Planning - Harmobil

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Le Planning permet de planifier les rendez-vous des élèves pour les moniteurs.

Le carnet de rendez-vous est représenté sous forme de planning horaire, il est visualisable par journée, par semaine (1 moniteur), par vue hebdomadaire (1 semaine, avec plusieurs moniteurs) ou par mois.

Ajouter un RDV

Pour inscrire un rendez-vous à un élève, il y a deux méthodes :

Ajout par l'Élève Courant

Harmobil' mémorise le dernier élève consulté en Fiche d'Identité ou Fiche Compte.

Dans le planning, il s'affiche à gauche dans un encadré avec les informations principales à son sujet. Pour placer un RDV à cet élève il suffit de faire un clic-droit sur le planning puis Élève courant

Ajout par la Recherche Élève

Vous pouvez aussi ajouter un RDV à un autre élève que l'élève courant. Pour cela :

  1. Faites un clic-droit sur le planning
  2. Puis cliquez sur Nouvel élève
  3. La fenêtre "Choix de l’élève" s’ouvre. Sélectionnez l’élève désiré dans la liste et double-cliquez dessus pour créer le RDV.

L'élève choisi par cette méthode devient l'Élève courant, vous pouvez donc ajouter ses prochains RDVs par la première méthode.

Les rendez-vous de l’élève courant sont mis en évidence pour être repérés rapidement.

Les RDVs Collectifs

Vous pouvez inscrire plusieurs élèves à un même RDV. Pour cela procédez à des créations successives sur le même horaire.

Le logiciel affiche dans ce cas les élèves du RDV en passant le curseur sur un RDV contenant plusieurs élèves. Vous voyez la liste des élèves participants à celui-ci.

Les RDVs "Activité" des moniteurs

Harmobil' permet de créer des rendez-vous spécifiques aux moniteurs, par exemple : "REUNION", "EXAMEN", "CONGES", "REPAS", etc.

Pour mettre en place ces activités, faites dérouler le menu "Type" à gauche pour choisir une activité et la placer sur le planning.


Modifier un RDV

Taille des rendez-vous

Harmobil permet de visualiser très nettement les durées des rendez-vous : la hauteur d’un RDV est proportionnelle à sa durée.

Cet affichage vous facilite la gestion d’un planning par heure et demi, 2 heures, ½ heure, ¼ heure ou même à la minute …

Si vous utilisez fréquemment les ½ heures, vous pouvez également régler la finesse de la sélection dans les réglages Planning.

Durée des rendez-vous

Vous avez également la possibilité de choisir la durée du RDV par défaut si vos RDV habituels ne font pas 60 minutes par les Réglages Généraux du logiciel.

Il n’est pas utile de changer vos horaires pour profiter de ces fonctions, car la durée d’un RDV est très facilement modifiable.

Changer la durée d'un RDV

Pour changer la durée d’un RDV, vous avez 2 possibilités :

  • En la saisissant directement au clavier dans le zoom du RDV, "Durée".
  • En étirant simplement la case du RDV à l’aide de la souris : Cliquez sur le RDV, puis positionnez le curseur de la souris en bas du RDV : une double flèche apparaît. Cliquez en maintenant appuyé, et déplacez la souris pour augmenter ou diminuer la durée du RDV au quart d’heure près. Enfin relâchez la souris lorsque vous obtenez la bonne durée.

La durée du RDV se répercute sur le prix et les crédits sans aucune autre manipulation de votre part.

Supprimer un RDV

Pour supprimer un RDV :

  1. Faites sur le RDV un clic doit puis Supprimer
  2. Confirmez ensuite la suppression

Déplacer un RDV

Cliquez sur le rendez-vous à déplacer et maintenez le bouton de la souris enfoncé.

Glissez avec la souris en gardant le clic gauche enfoncé, relâchez le bouton de la souris sur la date et l'horaire désirées.

Le Zoom du RDV

Pour faire un Zoom rendez-vous, faites un clic-droit dessus puis Détails. Le zoom rendez-vous vous permet de visualiser le détail d'un rendez-vous. Il vous indique :

  • la date et l'heure,
  • le moniteur affecté à ce RDV,
  • le commentaire,
  • ses numéros de téléphone,
  • son tarif
  • etc.

Préparer le planning des moniteurs

Il est possible de préparer à l'avance une semaine type pour un moniteur afin d'indiquer ses disponibilités. Pour cela et au préalable :

  1. Mettez vous en vue Semaine sur le planning
  2. Choisissez le moniteur ou la monitrice dans le menu déroulant en haut à droite

Vous avez sélectionné de cette façon un moniteur.

