Examens - Harmobil

De AGX
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Le module Examens permet une gestion précise des examens. Le tableau récapitulatif mensuel apparaît par défaut.

Pour voir le détail d'un dossier examen et les élèves candidats, cliquez simplement dessus.

Cliquez sur le bouton 'Récap.' pour revenir en mode récapitulatif.

Créer un dossier d'examen

Création manuelle d'un examen

Cliquez une fois sur le bouton '+'. Un nouveau dossier est créé : la date du jour ainsi que l'heure de création s'inscrivent par défaut.

  • Cliquez sur Créer pour seulement créer un examen et renseigner les élèves plus tard.
  • Cliquez sur Compléter pour créer l'examen et renseigner le détail de l'examen (élèves, moniteur, etc...)

Création d'un examen automatique

Grâce à la passerelle AGX - Printel, vous pouvez capturer les examens directement par Internet.

Un clic sur le bouton "Printel" dans les examens permet alors de créer automatiquement les nouveaux dossiers et de mettre à jour ceux déjà capturés.

Renseigner un dossier

Vous pouvez désormais renseigner les diverses rubriques en en-tête du dossier. La plupart des informations sont inscrites automatiquement par le logiciel à la création du dossier, elles peuvent être modifiées.

Vous pouvez ainsi choisir :

  • La Date
  • L'heure de l'examen
  • Le lieu de l'examen
  • Le type d'épreuve
  • Le nombre d'unité
  • Le formateur accompagnant

Et en bonus...

  • Le lieu de RDV
  • L'heure de RDV

...qui sont utilisés dans la convocation

Inscrire un élève à un examen

Inscription avec une fiche élève

Une fois dans le détail de l'examen, cliquez sur le Plusvert.png pour rechercher et ajouter un élève.

Lorsque vous inscrivez un élève, la catégorie de permis que ce dernier passe, son indice de présentation ainsi que le prix de sa présentation à l'examen s'inscrivent par défaut sur le dossier examen.

Si un élément s'oppose à l'inscription d'un élève le logiciel vous en informe par différents messages tels que : "Pas de Date d'enregistrement à la préfecture !", "Cet élève est déjà inscrit !", ou "Cet élève à déjà réussi cet examen !"...

Pour effacer un élève, il vous suffit de cliquer sur la corbeille en haut à droite pour faire apparaître plusieurs corbeilles en face de chaque élève. Cliquez ensuite sur la corbeille correspondant à l'élève que vous souhaitez supprimer.

Inscription sans fiche élève

Harmobil' autorise l’inscription sur un dossier examen d'un élève qui n’est pas inscrit dans le logiciel. Cela peut être utile par exemple pour des élèves provenant d’un autre bureau.

  1. Cliquez sur le Plusvert.png pour rajouter un élève
  2. Puis sur 'Client Externe' au bas de la fenêtre
  3. Saisissez le nom et le prénom de la personne.

Les noms d’élèves hors bureau sont identifiés en gris clair sur le bordereau afin de les distinguer.


Indiquer les résultats de l'examen

Une fois l'examen passé, vous pouvez indiquer pour chaque élève le résultat de l'examen :

  1. Recherchez le dossier sur lequel vous devez indiquer les résultats.
  2. Positionnez-vous sur la colonne "Résultat" de l'élève
  3. Sélectionnez le résultat dans la liste qui s'affiche :
  • Reçu,
  • Ajourné,
  • Absence non excusée,
  • Absence excusée,
  • Litige (par exemple panne véhicule...)


Effacer un dossier examen

  1. Passez en mode récapitulatif en cliquant sur le bouton "Récap."
  2. Cliquez sur la corbeille en haut à droite.
  3. Des corbeilles vont apparaître devant chaque examen.
  4. Cliquez sur la corbeille correspondant à l'examen que vous souhaitez effacer.
  5. Validez la suppression.


Effacer un seul élève

Dans le détail d'un examen, de la même façon que pour supprimer un examen :

  1. Cliquez sur la corbeille en haut à droite.
  2. Des corbeilles vont apparaître devant chaque élève.
  3. Cliquez sur la corbeille correspondant à l'élève que vous souhaitez effacer.
  4. Validez la suppression.


Les éditions du module Examens

A partir des examens, il est possible d'imprimer plusieurs documents :

  • Le bordereau d'examen
  • Une lettre (la convocation en particulier) à tous les élèves

Bordereau d'examen

Dans le détail d'un examen : cliquez sur le bouton "Éditer" pour imprimer le bordereau d'examen.

Convocations, résultats

Dans le détail d'un examen : cliquez sur Lettres puis Éditer afin d'éditer une lettre pour tous les élèves de l'examen. Ensuite choisissez par exemple "Convocation examen".

La Passerelle ETG

Elle permet de faire le lien entre votre logiciel AGX-Harmobil' et les partenaires proposant des sessions d'examens ETG (SGS, LAPOSTE, CODE'N GO).

