Fiche Compte - Harmobil

De AGX
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Une Fiche Compte est automatiquement créée lors de la création d'une fiche élève.

La Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc...

Pour y accéder, cliquer sur le bouton MasterF2.png


La fiche compte se décompose en 3 tableaux :

  • Débits : ce que l'élève a acheté
  • Règlements : ce que l'élève a payé
  • Tableau des RDVs : ce que l'élève a effectué


Établir le contrat

La Formule

Pour sélectionner la formule choisie par l'élève, cliquez sur "Formule : Choisir" au-dessus du tableau des Débits.

Cela va renseigner dans les débits, les prestations et fournitures comprises dans la formule.

Vous pouvez ensuite ajuster le contrat en ajoutant/modifiant ou supprimant un débit, ces modifications seront prises en compte lorsque vous allez éditer le contrat.

Ajouter un débit

Sur le Tableau des débits, puis cliquez sur le bouton Plusvert.png

La fenêtre "Ajout d'une prestation à l'élève" s'ouvre :

  • Date : Laissez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une nouvelle date
  • Qté : Saisissez la quantité de prestations et validez
  • Libellé : Double-cliquez pour afficher la liste des prestations.
  • TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant.
  • Tarif / Montant : Le tarif correspond au prix unitaire, le montant au total en fonction de la quantité.

Lorsque votre ligne débit est complétée, validez par le bouton "Ajouter".

En créant les débits de l'élève, le total des débits ainsi que le solde se mettent directement à jour.

Pour annuler la création en cours, cliquer la croix.

Modifier un débit

Cliquez sur l'icône de modification IconeModification.png au dessus du Plusvert.png des Débits

Cela fait apparaitre l'icône de modification devant chaque ligne de la formule permettant de modifier ensuite la ligne (date, quantité, montant, prestations, etc...).

ModifierDébit.png

Le solde se recalcule automatiquement après chaque modification.

Supprimer un débit

Positionnez-vous sur la ligne correspondante au débit que vous désirez supprimer, cliquez sur la corbeille en haut à droite.

Le total des débits ainsi que le solde de votre élève se réajustent automatiquement.

Editer le contrat

Pour imprimer le contrat rien de plus simple !

  1. Cliquez sur Contrat à gauche
  2. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez personnaliser le contrat (date, commentaires, modalités de paiements, etc...)
  3. Vous pouvez ensuite cliquer sur Editer

Créer un règlement

Pour créer un règlement cliquez sur le Plusvert.png en haut à droite du tableau des règlements.

La fenêtre des règlements de l'élève s'ouvre.

Le tableau bleu (en haut) permet de saisir les règlements.

PopupR.png


En cliquant sur "Affectation semi-automatique et automatique", vous pouvez faire apparaître un autre tableau qui récapitule les débits qui n'ont pas été pointés.


AffectSemiAuto.png

Les champs à renseigner sont :

Date : Conservez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une autre date.

Saisie règlement : Cliquez sur la cellule pour afficher la liste des prestations.

Sélectionner dans la liste qui s'affiche la prestation en question, puis renseignez le reste du tableau.

Qté : Saisissez la quantité correspondant au volume de prestations réglées.

Montant : Inscrivez le montant du règlement.

TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant puis valider.

Éditer une note

Après avoir saisi un règlement, cliquez sur "Note" pour l'imprimer.

Pour rééditer une note, ou pour éditer une note concernant des règlements antérieurs ou ultérieurs à la date du jour, cliquez sur l'objet du règlement choisi, puis cliquez sur "Note".

Modifier / supprimer un règlement

Pour modifier ou supprimer un règlement, double-cliquez sur la date du règlement concerné afin de vous rendre sur ce règlement en module Trésorerie. Effectuez ensuite le changement.

Effectuer un remboursement

Pour faire un remboursement sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre:

  1. Placez votre souris sur le bouton Ajouter en haut à gauche de la page ;
  2. Cliquez sur le bouton Remboursement.

La fenêtre suivante s'affiche :

Effectuer un remboursement


Vous pouvez alors :

  • Choisir la date ;
  • Définir un intitulé ;
  • Choisir le mode de paiement ;
  • Définir le taux de TVA à appliquer ;
  • Définir le montant à rembourser.

