Fiche Compte - Harmobil

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Une fiche compte est automatiquement créée lors de la création d'une fiche élève. La fiche compte permet le suivi financier des élèves : enregistrement et visualisation de leurs débits, règlements, rendez-vous, édition des reçus etc. Pour y accéder, cliquer sur le bouton

Description

La fiche compte se décompose en 3 tableaux :

  • DÉBITS : ce que l'élève a acheté
  • RÈGLEMENTS : ce que l'élève a payé
  • TABLEAU DES RDVS : ce que l'élève a effectué

Rechercher une fiche compte

Comme en fiche identité, cliquer sur la loupe en haut à droite pour faire apparaître la fenêtre "Recherche de fiche élève". Saisissez les premières lettres du Nom de l'élève : les élèves correspondants s'affichent.

De même vous pouvez faire une recherche directement sur le prénom de l'élève : il suffit de laisser la zone "Nom" vide et de saisir en dessous le prénom recherché.

Les Débits

Ajouter un débit

Sur le Tableau des débits, puis cliquez sur le bouton '+' en vert dans le tableau. La fenêtre "Ajout d'une prestation à l'élève" s'ouvre :

Date : Laissez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une nouvelle date.

Qté : Saisissez la quantité de prestations et validez (vous pouvez saisir un nombre négatif).

Libellé : Double-cliquez pour afficher la liste des prestations.

TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant.

Tarif / Montant : Le tarif correspond au prix unitaire, le montant au total en fonction de la quantité.

Vous pouvez saisir indifféremment le prix unitaire ou total.

Lorsque votre ligne débit est complétée, validez par le bouton "Ajouter".

Pour annuler la création en cours, cliquer la croix.

En créant les débits de l'élève, le total des débits ainsi que le solde se mettent directement à jour.

Rappel : Lors de l'application d'une formule à l’élève, toutes les prestations indiquées dans cette formule sont automatiquement débitées dans la fiche compte.

Modifier un débit

Il est possible de modifier les montants des débits directement dans le tableau des débits.

Pour cela, cliquer sur le montant et saisir la nouvelle valeur.

Le solde se recalcule automatiquement après chaque modification.

Supprimer un débit

Positionnez-vous sur la ligne correspondante au débit que vous désirez supprimer, cliquez sur la corbeille en haut à droite.

Le total des débits ainsi que le solde de votre élève se réajustent automatiquement.


Créer un règlement

Pour créer un règlement cliquer directement sur le bouton de création sur le tableau.

La fenêtre des règlements de l'élève s'ouvre.

Le tableau bleu (en haut) permet de saisir les règlements.

En cliquant sur "Affectation semi-automatique et automatique", vous pouvez faire apparaître un autre tableau qui récapitule les débits qui n'ont pas été pointés.

Les champs à renseigner sont :

Date : Conservez la date proposée par défaut (la date du jour) ou saisissez une autre date.

Saisie règlement : Cliquez sur la cellule pour afficher la liste des prestations.

Sélectionner dans la liste qui s'affiche la prestation en question, puis renseignez le reste du tableau.

Qté : Saisissez la quantité correspondant au volume de prestations réglées. Par exemple pour 10 leçons réglées, choisissez "Leçons de conduite" dans l'objet, "10" en quant

Montant : Inscrivez le montant du règlement.

TVA : Sélectionnez le taux de TVA correspondant puis valider.

Éditer une note

Après avoir saisi un règlement, cliquer sur "Note" pour l'imprimer.

Pour rééditer une note, ou pour éditer une note concernant des règlements antérieurs ou ultérieurs à la date du jour, cliquer sur l'objet des règlements désirés pour les sélectionner, puis cliquer sur "Note".


Modifier / supprimer un règlement

Pour modifier ou supprimer un règlement, double-cliquer sur la date du règlement concerné afin de vous rendre sur ce règlement en module Trésorerie. Effectuer ensuite le changement.


Tableau des RDVs

Leçons de conduite

Permet de visualiser la chronologie des leçons de conduite prises ou prévues sur le carnet de rendez-vous, l'horaire du RDV, le prix (s’il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte, le moniteur ainsi que les commentaires et suivi pédagogique.


Séance de code

Permet de visualiser la chronologie des leçons prises, l'horaire du RDV, le nombre de fautes, le prix (si il s'agit d'une leçon hors formule), le numéro de facture qui s'y rapporte et la série effectuée.


Examen ETG - Conduite

Permet de visualiser la chronologie des examens, le type des épreuves passées, le tarif appliqué, le résultat (Ajourné, Prévu, Reçu, Absent, Absent Excusé), le numéro de facture de la prestation, l'heure de l'examen et les commentaires.

Les résultats indiqués dans la colonne "Rés." (comme "Résultats"), celle-ci reste vide lorsque le résultat n'est pas encore indiqué.

Afin de faciliter la lecture des informations, le logiciel affiche de couleur :

- Noire : les prestations déjà effectuées

- Bleu  : les prestations du jour

- Rouge : les prestations à venir.


Les éditions de la fiche compte

A partir de la fiche compte, il est possible d'imprimer plusieurs documents :

  • Le relevé de l'élève
  • Ses rendez-vous
  • Le reçu d'un règlement
  • Le relevé personnalisé
  • etc...

Vous pouvez également envoyer le document par courriel : par exemple pour transmettre le relevé de compte à un élève, ou bien sa grille de rendez-vous.