Ensuite :

  1. Cliquez sur Dispos à gauche
  2. Puis cliquez sur Dispos. Moniteur

La fenêtre suivante s'ouvre alors :

DisposM.png

Composer le planning

L'idée est de composer le planning "type" qui est appliqué sur la période voulue à l'étape suivante.

  • Laissez vides les créneaux horaires pour lesquels vous souhaitez placer des RDVs
  • Remplissez par une Activité, les créneaux horaires pour lesquels le moniteur n'est pas disponible pour une leçon (ex. Bureau, Absent, etc...)
  • Vous pouvez aussi ouvrir une leçon disponible à la réservation en ligne (en cliquant sur pré-réservation et en choisissant le type de RDV). Ces leçons sont affichées en transparent.

Appliquer le planning

Une fois le planning établi, il faut l'appliquer au moniteur :

  1. Cliquez sur Affecter sur le planning en haut à droite
  2. Choisissez la période sur laquelle vous souhaitez appliquer le planning "type"
  3. Validez la fenêtre puis refermez la fenêtre. Les disponibilités du moniteur sont à présent visibles sur son planning.


Les Bonus du Planning

Les Disponibilités des élèves

Selon l'élève

Avant d'inscrire un RDV pour un élève, il est possible de voir ses disponibilités directement par-dessus le planning.

  1. Dans l'encadré de l'Élève Courant, cliquez sur "+ Plus d'infos..."
  2. Puis cochez la case "Dispos."

Elevecourant.png


Harmobil' indique avec une couleur verte, les disponibilités de l'élève.


PlanningDispoE.png


Selon l'heure

Vous pouvez connaître les élèves disponibles sur un créneau horaire afin d'optimiser facilement votre planning.

  1. Faites un simple clic sur le créneau horaire voulu
  2. Cliquez ensuite sur Dispos à gauche
  3. Cliquez à présent sur Élèves Dispos.

Une fenêtre s'ouvre, affichant tous les élèves disponibles pour l'horaire et la date choisis, avec les renseignements utiles à votre planification (permis, n° de téléphone, moniteur attitré, …).

Vous pouvez ensuite contacter un des élèves pour planifier un RDV. Ou envoyer un SMS groupé directement depuis Harmobil' pour les informer qu'une heure est libre.

Bilan Horaire des moniteurs

Un tableau récapitulatif des heures effectuées par les moniteurs vous donne en un seul clic, pour chaque moniteur, le nombre d’heures effectuées par semaines/jours et le total du mois. Il précise également les heures supplémentaires.

Pour accéder à ce tableau cliquez sur le bouton Bilan à gauche.

Vous pouvez choisir :

  • La période de calcul en sélectionnant le mois
  • D'avoir le détail par journée en cochant la case "journées"
  • D'avoir le détail par semaine en cochant la case "semaines"

Remarque : Un calcul complet se fait pour les semaines à cheval sur deux mois : il s'agit des colonnes "Semaine complète".