Faire un avoir

Pour faire un avoir sur la fiche compte d'un élève, voici la marche à suivre:

  1. Placez votre souris sur le bouton Ajouter en haut à gauche de la page ;
  2. Cliquez sur le bouton Avoir.

La fenêtre suivante s'affiche :

Faire un avoir


Vous pouvez alors :

  • Choisir la date ;
  • Définir un intitulé ;
  • Définir le taux de TVA à appliquer ;
  • Définir le montant à rembourser ;

Tableau des RDVs

Leçons de conduite

Permet de visualiser la chronologie des leçons de conduite prises ou prévues sur le carnet de rendez-vous, l'horaire du RDV, le prix (s’il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte, le moniteur ainsi que les commentaires et suivi pédagogique.

Séance de code

Permet de visualiser la chronologie des leçons prises, l'horaire du RDV, le nombre de fautes, le prix (si il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte et la série effectuée.

Examen ETG - Conduite

Permet de visualiser la chronologie des examens, le type des épreuves passées, le tarif appliqué, le résultat (Ajourné, Prévu, Reçu, Absent, Absent Excusé), le numéro de facture de la prestation, l'heure de l'examen et les commentaires.

Les résultats indiqués dans la colonne "Rés." (comme "Résultats"), celle-ci reste vide lorsque le résultat n'est pas encore indiqué.

Afin de faciliter la lecture des informations, le logiciel affiche trois couleurs :

- En noir : les prestations déjà effectuées

- En bleu  : les prestations du jour

- En rouge : les prestations à venir.

Facturer un élève

Pour facturer un élève :

  1. Cliquez sur Ajouter en haut à gauche
  2. Puis cliquez sur Facture

La fenêtre suivante s'affiche :

PopupFactureF2.png

Vous pouvez :

  • Choisir un organisme si l'élève dépend d'un organisme
  • Facturer le Dû Réel ou le Solde Global de la fiche
  • Choisir dans le détail quelle prestation présente sur la Fiche Compte vous souhaitez facturer.

Rappel : une facture n'est plus modifiable une fois éditée. Si vous souhaitez modifier une facture déjà éditée, il vous faudra l'Annuler puis refacturer par cette méthode

Les Bonus de la Fiche Compte

Suppression rapide des débits

Pour supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :

  1. Cliquez sur Outils à gauche
  2. Cliquez sur RAZ Débits
  3. Confirmez en cliquant sur Valider

Tarification de la Fiche Compte

Il est possible de consulter la grille tarifaire de l'élève sur lequel vous êtes. Cette grille permet de comprendre combien de crédits sont alloués aux Leçons de conduite, Examens, RDVPs etc... Et aussi de montrer quel sera le tarif appliqué lorsque l'élève sera hors-forfait.

  1. Cliquez sur Outils à gauche
  2. Cliquez sur Tarification

Les éditions de la fiche compte

A partir de la fiche compte, il est possible d'imprimer plusieurs documents :

  • Le relevé de l'élève
  • Ses rendez-vous
  • Le reçu d'un règlement
  • Le relevé personnalisé
  • etc...

Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.


