Fiche Compte - Harmobil

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Une Fiche Compte est automatiquement créée lors de la création d'une fiche élève.

La Fiche Compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc...

Pour y accéder, cliquer sur le bouton MasterF2.png


La fiche compte se décompose en 3 tableaux :

  • Débits : ce que l'élève a acheté
  • Règlements : ce que l'élève a payé
  • Tableau des RDVs : ce que l'élève a effectué


Établir le contrat

La Formule

Pour sélectionner la formule choisie par l'élève, cliquez sur "Formule : Choisir" au-dessus du tableau des Débits.

Cela va renseigner dans les débits, les prestations et fournitures comprises dans la formule.

Vous pouvez ensuite ajuster le contrat en ajoutant/modifiant ou supprimant un débit, ces modifications seront prises en compte lorsque vous allez éditer le contrat.

Ajouter un débit

Sur le Tableau des débits, puis cliquez sur le bouton Plusvert.png

La fenêtre "Ajout d'une prestation à l'élève" s'ouvre :

  • Date : Laissez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une nouvelle date
  • Qté : Saisissez la quantité de prestations et validez
  • Libellé : Double-cliquez pour afficher la liste des prestations.
  • TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant.
  • Tarif / Montant : Le tarif correspond au prix unitaire, le montant au total en fonction de la quantité.

Lorsque votre ligne débit est complétée, validez par le bouton "Ajouter".

En créant les débits de l'élève, le total des débits ainsi que le solde se mettent directement à jour.

Pour annuler la création en cours, cliquer la croix.

Modifier un débit

Cliquez sur l'icône de modification IconeModification.png au dessus du Plusvert.png des Débits

Cela fait apparaitre l'icône de modification devant chaque ligne de la formule permettant de modifier ensuite la ligne (date, quantité, montant, prestations, etc...).

ModifierDébit.png

Le solde se recalcule automatiquement après chaque modification.

Supprimer un débit

Positionnez-vous sur la ligne correspondante au débit que vous désirez supprimer, cliquez sur la corbeille en haut à droite.

Le total des débits ainsi que le solde de votre élève se réajustent automatiquement.

Editer le contrat

Pour imprimer le contrat rien de plus simple !

  1. Cliquez sur Contrat à gauche
  2. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez personnaliser le contrat (date, commentaires, modalités de paiements, etc...)
  3. Vous pouvez ensuite cliquer sur Editer

Créer un règlement

Pour créer un règlement cliquez sur le Plusvert.png en haut à droite du tableau des règlements.

La fenêtre des règlements de l'élève s'ouvre.

Le tableau bleu (en haut) permet de saisir les règlements.

PopupR.png


En cliquant sur "Affectation semi-automatique et automatique", vous pouvez faire apparaître un autre tableau qui récapitule les débits qui n'ont pas été pointés.


AffectSemiAuto.png

Les champs à renseigner sont :

Date : Conservez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une autre date.

Saisie règlement : Cliquez sur la cellule pour afficher la liste des prestations.

Sélectionner dans la liste qui s'affiche la prestation en question, puis renseignez le reste du tableau.

Qté : Saisissez la quantité correspondant au volume de prestations réglées.

Montant : Inscrivez le montant du règlement.

TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant puis valider.

Éditer une note

Après avoir saisi un règlement, cliquez sur "Note" pour l'imprimer.

Pour rééditer une note, ou pour éditer une note concernant des règlements antérieurs ou ultérieurs à la date du jour, cliquez sur l'objet du règlement choisi, puis cliquez sur "Note".

Modifier / supprimer un règlement

Pour modifier ou supprimer un règlement, double-cliquez sur la date du règlement concerné afin de vous rendre sur ce règlement en module Trésorerie. Effectuez ensuite le changement.

Tableau des RDVs

Leçons de conduite

Permet de visualiser la chronologie des leçons de conduite prises ou prévues sur le carnet de rendez-vous, l'horaire du RDV, le prix (s’il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte, le moniteur ainsi que les commentaires et suivi pédagogique.

Séance de code

Permet de visualiser la chronologie des leçons prises, l'horaire du RDV, le nombre de fautes, le prix (si il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte et la série effectuée.

Examen ETG - Conduite

Permet de visualiser la chronologie des examens, le type des épreuves passées, le tarif appliqué, le résultat (Ajourné, Prévu, Reçu, Absent, Absent Excusé), le numéro de facture de la prestation, l'heure de l'examen et les commentaires.

Les résultats indiqués dans la colonne "Rés." (comme "Résultats"), celle-ci reste vide lorsque le résultat n'est pas encore indiqué.

Afin de faciliter la lecture des informations, le logiciel affiche trois couleurs :

- En noir : les prestations déjà effectuées

- En bleu  : les prestations du jour

- En rouge : les prestations à venir.

Facturer un élève

Pour facturer un élève :

  1. Cliquez sur Outils à gauche
  2. Puis cliquez sur Facturer

La fenêtre suivante s'affiche :

PopupFactureF2.png

Vous pouvez :

  • Choisir un organisme si l'élève dépend d'un organisme
  • Facturer le Dû Réel ou le Solde Global de la fiche
  • Choisir dans le détail quelle prestation présente sur la Fiche Compte vous souhaitez facturer.