Réglages

Cliquez sur Développer ou Replier à droite pour afficher ou masquer le tableau des réglages
Nom du réglage N° du réglage Description
Commentaires 1-1-1 Permet de gérer la liste de commentaires disponibles dans le menu déroulant Commentaire d'un RDV
Suivis pédagogiques 1-1-2 Permet de gérer la liste de commentaires pédagogiques disponibles dans le menu déroulant Commentaire d'un RDV
Précision des cases du planning 1-2-1 Augmenter/Réduire la précision d'affichage du planning (ex. affichage en 15 min)
Finesse de la sélection 1-2-2 Augmenter/Réduire la taille du curseur de sélection
Superposition de Rdv 1-2-3 Active la possibilité de mettre plusieurs RDVs simultanés
Heure de début de journée 1-3-1 Heure de début du planning
Heure de fin de journée 1-3-2 Heure de fin du planning
Heure de début du repas 1-4-1 Affiche en gris une délimitation visuelle pour l'heure de début du repas
Heure de fin du repas 1-4-2 Affiche en gris une délimitation visuelle pour l'heure de fin du repas
Nombre de jours en vue semaine 2-1-1 Choisir 6 par défaut
Nombre de moniteurs en vue journalière 2-1-2 Règle le nombre de moniteurs affichés sur le planning. Permet de découper en plusieurs pages le planning pour améliorer la visibilité.
Nombre de moniteurs en vue hebdomadaire 2-1-3 Règle le nombre de moniteurs affichés sur le planning. Permet de découper en plusieurs pages le planning pour améliorer la visibilité.
Regrouper moniteurs par bureau en vue journ. & hebdo 2-1-4 Regroupe les moniteurs de même bureau sur une page. Permet de découper le planning en plusieurs pages et d'avoir une page par bureau.
Taille du texte d'un RDV 2-2-1 Réglé sur Grand par défaut
Apparence interligne demi-heure 2-2-2 Règle la transparence de la ligne des 30 minutes
Apparence interligne autre 2-2-3 Règle la transparence de la ligne des heures
Vue par défaut 2-3-1 Choisir la vue désirée à l'ouverture du planning (ex. Semaine ou Hebdo etc...)
Afficher les dimanches 2-4-1 Réglé sur Non par défaut
Afficher les commentaires 2-4-2 Réglé sur Oui par défaut
Afficher prénom 2-4-3 Réglé sur Un seul par défaut
Afficher les noms des prestations 2-4-4 Masque le nom de la prestation pour faire apparaître le nom de l'élève plus facilement sur certain format de planning
Afficher les moniteurs 3-1-1 Permet de choisir quels moniteurs sont affichés. Ce réglage est en lien avec les deux réglages suivant.
Affectation des moniteurs par Bureaux 3-1-2 Réglage en lien avec le réglage 3-1-1
Affectation des moniteurs par Utilisateurs 3-1-3 Réglage en lien avec le réglage 3-1-1
Identifier le bureau de l'élève 3-2-1 Affiche/Masque le numéro du bureau de l'élève sur le planning
Activation cours collectifs 3-3-1 Affiche/Masque le bouton de cours collectifs dans le Zoom d'un RDV
Nombre de jours passés visible (sur profil limité) 3-4-1 Permet de restreindre la visibilité du planning antérieur
Nombre de jours futurs visible (sur profil limité) 3-4-2 Permet de restreindre la visibilité du planning futur
Renseigner la prise dans le commentaire automatiquement 4-1-1 Ajoute automatiquement dans le commentaire du RDV les informations saisies dans Prise de la Fiche d'Identité
Insérer RDV avec élève courant sur bouton [+] 4-2-1 Active la touche '+' du clavier pour ajouter un RDV
Affichage recherche élève rapide 4-2-2 Affiche/Masque une zone de recherche sur le planning pour rechercher un élève
Ajout RDV : Niveau d'Alerte dépassement Crédit de leçon 5-1-1 Permet de limiter l'ajout d'un RDV en cas de dépassement de forfait
Ajout RDV : Solde minimum limite 5-2-1 Permet de limiter l'ajout d'un RDV en fonction du solde de l'élève
Ajout RDV : Type de solde minimum limite 5-2-2 Permet de choisir quel type de solde est utilisé pour le réglage 5-2-1
Ajout RDV : Niveau d'Alerte Solde limite 5-2-3 Permet de choisir le message d'alerte pendant l'ajout d'un RDV lorsque le solde n'est pas suffisant
Ajout RDV : Niveau d'Alerte ETG non obtenu 5-2-4 Permet de choisir le message d'alerte pendant l'ajout d'un RDV pour un élève dont la date de l'examen ETG n'est pas renseignée
Ajout RDV : Niveau d'Alerte échance formule dépassée 5-2-5 Permet de choisir le message d'alerte pendant l'ajout d'un RDV pour un élève dont la date de la formule est dépassée
Protection RDV imminent : Nombre de jours 5-3-1 Bloque l'annulation de RDVs proches
Carte RDV : Information(s) affichée(s) 6-1-1 Permet de choisir les informations affichées sur les Cartes de RDVs données aux élèves
Carte RDV : Message personnalisé 6-1-2 Message imprimé au bas de la Carte RDV
Carte RDV : Format d'édition 6-1-3 Type de format de la Carte RDV
Feuille de route : Information(s) affichée(s) 6-2-1 Permet de les informations affichées sur la Feuille de Route du moniteur
Feuille de route : Format d'édition 6-2-2 Permet de choisir le format de la page de la Feuille de Route du moniteur
Bilan Horaires : Nombre d'heures mensuelles 7-1-1 Régler le nombre d'heures mensuelles pour le calcul des heures supplémentaires
Bilan Horaires : Nombre d'heures hebdomadaires 7-1-2 Régler le nombre d'heures hebdomadaires pour le calcul des heures supplémentaires
Bilan Horaires : Nombre d'heures journalières 7-1-3 Régler le nombre d'heures journalières pour le calcul des heures supplémentaires