Réglages

Cliquez sur Développer ou Replier à droite pour afficher ou masquer le tableau des réglages de la fiche compte
Type Numéro Nom Description
1-1-1 Tarifs préférentiels Permet de créer des tarifs spéciaux que vous pourrez ensuite appliquer à des formules ou élèves en particulier
2-1-1 Onglet de prestation initial Permet de choisir l'onglet affiché par défaut dans le tableau des rendez-vous sur la fiche compte de vos élèves
2-1-2 Tableaux : Ordre d'affichage Régler l'ordre d'affichage des prestations et débits sur la fiche compte de vos élèves
2-2-1 Affichage du solde réel Permet d'afficher par défaut ou non le solde réel
Réglage par utilisateur
2-2-2 Règlements : Utiliser l'affectation automatique Permet d'afficher par défaut ou non l'affectation automatique dans la fenêtre de création de règlement
Réglage par utilisateur
2-2-3 Règlements : Utiliser l'affectation semi-automatique Permet d'afficher par défaut ou non l'affectation semi-automatique dans la fenêtre de création de règlement
Réglage par utilisateur
2-3-1 Regrouper les règlements du jour Permet de regrouper ou non les règlements comprenant plusieurs articles
2-3-5 Règlements : Intitulé du groupe Permet de définir le nom des règlements regroupant plusieurs articles
2-4-1 Durée d'une unité 'leçon' Permet de choisir la durée d'une leçon pour le calcul du cumul d'heure
Réglage par bureau
3-1-1 Contrats : Réglages Permet de gérer les réglages du contrat-type pour le bureau sélectionné
3-1-2 Contrats : @Courriel > Titre Permet de personnaliser l'objet du mail lors de l'envoi de contrats par courriel depuis HarMobil'
3-1-3 Contrats : @Courriel > Message Permet de personnaliser le corps du mail lors de l'envoi de contrats par courriel depuis HarMobil'
Réglage par bureau
4-1-1 Notes : Message pied de page Permet de personnaliser le message au pied de la page des notes
Réglage par bureau
4-1-2 Notes : Titre Permet de personnaliser le titre inscrit en haut de la note
Réglage par bureau
4-1-3 Notes : Affichage du solde Permet d'afficher ou non le solde des élèves sur les notes que vous éditerez
Réglage par bureau
4-1-4 Notes : Affichage du numéro Permet d'afficher ou non le numéro de note sur les notes que vous éditerez
Réglage par bureau
4-1-5 Notes : Format d'édition Permet de choisir le format papier de vos notes
4-1-6 Notes : @Courriel > Titre Permet de personnaliser l'objet du mail lors de l'envoi de notes par courriel depuis HarMobil'
4-1-7 Notes : @Courriel > Message Permet de personnaliser le corps du mail lors de l'envoi de notes par courriel depuis HarMobil'
Réglage par bureau
5-1-1 Relevé : Titre Permet de personnaliser le titre inscrit en haut des relevés de vos élèves
Réglage par bureau
5-2-1 Relevé : Commentaires Permet de gérer le commentaire inscrit sur les relevés de vos élèves
Réglage par bureau
5-3-1 Relevé : Type de solde Permet de choisir le type de solde édité sur les relevés de vos élèves (global ou réel)
5-3-2 Relevé : @Courriel > Titre Permet de personnaliser l'objet du mail lors de l'envoi de relevés par courriel depuis HarMobil'
5-3-3 Relevé : @Courriel > Message Permet de personnaliser le corps du mail lors de l'envoi de relevés par courriel depuis HarMobil'
6-1-1 Formules : Date débits Permet de choisir la date qui sera renseignée par défaut lors d'un ajout dans les débits de l'élève
6-2-1 Formules : Ordre d'affichage Permet de choisir entre un affichage chronologique ou alphabétique des débits dans la formule
7-1-1 Création Débits / Rglts : Ordre d'affichage Permet de choisir l'ordre dans lequel sont rangées les prestations dans les fenêtres de création de débits ou de règlements
8-1-1 Factures : Créer par défaut sur le Permet de choisir le bureau par défaut sur lequel sont enregistrées vos factures
8-1-2 Factures : Inclure prestations à 0 Permet d'activer ou non la facturation de prestations à 0,00€
Réglage par bureau
8-2-1 Factures : Imprimer En-tête Permet d'afficher ou de masquer l'en-tête de l'auto-école en haut des vos factures
Réglage par bureau
8-2-2 Factures : Message pied de page Permet de personnaliser le message fugurant au bas de vos factures
8-2-3 Factures : @Courriel > Titre Permet de personnaliser l'objet du mail lors de l'envoi de factures par courriel depuis HarMobil'
8-2-4 Factures : @Courriel > Message Permet de personnaliser le corps du mail lors de l'envoi de factures par courriel depuis HarMobil'
8-3-1 Factures : Commentaires Permet de créer des commentaires prédéfinis que vous pourrez sélectionner dans vos factures
8-3-2 Factures : Rubriques personnalisées Permet d'ajouter de nouveaux champs remplissables en haut de vos factures
Réglage par bureau
9-2-1 Devis : Imprimer En-tête Permet d'afficher ou de masquer l'en-tête de l'auto-école en haut des vos devis
Réglage par bureau
9-2-2 Devis : Message pied de page Permet de personnaliser le message fugurant au bas de vos devis
9-2-3 Devis : @Courriel > Titre Permet de personnaliser l'objet du mail lors de l'envoi de devis par courriel depuis HarMobil'
9-2-4 Devis : @Courriel > Message Permet de personnaliser le corps du mail lors de l'envoi de devis par courriel depuis HarMobil'
9-3-1 Devis : Commentaires Permet de créer des commentaires prédéfinis que vous pourrez sélectionner dans vos devis
9-3-2 Devis : Rubriques personnalisées Permet d'ajouter de nouveaux champs remplissables en haut de vos devis