Rappel : une facture n'est plus modifiable une fois éditée. Si vous souhaitez modifier une facture déjà éditée, il vous faudra l'Annuler puis refacturer par cette méthode

Les Bonus de la Fiche Compte

Suppression rapide des débits

Pour supprimer rapidement l'intégralité des débits de l'élève :

  1. Cliquez sur Outils à gauche
  2. Cliquez sur RAZ Débits
  3. Confirmez en cliquant sur Valider

Tarification de la Fiche Compte

Il est possible de consulter la grille tarifaire de l'élève sur lequel vous êtes. Cette grille permet de comprendre combien de crédits sont alloués aux Leçons de conduite, Examens, RDVPs etc... Et aussi de montrer quel sera le tarif appliqué lorsque l'élève sera hors-forfait.

  1. Cliquez sur Outils à gauche
  2. Cliquez sur Tarification

Les éditions de la fiche compte

A partir de la fiche compte, il est possible d'imprimer plusieurs documents :

  • Le relevé de l'élève
  • Ses rendez-vous
  • Le reçu d'un règlement
  • Le relevé personnalisé
  • etc...

Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.


Réglages

Cliquez sur Développer ou Replier à droite pour afficher ou masquer le tableau des réglages
Nom du réglage N° du réglage Description
Tarifs préférentiels 1-1-1 Permet de créer des tarifs spéciaux que vous pouvez appliquer à des élèves en particulier
Onglet de prestation initial 2-1-1 Permet de choisir l'onglet afficher par défaut dans le Tableau des RDVs
Tableaux : Ordre d'affichage 2-1-5 Régler l'ordre d'affichage des prestations
Affichage du solde réel 2-2-1 Permet d'afficher/masquer le solde réel
Règlements : Utiliser l'affectation automatique 2-2-2 Permet d'afficher/masquer l'affectation automatique dans la fenêtre de création de règlement
Règlements : Utiliser l'affectation semi-automatique 2-2-3 Permet d'afficher/masquer l'affectation semi-automatique dans la fenêtre de création de règlement
Regrouper les règlements du jour 2-3-1 Regroupe en une seule ligne un règlement comprenant plusieurs articles
Règlements : Intitulé du groupe 2-3-5 Permet de choisir le nom du règlement lorsqu'il est regroupé
Durée d'une unité 'leçon' 2-4-1 Permet de choisir la durée d'une leçon pour le calcul du cumul d'heure
Contrat : Modèles de versos personnalisés 3-1-1 Lien vers la page de réglage des versos de contrat
Contrat : Nb d'exemplaires 3-1-2 Nombre d'exemplaires pour l'édition de contrat
Contrat : Date utilisée 3-2-1 Permet de choisir la date éditée sur le contrat (Date du jour ou Date de l'inscription)
Contrat : Commentaires 3-3-1 Permet de définir le texte édité dans l'encadré "Commentaire" du contrat
Contrat : Mentions Mandat Recto 3-3-2 Permet de personnaliser le texte pour le "Mandat papier" de l'ANTS
Contrat : formule / débits ? 3-4-1 Permet de définir si le contrat est édité suivant la formule de base de l'élève ou ses débits
Contrat : Affichage tarifs dépassement 3-4-2 Afficher/Masquer la colonne des tarifs supplémentaires en cas de dépassement
Notes : Message pied de page 4-1-1 Permet de personnaliser le message au bas des notes
Notes : Titre 4-1-2 Permet de définir le titre indiqué en haut de la note
Notes : Affichage du solde 4-1-3 Afficher/Masquer le solde sur la note
Notes : Affichage du numéro 4-1-4 Afficher/Masquer le numéro de la note
Notes : Format d'édition 4-1-5 Permet de choisir le format de papier de la note (ex. : 2 exemplaires A5 sur une feuille A4)
Relevé : Titre 5-1-1 Permet de définir le titre indiqué en haut du relevé élève
Relevé : Commentaires 5-2-1 Permet de personnaliser le commentaire dans le relevé
Relevé : Type de solde 5-3-1 Permet de choisir le type de solde édité sur le relevé (global ou réel)
Formules : Date débits 6-1-1 Permet de choisir la date qui sera renseignée dans les débits lors de l'ajout d'une formule
Formules : Ordre d'affichage 6-2-1 Permet de choisir entre un affichage chronologique ou alphabétique des débits dans la formule
Création Débits / Rglts : Ordre d'affichage 7-1-1 Permet de choisir l'ordre dans lequel sont rangées les prestations dans les fenêtres de création de débits et de règlements.
Factures : Créer par défaut sur le 8-1-1 Permet de choisir le bureau par défaut sur lequel, est enregistrée la facture
Factures : Inclure prestations à 0 8-1-2 Permet d'activer la facturation de prestations ou fournitures à 0 €
Factures : Rubriques personnalisées 8-1-5 Permet d'ajouter de nouveaux champs à personnaliser en haut de la facture (ex. : n° de convention, etc...)
Factures : Imprimer En-tête 8-2-1 Afficher/Masquer l'en-tête de l'auto-école en haut de la facture
Factures : Message pied de page 8-2-2 Permet de personnaliser le message édité au bas de la facture
Factures : Commentaires 8-3-1 Permet de préparer des commentaires par défaut dans les factures en fonction de l'organisme
Devis : Imprimer En-tête 9-0-1 Afficher/Masquer l'en-tête de l'auto-école en haut du devis
Devis : Message pied de page 9-1-1 Permet de personnaliser le message édité au bas du devis
Devis : Commentaires 9-2-1 Permet de préparer des commentaires par défaut dans les devis