Utilisation

Depuis le Récap. des Examens :

  1. Cliquez sur Sessions ETG à gauche
  2. Choisissez la date de recherche de sessions
  3. Cliquez sur Chercher

Vous pouvez ainsi visualiser les prochaines sessions d'examens ETG


La passerelle avec SGS permet ensuite de réserver et d'ajouter à une session directement depuis Harmobil'.

Pour cela, devant une session SGS :

  1. Cliquez sur le Plusvert.png devant la session
  2. Recherchez ensuite l'élève pour l'inscrire à la session

Réglages généraux

Pour régler votre passerelle, depuis la page d'accueil du logiciel :

  1. Cliquez sur l'engrenage des réglages en haut à droite
  2. Cliquez ensuite sur la rubrique "Examens"
  3. Cliquez ensuite sur le bouton "Gérer" devant "Passerelles ETG"

Réglages pour SGS

Cliquez sur l'onglet "Objectif Code"

  1. Saisissez votre agrément dans le premier champ
  2. Saisissez dans "Nouveau mot de passe" et "Répéter le mot de passe" votre mot de passe pour accéder à votre compte SGS
  3. Finalisez en cliquant sur "Mettre à jour les informations Objectif Code pour ce bureau"

Réglages pour CODE'N GO

Cliquez sur l'onglet "CODE'N GO"

  1. Saisissez la "clé partenaire" qui se trouve dans les réglages de votre compte CODE'N GO (vous pouvez faire un copier/coller de la clé car elle est assez longue)
  2. Finalisez en cliquant sur "Mettre à jour les informations CODE'N GO pour ce bureau"

Réglages pour LAPOSTE

Aucun réglage n'est nécessaire, la passerelle vers LAPOSTE permet pour l'instant seulement, une visualisation des prochaines sessions d'examen aux alentours.


Réglages

Cliquez sur Développer ou Replier à droite pour afficher ou masquer le tableau des réglages
Nom du réglage N° du réglage Description
Afficher les examens 1-1-1 Affiche/Masque les examens des autres bureaux
Inspecteurs 1-2-1 Gère la liste des inspecteurs
Lieux d'examens 1-3-1 Gère la liste des lieux d'examens
Lieux de rendez-vous aux examens 1-3-2 Gère la liste des lieux de RDV
Modèles de lettres examens personnalisés 1-4-1 Permet de modifier la convocation d'examen
Redébiter examen supplémentaire 1-5-1 Affiche une fenêtre en cas d'ajournement pour redébit
Verification du solde avant inscription élève 1-5-2 Défini le solde utilisé dans le réglage 1-5-3 (ci-dessous)
Exiger solde avant inscription 1-5-3 Bloque l'inscription à un examen si le compte n'est pas soldé
Désactiver élève reçu 1-5-4 Affiche une fenêtre pour rendre Inactif un élève reçu
Examen : Rubrique personnalisée n°1 2-1-1 Rajoute un premier champ personnalisable dans les examens
Examen : Rubrique personnalisée n°2 2-1-2 Rajoute un deuxième champ personnalisable dans les examens
Examen : Rubrique personnalisée n°3 2-1-3 Rajoute un troisième champ personnalisable dans les examens
Examen : Rubrique personnalisée n°4 2-1-4 Rajoute un quatrième champ personnalisable dans les examens
Examen : Nb. exemplaires bordereaux 3-1-1 Par défaut, réglé sur 3
Examen : Centre 3-1-2 Renseigne le centre d'examen sur le bordereau
Examen : Format indice pratique 3-2-1 Affiche/Masque l'indice théorique sur le bordereau (lors de l'édition)
Préfecture : A.N.T.S. 4-1-1 Accès aux réglages de la passerelle AGX - ANTS
Préfecture : Afficher les bordereaux 4-2-1 Afficher/Masque les bordereaux de préfecture des autres bureaux
Préfecture : Titre 4-3-1 Renseigne le nom de la préfecture sur le bordereau
Préfecture : Service 4-3-2 Par défaut réglé sur : SERVICE DES PERMIS DE CONDUIRE
Préfecture : Colonne observation 4-3-3 Nom de la colonne dans les bordereaux de préfecture
Préfecture : Imprimer le nom d'époux 4-4-1 Active ou désactive l'édition du nom d'époux sur les bordereaux de préfecture
Préfecture : Imprimer le titre de l'élève 4-4-2 Active ou désactive l'édition de "Mme" et "M" sur les bordereaux de préfecture
Préfecture : Case Agrément 4-4-3 Défini qu'est-ce qui est édité sur le bordereaux de l'examen (N°Agrément, Code AURIGE)
Préfecture : Code (calcul des NEPH) 4-4-4 Code de calcul théorique des places
Printel : Identifiant 5-1-1 Renseigner l'identifiant pour la passerelle Printel (fourni par Printel)
Printel : Mot de passe 5-1-2 Renseigner le mode de passe pour la passerelle Printel (fourni par Printel)
Passerelles ETG 6-1-1 Accès aux réglages de la passerelle ETG