouvrir, saisissez le code reçu par SMS
• Finalisez en cliquant sur "Soumettre une demande"

3. Vérification des informations

Une fois la demande soumise, patientez le temps que STRIPE vérifie les informations.

Une fois les informations vérifiées, vous allez être invité à compléter votre demande en y joignant une pièce justificative, un IBAN/RIB, etc...

Et pour finir, depuis la page d’accueil, vous pouvez voir la confirmation que le compte est activé.

Obtention des Clés

Sur Stripe

Pour obtenir les 2 Clés nécessaires au lien avec Sarool et HarMobil', toujours depuis la page d'accueil de votre compte STRIPE, cliquez sur Obtener vos Clés API de production.

Sur HarMobil'

Pour finaliser la mise en place, copiez/collez ces deux clés dans HarMobil :

1. Dans les réglages des paiements en ligne, cliquez sur l'onglet Stripe
2. Collez les deux clés dans les deux premiers champs
3. Puis cliquez sur "Configuration de votre compte STRIPE pour ce bureau" pour que les deux champs suivants se remplissent automatiquement

Personnaliser Stripe

Il est possible de personnaliser l'apparence et le fonctionnement de STRIPE, en cliquant depuis votre compte sur "Paramètres" à gauche.

Vous pourrez ainsi agir sur les paramètres de votre auto-école.

1. Personnaliser la page de paiement

Depuis les paramètres :

1. Cliquez sur "Marques"
2. Choisissez la couleur de la page et la couleur du bouton de paiement
3. Vous pouvez même ajouter un logo
4. Finalisez en cliquant sur "Enregistrer".

2. Notifier l'élève lors d'un paiement réussi

Vous pouvez régler STRIPE pour qu'il envoie un e-mail aux élèves lorsque le paiement est réussi.

Depuis les paramètres :

1. Cliquez sur "E-mails"
2. Devant Envoyer un e-mail aux clients sur..., activez le curseur
3. Cliquez sur "Enregistrer"

3. Versement sur votre compte bancaire

Par défaut, STRIPE va effectuer automatiquement chaque jour le virement des paiements reçus sur votre compte bancaire.

Vous pouvez cependant modifier ce délai, depuis les paramètres :

1. Cliquez sur "Paramètres des virements"
2. Choisissez la fréquence
3. Cliquez sur "Enregistrer"

Réglages HiPay

La connexion avec HiPay nécessite seulement 3 informations :

• l’identifiant API
• le mot de passe API
• le N° de site web

Depuis votre compte HiPay

1ʳᵉ étape : L’identifiant API et le mot de passe API

1. Une fois connecté sur votre compte HiPay, dans le menu de gauche, cliquez sur "Outils"
2. Dans la page qui s’affiche, les "Identifiants API" vont apparaître dans l’encadré "Intégration" :

• Le Login que vous devez copier/coller sur HarMobil’ va être dans "Identifiant API"

• Et juste en dessous, le mot de passe à copier/coller sur HarMobil’ dans "Nouveau mot de passe API" et "Répéter le mot de passe API"

2ᵉ étape : Le "N° de site web"

1. Toujours depuis votre compte Hipay, cliquez dans le menu de gauche dans la rubrique "Produits", puis sur "Mes sites Web"

2. Dans la page qui s’affiche, en dessous de l’adresse https://sarool.fr, se trouve le numéro de site WEB juste après ID. (Si vous ne l'avez pas, cliquez simplement sur "Enregistrer un nouveau site Web")

Les réglages sur HarMobil'

• Dans les réglages du paiement en ligne, copiez/collez l'identifiant et le mot de passe API ainsi que le n° de site web.

• Validez les réglages en cliquant sur "Mettre à jour les informations HiPay pour ce bureau"

Remarque : Si HiPay souhaite vérifier les Conditions Générales d'Utilisation, en allant sur SAROOL, elles se trouvent dans la rubrique "A propos"