Fiche Élève - Harmobil

De AGX
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La Fiche d'Identité permet de saisir vos inscriptions, de consulter et modifier les informations générales de vos élèves, et d'envoyer des dossiers vers l'ANTS.

VignetteVideoInscription.png
À propos de cette image


Créer une fiche d'identité

  1. Rendez-vous sur le module Fiche identité MasterF1.png
  2. Cliquez sur le bouton de création ActionAdd.png pour pouvoir saisir son nom et prénom(s).
  3. Saisissez les différentes informations (date de naissance etc.), puis cliquez sur Enregistrer.png

Gérer une fiche d'identité

Renommer une fiche

Pour modifier le nom ou le(s) prénom(s) de l'élève :

  1. Cliquez sur Outils à gauche
  2. Cliquez sur Renommer
  3. Réalisez la modification puis validez

Désactiver une fiche

Il est possible de masquer un élève de la Recherche afin d'afficher uniquement les élèves en cours de formation. Il suffit de cliquez sur Actif pour masquer par défaut l'élève dans la Recherche.

Pour rechercher les élèves inactifs, il suffit de cocher la case "Voir les élèves inactifs" lors de la recherche

Archiver une fiche

Vous pouvez archiver un élève de votre logiciel. Cela équivaut à une suppression et sert à alléger le logiciel.

  1. Cliquez sur Outils à gauche
  2. Cliquez sur Archiver
  3. Validez le message apparaissant à l'écran

Conseil : Assurez-vous d'avoir le dossier "papier" de l'élève avant d'archiver

Éditer une fiche

Vous pouvez éditer la Fiche d'Identité et Compte d'un élève en une manipulation, pour cela :

  1. Cliquez sur Editer à gauche
  2. Cliquez sur Fiche Complète

Vous pouvez ensuite choisir d'enregistrer le document sur votre ordinateur ou de l'imprimer


Envoi vers l'ANTS

Une passerelle entre Harmobil' et l'ANTS permet d'envoyer le dossier sur l'ANTS sans avoir à ressaisir les informations de l'élève.

Envoi de la fiche d'identité à l'ANTS

  1. Une fois l’inscription de l'élève dans le logiciel terminée, cliquez en haut à droite sur le bouton ANTS VERT.png
  2. Dans la fenêtre ANTS qui s’ouvre, saisissez le code e-photo si vous l’avez
  3. Sélectionnez le type de demande : typiquement « inscription à un examen » en tout début de formation ou « fabrication d’un nouveau permis » une fois l’examen passé
  4. Cliquez sur « Envoi »

Envoi des pièces justificatives et validation

Une fois la demande envoyée à l'ANTS, vous pouvez à présent transférer les pièces justificatives.

  1. Cliquez sur le bouton ANTS VERT.png
  2. Dans la fenêtre ANTS qui s'ouvre, cliquez en bas sur Envoyer une pièces justificatives. ANTSEnvoyee.png
  3. Choisissez ensuite le type de pièce et le document à envoyer. Répétez l'opération afin de transmettre les documents demandés.
  4. Une fois les documents transmis, cliquez sur Valider la demande pour finaliser la demande auprès de l'ANTS.

Pour un élève mineur

Pour un élève mineur, il est nécessaire avant d'envoyer la fiche d'identité à l'ANTS de saisir les informations du représentant légal.

  1. Cliquez sur le bouton IAnts.png
  2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations du représentant légal
  3. Refermez la fenêtre, puis cliquez sur Enregistrer.png
  4. Vous pouvez ensuite continuer par l'envoi de la demande à l'ANTS


Pour plus d'information sur la passerelle AGX-ANTS : Cliquez ici Passerelle AGX-ANTS


Mémo

La partie droite de la Fiche d'Identité contient différentes zones d'annotation.

Onglet de base

L'onglet de base du mémo se nomme justement Mémo. C'est une zone de texte libre.

Correspondances

L'onglet Corresp. récapitule les échanges avec l'élève. On y retrouve la date, l'heure et le type de document :

- Editions : Les documents imprimés

- Courriels : Les documents envoyés par l'onglet Courriel (il est possible en renseignant le champ 2nd Courriel', d'envoyer une copie du mail sur l'adresse des parents par exemple)

- SMS : Les SMS envoyés en mode manuel (depuis Fiche Identité ou Fiche Compte) ou en mode automatique (Planning ou Examens)

Journal

L'onglet Journal récapitule les opérations réalisées par l'élève sur SAROOL. (Réservation/Annulation de RDV ou paiement en ligne)

Mémo "Espace Elève Sarool"

Le mémo en bas à gauche de la fiche est commun avec le compte SAROOL de l'élève. Les annotations saisies ici sont visibles par l'élève.

L'aide pour son paramétrage est disponible sur l'article SAROOL.

