Mettre en place une nouvelle formation

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Sur cette page, vous saurez comment mettre en place une nouvelle formation de A à Z.

Créer une prestation personnalisée

Avant toute chose, pour pouvoir « catégoriser » les tarifs que vous allez ajouter, il va falloir créer une nouvelle famille de prix : une prestation personnalisée.

C'est cette prestation qui s'affichera dans votre planning (couleur, nom, temps, etc.).

Pour créer votre prestation personnalisée, le procédé est le suivant :

1. Dirigez-vous vers les réglages de votre solution HarMobil' en haut à droite ;
2. Positionnez-vous sur les réglages généraux (premier onglet, petite maison) ;
3. À la ligne 1-5-1 Prestations personnalisées : Rendez-Vous, cliquez sur Gérer ;
4. Cliquez sur le + en haut à droite de votre écran ;
5. Une nouvelle ligne s'ajoute en bas du tableau ;

Ajouter une prestation personnalisée.

6. Remplissez les champs :
- Libellé Interne : nom de la prestation interne au logiciel ;
- Libellé Public : nom de la prestation qui sera affiché sur le planning ;
- Durée : par défaut, il est vivement conseillé de mettre 60 minutes ;
- Max. Élèves : nombre maximum d'élèves que vous pourrez inscrire sur un rendez-vous pour cette prestation. Mettez * si vous ne souhaitez pas définir de limite ;
- Form. Init? (important) : permet de définir si la prestation sera comptabilisée dans les heures de formation obligatoires de l'élève (par exemple, dans les 20 heures de conduite pour un permis B) ;
- Protégé : permet de définir la prestation comme annulable ou non par l'élève depuis son application Sarool' ;
- Contrat (important) : permet de rattacher la prestation à une ligne du contrat-type. Par exemple, pour une prestation personnalisée « Leçon de conduite », vous la rattacherez à Pratique: Leçon de conduite individuelle ;
- Permis : permet de rattacher la prestation à un permis spécifique. Laissez vide si vous souhaitez l'utiliser pour tous les permis ;
- Solde Min.Global : permet de définir un solde minimum pour pouvoir placer un rendez-vous à un élève pour cette prestation ;
- Solde Min.Global : permet de définir un solde réel minimum pour pouvoir placer un rendez-vous à un élève pour cette prestation ;
- Fond, Texte et Bordure : à votre guise... ;)
7. Validez l'ajout à l'aide du bouton vert situé à droite.

Créer un tarif

Pour créer le tarif associé à votre prestation personnalisée, voici la marche à suivre :

1. Depuis la page d'accueil de votre solution HarMobil', cliquez sur le bouton Prix à gauche, puis Tarifs ;
2. Cliquez sur le + en haut de la page des tarifs ;
3. La fenêtre suivante s'affiche à l'écran ;

Création d'un tarif.

4. Remplissez les champs de cette fenêtre :
- Objet : libellé du tarif que vous ajoutez ;
- Prestation : dans cette liste déroulante, choisissez la prestation personnalisée que vous venez d'ajouter ;
- Permis : définissez si ce tarif est applicable qu'à certains permis ou non ;
- Contrat (important) : permet de rattacher le tarif à une ligne du contrat-type. Ce champ doit être correctement renseigné pour que votre tarif apparaisse dans le contrat-type.
- TVA : permet de renseigner le taux de TVA appliqué à ce tarif (généralement 20% pour les prestations de services et 5,5% pour les fournitures) ;
- Compte : permet de renseigner un numéro de compte pour le tarif désigné. Si vous n'utilisez pas de compte spécifique, il est conseillé de définir ce champ sur 706000 - Prestation de service ;
- Forfait (illimité) : ne cochez cette case que s'il s'agit d'un forfait illimité, c'est-à-dire qui ne se débite qu'une seule fois et qui peut être consommé de manière illimitée ;
- Tarif de base : prix que vous allez définir pour ce tarif ;
- Normal (tarif supplémentaire) : permet d'indiquer un prix supplémentaire qui s'appliquera sur la fiche compte de votre élève lorsque celui-ci aura consommé toutes les prestations liées à ce tarif ;
- Appliquer à tous les bureaux : visible seulement si vous avez plusieurs bureaux. Permet d'ajouter ce nouveau tarif à tous vos bureaux.

Remarque : il est tout à fait possible d'associer plusieurs tarifs différents à une seule prestation.

Créer une formule

Vous avez terminé de créer vos prestations-types ainsi que vos tarifs et vous souhaitez maintenant créer une formule complète englobant plusieurs prestations?

Pour ajouter une formule, voici la marche à suivre :

1. Depuis la page d'accueil de votre solution HarMobil', cliquez sur le bouton Prix à gauche, puis Formules ;
2. Cliquez sur le + en haut de cette page ;
3. Donnez un nom à cette nouvelle formule puis cliquez sur le bouton Créer ;
4. À droite du nom de votre formule en haut de la page, cochez les bouton AAC ou CS si celle-ci concerne une formation en conduite accompagnée ou supervisée ;

Ajouter des tarifs à votre formule

Pour ajouter des tarifs à votre formule, voici la marche à suivre :

1. Cliquez ensuite sur le petit + ajouter en haut à gauche du tableau ;
2. Une nouvelle fenêtre s'affiche à l'écran ;

Ajout d'un tarif dans une formule.

3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Objet puis sélectionnez le tarif que vous souhaitez ajouter dans cette formule ;
4. Les champs se remplissent automatiquement en fonction du tarif que vous avez sélectionné. Vérifiez ceux-ci et définissez une quantité si nécessaire ;
5. Validez l'ajout en cliquant sur le bouton vert Insérer ;
6. Répétez ces actions jusqu'à que tous vos tarifs de cette formule figurent sur cette page ;

Paramétrer l'échéancier des paiements

Pour appliquer une échéance à votre formule ou créer un échéancier des paiements, voici la marche à suivre :

1. Au-dessous des tarifs de votre formule se trouve cette section :

Échéancier des paiements

2. Dans :
- Nbre jours éch. formule, renseignez le nombre de jours de validité de votre formule (365 pour un an par exemple) ;
- code, renseignez le nombre de jours de validité du code dans votre formule (0 s'il n'y en a pas, ou 180 pour 6 mois par exemple) ;
3. Si vous souhaitez ajouter un échéancier de paiements, cliquez sur le + ajouter en dessous ;
4. La fenêtre suivante s'affiche à l'écran :

Ajouter une échéance de paiement.

5. Définissez les champs comme vous le souhaitez puis cliquez sur le bouton vert Insérer une fois que vous aurez terminé le paramétrage de la première échéance ;

Remarque : ce tableau est un module interne à votre solution HarMobil'. Il vous permettra de retrouver tous les échéances de tous vos élèves sur votre journal. Vous pourrez également les retrouver individuellement pour chaque élève sur leur fiche compte.

6. La zone de texte Modalités de paiements sur le Contrat en-dessous est à remplir seulement dans le cas où le paiement se ferait en trois fois.

Voici un exemple :

Modalités de paiements sur le Contrat

Remarque : le contrat-type ne permet que trois versements. Au-delà de trois mois, le paiement devient un « crédit » (articles L311-27 à L311-29 du Code de la consommation).

Paramétrer la tarification à appliquer

Le dernier tableau sur la page de votre formule est le suivant :

Tarification de votre formule.

Dans les menus déroulants, sélectionnez les paramètres que vous souhaitez :

- Tarif préf. : si paramétré, sélectionnez le tarif préférentiel que vous souhaitez appliquer pour les élèves qui prendront cette formule. Si non paramétré, sélectionnez Normal ;
- Tarif supp. : vous permet de définir pour les tarifs supplémentaires (dépassement de forfait), si l'élève doit suivre la tarification actuellement en place, garder la même tarification jusqu'à l'échéance de sa formule ou jusqu'à la fin de sa formation ;
- Onglet F2 : permet de définir quel onglet sera affiché par défaut dans la fiche compte pour les élèves qui prendront cette formule. Il est conseillé de laisser Général.

Remarque : pensez à bien enregistrer toutes vos modifications une fois que vous avez terminé de paramétrer votre formule.

Le bouton d'enregistrement se trouve en haut à droite de la page. Si vous avez plusieurs bureaux qui proposent les mêmes formules et tarifs, il est conseillé de cocher la case « Appliquer à tous les bureaux ? » avant d'enregistrer.

Paramétrer le contrat-type

Chaque formule est différente et pour chacune d'entre elles, il est important que le contrat-type soit correctement paramétré.

Pour ce faire, voici la marche à suivre :

1. Lorsque vous êtes positionné sur une formule, cliquez sur le bouton Contrat-Type à gauche.

Remarque : sur cette nouvelle page se trouvent des informations préremplies déjà renseignées depuis les réglages du contrat-type. Pour chaque champ que vous modifierez, il vous faudra cocher la case qui se trouve à côté ;

2. Dans la partie II. Nombre d'heures de formation d'enseignement, remplissez les informations concernant votre formule uniquement ;
3. Vérifiez les autres champs de cette page puis modifiez ceux qui nécessitent d'être modifiés ;
4. Validez vos changements à l'aide du bouton vert Mettre à jour la configuration du Contrat-Type pour cette formule en bas de la page.

Ça y est, votre formule est enfin créée et paramétrée à 100%, félicitations! :)

Utiliser vos prestations sur le planning

Pour que les prestations soient consommées par vos élèves et que vous puissiez les retrouver dans leur fiche compte, il va falloir maintenant les inscrire sur votre planning.

Vous allez les insérer de la même manière que des leçons de conduite :

1. Dirigez-vous vers votre planning (troisième onglet) ;
2. Positionnez-vous sur le jour / la période que vous souhaitez ;
3. À gauche du planning se trouve une liste déroulante Prestation, cliquez dessus ;
Liste déroulante des prestations
4. Vous retrouverez dans cette liste toutes les prestations que vous avez ajouté avec leurs jolies couleurs ;
5. Sélectionnez la prestation que vous souhaitez puis placez la sur le planning ;
6. Votre prestation est maintenant bien inscrite sur le planning pour l'élève en sélection.

Remarque : retrouvez comment utiliser le planning sur notre documentation dédiée au planning.

Vos prestations sur la fiche compte

Vous venez de terminer la configuration complète de vos prestations, tarifs et formules. Vous avez même planifié une prestation sur votre planning.

Maintenant, vous aimeriez savoir comment fonctionnent ces prestations sur la fiche compte d'un de vos élèves?

Pour ce faire, suivez ces quelques étapes :

1. Dirigez-vous vers la fiche compte (deuxième onglet) ;
2. Si ce n'est pas déjà fait, cherchez l'élève pour lequel vous avez planifié la prestation dans le précédent paragraphe ;
3. Si vous le souhaitez, appliquez une des nouvelles formules fraîchement créées ;
4. Jetez un œil au troisième tableau de votre fiche compte puis cliquez sur l'onglet Global ;
5. Vous retrouverez la prestation précédemment inscrite sur le planning ainsi que le prix de celle-ci (inclus si le tarif rattaché à cette prestation est présent dans les débits).

Remarque : retrouvez comment appliquer une formule sur notre documentation dédiée à la fiche compte.