Les bonus de la Fiche d'Identité

SMS

Le bouton SMS ouvre une fenêtre pour envoyer un SMS à l'élève directement depuis Harmobil'.

Lorsqu'un numéro de téléphone portable est renseigné, vous pouvez choisir d'activer ou désactiver l'envoi d'SMS à ce numéro. Pour cela, il suffit de cliquez sur l'icone juste à droite du numéro de téléphone.

Couleur grise = inactif

Couleur bleue = actif

Notification

Le bouton Notification permet d'ouvrir une fenêtre pour faire passer un message à l'élève sous forme de notification par le biais de son application SAROOL.

L'élève doit installer et se connecter à l'application SAROOL au préalable

Dénicher

Le bouton Dénicher est similaire au bouton de Recherche Élève, il permet de retrouver l'identité de l'élève à partir de :

- son numéro de téléphone,

- son adresse mail,

- son NEPH ou N° de dossier ANTS

Sarool

Le bouton Sarool permet dans un premier temps d'envoyer le lien d'activation à l'élève. Puis de gérer son accès :

GestionSaroolF1.png

- Le bouton Activer : permet de valider l'adresse mail de l'élève une fois le lien envoyé.

- Le bouton Débloquer : permet comme son nom l'indique de débloquer le compte suite à plusieurs tentatives de connexion avec mots de passe erronés

- Le bouton Supprimer : permet de supprimer totalement l'accès de l'élève.

C'est utile si l'élève est venu faire une première formation dans votre auto-école et souhaite faire une deuxième formation. Pour éviter qu'il se connecte à son ancien compte par erreur, vous supprimez l'ancien compte Sarool et n'activez que le nouveau.

Docs.

C'est un espace de stockage que possède chaque élève dans lequel vous pouvez stocker des fichiers PDF ou image.

DocsF1.png

L'aide pour son paramétrage est disponible sur l'article SAROOL.

Dispos

Permet de renseigner les créneaux horaires où l'élève est disponible.

Cela est ensuite utilisé dans le Planning pour trouver d'un clin d'oeil les élèves susceptibles d'être disponibles sur un créneau choisi.

DisposF1.png

Apte Examens

Sur la fiche d'identité des élèves sont disponibles deux boutons dans la partie Apte Examens qui permettent une fois activé, de recenser par des listes tous les élèves susceptibles de se présente à un examen théorique ou pratique.

Les rubriques personnalisables

Vous avez la possibilité de rajouter des rubriques à renseigner à votre module Fiche d'identité. Pour cela, depuis le module en question, cliquez en haut à droite sur l'engrenage des réglages.

Cliquez ensuite sur le mot "Gérer" du paramètre 1-2-1 "Rubriques personnalisées" Vous pouvez ensuite :

  • Ajouter une rubrique par le bouton de création
  • Supprimer une rubrique par la corbeille
  • Modifier une rubrique par le bouton de modification

Réglages

Cliquez sur Développer ou Replier à droite pour afficher ou masquer le tableau des réglages
Nom du réglage N° du réglage Description
Modèles de lettres personnalisés 1-1-1 Permet d'accéder au module Lettres pour gérer les documents comme les attestations, convocations etc...
Rubriques personnalisées 1-2-1 Permet de rajouter des rubriques personnalisables sur la Fiche d'Identité
Pièces à fournir 1-3-1 Permet de modifier les éléments du menu déroulant de la rubrique "Pièces à fournir"
Afficher les Élèves 2-1-1 Permet d'afficher/masquer les élèves appartenant à un autre bureau
Nbre jours RDVP après Date RDV préalable 3-1-1 Par défaut : 183/365
A.N.T.S. 4-1-1 Permet de saisir l'identifiant et le mot de passe nécessaire à la passerelle AGX-ANTS
Cerfa02 : Type 4-2-1 Permet de choisir le mode d'édition du Cerfa02 "papier"
Cerfa02 : Tampon du bureau 4-2-2 Afficher/masquer le tampon de l'auto-école au bas du Cerfa02
Cerfa06 : Type 4-3-1 Permet de choisir le mode d'édition du Cerfa06 "papier"
Cerfa06 : Date 4-3-2 Permet de choisir la date indiquée par défaut
Cerfa Médical : Type 4-4-1 Permet de choisir le mode d'édition du Cerfa Médical
Cerfas : Département / Pays étranger 4-5-1 Permet de définir le numéro renseigné en cas de naissance dans un pays étranger sur le Cerfa02 "papier"
Couleur par défaut 5-1-1 Permet de définir lors de la création d'une fiche élève, si la fiche doit avoir la couleur du Bureau ou du Permis
Confirmer l'envoi de la clé Sarool par mail ? 5-2-1 Fait apparaître une fenêtre de validation pour envoyer la clé SAROOL à l'élève
Activer les SMS automatiquement 6-1-1 Permet d'activer par défaut l'icone "SMS" située à coté du numéro de téléphone de l'élève.